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Gestionar eficazmente el tiempo

Autor: Manuel Giraudier

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Presentación del curso

Habilidades directivas, management, dirección de personas... Todos estos

concetpos se estudiarán en este completo programa titulado 'Habilidades
directivas', en el que Manuel Giraudier, tratará temáticas como la negociación, el
estrés, la dirección de organizaciones o la selección de candidatos.
En este quinto curso, de un total de once, estudiaremos cómo gestionar el tiempo
de forma eficaz. Aprenderemos en qué perdemos el tiempo, cómo planificar la
agenda y programar el tiempo.
Os recordamos que este es el quinto curso de once del programa con certificado
'Habilidades directivas'.

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1. Introducción

Ignacio le preguntó a su mujer por la cena que esa misma noche tenían con los de la
empresa.
Ana, como siempre, ya lo tenía todo preparado y le bastaba con pedir a su marido
que estuviese en casa a las nueve en punto; sin embargo, él ya sabía que llegaría
tarde, siempre se quedaba hasta que se hacía de noche.
El trabajo siempre se le acumulaba y cuanta más responsabilidad asumía mayor era
la necesidad de sacar tiempo de donde fuese.
¿Era un problema de organización del tiempo?
A las diez empezaban a cenar, a las dos se marchaban a dormir y al día siguiente,
sábado había que madrugar porque a las nueve de la mañana llegaba la interina a
cuidar de los niños.
Ignacio y Ana habían quedado con Ricardo y Carla para jugar al golf.
Ignacio se preguntaba si se trataba de cuadrar mejor los horarios...Él hacía todo lo
posible para asumir sus responsabilidades, sin embargo no se había planteado si
podía realizar su trabajo en menos tiempo.

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2. ¿Estamos preparados para el cambio de cada

momento?

Si no lo estamos, quedaremos obsoletos. Ya no bastan los cursillos para conseguir

un nivel, ni leer 2 ó 3 libros al mes. Hemos de cambiar nuestra actitud personal, y
buscar el tiempo necesario para ponernos al día.
Si decidimos hacerlo, nos preguntaremos “¿De dónde saco el tiempo?”. La respuesta
es sencilla: dependerá del aprovechamiento de cada hora, de cada minuto.
Se trata del proceso de controlar la vida mediante el uso del tiempo. Todos
contamos con las mismas 24 horas al día o 168 horas por semana. Cuando
administra su tiempo de manera proactiva, está definiendo lo que valora en su vida
profesional y personal y puede dirigir sus esfuerzos en consecuencia.
La productividad del trabajo nace cuando encontramos tiempo. El directivo precisa
tiempo.
Si no sabemos administrar nuestro tiempo, ¿qué puede esperar la Empresa de
nuestra auténtica capacidad?
No se ha de confundir actividad con resultados, ni con productividad. No debemos
caer en el falso dinamismo, sino ser efectivos. Busquemos los auténticos resultados,
y tendremos la respuesta.
Según PARETO, aproximadamente el 20% de nuestros esfuerzos y trabajos producen
el 80% de los resultados o beneficios y aproximadamente el 80% de nuestros
trabajos, corresponde a asuntos triviales porque solo produce el 20 de los
resultados eficaces totales.
Según PARKINSON, todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar, para su
completa realización, todo el tiempo que se tenia disponible.

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3. Análisis previo

El proceso de administración del tiempo tiene tres fases. El análisis previo en que se
estudia cómo pasa el tiempo, la planificación para revisar objetivos y definir tareas y
el control para ver si hemos alcanzado o no los objetivos
Veamos unos puntos importantes en el análisis previo
¿Cómo enfoco mi tiempo?
¿Cómo tengo la mesa de trabajo? ¿Desordenada de papeles, porque no he dedicado
ni 10 minutos a ordenarlos?
¿Sé diferenciar lo urgente de lo importante?
Al dar prioridad a las cosas urgentes, ¿valoro su importancia?
¿Las urgencias me vienen por falta de organización?
¿Siempre hago las cosas importantes con urgencia?
¿He analizado mis trabajos (o al menos alguno), y su posible optimización? (se
acompaña ANEXO para análisis de trabajos).
Debemos tener en cuenta estas preguntas, y otras más, para encontrar un equilibrio
personal en lo profesional.
¿Me he parado a pensar de dónde proceden mis urgencias?
1 . Falta de previsión, por:
a. no establecer objetivos,
b. no ordenar las cosas con anterioridad,
c. planes mal concebidos.

