Administración efectiva del tiempo:

el momentum de la productividad
• En el mundo contemporáneo el
“tiempo” es considerado como “un ❑ ¿Por qué es necesario
activo”. Administrar el Tiempo?
• El propósito de la Administración del ❑ ¿Cuál es la ventaja de aplicar las tres
Tiempo es mejorar la calidad leyes de Newton en la
productiva de la persona. Administración del Tiempo?
• Durante la realización de las tareas, ❑ ¿Por qué es necesario limpiar los
la persona es susceptible a “ruidos” procesos y tareas para potenciar el
que afectan su efectividad. tiempo?

Aprender diferentes herramientas,

Implementar herramientas, técnicas y
técnicas y métodos que permitan
métodos gerenciales para mejorar el
potenciar el tiempo para mejorar el
desempeño de la organización a través
desempeño de la organización a través
del trabajo individual y en equipo.
del trabajo individual y en equipo.
 Agenda

I. Introducción a la Administración efectiva del Tiempo

II. El momentum y la Administración del Tiempo
III. Herramientas, técnicas y métodos aplicados a la
Administración del Tiempo
IV. El plan “B”
V. Evaluación de la efectividad
VI. Conclusiones
 Síntesis ejecutiva

La estructura del curso permite el desarrollo de dinámicas y reflexión

para que los participantes puedan implementar las herramientas,
técnicas y métodos de la Administración del Tiempo de manera
inmediata. La duración del taller es de ocho horas que se impartirán en
dos sesiones.
Mauricio
I. Introducción a la
Administración
efectiva del
Tiempo
 Mapa conceptual del tema I

Introducción Definición (aproximación) de la Administración del Tiempo

¿Por qué es importante la Administración del Tiempo?

La Administración del Tiempo para la procrastinación

Beneficios de la Administración efectiva del Tiempo

 Definición (aproximación) de la Administración del Tiempo

Son herramientas, métodos y técnicas que permiten mejorar la efectividad individual

en la realización de proyectos, actividades, acciones y tareas a través del cambio en
los hábitos.
P Las circunstancias que atentan contra la productividad del tiempo son
r factores que raramente se pueden impedir; pero si modificar.
e La claridad en el cumplimiento de objetivos representa el 80% de
m posibilidades para conseguir el éxito esperado.
i La intención de la planificación es optimizar el uso del tiempo en el trabajo
s y en la vida.
a La administración efectiva del tiempo permite el control sobre la secuencia
s de acciones y tareas en la creación y seguimiento de las actividades y/o
proyectos
Definición (aproximación) de la Administración del Tiempo

….pero los otros días no

 ¿Por qué es importante la Administración del Tiempo?

El tiempo es el recurso más importante:

El
quien no lo sabe administrar, no sabe
administrar nada.
El tiempo es un recurso que no se puede

tiempo acumular, no se puede ahorrar y si no se

utiliza inmediatamente, se desperdicia.

es un
Lo valioso no es el tiempo, sino lo que
resulta de él.
Gestionar el tiempo en si mismo podría

activo explicarse como un ejercicio de creación

de orden.
¿Por qué es importante la Administración del Tiempo?

Por salud
 ¿Por qué es importante la Administración del Tiempo?

Es la respuesta del trabajador cuando percibe la

Burnout diferencia existente entre sus propios ideales y la
realidad de su vida laboral.

Estrés La creciente presión en el entorno laboral provoca la

laboral
saturación física y/o mental del trabajado, generando
diversas consecuencias. Por salud
Emocionales
Conductuales
Cognitivos
Fisiológicos
¿Por qué es importante la Administración del Tiempo?
La Administración del Tiempo para la procrastinación

La procrastinación tiene dos

grandes definiciones:
a) Postergar
b) Hacer algo en contra de
nuestro mejor juicio

No solo es estar consciente de

que se evade la tarea en
cuestión, si no también, de
que hacerlo es probablemente
una mala idea. Y aun así , lo
hacemos de todas maneras
La Administración del Tiempo para la procrastinación

La procrastinación tiene dos

grandes definiciones:
a) Postergar
b) Hacer algo en contra de
nuestro mejor juicio

No solo es estar consciente de

que se evade la tarea en
cuestión, si no también, de
que hacerlo es probablemente
una mala idea. Y aun así , lo
hacemos de todas maneras
Beneficios de la Administración efectiva del Tiempo

Nos motiva para trabajar en

nuevos retos
Disminuye el estrés
Genera una sensación de
satisfacción
Mejora la interacción con los
equipos
Equilibra nuestra vida
II. El momentum y
la Administración
del Tiempo
¿Qué tiene que ver la Administración del Tiempo
con las Leyes de Newton?
II. El momentum y la Administración del Tiempo

E
Persona:
filosofía estructura W Competencia
Proyecto
actividades
Acciones:
campo/gabinete Tareas
trabajo habilidades

t
m
momentum
w t
1° Ley de Newton En cualquier periodo, tanto las
personas como el equipo
Inercia
permanecen en reposo o en acción.

