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ÍNDICE

■ ¿Porqué la Gestion del Tiempo?


■ ¿Que es la Gestión del tiempo?
■ ¿Cómo Establecer Prioridades?
■ Planificación del tiempo: Herramientas a desarrollar
(Lista Maestra/Calendario-Agenda/Lista de Tareas Diaria)
■ Barreras para la gestión del tiempo
■ Cómo combatir los Ladrones del tiempo
¿Por qué?
■ organizar mejor mi trabajo
■ combinar trabajo de oficina e incidencias
(interrupciones)’
■ los planes y previsiones no se cumplen
■ gestiona múltiples tareas y funciones
■ organizar mejor el tiempo dentro de la
jornada laboral
■ no se por donde empezar
■ se me acumulan las tareas pendientes
■ necesito herramientas y pautas
■ quiero optimizar mi tiempo
El tiempo

➜ Insustituible
➜ Inexorable
➜ Indispensable
➜ Inelástico
¿Gestionar el tiempo?

Personas tan significadas como OBAMA


Tienen el mismo tiempo que tu, es decir…

■ 60 segundos en un minuto
■ 60 minutos en una hora
■ 24 horas en un día
■ Y 168 horas en una semana…

El tiempo ni se ahorra ni se
almacena. No se trata de cuánto tenemos…
Sino de cómo lo utilizamos
Visión global y nivel de
actividad

Un requisito previo para la espontaneidad y la creatividad es un

nivel de energía razonablemente alto, que depende de la visión

global y del sentimiento de control de la situación   cabezas

llenas de “cabos sueltos”, no atados apropiadamente.

Correlación directa
1.¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL TIEMPO?
¿Gestionar el tiempo?

• Es la gestión de nuestras propias


actividades, para asegurarnos
que se
desarrollaran en el tiempo
disponible
o determinado.
Ideas para entender la gestión del tiempo

 Se ha de utilizar para alcanzar los objetivos


 Lo que cuenta es lo que conseguimos, no lo que trabajamos
 La eficacia sólo se consigue con una administración correcta del tiempo
 Perder el tiempo es hacer algo que es menos importante de lo que debiera hacer
 La importancia viene determinada por los objetivos
 Siempre debemos preguntarnos: ¿Cuál es la mejor manera de utilizar ese minuto ?
2. EMPECEMOS A ORGANIZARNOS
Criterios para priorizar

➊ Lo más fácil
➋ Lo más corto
➌ Lo más cómodo
➍ Lo primero que llega
➎ Lo último que llega
➏ Lo más urgente
Criterios para priorizar

Sólo hay un criterio:

LO MÁS IMPORTANTE

 Aquello que esta directamente relacionado con los


objetivos de mi puesto.
 Aquello por lo que se nos mide.
Corremos por lo urgente y no por lo importante...

A la hora de iniciar nuestras actividades condemasiada frecuencia nos


planteamos:

¿ Que es lo más urgente que debo hacer?


¿que le sigue en urgencia?

Cuando más bien deberiamos plantearnos:

¿que es lo más importante que tengo que hacer?

¿que actividades tienen que ver con las responsabilidades de


mi puesto?
Claves para el éxito en la Gestión de nuestro Tiempo

 AUTOCONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS


Sólo a través del propio conocimientode cuáles son nuestros
Objetivos podemos mejorar.
Matriz de Covey
+ Urgencia -

+ I
II
Hacerlo
Planificar
(Crisis)
Importancia

III IV
Delegar NoHacer
-
Ejercicio Grupal

1. 1. Clasifica tus tareas del dia: encuadrar las tareas en cada


uno de los bloques.

1. 2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.


3. GESTIONANDO EL TIEMPO...
Herramientas a Desarrollar

Calendario
Semanal/Mensual/ Anual Lista Maestra

Lista de Tareas Diaria


CALENDARIO

1. Desarrollar y mantener un calendario en el que queden


reflejados nuestros objetivos y tareas de mayor importancia

2. El calendario debe ser la base de nuestra planificación diaria

3. Debe trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar


aquello exclusivamente importante para ti.
LISTA MAESTRA

1. Registre en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada,


llamada, proyecto o recado que surja, sin atender a su
entidad o importancia.

= Lista maestra. (Registro continuo de “Tareas a realizar”).

Al registrarlas va a aliviar el cerebro consciente.


LISTA MAESTRA

1. Repase a diario la lista maestra.


2. Divida los grandes proyectos en cometidos a menor escala.
3. Determine la acción pertinente para cada tarea segun su
importancia/urgencia: DELEGAR / PLANIFICAR /HACER

 Suprima y delegue las tareas que pueda.


 Anote aquellas que puedan aplazarse en su agenda/calendario
 Las tareas inmediatas en la lista diaria. Elimínelas entonces de la
lista maestra.
LISTA DIARIA

1. Confeccione la lista diaria de mañana seleccionando 10 tareas de su


agenda, de su lista maestra.

