BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Materia: Control de Gestión Contable

Licenciatura: Contaduría Pública

Integrantes del equipo:

▪ Acevedo Márquez Estefania

▪ Bueno Ayala José Ángel
▪ Carrasco Lara Nedelka
▪ Castillo López Carlos Eduardo
▪ Cruz Honorato Ana Jacqueline
▪ Cruz Velasco Lizbeth

Nombre del docente: Nancy Abascal Medrano

Fecha de entrega: 21 de noviembre de 2023

 DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: Motel Amanti S.A de C.V.

Corporativo Gramaja S.A de C.V

DIRECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN: Boulevard Carlos Camacho Espíritu, Número 5359,

Colonia Villa Universitaria

LOGOTIPO:

DISPONIBILIDAD

Actualmente el Motel cuenta con 2 dos habitaciones máster, 5 habitaciones sencillas con
jacuzzi y 13 habitaciones sencillas, en el horario que presta servicio es las 24 horas los 365
días del año.

MISIÓN

Ofrecer servicio integral de hospedaje para los clientes en el cual se sientan cómodos y
tranquilos, generando un espacio acogedor, limpio, íntimo y accesible, el cual sea
considerado como una opción de hospedaje y descanso a corto plazo.

VISIÓN

Lograr la preferencia y satisfacción de nuestros clientes excediendo sus expectativas de

buen servicio. Más que un servicio ser un motor de desarrollo social llegando a ser la mejor
empresa de hospedaje.
VALORES

El “Motel Amanti” cuenta con el conjunto de valores el cual ayuda a fortalecer un buen
servicio para ofrecer a los huéspedes, así generando un ambiente seguro, respetuoso y
privado.

GIRO EMPRESARIAL

El Motel Amanti se dedica a la prestación de servicios ofreciendo la renta de habitaciones

para el hospedaje, es decir, hotel de corta estancia.

Se considera empresa pequeña ya que actualmente cuenta con 20 trabajadores y está

constituida como empresa privada. Actualmente cuenta con

La prestación de servicios se lleva a cabo con guía (en caso de llegar con carro) o en la
recepción para atender al cliente y así preguntar que habitación desean. Cuentan con dos
tipos, sencilla o máster.

POLITICA EMPRESARIAL

La privacidad y la secrecía hacia los clientes es fundamental dentro de la empresa.

FODA
ORGANIGRAMA

GERENTE
GENERAL

RECEPCIONISTA RECEPCIONISTA RECEPCIONISTA

MATUTINO VESPERTINO NOCTURNO

METECOCHES O METECOCHES O METECOCHES O

CAMARISTAS CAMARISTAS CAMARISTAS
GUÍA GUÍA GUÍA
PROCESO CENTRAL
DETECCIÓN DE RIESGOS

Dentro de un motel, está expuesto a una serie de riesgos y pueden afectar la operación y
rentabilidad.

1. Riesgos de seguridad
- Robos de objetos de la habitación
- Actos de vandalismo en las instalaciones
- Privacidad a los clientes
2. Riesgos de salud publica
- Contaminación o brotes de enfermedades infecciosas en las instalaciones
- Incumplimiento de normativas de higiene
3. Riesgos de incendios y desastres naturales
- Incendios en las instalaciones
- Daños por inundaciones, tormentas u otros desastres naturales
4. Riesgos operativos
- Interrupciones en los servicios esenciales como agua, electricidad o calefacción
- Demandas de terceros por accidentes o incidentes ocurridos en las instalaciones
5. Riesgos legales y regulatorios
- Infracciones a las leyes y regulaciones locales relacionadas con el funcionamiento del
motel
- Pleitos relacionados con contratos, empleados o clientes

Es importante reconocer que para evitar estos riesgos el Gerente y administradores del
Motel Amanti, implementan estrategias para identificar y gestionar los riesgos. Esto
puede incluir la adopción de políticas de seguridad, la inversión en sistemas de
vigilancia, la contratación de seguros y la capacitación del personal en medidas de
seguridad y respuesta a emergencias.
 CICLO DE COMPRAS

1. Objetivo
El objetivo del ciclo de compras en un motel, al igual que en cualquier otro tipo de
negocio, es asegurarse de que la adquisición de bienes y servicios se realice de manera
eficiente, económica y oportuna para satisfacer las necesidades operativas del
establecimiento.

