CÓDIGO SK-SIG-PRO-005

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS 03
VERSIÓN

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
PREVENTIVAS Y CORECTIVAS
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORADO POR: JOSE A. RONCA PAUCAR JEFE HSEQ 03/01/2022

MOGROVEJO GUTIERREZ LINO

REVISADO POR: GERENTE GENERAL 04/01/2022
ENRIQUE

EVER A. DE LA CRUZ
APROBADO POR: PRESIDENTE DEL CSST. 05/01/2022
VILLANUEVA

1. OBJETIVO

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Este procedimiento tiene por objeto establecer, identificar, investigar, analizar

y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales
presentadas del Sistema de Gestión de SKY PAINT AND CLEAN E.I.R.L.

2. ALCANCE

Aplica a toda no conformidad, observación u oportunidad de mejora

detectada por el personal de SKY PAINT AND CLEAN E.I.R.L. Durante el
desarrollo de sus actividades o como resultado de una auditoría interna o
externa.

3. DEFINICIONES

Observación
Hallazgo en un proceso de auditoría para el cual no se tienen todas las
evidencias que permitan calificarla de inmediato como una no conformidad,
usualmente se percibe como una potencial no conformidad.

No Conformidad
Incumplimiento de un requisito, que pone en riesgo al Sistema Integrado de
Gestión, por ejemplo desviación de las normas de trabajo, prácticas,
procedimientos, requisitos legales, etc.

No Conformidad Menor
Es un desvío, falla o falta de cumplimiento de un requisito especificado
puntual y de baja significancia.

No Conformidad Mayor
Un impacto mayor es aquel que deriva de varios desvíos menores
encontrados de manera sistemática. Un impacto mayor muestra un desvío
significativo en la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
Si existe evidencia de desvíos de seguridad, salud, medio ambiente, calidad o
legales que ponen en riesgo a los trabajadores y a la empresa, también se
deben identificar como Mayor.

Oportunidad de Mejora

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Situación en que no existiendo incumplimiento de algún requisito, es posible

mejorar un proceso, una actividad, un método de trabajo y cualquier aspecto
de un área funcional y/o proyecto. Pueden surgir de auditorías internas,
externas y de vigilancia, revisión de gerencia, ideas y sugerencias del
personal de la empresa, aplicación de buenas prácticas de la industria.

Acción Correctiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable, con el objeto de prevenir su ocurrencia.

Acción Inmediata
Acción que se aplica para disminuir el impacto de las no conformidades, pero
que no evitará necesariamente la repetición de dicho incidente.

Eficacia
Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.

SAC
Solicitud de Acciones Correctivas.

Incidente
Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con el trabajo, en el
que la persona afectada no sufre lesiones corporales, o en el que éstas sólo
requieren cuidados de primeros auxilios.

Incidente Peligroso
Todo suceso potencialmente riesgoso que pudiera causar lesiones muy
graves o enfermedades a las personas en su trabajo o a la población.

Accidente de Trabajo
Todo evento repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y
que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte.

Impacto Ambiental

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Cualquier cambio en el medio ambiente, adverso o beneficioso, como

resultado total o parcial de la interacción de los elemento de las actividades,
productos o servicios de la empresa con el medio ambiente.

Partes interesadas
Individuo o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo (empleados,
proveedores, distrito, entes públicos, municipio, ministerios, entre otros), que
tenga interés o se vea afectado por el desempeño del Sistema de Gestión.

SIG
Sistema Integrado de Gestión.

HSEQ
Health, Safety, Environment and quality.

4. RESPONSABILIDADES

Gerente General

- Asegurar la provisión de los recursos necesarios para la implementación

de las acciones correctivas, si fuese necesario.

Jefe HSEQ

- Colaborar con el Equipo de Trabajo en el análisis de las causas, de ser

necesario.
- Revisar el correcto llenado de las solicitudes de acción correctiva y
aprobación respectiva.
- Colaborar en hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones
correctivas.
- Verificar la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
- Levantar las No Conformidades originadas por parte del cliente.

Jefe o Responsable de Área

- Colaborar con el equipo de trabajo para el análisis de las causas que

originaron la No Conformidad.
- Asegurar la implementación de las acciones correctivas.