2. Clasifíquelas según el esquema A, B ó C según la prioridad y el nivel


de esfuerzo que requieran.
Análisis ABC
• Tareas A  Muy importantes

Solo nosotros podemos abordarlas, son imprescindibles para la consecución de


objetivos- (las que estan directamente asociados a los resultados y responsabilidades
de su puesto de trabajo) ¿dedico el 50% de mi timpo a ellas?

• Tareas B  Importantes

Normales, son importantes, pero con posibilidad de posponerse un corto espacio de


tiempo o delegarse a otros

• Tareas C  Menos importantes

Poco importantes, menos vitales para lograr objetivos concretos, pero se deben hacer.
Curva de rendimiento
con pausa de reposo a 1/2 jornada
Rendimiento

Pausa
Tiempo
5. Determine el período de mayor actividad.
Asígnele tareas de prioridad 1 de la lista diaria.
Lleve a cabo los cometidos no prioritarios en las horas de baja actividad.

Cómo preparar la lista diaria
de cosas a hacer
1. Escribe esta lista de tareas diariamente. Establecendiendo prioridades
según el esquema ABC

2. Sea realista: sea consciente de las limitaciones de tiempo. No programe


más cosas de las que realmente pueda hacer. Se sentirá mucho mejor al
terminar diez asuntos, si diez eran los que había programado, que si
termina sólo diez de veinte que tuviera en la lista. Lo que se deja sin hacer
puede cansarnos; lo que se realiza nos estimula.

3. Antes de hacer cada una de las cosas incluidas en la lista, pregúntese:


¿Por qué yo? Si algún otro puede o debe encargarse del asunto: Delegue.
Cómo preparar la lista
diaria

de cosas a hacer
4. Asigne un tiempo aproximado para cada tarea

PRIORIDAD TAREA DURACION


A 30 minutos
A 20 minutos
A 40 minutos
B 10 minutos
B
B
C
C
C

Cómo preparar la lista diaria
de cosas a hacer (2)
5. Deje un margen de tiempo. No ocupe cada minuto con un montón de
actividades. Todo lleva más tiempo de lo que preveemos” Planifique un
70% de su tiempo y deje un 30% sin para imprevistos

6. Revise la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Téngala a la


vista. Consúltela periódicamente durante el día para conservar en mente
sus objetivos.

7. Agrupe las actividades que estén relacionadas entre sí. Por ejemplo, si
tiene una llamada importante que hacer, aproveche para hacer todas las
demás, ya que está en el teléfono.

8. Al final del dia visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.
Ejecutando la lista... 
1. No realize más de una actividad a la vez...

2. Trate de finalizar los asuntos que comienza:«El tiempo que requiere


una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos
interrumpido y reanudado»

3. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto. Trate de respetar la


lista lo máximo posible, solo así será usted el que controle su tiempo y
no al revés,

4. Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.


4. BARRERAS PARA LA GESTIÓN
EFICAZ DEL TIEMPO...
Napoleón Bonaparte

“Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos

Roban lo mas preciado:

El Tiempo”
Los Ladrones de tiempo...EXTERNOS

• Teléfono
• e-mail
• Interrupciones
• Reuniones ineficaces…
• Exceso de burocracia
• Visitas inoportunas…
• Escritorio, archivo….
 La causa primera de nuestra mala
gestión del tiempo somos, ante todo,
nosotros mismos con nuestros
hábitos y forma de utilizarlo.
Los Ladrones de tiempo...INTERNOS!

• Falta de organización personal


• Confusión de las prioridades
• Escasa delegación en los colaboradores
• Intentar abarcar un campo de actividad
demasiado amplio
• Poca puntualidad y control del horario
• Dilación de las decisiones importantes
¿Cuales son sus ladrones del tiempo?

EJERCICIO DE
IDENTIFICACIÓN

T
Visitas inoportunas

➲ Mucha gente confunde la política de puertas abiertas con “ Entra cuando quieras”
➲ Trate de programar horas fijas sistematicamente para ver a sus compañeros o equipo
➲ Establezca periodos de puertas abiertas en las que su equipo sepa que esta disponible
➲ Si esta primera medida no es suficiente
➲ Intente mover su escritorio de forma que no establezca contacto visual con la gente que pasa cerca
➲ Si sabe que alguien necesita resolver algun asunto fije un momento o hora para resolverlo no espere a
que le interrumpan.