2 . Valoración incorrecta del tiempo necesario para ejecutar un trabajo.

3 . No delegar lo suficiente.
4 . Falta de formación de los colaboradores.
5 . No reservar tiempo para los imprevistos.

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4. ¿En qué se pierde el tiempo?

¿Sabe verdaderamente en qué se va el tiempo?

Si descubrimos en qué se va el tiempo, podemos tratar de utilizarlo de manera
eficaz. La mayoría de las personas no valora adecuadamente el tiempo que
dedicamos a realizar algunas cosas. Por ejemplo, tal vez se dé cuenta de que dedica
15 en lugar de cinco minutos por día para realizar "rápidas" llamadas telefónicas.
Además, las personas tienen ritmos diarios diferentes, momentos en el día en los
que son más efectivos. La franja horaria del mediodía que va entre las 14:00 y las
16:00 horas acostumbra a ser un momento difícil para mantener la concentración.
Para evaluar el uso del tiempo, hemos de registrar las actividades al menos durante
un periodo suficientemente largo como para que se puedan reflejar todas las que se
llevan a cabo, siendo lo más precisos posible al registrar cuánto tiempo dedica a
cada actividad.
1 . Llamadas telefónicas entrantes
2 . Llamadas telefónicas salientes
3 . Citas programadas
4 . Citas imprevistas
5 . Reuniones dentro de la empresa
6 . Reuniones fuera de la empresa
7 . Salidas al exterior
8 . Trabajo propio administrativo
9 . Estudio, análisis y redacción de informes
10. Otros
Una vez clasificadas las actividades por categorías, analizaremos el registro del
tiempo para identificar denominadores comunes de su utilización.
El uso de su tiempo ¿coincide con las responsabilidades principales? Pasar la mayor
parte del día hablando por teléfono tal vez sea correcto si estamos en el mundo
comercial. Hemos de pasar el tiempo en actividades que representan un beneficio
máximo. También aprender a delegar. El rol como jefe de un equipo es dirigirlo.
Hemos de ver si cada actividad realizada apoya los objetivos y prioridades o si fue
una pérdida de tiempo. Entonces podremos desarrollar formas de evitar las pérdidas
de tiempo.

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5. Cómo lograr más tiempo

Los objetivos son fundamentales para el control efectivo del tiempo y nos indican
cómo deberíamos utilizar el tiempo. Estableciendo objetivos, sabremos qué es lo
más importante de realizar cada día y cada semana. De otro modo, acabaremos
ocupando todo el día en tareas urgentes que no contribuyen al logro de nuestros
objetivos principales.
Para planificar y administrar el tiempo de verdad, debemos revisar los objetivos y
prioridades de la empresa, del departamento y personales a corto, medio y largo
plazo y plantearnos nuestro calendario actitudinal.
¿Cómo lograr más tiempo?
- Falta de información: organizar los canales, para que esté completa.
- Llamadas telefónicas: filtrarlas, y las que se hagan, tratar de reducir el tiempo.
- Salidas a visitas al exterior: intentar agrupar, para rentabilizar
desplazamientos.
- Visitas no previstas en Oficinas: atender sólo si hay hora concertada
previamente.
- Visitas concertadas en Oficinas: prever un tiempo máximo y ser puntuales.
- Interrupciones constantes: saber decir NO.
- Errores de terceros: activar planes de formación.
- Reuniones: fijar hora de inicio y de final, redactar orden del día, y evitar el
exceso.
- Desorganización personal: establecer un plan de respetando puntualidad y
horarios
- Escasa delegación: delegar todo lo que se pueda.
- Confusión de prioridades: diferenciar lo importante de lo urgente.
- Comunicación defectuosa: mejorar la comunicación ascendente, descendente y
horizontal.
Los tres tiempos más rentables
- El tiempo destinado diariamente para ordenar y planificar los trabajos con
tranquilidad, y durante el cual no se admiten interrupciones.
- El tiempo destinado a tareas que precisen atención exclusiva.
- El tiempo dedicado a las “citas conmigo mismo”, para el análisis del empleo
del tiempo.

