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¿CÓMO ESTÁ MANEJANDO SU TIEMPO?

El manejo de tiempo es una habilidad esencial que le ayuda a mantener el trabajo bajo control y también le ayuda a mantener el estrés
(tensión) al mínimo.

Tal vez no le sea posible tener dos horas libres al día para relajarse y hacer lo que quiere. Sin embargo, siguiendo ciertas pautas y
trabajando de forma más inteligente en las tareas que tienen mayor prioridad, creando una agenda que lo refleje y le ayude a
“mantener el rumbo”, tendrá un trabajo más placentero, saludable y creativo.

El siguiente cuestionario de auto reporte, tiene como objetivo ayudarle a descubrir cómo está manejando su tiempo y cómo esto
optimiza o deteriora su productividad y bienestar. Marque con X la opción que más se ajusta a usted en este momento.

Elija su valoración frente a cada pregunta, siguiendo los siguientes criterios para todas las preguntas, excepto las preguntas 2, 10, 11 y
12 donde el puntaje será inverso (nunca =5; algunas veces =4; usualmente =3; casi siempre =2; siempre =1):

- Si usted nunca presenta ese comportamiento, califíquela con (1)

- Si usted algunas veces presenta ese comportamiento, califíquela con (2)
- Si usted usualmente presenta ese comportamiento, califíquela con (3)
- Si usted casi siempre presenta ese comportamiento, califíquela con (4)
- Si usted siempre presenta ese comportamiento, califíquela con (5)

MANEJO DEL TIEMPO Nunca Algunas Usualmente Casi Siempre

veces siempre

1. ¿Las tareas en que trabaja durante el día son aquellas que tienen la prioridad más alta?
x

1
Tomado y adaptado de “Mind Tools,” 2012. Traducción Libre, C. Salgado (2012). http://www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm y faiclitado por la doctora Camila
Salgado

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2. ¿Se encuentra a sí mismo (a) completando tareas a última hora o pidiendo plazo para la
entrega? x

3. ¿Aparta usted tiempo para planear y agendar?

x
4. ¿Sabe usted qué tanto tiempo está invirtiendo en los distintos trabajos que hace?
x
5. ¿Con qué frecuencia se encuentra a sí mismo (a) manejando interrupciones? x

6. ¿Fija usted metas para decidir qué tareas y actividades son aquellas en las que debe trabajar? x

7. ¿Deja un tiempo de contingencia en su agenda para afrontar “lo inesperado”? x

8. ¿Sabe usted si las tareas en que está trabajando son de valor alto, medio o bajo? x
9. Cuando le asignan una tarea nueva, ¿analiza usted la importancia que ésta tiene y la prioriza de
acuerdo con esa importancia? x

10. ¿Se encuentra estresado respecto a fechas límite o tareas críticas? x

11. ¿Las distracciones lo mantienen alejado (a) de tareas críticas? x

12. ¿Tiene usted que tomar tiempo destinado a su familia o a su vida personal para terminar
tareas laborales pendientes? x

13. ¿Prioriza usted su lista de lo que tiene que hacer o su programa de acciones?
x
14. ¿Confirma usted con frecuencia las prioridades con su jefe? x

15. ¿Antes de asumir una tarea, verifica que los resultados justifiquen el tiempo que va a
dedicarle?
x

2
INTERPRETACION DE LOS PUNTAJES:

 46 - 75: Está manejando el tiempo de forma muy efectiva. No obstante, verifique las
secciones después de los puntajes, para verificar si tiene algo débil que pueda
fortalecer.

 31 - 45: Usted es bueno para ciertas cosas, sin embargo, puede mejorar en otras.
Focalícese en los asuntos serios mencionados abajo y encontrará que su trabajo se
torna mucho menos estresante.

 15 - 30: La buena noticia es que tiene una gran oportunidad de mejorar su eficacia
en el trabajo y su éxito a largo plazo. No obstante, para lograrlo, tiene que enfocarse
fundamentalmente en desarrollar sus habilidades de manejo de tiempo. Comience con lo
que dice abajo.

En la medida en que respondió a las preguntas, seguro intuyo áreas en las cuales su manejo
del tiempo necesita ayuda.

Lo que sigue es un resumen breve de las principales áreas de manejo de tiempo que ha
explorado en el cuestionario y una guía de herramientas específicas que puede utilizar para
cada una.

INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS:

Esta herramienta muestra 5 áreas para trabajar en la gestión del tiempo:

1. ESTABLECIMIENTO DE METAS: (preguntas 6 – 10 - 14 y 15)

La gente tiende a descuidar el fijarse metas porque eso requiere tiempo y esfuerzo. Lo que no
tienen en cuenta es que ese poco tiempo y esfuerzo que involucra hacerlo, es una gran
economía de tiempo, esfuerzo y frustración futura.

Usted puede buscar en la página de “Mind Toolls” Con guías específicas.

2. PRIORIZACION: (preguntas 1 – 4 – 9 – 13 - 14 y 15)

Priorizar lo que hay que hacer es especialmente importante. Sin hacerlo, podrá trabajar muy
duro sin obtener los resultados deseados. Ya que aquello en que está trabajando no es de
importancia estratégica. La mayoría de las personas tiene una lista de pendientes, hecha de
algún modo. El problema con esas listas es que son solamente una colección de cosas que
necesitan hacerse. No hay rima ni razón en la lista y por eso, el trabajo que hace está
desestructurado.

Entonces, ¿cómo trabaja con la lista, de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o de lo más
fácil a lo más duro? Para trabajar eficientemente, necesita trabajar en las tareas más
importantes y de mayor valor. Así, no estará dando vueltas y viendo cómo hacer algo crítico
cuando la fecha límite está cerca. Puede encontrar en la red desde matrices de priorización
hasta otros instrumentos que le ayuden.

3. MANEJO DE INTERRUPCIONES (preguntas 5 – 9 - 11 y 12)

Tener un plan y saber a qué dar prioridad, es una parte. El punto siguiente es saber qué hacer
para minimizar las interrupciones que usted afronta durante su día a día. Es un hecho
conocido que a muchas personas les queda muy poco tiempo sin interrupciones para trabajar
en sus tareas prioritarias. Hay llamadas, solicitud de información, preguntas de los
colaboradores y/o compañeros y muchos eventos que brotan inesperadamente. Hay asuntos
que requieren atención inmediata y otros pueden manejarse.

Igualmente encontrará en la red matrices y metodologías sencillas y eficaces para este tipo de
afrontamiento. Cabe anotar, que hay que atender a las personas cuando es necesario.

4. PROCRASTINACIÓN O POSPONER... (Preguntas 2 - 10 y 12)

“Atenderé a eso más tarde”, es una frase que ha conducido a la caída de muchos buenos
empleados. Después de demasiados “más tarde”, el trabajo se acumula de tal forma que
muchas tareas parecen inabordables.

Procrastinar es dejar para después y puede ser tentador, sin embargo, es mortal. La mejor
manera de manejarlo es reconocer que usted tiene esa tendencia y comprender por qué lo
hace. Puede ser que tenga temor al fracaso o, de hecho, que tenga miedo a triunfar.

Usted tiene que modificar el hábito. Fíjese recompensas por cada trabajo que hace a tiempo y
recuerde las consecuencias negativas de no hacer esas tareas aburridas.

Si quiere salir de esto, proceda a buscar en la red cómo derrotar el hábito de procrastinar.

5. AGENDAR: (preguntas 3 - 7 y 12)

Gran parte del manejo de su tiempo se reduce a programar eficazmente el tiempo. Cuando
usted sabe cuáles son sus metas y prioridades, necesita saber cómo crear una agenda que lo
mantenga en la ruta y que lo proteja del estrés. Eso significa comprender los factores que
afectan el tiempo que usted tiene disponible para trabajar.

No sólo tiene que programar sus tareas prioritarias, sino tiene que dejar espacio para
interrupciones, contingencias y eventos inesperados que de una o de otra manera
desencadenan caos en su agenda. Creando una programación robusta que refleje tanto sus
prioridades como sus metas personales, tiene una combinación ganadora, que le permitirá
mantener el control de su tiempo y tener una vida balanceada.
THE WEEKLY SCHEDULE Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday

Roles Goals Today's Priorities

Appointments/ Commitments
8 8 8 8 8 8 8
SHARPEN THE SAW 9 9 9 9 9 9 9
10 10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12 12 12
Physical 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3
Mental 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6 6
Spiritual 7 7 7 7 7 7 7
8 8 8 8 8 8 8
EVENING EVENING EVENING EVENING EVENING EVENING EVENING
Social/ Emotional