2. Alcance
Al ser un alojamiento de corta estancia, se diseña proporcionar comodidad en la
estancia que a menudo de corta duración

3. Responsabilidades

Puesto Actividades
Gerente administrativo - Gestión del personal
- Supervisión diaria de las
operaciones del motel
- Coordinación de servicios como
limpieza, lavandería y
mantenimiento
- Supervisión de la atención al cliente
- Gestión financiera
Control de gastos
Preparación de informes
financieros
- Seguridad
- Cumplimiento legal y normativo
- Desarrollo de estrategias de
marketing y promoción
- Reporte a la dirección/propietarios
Recepcionistas - Registro y Check-out de clientes
- Asignación de habitaciones
- Cobro y facturación
- Manejo de quejas y problemas
Camaristas - Limpieza y preparación de
habitaciones
- Cambio de ropa de cama y toallas
- Reposición de suministros
- Inspección y reporte de daños o
problemas
- Mantenimiento del inventario de
limpieza
- Mantenimiento de la privacidad de
los huéspedes
- Reporte de mantenimiento y
reparaciones
Mete coches - Vigilancia del estacionamiento
- Coordinación con el personal del
motel
- Mantenimiento del orden y limpieza
(barrer, limpiar derrames y
seguridad objetos peligrosos en el
área)
- Manejo de situaciones
problemáticas
- Seguridad de los vehículos
Para el funcionamiento del motel y para garantizar la satisfacción de los clientes se
necesitan productos de compra constante como:

Habitaciones
▪ Productos de higiene personal (champú, peine, papel higiénico, jabón corporal y de
manos, gel)
▪ Agua

Lavandería
▪ Detergente
▪ Cloro
▪ Suavizante
▪ Pinol

Consumo
▪ Bebidas
▪ Bebidas alcohólicas
▪ Alimentos empaquetados
▪ Preservativos
▪ Juguetes sexuales
▪ Lubricantes

Cuando los suministros en las habitaciones, el área de lavandería y los productos de

consumo empiezan a escasear, el camarista del turno que este sigue un proceso
establecido para realizar una requisición de compra, camarista recopila la información
necesaria sobre los suministros que se requieren. Así como detalles del tipo de suministro,
la cantidad necesaria y cualquier especificación adicional relevante.
el camarista completa un formulario de requisición de compra, en este formulario, se
detallan los suministros necesarios y se proporciona cualquier información adicional que
pueda ser relevante, como marcas preferidas o especificaciones técnicas.
Una vez completada la requisición de compra, el camarista, la entrega al gerente. El gerente
revisa la requisición y verifica que esté completa y precisa. Si es necesario, el gerente puede
realizar consultas adicionales con el personal de limpieza para obtener más detalles o
aclaraciones.
Después el gerente revisa y aprueba la requisición de compra y después de revisar y
aprobar la requisición de compra, el gerente se encarga de enviarla a los proveedores
confiables. El gerente utiliza los contactos establecidos con proveedores de calidad para
garantizar la adquisición de suministros confiables y de buena calidad. Una vez que los
suministros llegan al motel, se realiza una inspección exhaustiva, esta inspección la realiza
usualmente el gerente o alguien asignado por él, verifican que los suministros coincidan
con la orden de compra y que estén en buen estado y con los estándares de calidad
requeridos. Una vez que se ha realizado la inspección y se ha confirmado que todo esté en
orden se procede a la recepción de los suministros, esto implica revisar la factura del
proveedor, confirmar que los costos son correctos y que todos los artículos pedidos han
sido entregados y se realiza la liquidación correspondiente al proveedor.
Después de completar la recepción de los suministros, el siguiente paso es su
almacenamiento. Los suministros se llevan a un almacén o área de almacenamiento
designada. Aquí, los suministros se organizan de manera ordenada y sistemática para
facilitar su localización y uso. Los artículos se clasifican por tipo y se almacenan de manera
que los artículos más antiguos sean utilizados primero.
Finalmente, el gerente informa a los camaristas que los nuevos suministros han llegado y
están disponibles para su uso.
Formato de requisición de compra
Servicios
▪ Agua (cada mes)
▪ Luz (cada dos meses)
▪ Gas (cada dos meses)
▪ Internet (cada mes)
▪ Cable (cada mes)

Cuando se requiere pagar los servicios de agua, luz, cable y gas, es el contador quien se
encarga de realizar los pagos correspondientes. El proceso de compra y pago de estos
servicios sigue una serie de pasos para asegurar un suministro constante y adecuado:
En primer lugar, el gerente evalúa la necesidad de adquirir los servicios y analiza el
presupuesto disponible. Una vez que se obtiene la autorización para proceder con la
compra, se busca proveedores confiables en cada área, como compañías de agua,
electricidad, cable e internet. Se solicitan cotizaciones y se comparan los precios y
condiciones ofrecidas por cada proveedor. Después de una cuidadosa evaluación, se
seleccionan los proveedores adecuados que ofrezcan un equilibrio entre calidad y precio.

