DIAGNÓSTICANDO LA GESTIÓN DE MI TIEMPO

Bueno, a continuación, hagamos una evaluación rápida de nuestra gestión del

tiempo. Solo debes leer y marcar la respuesta que consideres va de acuerdo a lo que
desarrollas cada día. No existen respuestas buenas ni malas, lo que coloques te servirá
para conocer cómo estás administrando tu tiempo.

En cada pregunta, sume 1 - 2 - 3 - 4 puntos de acuerdo con su respuesta: 

Ítems Casi Pocas Algunas Casi

nunca veces veces siempre
(1) (2) (3) (4)
1. Durante el día, desarrollo actividades que
tienen la mayor prioridad

2. Completo las actividades con tiempo y no      

necesito plazos adicionales

3. Reservo tiempo para planear actividades y        

programar mi agenda

4. Conozco cuánto tiempo dedico a las        

diferentes actividades que hago

5. Puedo concentrarme en mis tareas y evitar        

las interrupciones

6. Establezco metas para decidir las tareas y        

actividades en las que debo trabajar

7. Asigno tiempo adicional en mi agenda para        

atender los "imprevistos"

8. Tengo claro cuando las actividades en las        

que trabajo son de alta, media o baja
prioridad

9. Cuando recibo una nueva tarea, analizo su        

importancia y le doy la prioridad adecuada

10. Puedo evitar el estrés de los plazos y los        

compromisos
 11. Logro evitar que las distracciones me        
desvíen de las actividades importantes

12. Logro terminar las tareas diarias de modo        

que tengo tiempo libre

13. Asigno prioridades a la lista diaria de tareas        

14. Confirmo las prioridades con las personas        

de mi entorno

15. Antes de enfrentar una tarea, reviso que los        

resultados valgan la pena en comparación
con el tiempo requerido

Resultados:

o 50 - 60 = Bueno, si es cierto, usted maneja su tiempo con mucha efectividad. Es

más, parece que está "perdiendo" el tiempo en este curso.
o 30 - 59 = Aunque tiene algunos aciertos, tiene oportunidad de mejorar si se
enfoca en corregir los aspectos débiles para disminuir el estrés del trabajo.
o 15 – 29 = ¡Grave! Pero la buena noticia es que con algo de esfuerzo y con las
recomendaciones que siguen puede mejorar la situación.

Veamos algunos temas específicos.

Establecer Metas 

(Preguntas 6 - 10 - 14 - 15)

La gestión efectiva del tiempo es el resultado directo de su habilidad para establecer

metas. Saber para donde va le permitirá definir lo que hay que hacer y en qué orden.
De lo contrario, vivirá siempre dentro de una confusión de prioridades en conflicto. 

Tendemos a pensar que el tiempo y el esfuerzo gastados en fijar metas no es

importante o no tenemos tiempo para hacerlo. Sin embargo, el ahorro de tiempo,
esfuerzo y frustración que resulta de la planeación es invaluable.

Fijar prioridades

(Preguntas 1 - 4 - 8 - 9 - 13 - 14 - 15)
Nada desmotiva más que trabajar muy duro en cosas sin importancia, especialmente
cuando se descubre la inutilidad del esfuerzo. No basta con crear listas de actividades
pendientes por hacer, sino que hay que valorizar la importancia estratégica de cada
una.

Es fundamental determinar las dependencias entre las actividades, es decir, si unas

deben estar terminadas para poder iniciar las siguientes. El objetivo es evitar las
sorpresas desagradables, especialmente cuando las fechas límites se acercan. 

Manejar las interrupciones

(Preguntas 5 - 9 - 11 - 12)

La efectividad en la ejecución es directamente proporcional a la capacidad que

tengamos de concentrarnos en una tarea. Las llamadas telefónicas, las solicitudes de
información, las preguntas de los colegas, las visitas imprevistas y muchos otros
eventos recortan el ritmo de trabajo. 

Los gerentes deben poder gestionar las interrupciones y establecer franjas de tiempo
que permitan el avance de las actividades críticas. 

Procrastinación

(Preguntas 2 - 10 - 12)

Es la costumbre, (algunos la llaman arte) de postergar las tareas hasta el último

momento. Las pilas de taras pendientes son la principal causa del estrés en el lugar de
trabajo. Siempre habrá algo más divertido, más fácil o simplemente más "urgente" que
hacer que lo verdaderamente crítico. 

Posponer una tarea difícil o desagradable no la va a volver más fácil y en cambio, la va

a convertir cada vez más en un motivo de estrés mayor. Muchas veces el miedo al
fracaso nos hace evitar esas tareas, pero si recordamos el alivio y la recompensa que
significa superarlas, lo haremos con mayor seguridad y hasta mayor gusto.

Programación

(Preguntas 3 - 7 - 12)

No es suficiente asignar tiempo a las tareas. También hay que dejar márgenes
adicionales para los imprevistos y las interrupciones. Los cronogramas demasiado
apretados simplemente terminan siendo inútiles ya que cualquier contingencia los
destruye. 

Una programación astuta de las actividades de acuerdo con las prioridades llevará a
enfocarse en lo que es importante y a terminar las tareas con anterioridad. 

Seguramente logrará extraer tiempo adicional para usted mismo o para ese proyecto
que ha estado postergando desde hace mucho tiempo.

El tiempo: ¿gestionarlo o gestionarnos?

El gran reto no es la "cronogestión" sino la "autogestión". El tiempo no hay que

manejarlo... él se "maneja" solo, y muy efectivamente. Como dicen, "nunca se
detiene". 

Algunos estudios concluyen que las personas nunca logran una eficacia total mayor del
30%. La llamada telefónica promedio tarda unos seis minutos, de los cuales apenas
dos son útiles. El visitante inesperado se queda unos diez minutos, cuando la "cuestión"
podría haberse resuelto en dos. La reunión promedio toma una hora, de la cuál
máximo treinta minutos son efectivos. Solamente resolvemos en el primer intento, un
20% de lo que llega a la bandeja de entrada. El resto lo volvemos a poner allí. El adulto
promedio tiene una recordación de solamente el 25% de lo que escucha. El ejecutivo
promedio pierde hasta dos horas al día por culpa de sus principales distractores
(Fuente: Alec McKenzie, "Managing Your Goals)