➲ Cuando alguien asome la cabeza a su lugar de trabajo preguntando si tiene un minuto,


➲ Diga que No y amablemente sugiera otro momento de acuerdo a su agenda/prioridades

➲ Si aún así no resulta y el visitante consigue colarse en su despacho:


➲ Permanezca de pie mientras dura la conversación
➲ Ponga límite de tiempo al inicio de la entrevista diciendo “ lo siento pero tengo solo 5 mínutos” despues
del timpo finalize la intervención aplazandola para otro momento si es necesario.
Llamadas Entrantes

➲ Acepte llamadas solo a determinadas horas


➲ El resto del tiempo pida que dejen el mensaje en el buzon de voz o pida
que recojan los recados en centralita

➲ Tenga toda la información preparada para poder responder cuando


conecten con usted

➲ Asegurese de que las llamadas que le pasan son de su responsabilidad,


si no es así derivelas a las personas adecuadas

➲ Es necesario que si le pedimos a alguien que anote las llamadas lo haga


de la manera adecuada para ello, indiquemosle la información que
necesitamos
Llamadas Salientes

➲ Haga las llamadas todas juntas


➲ Planifique en su agenda un horario para realizar las llamadas (pensando
en que momentos puede llamar para localizar a esas personas)

➲ Antes de hacer la llamada decida que va a decir y como va a decirlo.


Para preparar la llamada prepare:
➲ Con quien quiere hablar previamente
➲ Que quiere decir
➲ Tenga a mano los documentos, datos, fechas importantes
➲ Tenga a mano su agenda por si tiene que anotar fechas importantes
No posponga llamadas importantes, realizelas lo antes posible, una vez hecha
la llamada líberará su mente de peso y será más eficiente en su trabajo.
Gestión del Correo electrónico

➲ No obligarse a leer y a responder los emails de manera inmediata.


➲ Elimine el aviso de recepcion de email (gran distractor)
➲ Programe momentos para revisar y responder el correo (ej: cada 1 hora/
cada 2 horas)

➲ Empieze leyendo los emails mas recientes y despues los más antiguos
➲ Vacie la bandeja de entrada:
➲ Anote en su planificación los nuevos asuntos a resolver atendiendo a su
importancia

➲ Organice los correo en carpetas


➲ Dedique unos minutos a final del dia a ordenar su bandeja de entrada igual
que lo hacemos con el escritorio.
Gestión del Papeleo

➲ Utilice la mesa para procesar papeles no para almacenarlos


➲ Trabaje solo en un solo asunto a la vez
➲ Tenga delante solo aquellos documentos con los que necesita trabajar
en el momento presente

➲ Utilice los cajones solo para tener a mano lo que usamos con frecuencia
➲ Reducir al mínimo el flujo de información
➲ No pida lo que no necesita
➲ No guarde todo lo que le llega

➲ Utilize generosamente las papeleras


➲ No imprima nada que pueda leer en pantalla
Tiempo Rojo Tiempo verde

Tiempo Rojo Tiempo Verde

• Concentración • Tareas rutinarias


• Tareas nuevas o • Disponible
difíciles
• No disponible
Las 3 leyes sobre el
Tiempo
«El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y
reanudado»

«Programar y/o realizar una tarea larga supone


dificultades muy superiores a las que plantea una corta»

«El valor de una tarea no crece proporcionalmente al


tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S»
V

T
Hábitos para cambiar

 No saber decir que NO


 Dejar para luego…
 Perfeccionismo
 Hacer varias cosas a la vez
 Cambio de objetivo inmediato con frecuencia
 Improvisación
 Falta de puntualidad
 Cortoplacismo
Cuestión de Prioridades...

• Un experto en gestión del tiempo que estaba dando una conferencia puso sobre la
mesa de la sala un frasco de cristal y un montón de piedras del tamaño de un puño.
“¿Cuántas piedras caben en el frasco?”, preguntó.

• Mientras el público hacia sus conjeturas, fue introduciendo piedras en el frasco hasta
llenarlo. Luego preguntó: “¿Está lleno?”. Todos asintieron. Entonces sacó de debajo
de la mesa un cubo con gravilla, puso parte de ella en el frasco y lo agitó. Las
piedrecitas penetraron por los espacios que dejaban las piedras grandes. El experto
volvió a preguntar: “¿Está lleno?”. Esta vez, los asistentes dudaron.

• “Tal vez no”, dijo uno, y, acto seguido, el conferenciante extrajo un saquito de arena y
la metió dentro del frasco. “¿Y ahora?”, inquirió. “¡No!”, exclamó el público, y tomó un
jarro de agua que empezó a verter dentro del recipiente. Éste aún no rebosaba.

Terminada la demostración, preguntó: “¿Qué acabo de demostrar?”.


Cuestión de Prioridades...

• Uno de los asistentes respondió: “Que no importa lo llena que esté tu


agenda; si lo intentas, siempre puedes hacer que quepan más cosas”.

• “¡No!”, repuso el experto, y concluyó:

“Si no pones las piedras grandes al principio, luego ya


no cabrán”.
Cuestión de Prioridades...

Encuentra las piedras grandes en tu vida, en tu trabajo y


programa en la agenda lo verdaderamente importante. Seguro
que el resto hallará su lugar.