Una vez que se han seleccionado los proveedores, se procede a realizar los contratos de
servicios correspondientes. En estos contratos se establecen los términos y condiciones,
incluyendo la duración del contrato y los precios acordados. Asimismo, se acuerda la
frecuencia de los pagos a realizar.
Una vez que los servicios están en funcionamiento, el contador verifica regularmente que
los servicios se estén brindando de acuerdo con lo acordado. Se asegura de que el
suministro de agua, luz, cable y gas sea regular y sin interrupciones significativas. En caso
de detectar alguna irregularidad, se toman las medidas necesarias para solucionar
cualquier problema. Cuando sea tiempo de pagar los servicios el contador se encarga de
recopilar todas las facturas correspondientes a los servicios mencionados, las facturas son
proporcionadas por las empresas proveedoras de cada servicio.
El contador revisa detalladamente cada factura para asegurarse de que los montos sean
correctos y coincidan con los consumos registrados. Si encuentra alguna discrepancia, se
comunica con la empresa proveedora para resolver cualquier problema. Una vez verificadas
las facturas, el contador registra los montos en los libros contables de la empresa. Esto
implica asignar los pagos a las cuentas correspondientes, como "Gastos de servicios" o
"Gastos operativos". Con los montos registrados, el contador procede a elaborar los
cheques o realizar las transferencias bancarias necesarias para pagar las facturas. Así
como completar los datos del beneficiario, el monto a pagar y la fecha de vencimiento. El
contador lleva un registro de los pagos realizados, asegurándose de que se realicen dentro
de los plazos establecidos. En caso de retrasos, se encarga de comunicarse con las
empresas proveedoras para evitar cortes de servicio o posibles penalizaciones.
Finalmente, que haya realizado todo ese proceso se procede a realizar los pagos
correspondientes a los proveedores. Esto puede realizarse mediante cheque o
transferencia bancaria.

Mantenimiento
▪ Cámaras de seguridad (cada año)
▪ Al inmobiliario (cada año)
▪ Puertas eléctricas (cada año)

Cuando es necesario realizar mantenimiento a las cámaras de seguridad, el mobiliario y las

puertas eléctricas en el motel, el personal encargado de mantenimiento lleva a cabo
inspecciones regulares cada año para detectar posibles problemas. Una vez identificados,
se informa de inmediato al gerente, quien evalúa y planifica el mantenimiento requerido. Si
es necesario, se solicita la ayuda de profesionales especializados para realizar las
reparaciones necesarias. Después de completar el mantenimiento, se verifica el correcto
funcionamiento y se registra todo el proceso para un seguimiento adecuado.

Una vez completado el proceso de mantenimiento, se procede a la liquidación. En esta

etapa, se realiza una revisión detallada de los documentos relacionados con el
mantenimiento, como las facturas de los profesionales especializados y los registros de las
actividades realizadas.
El encargado del mantenimiento verifica la exactitud de las facturas y se asegura de que
reflejen los servicios prestados y los costos acordados previamente. Se verifica que los
términos y condiciones estén en línea con el trabajo realizado.
Una vez verificada la documentación, se realiza el pago correspondiente a los proveedores
de mantenimiento. Por último, se acuerda la forma de pago ya sea con cheque o
transferencia
Formato de requisición de servicios y mantenimiento

Permisos
▪ Licencia de Funcionamiento Tipo A (cada año)
▪ Licencia sanitaria (cada año)
▪ Licencia de Uso de Suelo, Construcción y Edificación (cada año)

En el motel, la responsabilidad de pagar los permisos necesarios recae en el contador.

Cada año, se deben renovar diferentes licencias para asegurar el cumplimiento de las
regulaciones y normativas correspondientes. Estas licencias contienen la Licencia de
Funcionamiento Tipo A, la Licencia Sanitaria y la Licencia de Uso de Suelo, Construcción y
Edificación.
El proceso de compra y pago de estos permisos comienza con una evaluación de la
necesidad de renovación. El contador revisa las fechas de vencimiento de cada permiso y
obtiene la autorización para proceder con la renovación.
Una vez autorizada la renovación, el contador se encarga de recopilar la información
necesaria. Esto implica revisar los requisitos legales y normativas correspondientes, así
como comunicarse con las autoridades competentes encargadas de otorgar los permisos.
Después de recopilar la información necesaria, se realiza la solicitud de renovación de los
permisos. Se requiere completar los formularios requeridos y proporcionar la
documentación necesaria, como planos del motel, certificados sanitarios y otros
documentos relevantes.
Luego se tiene que realizar el pago de las tasas y tarifas correspondientes a cada permiso.
El contador se encarga de realizar este pago ya sea con cheques, transferencias bancarias
u otros.
Inmobiliario (compras en caso de deterioro o fin de su vida útil)
▪ Escobas
▪ Aspiradoras
▪ Colchones
▪ Almohadas
▪ Sofá Motel
▪ Lavadoras
▪ Secadoras
▪ Centrifugadoras
▪ Planchas
▪ Focos
▪ Teléfono fijo
▪ Cortinas
▪ Basureros
▪ Espejos
▪ Decoraciones
▪ Baño (regadera, inodoro, lavamanos)
▪ Registradora
▪ Horno microondas
▪ Videocámaras de vigilancia
▪ Freidora
▪ Secadora
▪ Refrigeradores y frigobar
▪ Utensilios de cocina
▪ Contenedores