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6. Cómo programar el tiempo

La agenda es un compromiso escrito con uno mismo para cumplir las tareas dentro
de un tiempo específico. Si la agenda se sobrecarga, se han de repasar las
prioridades.
Otra herramienta de programación que nos puede ayudar sin duda a organizar las
tareas y actividades fácilmente dentro de un esquema es una lista de tareas a realizar
Hoy, la mayoría de personas tienen en su ordenador una agenda electrónica y otras
además, programas de planificación de proyectos. Vale la pena utilizar todas las
herramientas de que se dispone (recordando que la programación es personal) y
sacarles el máximo rendimiento con el fin de optimizar nuestro tiempo.
El primer paso para administrar el tiempo es dividir los objetivos en metas
asumibles. Comencemos marcando objetivos y a continuación enumerar todas las
metas necesarias para lograr cada objetivo. Establezcamos un orden secuencial de
tareas.
Se ha de calcular cuánto tiempo llevará realizar cada tarea o meta. Si se ha
realizado una tarea similar anteriormente, podemos comparar para calcular el
tiempo. Recordemos dejar un margen de 10/20 por ciento para imprevistos.
Cuando se tenga una lista de tareas definida se han de asignar prioridades a cada
una de ellas. Las prioridades que se asignan deben reflejar la prioridad del objetivo
que apoya cada tarea.
Dedique a cada trabajo, el tiempo y la prioridad que se merece, en función de la
importancia y la urgencia.

Tabla de prioridad en los Urgencia

trabajos Alta Baja
Alta Acción inmediata Planificar
Importancia
Baja Delegar Puede esperar

El tiempo conviene que este planificado a corto, medio y largo plazo. Al día, a la
semana, al mes y al año.

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7. Cómo planificar la agenda

Para planificar una agenda, se han de tomar las tareas de alta prioridad y ubicarlas
en el mínimo periodo de tiempo posible, siempre que este sea asumible para poder
realizar dicha tarea. Aunque estos periodos de tiempo pueden abarcar varias
semanas y hasta quizás meses, esta programación nos ha de permitir tener una
perspectiva a corto, medio y largo
Recordemos lo dicho acerca de los momentos del día en los cuales baja el
rendimiento. Las actividades importantes que requieran creatividad o más
concentración deben programarse para los momentos de mayor atención. Las tareas
de rutina o monótonas deben realizarse durante periodos de baja energía.
Programar sólo parte del día es una medida de prudencia, dejando tiempo para
afrontar crisis o imprevistos.
Siempre que sea posible se han de combinar trabajos compatibles y reunir
actividades similares en un solo bloque de tiempo. Por ejemplo, hacer todas las
llamadas telefónicas en un momento programado del día.
Esa muy importante la cuenta atrás. Intentar programar hacia atrás. Por ejemplo
determinar el momento en el que hemos de irnos del despacho y luego programar
hacia atrás, priorizando las cosas más importantes.
A medida que transcurra el tiempo y vayan quedando asuntos atrasados que habían
sido previstos conviene revisar cuales son los mas urgentes y tratar de incluirlos en
los espacios libres previstos.
Una vez planificada la agenda, mantenerla actualizada.
Un calendario de papel de pared o de escritorio siempre debe estar a la vista al igual
que una agenda informática siempre debe estar abierta en el ordenador.

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8. El seguimiento de las listas de trabajos a realizar

Una relación de trabajos a realizar es una de las herramientas de programación más

simples y utilizadas. Incluye todos los trabajos que se debe realizar en un tiempo
determinado. Hay personas que utilizan listas de trabajos a realizar en combinación
con su agenda, y las agendas informáticas cuentan con listas de tareas a realizar.
Las listas permiten ampliar los trabajos de la agenda con todos los detalles que se
necesiten.
Se ha de encontrar un momento de la jornada, posiblemente al final del día o a
primera hora de la mañana, para escribir la lista de trabajos a realizar. Conviene
repasarla periódicamente actualizada a medida que transcurra el tiempo y se vayan
solucionando temas
A continuación se enumeran algunas estrategias para elaborar y utilizar su lista:
Ser realista. Planificar en base a tres cuartas partes de las cosas que se cree
que se podrán hacer.
Calcular el tiempo necesario y la fecha de inicio y finalización para cada
trabajo.
El orden de los trabajos será pensando primero en los urgentes y después en
los importantes.
Ir tachando cada trabajo de la lista a medida que la realiza.