E
Persona:
filosofía estructura W Competencia
Proyecto
actividades
Acciones:
campo/gabinete Tareas
trabajo habilidades

t
m
momentum
w t
 En cualquier periodo, tanto las
personas como el equipo
permanecen en reposo o en acción.

No hay trabajo (w) asignados y por lo tanto, la

Reposo
persona cuenta con tiempo disponible (holgura)

El proyecto se encuentra en la fase de cierre

El proyecto está en la fase de planificación
La capacidad de reacción es mayor al flujo de trabajo
El proyecto es altamente especializado
La administración del tiempo es efectivo
1° Ley de Newton
Inercia
 En cualquier periodo, tanto las
1° Ley de Newton personas como el equipo
Inercia permanecen en reposo o en
acción.

E
Persona:
filosofía estructura W Competencia
Proyecto
actividades
Acciones:
campo/gabinete Tareas
trabajo habilidades

t
i

m
momentum
w t
 En cualquier periodo, las personas y
el equipo permanecen en reposo o
en acción.
en campo
Acción
en gabinete

1° Ley de Newton
Inercia
 En cualquier periodo, las personas y
el equipo permanecen en reposo o
en acción.
en campo
Acción
en gabinete

El momentum es afectado por ruidos

Profesional (1) : la capacidad para planificar

Ruidos Sistémico (2) : interacción con otros
Sociales (3) : los amigos
1° Ley de Newton
Inercia
 El momentum es afectado por ruidos

Profesional (1) : la capacidad para planificar

Ruidos Sistémico (2) : interacción con otros
Sociales (3) : los amigos
1° Ley de Newton
Inercia
 2° Ley de Newton: dinámica

El momentum es inversamente proporcional a las habilidades y competencias de

la persona.

Persona es inversamente
proporcional a t
 2° Ley de Newton: dinámica

El momentum es directamente proporcional a las habilidades y competencias de

la persona.

m
momentum
w t
 2° Ley de Newton: dinámica

El momentum es directamente proporcional a las habilidades y competencias de

la persona.

Desempeño y conocimiento técnico de la persona

Competencias:
y/o del equipo.

La capacidad de interactuar con los miembros del

Habilidades:
equipo y/o con otros.
 2° Ley de Newton: dinámica

El momentum es directamente proporcional a las habilidades y competencias de

la persona.

Desempeño y conocimiento técnico de la persona

Competencias:
y/o del equipo.

La capacidad de interactuar con los miembros del

Habilidades:
equipo y/o con otros.

Para mejorar el momentum es necesario establecer elementos de gestión

(comunicación, responsabilidades, indicadores, etc.)
 3° Ley de Newton: acción y reacción

La Administración del Tiempo impacta en el momentum

 3° Ley de Newton: acción y reacción
La Administración del Tiempo impacta en el momentum
2

t f ruidos t
i
 Chismógrafo del proactivo

1. ¿Conoces la filosofía y estructura de tu empresa?

2. ¿La carga de trabajo es espontánea, periódica, intermitente, constante, etc. ?
3. ¿Te has enfrentado a trabajo muy pero muy difícil?
4. ¿Te exigen un plazo de entrega? ¿es suficiente?
5. ¿Recibes oportunamente y con calidad los insumos?
6. ¿Trabajas más de 200 horas al mes?
7. ¿Hace cuento que dejaste de sonreír?
8. ¿Realizas trabajo de campo, gabinete. Mixto?
9. ¿Te gusta andar a la corre y corre?
Conclusiones primera parte
III. Herramientas,
técnicas y métodos
aplicados a la
Administración del
Tiempo.
 Herramientas, técnicas y métodos
Inventario de “Ruidos”

Agenda para acciones de campo

Planificación de las acciones de gabinete

Evaluación del “valor” de la actividad

Lecciones aprendidas

Herramientas de gestión
 Inventario de “Ruidos”

Inventario: Relación detallada, ordenada y valorada de los elementos de una

empresa, persona en un momento determinado.