Cuando se detecta la necesidad de adquirir nuevos productos para el motel, ya sea debido
al deterioro o al fin de su vida útil, el encargado de avisar y solicitar la compra de estos
productos es el gerente.
Esta persona es responsable de monitorear el estado de los productos existentes y
determinar cuándo es necesario reemplazarlos o adquirir nuevos.
Una vez que se ha reconocido la necesidad, se realiza una búsqueda de información sobre
los productos requeridos realizando la requisición de compra describiendo su marca,
cantidad y calidad para proceder a la compra de los productos necesarios, luego se evalúan
los diferentes proveedores y se selecciona aquellos que cumplen con los requisitos y
ofrecen productos de calidad. Se comparan precios, condiciones de entrega, garantías y
otros factores relevantes para tomar una decisión adecuada.
Después de haber sido seleccionados los proveedores, se procede a negociar los términos
y condiciones de la compra. Esto puede incluir aspectos como plazos de entrega,
descuentos por volumen, garantías adicionales, entre otros.
Una vez acordados los términos, se realiza la compra mediante la emisión de una orden de
compra o la firma de un contrato.
Cuando los productos son entregados al motel, se realiza una verificación para asegurarse
de que se correspondan con lo acordado. Se verifica la calidad, cantidad y cualquier otra
especificación relevante después se procede a guardar los productos como almohadas,
escobas, colchones, focos, cortinas, decoraciones etc. y cambiar los productos que ya
hayan llegado a su vida útil como las lavadoras, planchas, hornos de microondas etc.
Posteriormente se les avisa a las camaristas de la disponibilidad de los productos.
Para evitar que las camaristas tomen productos de las mercancías se implementan medidas
de control. A la hora de entregar los productos en el almacén el gerente realiza lleva un
registro detallado de los productos entregados y se realiza un inventario periódico para
asegurarse de que los productos estén completos, además de eso en el motel se ha
implementado la prohibición de llevar celulares u otros dispositivos electrónicos al área de
trabajo para evitar posibles robos por parte de los camareros
Por último, ya que se revisó la mercancía y cumplió con todos los requisitos, se paga al
proveedor ya sea mediante cheque o transferencia bancaria.
 CICLO DE TESORERÍA
OBJETIVO PRINCIPAL
El ciclo de tesorería del motel Amanti tiene como objetivo principal gestionar
eficientemente los recursos financieros para asegurar la liquidez necesaria y el
cumplimiento de obligaciones financieras a corto plazo.
El encargado de llevar a cabo esta parte es el gerente general, el cual se encarga de
administrar y vigilar las compras que se realizan dentro de la organización. El recibe todas
las sugerencias que se necesitan, lo cual se organizan y planean por importancia, para
así obtener los recursos monetarios proponer y llevar a cabo programas de
financiamiento, el control de todo el proceso de administración del dinero, e interactuar en
los mercados de capital.

CAPTACIÓN DE RECURSOS

Internos

Aportaciones de accionistas

El Motel Amanti cuenta con el respaldo del Corporativo Gramaja S.A de C.V, en si, no tiene
accionistas, pero el corporativo es el que aportó económicamente para levantar el Motel.

Cuentas y documentos por cobrar, otras cuentas por cobrar

- Registrar a los clientes

Se pide:
Nombre del cliente
Forma de pago
- Registro de asignación de habitación
En este se registra la entrada y salida, el tipo de habitación y cualquier servicio
solicitado.
- Facturación
Si lo clientes llegan a pedirla, se hace a través del sistema con el que cuenta el
Motel
- Capacitación que se le da al personal

Venta de inmuebles, maquinaria o equipo

- Valoración del inmueble
Ya que dio su uso en su vida útil, para tener un ingreso extra, se pone en valoración
el inmueble para determinar su precio
- Anuncios y marketing
Estrategias para llegar a diferentes compradores y así negociar

Recursos externos de Corto plazo

Proveedores

A los proveedores se les registra:

- Código del proveedor

- Nombre
- Dirección
- RFC
- Giro comercial
- Teléfono
- Correo electrónico

El pago a proveedores va variando, dependiendo el proveedor, pero la mayoría de los pagos

son a través de tarjeta de crédito o débito para así poder facturar a nombre de la empresa.

Créditos bancarios sin garantía

- Para renovar o actualizar, como remodelaciones de las habitaciones o al actualizar la

mejora de las instalaciones y de la tecnología
- Capacitación del personal, se busca el préstamo para así financiar los programas de
capacitación y desarrollo del personal
- Compra de equipo, mobiliario y sistemas de seguridad y también actualizarlos

Recursos externos de largo plazo.