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9. Las pérdidas de tiempo

Se han de identificar las pérdidas de tiempo y seguidamente desarrollar estrategias

para reducir o eliminarlas.
Las pérdidas de tiempo son distintas formas de dejar de hacer las cosas que tienen
más valor e importancia según cada persona. Para algunos, una charla con un
compañero puede ser una pérdida de tiempo; para otros, esta seria una
oportunidad para rebajar las tensiones del día.
Algunos ejemplos típicos de pérdidas de tiempo serian: reuniones improductivas,
interrupciones imprevistas, visitas inesperadas, llamadas telefónicas que podría
atender otra persona, papeleo innecesario, dilaciones por inseguridad ante
decisiones, viajes innecesarios o mal programados, etc.
Controlar las interrupciones
Aunque como jefe, con frecuencia sufrirá interrupciones que deban ser atendidas de
inmediato, por lo general se puede delegar el manejo de la interrupción. Sin
embargo en los casos en los que sólo uno mismo puede atender la interrupción,
conviene resolverla rápidamente para seguir con lo que se estaba haciendo. Se han
de revisar los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intentar
desarrollar planes de contingencia.
Controlar las visitas imprevistas
Casi nunca se debe estar disponible para las visitas inesperadas. En algunos casos,
puede ser necesario y/o adecuado recibir a una persona sin previa cita., sin
embargo siempre que se pueda se ha de derivar la visita imprevista a otra persona
Controlar el teléfono
Las llamadas telefónicas pueden ser una gran perdida de tiempo. Para evitarlo
podemos controlar previamente quién llama, a través de otra persona, por ejemplo
la operadora del teléfono. También podemos derivar previamente la llamada cuando
sea posible. Cuando las llamadas las realizamos o las atendemos personalmente
hemos de tratar de mejorar las aptitudes telefónicas para reducir el tiempo que se
necesita pasar al teléfono. También se puede fijar una franja horaria del día para las
llamadas telefónicas.
Controlar la burocracia
Se ha de manejar el papeleo una sola vez. Analizarlo, responder o gestionar,
archivar, pasarlo a otra persona o tirarlo a la papelera. Si se ha de dar una respuesta
rápida hacerlo telefónicamente o por correo electrónico.
Hay otro tipo de de pérdidas de tiempo que reducen las horas productivas.
Llegar tarde al trabajo.
Desayunos demasiado largos
Comidas de negocios interminables
Lectura de la prensa en horas de trabajo

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Acceso a mail particular
Acceso a webs de ocio.
Acceso al facebook u otras redes sociales
Conversaciones telefónicas particulares.
Una auto crítica sincera puede ayudarnos a ver distintas pérdidas de tiempo que
reducen las horas productivas de trabajo en la empresa.

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10. Anexo. Análisis de mis trabajos

Para optimizar un trabajo es necesario hacer un buen análisis del mismo.

Tipo de trabajo: (indicar aquí la descripción de cada trabajo que se desea analizar y
a continuación, responder cada una de las preguntas sobre el mismo)
1. ¿Qué hago?
2. ¿Cuál es el fin de este trabajo?
3. ¿Es necesario?
4. ¿Qué ocurriría si lo suprimiese?
5. ¿Tenía este trabajo una utilidad en el pasado, que hoy ha desaparecido?
6. ¿Es útil? ¿Qué obtengo?
7. ¿Dónde lo hago?
8. ¿Debe ser hecho allí?
9. ¿No hay otro lugar donde pudiera ser hecho más racional ó cómodamente?
¿Cuál?
10. ¿Cuándo hago este trabajo?
11. ¿Es el mejor momento para hacerlo?
12. ¿No podría hacerse este trabajo junto con otro?
13. ¿Se podría hacer antes? ¿Daría mayor fruto?
14. ¿Sería mejor hacerlo más tarde?
15. ¿Qué inconveniente habría en cambiar la fecha, el día ó la hora?
16. ¿Qué ventajas tendría?
17. ¿Por qué hago este trabajo?
18. ¿Quién debería hacerlo?
19. ¿Lo podría hacer otra persona menos cualificada?
20. ¿Ni siquiera después de un entrenamiento?
21. ¿Cómo hago este trabajo?
22. ¿No se puede hacer más sencillamente?
23. ¿Se puede hacer más cómodamente? ¿Cómo?
24. ¿Se puede hacer en menos tiempo? ¿Cómo?
25. ¿Los medios empleados son los más adecuados?
26. ¿Existen otras formas de realizar el trabajo?

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27. ¿Ninguna de ellas es mejor que la actual?

NOTA: Cada una de las respuestas obtenidas habría de ser cuestionada con un “¿Por
qué?”.

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