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- Garantizar el cumplimiento de los plazos asignados para el

levantamiento de la No Conformidad.
- Garantizar la eficacia de las acciones correctivas planteadas
Trabajadores
- Cualquier trabajador de SKY PAINT AND CLEAN E.I.R.L. que detecte
un incumplimiento (real o potencial) de un requisito significativo del Sis-
tema Integrado de Gestión, tiene la responsabilidad y obligación de iden-
tificarlo a través del formato Solicitud de Acciones Preventivas y Correc-
tivas.

5. EJECUCION

5.1. GENERALIDADES

Para el análisis de causas se puede usar el siguiente método:

Método de los “5 ¿Por Qué?”: Es una técnica sistemática de

preguntas utilizada para buscar posibles causas principales de un
problema.

La técnica requiere que se pregunte “¿Por Qué?” al menos cinco veces,

o se trabaje a través de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil
responder al “¿Por Qué?”, la causa raíz más probable habrá sido
identificada.

¿Cómo se utiliza?

a) Realizar una sesión de lluvia de ideas, normalmente utilizando el

modelo de Diagrama de Causa y Efecto.
b) Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, em-
pezar a preguntar “¿Por qué?”, o “¿Por qué está pasando esto?”.
c) Continuar preguntando “¿Por qué?” al menos cinco veces. Esto
reta a quienes realizan el análisis a buscar a fondo y no confor-
marse con causas ya “probadas y ciertas” (causas evidentes o in-
mediatas).
d) Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco ve-
ces preguntando “¿Por Qué?” para poder obtener la causa raíz.

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e) Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a pre-

guntar “¿Quién?”. Se debe recordar que el análisis está focaliza-
do en el Proceso y no en las personas involucradas.

5.2. GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES

5.2.1. DETECCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

La detección de una No Conformidad real o potencial puede generarse

como resultado de:
- Hallazgos del personal durante la ejecución de sus labores sobre el
incumplimiento de un requisito significativo del SIG (desviación de las
normas de trabajo, prácticas, procedimientos, requisitos legales, en-
tre otros).
- Reclamo por un cliente.
- Reclamos de las partes interesadas referentes al SIG.
- Ejecución de auditorías internas/externas o inspecciones del SIG.
- Revisión gerencial del SIG.
- Ocurrencia de incidentes, accidentes, enfermedades profesionales o
daños a la salud, derivados del desarrollo de las actividades de la
organización.

Una vez identificado la No Conformidad real o potencial se debe

comunicar al Jefe de Área involucrado para que tome las medidas más
acordes al problema suscitado (acciones inmediatas y/o acciones
correctivas) y se emita SK-SIG-FOR-025 Solicitud de Acciones
Preventivas y Correctivas correspondiente.

Asimismo, se debe informar del caso al Jefe encargado del

SIG/Supervisor encargado del SIG a fin de que realice el seguimiento al
cierre de la Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas SK-
SIG-FOR-026.

5.2.2. REGISTRO DE LA NO CONFORMIDAD

El trabajador que identifique la no conformidad redacta SK-SIG-FOR-

025 Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas, hasta el ítem
DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD con ayuda del Jefe HSEQ

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en caso de ser necesario, luego esta SAC es entregada al Jefe o

Responsable del Área o Responsable de levantar la no conformidad
real o potencial detectada para que complete la SAC.

Para la redacción de la SAC, tener en cuenta lo siguiente:

- Señalar el origen de la No Conformidad (auditoría externa, auditoría
interna, reclamos de clientes, hallazgo interno).
- La redacción de la No Conformidad real o potencial debe ser clara,
indicando las evidencias objetivas sobre el incumplimiento detectado.
- Cuando corresponda, el Jefe de Área o a quien éste designe deberá
completar el llenado del campo ‘’Acción Inmediata”.

Si la No Conformidad afecta sólo un área u obra, el Jefe del Área y/o a

quienes éste designe investigan las causas.
En caso existan varias áreas u obras afectadas, se convoca a una reu-
nión entre los involucrados para investigar las causas.

Un vez identificada la(s) causa(s), completarán el llenado del formato

SK-SIG-FOR-025 Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas.