Créditos bancarios

- Al adquirir la propiedad se necesita un crédito hipotecario para poder construir y comprar

los permisos necesarios que se requieren
- Compra de equipamiento para mejorar y modernizar los servicios que se prestan
- Eficiencia energética, ya que el motel cuenta con instalaciones de sistemas de energía
renovable
- Marketing y publicidad se necesita el crédito para financiar las campañas destinadas a
atraer más clientes
- Desarrollo tecnológico para implementar actualizaciones en el sistema de captación

MANEJO Y CUSTODIA DEL DINERO

Proceso de caja

El motel se encarga de ofrecer servicios temporales de alojamiento, es decir, hospedaje de

corta estancia, entonces sus ingresos se llevan a cabo de eso.

Obtienen sus ingresos con pago en efectivo o pago con tarjeta de débito de contado.

Controles básicos de caja

Puesto Actividad

Gerente El gerente hace corte de caja para llevar un

control del efectivo y ya a través del sistema
de captación electrónico, logra un mayor
control de ingresos que tiene la empresa,
ya sea del efectivo o tarjetas

Recepcionista Los recepcionistas se encargan de tratar

con el cliente directamente y cobrarles lo de
su estancia. Capturan en el sistema de
captación electrónico, en el cual
estrictamente deben poner como fue el
cobro, si en efectivo o con tarjeta.
Egresos

Los egresos que tiene la empresa los autoriza el gerente, aunque, hay ocasiones que si
son egresos de efectivo más grandes, el Corporativo es el que se encarga de valorar y
autorizar los egresos que se realizarán.

Puesto Egresos

Gerente - Pago de sueldos y salarios

- Suministros de limpieza para
habitaciones o lavandería
- Consumibles para habitaciones (papel
higiénico, jabón, etc.)
- Gastos de mantenimiento y reparación
de instalaciones y habitaciones
- Servicios públicos
- Marketing y publicidad
-

Corporativo - Pago de impuestos sobre la propiedad

- Inversiones en mejoras
Costos de renovaciones y mejoras
en las instalaciones
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CON BASE EN TRANSACCIONES DEL CICLO DE
TESORERÍA

Acciones de control

Punto 1: Establecimiento de políticas escritas para la selección de fuentes de

financiamiento

Detalles específicos para un motel:

- Política de endeudamiento: Define límites claros en cuanto a la cantidad de deuda

que el motel está dispuesto a asumir. Esto puede incluir restricciones sobre el
porcentaje de ingresos que se destinará al servicio de la deuda.
- Fuentes de financiamiento preferidas: Enumera las fuentes preferidas de
financiamiento, como préstamos bancarios, líneas de crédito o inversiones de
accionistas. Indica las circunstancias específicas en las que se consideraría cada
opción.
- Evaluación de riesgos: Establece un proceso para evaluar y gestionar los riesgos
asociados con cada fuente de financiamiento. Define cómo se abordarán los riesgos
potenciales y cómo se tomarán decisiones informadas.
- Participación del comité financiero: Si se forma un comité financiero, especifica su
papel en la revisión y aprobación de las decisiones de financiamiento. Indica cómo se
 comunicarán estas decisiones a la alta dirección y qué información se presentará para
respaldarlas.

Al detallar estos aspectos en la política escrita, el motel establece un marco claro para la
toma de decisiones financieras, proporcionando lineamientos sólidos para la selección de
fuentes de financiamiento de manera coherente y estratégica.

Punto 2: Mantenimiento de una base de datos con archivos maestros de accionistas o

inversionistas:

Detalles específicos para un motel:

- Registro de inversionistas clave: Crea y actualiza una base de datos que incluya
información detallada sobre los accionistas o inversionistas clave del motel. Esto puede
abarcar detalles personales, participación en acciones y cualquier acuerdo específico.

- Histórico de transacciones: Registra las transacciones financieras relevantes de cada

inversionista, como contribuciones de capital, retiros y dividendos. Esto proporcionará
un registro histórico útil para el seguimiento y la toma de decisiones futuras.

- Comunicación efectiva: Establece un sistema para comunicarte regularmente con los

inversionistas, proporcionándoles actualizaciones financieras y oportunidades para
participar en decisiones estratégicas. Esto puede incluir reuniones periódicas o informes
financieros detallados.

- Seguridad y privacidad: Implementa medidas de seguridad para proteger la integridad

de la base de datos y la información confidencial de los inversionistas. Asegúrate de
cumplir con las normativas de privacidad y protección de datos.

- Acceso restringido: Limita el acceso a la base de datos a personal autorizado, como

el departamento financiero. Establece protocolos claros para solicitar y aprobar
cualquier cambio en la información de los inversionistas.
Al mantener una base de datos bien organizada y actualizada, el motel asegura una gestión
eficiente de la información de sus inversionistas, facilitando la toma de decisiones y
fortaleciendo la relación con aquellos que tienen un interés financiero en el negocio.