El inventario de ruidos es la relación detallada, ordenada y valorada que le

resta valor al tiempo aplicado a un proyecto y/o actividad.
Ruidos

Profesional (1) : la capacidad para planificar

Ruidos Sistémico (2) : interacción con otros
Sociales (3) : los amigos
Inventario de “Ruidos”

Inventario de "Ruidos"
Fecha
Periodo de análisis:
Proyecto/Actividad
lectura tiempo (-) Ruido Categoría Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Inventario de “Ruidos”

2
t
f ruidos t
i
 Agenda para las acciones de campo

Las acciones definen las actividades que la persona debe de realizar a través de las
tareas especificas. La clasificación de las acciones son:
a) Campo: fuera de las instalaciones
b) Gabinete: en las instalaciones
 Agenda para las acciones de campo

Ciclo de la acción de campo

nov. 8:00 a 10:00 10:00 a 12:00 12:00 a 14:00 14:00 a 16:00 16:00 a 18:00 18:00 a 20:00
LUNES 31

MARTES 1

MIÉRCOLES 2

JUEVES 3

VIERNES 4

SABADO 5

ACCIONES PRODUCTIVAS CATEGORÍA FECHA DE RESTRICCIÓN STATUS COMENTARIOS

 Planificación de las acciones de gabinete

La planificación implica el despliegue de las tareas, recursos y fechas compromiso

Planificación de las acciones de gabinete

FECHA
VALOR Acción: COMPROMISO

Despliegue de las acciones

Tareas descripción Recurso Origen Observación
tarea 1
tarea 2
tarea 3
tarea 4
tarea 5
tarea 6
 Evaluación del “valor” del acción

El valor es la calificación cualitativa de la acción; la cual puede ser:

A) Agrega valor
B) Es necesaria ¿Por qué la actividad se debe de realizar?
C) Es buena idea ¿Qué pasa si no hago la actividad?
D) Puede esperar
¿Puedo postergar la actividad?

Planificación de las acciones de gabinete

FECHA
VALOR Acción: COMPROMISO

Despliegue de las acciones

Tareas descripción Recurso Origen Observación
tarea 1
tarea 2
tarea 3
tarea 4
tarea 5
tarea 6
 Lecciones aprendidas

4. La reflexión es el dulce de la
1.
Cambio Resultados Administración efectiva del Tiempo
debido a que permite:

2. a)Auto apapacho
3.
Reflexión Análisis
b)Evolucionar profesionalmente
c) Detonar el cambio profesional
 Lecciones aprendidas

¿Cuál es fue el resultado obtenido del periodo?

¿El aprendizaje le agrega valor?

¿Qué cosa fue positivo y contribuye a mi desarrollo?

¿Qué cosas o acciones no me gustaron?

¿Cómo se pueden evitar?

¿Estoy listo para el cambio?

IV. El plan “B”
 El plan B

1. Identificación de riesgos
2. Definición de las acciones de contingencia y correctiva
3. Retroalimentación, negociación y evaluación
El plan B
 Identificación del riesgo

En la Administración Efectiva del Tiempo, el riesgo es cualquier evento o situación

que altere los resultados en los proyectos y/o actividades.

❑ Recursos materiales

Naturaleza ❑ Interacción
del riesgo
❑ Competencias

❑ Recursos materiales

¿Qué puede poner en peligro el desarrollo efectivo del

proyecto y/o actividad?
¿Qué podemos hacer para prevenir el riesgo?
Definición de acciones de contingencia y correctivas

Acción de contingencia: reacción inmediata ante

Los riesgos cualquier peligro en el proyecto y/o actividad
se diluyen ▪ ¿Cómo corregir?
▪ ¿Cuál es el efecto del peligro?
mediante
▪ ¿Qué recursos se necesita?
acciones
Acción de correctiva: acciones que tienen como
de propósito evitar el peligro
contingencia
▪ ¿Hay amenaza real?
y/o ▪ ¿Hay oportunidad de acción?
correctiva ▪ ¿Qué se requiere hacer?
 Retroalimentación, negociación y evaluación

❑ Evaluar la necesidad de una acción correctiva y preventiva

❑ Identificar las causas que orillaron a tal situación

Las acciones de
❑ Desarrollar una nueva estrategia…. Implica nuevo
contingencia y pensamiento.
correctivas
requieren:
❑ Negociar con los diferentes actores para direccionar cuanto
antes la actividad y/o proyecto.

❑ Atención personalizada en la ejecución de la acción de

contingencia y/o correctiva.
V. Evaluación de la
efectividad
V. Evaluación de la efectividad
 Evaluación de la efectividad

Efectividad Tablero de control

Evaluación parcial

Evaluación de los Kpi

Conclusiones