5.2.3. PLANEAMIENTO Y REGISTRO DE LAS ACCIONES

CORRECTIVAS

El mismo equipo que realiza el análisis de causas de la NC, debe

proponer las acciones a seguir para evitar su repetición. Esta
proposición de acciones debe incluir la designación de responsables,
plazos de implementación y plazo de medición de la eficacia de la
Acción Correctiva que es registrada en el mismo formato SK-SIG-FOR-
025 Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas.

El Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo define la validez de las

acciones propuestas, si procede o no (En caso lo aplique).

La Acción Correctiva puede incluir capacitación y entrenamiento,

modificaciones de procedimientos, utilización de equipos de protección
más adecuados, cambios en los Procesos, etc.

Asimismo, cada Jefe de Área involucrado, es responsable del cierre de

la no conformidad.
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5.2.4. IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

Previo a la implementación, se deben evaluar los riesgos de las

actividades a realizar, a partir de las acciones planificadas. Dicha
evaluación se realiza de acuerdo a lo indicado en el procedimiento SK-
PDR-PRO-002 Procedimiento de IPERC u Otro documento del SIG
aplicado.

De ser necesario, se debe realizar la actualización documentaria del

sistema del SIG, cuando se identifique peligros nuevos o modificados y
a la necesidad de controles nuevos o modificaciones derivadas de las
acciones correctivas planteadas.

El Jefe del Área o a quien éste designe coordina con el personal

afectado para que se proceda a ejecutar las Acciones Preventivas y
Correctivas. Asimismo, de ser necesario, el Jefe de Área debe proveer
de recursos adicionales para dicho fin.

5.3. VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

El Jefe HSEQ se encarga de hacer seguimiento al cumplimiento de las

acciones correctivas en los plazos establecidos. Este seguimiento se
realiza a través de SK-SIG-FOR-026 Seguimiento de Solicitudes de
Acciones Preventivas y Correctivas. Asimismo, luego de verificar la
eficacia de las acciones procede a cerrar la correspondiente SK-SIG-
FOR-025 Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas, luego
informa al Jefe de Área involucrado.

Cuando las acciones planteadas no fuesen eficaces, debido a una mala

descripción de la no conformidad, mal análisis de causas o la acción
correctiva no es la más adecuada; se debe informar al Jefe del Área
involucrado para que gestione la reevaluación y corrección de las
causas y el replanteamiento de las acciones. El replanteamiento se
registra en la misma SK-SIG-FOR-025 Solicitud de Acciones
Preventivas y Correctivas o emite una nueva solicitud haciendo
mención a la Solicitud de Acciones Correctivas corregida.

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Nota 1:

- Plazo adicional de 1 mes o mayor (en función a las característi-

cas de la No Conformidad).
- No es obligatorio esperar al último día del plazo adicional para
efectuar la verificación de la eficacia de las acciones.

5.4. OPORTUNIDADES DE MEJORA

La OM puede generarse por diversas fuentes: auditorías internas y de

vigilancia, recomendaciones de la Gerencia, aplicación de buenas
prácticas de la empresa, ideas y sugerencias del personal de la
empresa.

El levantamiento de una Oportunidad de Mejora puede registrarse en el

formato SK-SIG-FOR-023 Oportunidad de Mejora.

El Responsable/Jefe de cada área relacionado con la Oportunidad de

Mejora, en conjunto con el Comité de CSST. (Este último caso aplique),
deben analizar la pertinencia y aplicabilidad de la misma.

En caso que durante transcurso del turno se detecten condiciones o

actos sub-estándar, el supervisor debe anotarlas en el formato de
Oportunidad de Mejora.

Una vez que se haya aceptado la conveniencia de implementar la

Oportunidad de Mejora se establece un plan de acción, con actividades
a realizar, fechas de ejecución, responsables y/o metas asociadas.

El Jefe HSEQ hará un seguimiento de cada OM, para verificar el

cumplimiento y la eficacia del plan de acción diseñado para la
implementación.

6. REGISTROS

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SK-SIG-FOR-025 Solicitud de Acciones Preventivas y Correctivas.

SK-SIG-FOR-026 Seguimiento de Solicitudes de Acciones Preventivas y
Correctivas.
SK-SIG-FOR-023 Oportunidad de Mejora.

7. CAMBIOS CON RESPECTO A LA ANTERIOR EDICION

No aplica por ser primera edición.

8. ANEXOS

- N.A.

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