Punto 4: Cambios de archivos aprobados por escrito por personal autorizado:

- Proceso formal de solicitud: Implementa un proceso estructurado para solicitar

cambios en archivos, detallando la información necesaria y la justificación para el
cambio.
- Formulario de autorización: Exige que cualquier solicitud de cambio en archivos sea
acompañada por una autorización por escrito de un personal autorizado, como el
gerente financiero o el propietario del motel.
- Registro de cambios: Mantiene un registro actualizado que documenta quién autorizó
el cambio, cuándo se realizó y la razón subyacente. Este registro sirve como una pista
de auditoría y proporciona transparencia en el proceso.
- Segregación de funciones: Evita que la misma persona que solicita el cambio sea la
que lo autoriza. Esto ayuda a prevenir conflictos de interés y garantiza una capa
adicional de control.
- Revisión periódica: Establece revisiones regulares de los cambios realizados para
identificar patrones o anomalías, asegurando la coherencia y la conformidad con las
políticas establecidas.

Punto 5: Revisión y aprobación por personal autorizado de informes de cambios a las bases
de datos:

- Proceso de presentación de informes: Establece un procedimiento claro para la

presentación de informes de cambios a la base de datos, detallando el formato y la
información necesaria.
- Revisión detallada: Designa a personal autorizado para revisar minuciosamente los
informes de cambios. Este proceso garantiza que cada modificación sea evaluada en
términos de precisión y conformidad con las políticas establecidas.
- Criterios de aprobación: Define criterios claros para la aprobación de informes de
cambios, asegurándote de que el personal autorizado tenga en cuenta aspectos clave
antes de dar su aprobación.
- Registro de revisiones: Mantiene un registro detallado de todas las revisiones y
aprobaciones de informes de cambios, creando una pista de auditoría integral para
futuras referencias.
- Comunicación transparente: Establece canales de comunicación transparentes para
informar al equipo sobre los cambios aprobados y asegura que cualquier ajuste
necesario se realice de manera eficiente.

Punto 6: Verificación periódica, por personal independiente al proceso, de las fuentes de

inversión y financiamiento registradas en las bases de datos:

- Programa de auditoría interna: Implementa un programa regular de auditoría interna

que incluya la revisión de las fuentes de inversión y financiamiento registradas en las
bases de datos.
- Independencia del auditor: Asegura que el personal encargado de la auditoría sea
independiente del proceso de registro y autorización de fuentes financieras. Esto
garantiza una evaluación imparcial.
- Revisión de documentación de respaldo: El auditor debe revisar la documentación
de respaldo relacionada con las fuentes de inversión y financiamiento para verificar la
autenticidad y la conformidad con las políticas establecidas.
- Informe de auditoría: Genera informes periódicos de auditoría que destaquen los
hallazgos clave y las recomendaciones para mejorar cualquier área identificada como
de riesgo o que requiera atención.
- Acciones correctivas: Si se identifican problemas durante la auditoría, establece un
proceso para implementar acciones correctivas de manera oportuna y eficiente,
asegurándote de abordar cualquier irregularidad.

Esta verificación periódica independiente fortalece la integridad del sistema de control

interno al proporcionar una evaluación imparcial de las fuentes de inversión y financiamiento
del motel.

Punto 7: Conciliación de las cifras de control con los registros de información:

- Proceso de conciliación regular: Establece un calendario periódico para llevar a cabo

conciliaciones entre las cifras de control y los registros de información financiera. Esto
puede realizarse mensual o trimestralmente, según las necesidades del motel.
- Participación de personal independiente: Para mayor seguridad, asigna la
responsabilidad de la conciliación a un miembro del equipo que no esté directamente
involucrado en la gestión diaria de las transacciones financieras.
- Identificación de discrepancias: Define procedimientos detallados para identificar y
abordar cualquier discrepancia entre las cifras de control y los registros financieros. Esto
puede incluir la revisión de transacciones, saldos y cualquier otro elemento relevante.
- Registro de conciliaciones: Documenta todas las conciliaciones realizadas,
incluyendo las fechas, los resultados y las acciones correctivas tomadas. Este registro
actúa como un historial que respalda la integridad de los registros financieros.
- Informe de conciliación: Genera informes después de cada conciliación para
comunicar a la alta dirección los resultados y cualquier hallazgo significativo. Esto facilita
la toma de decisiones informadas.

Al implementar este proceso de conciliación, el motel asegura la coherencia y precisión de

sus registros financieros, facilitando una gestión financiera más eficiente y la detección
temprana de posibles problemas.
Acciones para tomar
- Implementamos un catálogo de cuentas para así llevar el orden
- Se analizan los comprobantes de las compras y pólizas de egresos de pagos en
efectivo del servicio que los clientes han realizado
- Se realiza la contabilidad hecha por el contador del corporativo al que pertenece el
motel, realizando las operaciones de los registros correctos para así comparar los
asientos contables entre periodos
- Se revisa cada cuenta y asiento minuciosamente por el supervisor cada uno para
asegurarse que no contenga algún error y todo sea preciso y este completo, y
posteriormente pueda aprobarse
- El contador procede a la preparación de los estados financieros y una vez realizados
se evalúa el desempeño financiero del motel
- Se comienza a tener la situación real financiera de la empresa para comenzar a tener
mejoras que antes no se habían considerado
 CICLO DE NÓMINA

OBJETIVO PRINCIPAL
El objetivo principal del ciclo de nómina es garantizar que los empleados reciban de manera
oportuna y precisa sus compensaciones por el trabajo realizado. Este proceso implica el
cálculo y la distribución de salarios y beneficios a los empleados de una organización.
Dentro del Motel Amanti, el encargado de pagar las nóminas es el contador del Corporativo
Gramaja S.A de C.V, el cual se encarga de llevar las finanzas del Motel.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento y Contratación:
- Se Publican vacantes en plataformas relevantes.
- Se Realizan entrevistas para evaluar habilidades y experiencia.
- Se solicitan y verifican referencias antes de ofrecer empleo.
Registro del Personal:
Se crean expedientes con información personal, contactos de emergencia y documentación
legal.
1. Software de Recursos Humanos (HR):
- Utiliza software especializado en gestión de recursos humanos que permita
registrar información personal, historial laboral, y otros detalles relevantes.
2. Plataformas en Línea:
- Crea una base de datos en una plataforma en línea segura. Se usa Microsoft Excel
en la nube para un acceso fácil del corporativo.
3.- Sistemas de Nómina:
- Algunos sistemas de nómina también ofrecen funciones para el registro del
personal, dentro del motel no nos proporcionaron cual es el sistema que usan, ya
que es el corporativo el que tiene esos datos.
4.-Tarjetas de Identificación:
- Combina el registro con tarjetas de identificación físicas o virtuales que contengan
información básica del trabajador.
División y Actividades del Personal:
- Divide el personal en áreas como limpieza, recepción y mantenimiento.
- Define tareas específicas para cada posición. Y dependiendo su área del
trabajador teniendo un flujo grama por área
Formas de Selección:
- Utiliza entrevistas estructuradas y pruebas prácticas.
- Evalúa habilidades específicas con diferentes pruebas psicológicas y relacionadas
con el trabajo.
Capacitación:
- Proporciona orientación sobre políticas y procedimientos.
- Se contratan servicios de capacitación para que el personal se sienta más motivado
- Ofrece formación en servicio al cliente y procedimientos de seguridad.
Contratos:
- Crea contratos de empleo detallando roles, responsabilidades y expectativas.
- Incluye términos de remuneración y beneficios.
Cláusulas en Contratos:
- Confidencialidad:
"El empleado se compromete a no divulgar información confidencial de la empresa a
terceros durante y después de su empleo."
- No Competencia:
"Durante la vigencia de este contrato y por un período de [X] meses después de su
terminación, el empleado se compromete a no trabajar para o colaborar con competidores
directos de la empresa."
- Periodo de Prueba:
"Las primeras [X] semanas se considerarán un período de prueba durante el cual ambas
partes pueden rescindir el contrato sin previo aviso ni responsabilidad financiera."
- Terminación por Causa Justa:
"La empresa se reserva el derecho de dar por terminado este contrato inmediatamente en
caso de conducta indebida grave por parte del empleado, como robo, fraude o violación de
políticas fundamentales."
- Horario de Trabajo:
"El empleado acuerda cumplir con el horario de trabajo establecido por la empresa, con la
flexibilidad ocasional según sea necesario para cumplir con las responsabilidades
laborales."
 - Beneficios y Compensación:
"El empleado recibirá beneficios específicos, como seguro de salud y vacaciones pagadas,
de acuerdo con si ejecuta correctamente su rol el trabajador”
- Especifica condiciones de terminación y periodo de prueba.

• Tarjetas de Asistencia:
• Se cuentan con Tarjetas de Asistencia Rudimentarias:
• Tienen un diseño Simple:
• Tarjetas de papel con un diseño básico que incluya líneas para el nombre y la fecha.
• Tamaño Pequeño:
• Son de tamaño más pequeño y portátil para facilitar su manipulación.
• Fecha y Día de la Semana:
• Campos para que el trabajador escriba la fecha y el día de la semana.
• Entrada y Salida:
• Secciones separadas para que el empleado anote la hora de entrada y salida.
• Firma del trabajador:
• Espacio para la firma del empleado como confirmación de su registro.
• Caja de Comentarios:
• Un espacio adicional donde los empleados pueden hacer comentarios breves, como
explicar retrasos o ausencias.
• Cajón de Almacenamiento:
• Un lugar designado para que los empleados depositen sus tarjetas al final del día o
de su turno.
• Supervisión Manual:
• Un proceso manual de supervisión por parte del supervisor para revisar y registrar la
información de las tarjetas.
PREPARACIÓN DE LA NÓMINA

El contador de la empresa será el encargado de elaborar las nóminas, tomará en cuenta

premios y bonificaciones que la empresa da, para así elaborarla, sin olvidar también las
deducciones, para así tener el sueldo neto que se le pagará a cada trabajador.

Algunas formas de pago utilizadas para pagar nominas son: pago con cheque, pago en
efectivo y pago por transferencia.
Pago con cheque
Puede ser hecho por un cheque emitido directamente por la empresa o empleador a favor
del empleado. No puede ser un cheque a nombre de terceras personas, sino una orden de
pago a la vista, es decir, el representante bancario debe darle el dinero al trabajador con la
presentación de la identificación al momento de que éste lo presente en el banco
Pago en efectivo

Esta forma de pago, aunque es antigua, todavía se observa en algunas instituciones y

algunas leyes estipulan que se haga en la moneda del país donde se ejerza la actividad
del profesional.

Es importante recalcar que siempre se debe tener una comprobación de este pago

Pago por transferencia

Se utiliza en la actualidad y está más vigente que nunca, gracias al avance tecnológico y
a las nuevas aplicaciones que salen al mercado diariamente, es el depósito o
transferencia bancaria, a través de una cuenta de nómina.

A veces es más fácil tanto para el empleado como el empleador, utilizar cuentas
bancarias para hacer transacciones financieras relacionadas a procesos laborales, que
pueden ser comprobadas con las planillas de la nómina entregadas al trabajador
generalmente después de que el pago de salario se haga efectiva.
ASPECTOS PARA EL PAGO DE LA NÓMINA
En el motel, se ha implementado un sistema de registro para controlar la asistencia del
personal. Cada empleado debe fichar al entrar y salir de su turno utilizando tarjetas
electrónicas que registran la hora exacta de inicio y finalización de su jornada laboral. El
gerente general es encargado del sistema por lo que es responsable de bajar el reporte de
las asistencias de los trabajadores, obteniendo así un registro preciso de las horas
trabajadas por cada empleado y facilitando el cálculo preciso de las horas trabajadas para
realizar los pagos correspondientes de manera justa.
Además, el motel cuenta con un sistema de registro y seguimiento de las obligaciones
fiscales para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones
fiscales vigentes. El equipo de contabilidad se encarga de realizar los cálculos precisos de
retención de impuestos y presentar las declaraciones correspondientes dentro de los plazos
establecidos.
Asimismo, se aplican diversas deducciones en el salario de los trabajadores para asegurar
el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, en el motel se aplican las
deducciones del seguro médico y prestaciones sociales, préstamos o adelantos de salario,
y contribuciones a planes de pensiones o jubilación. Estas deducciones se realizan de
acuerdo con los acuerdos previos y permiten a los empleados acceder a servicios de salud,
financiamiento cuando lo necesiten y asegurar su estabilidad financiera futura.
Con todo esto se procede a la determinación del pago que se les hará a los trabajadores.
PAGOS DE SUELDOS Y SALARIOS
En el motel Amanti el contador es el cual se encarga de pagar los sueldos y salarios de
los trabajadores.
Los sueldos y salarios, ya pasado el proceso como el registro de horas trabajadas y
retenciones de impuestos y deducciones, se emiten los depósitos directos en las cuentas
bancarias de los empleados.
Esto se registra detalladamente a través de pólizas de diario para así mantener la
transparencia, cumpliendo con las regulaciones laborales y proporcionar información
precisa en caso de auditoría.
CONTROL INTERNO DE NÓMINAS
Acciones de control
1.- Segregación de funciones
- Contador es el que aprueba y paga las nominas
- Gerente General es el que registra las horas trabajadas
2.- Revisión y aprobación
- El Gerente General es el que revisa para asegurarse que el personal cumpla las horas
establecidas
- El contador es el que se encarga de revisar para asegurarse que los cálculos sean
precisos y que se apliquen correctamente las deducciones y retenciones correctas.
3.- Cumplimiento legal
- El contador se asegura que la nómina cumpla correctamente con las leyes y
regulaciones laborales y fiscales aplicables.
4.- Respaldo de documentación
- El contador mantiene el respaldo de la documentación relacionada con la nómina,
como registros de tiempo o formularios de impuestos.
5.- Acceso restringido a la información
- El contador es el único que tiene acceso a los sistemas de nómina y la información
confidencial de los empleados.
- Tiene contraseñas seguras para garantizar la seguridad de los datos.
Flujograma