Fase 3 – Realizar la planeación y organización en un caso empresarial

Actividad Colaborativa

Luna Yesenia Rodriguez Villanueva

CC. 1076500279

Grupo:105015_395

Nombre del docente: Gloria Amparo Serrato

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD.

Programa Administración de Empresas

Neiva 02 de Septiembre de 2022

 Introducción

Este trabajo se desarrolla con el fin de dar a conocer y utilizar la función de planeación y
organización de la empresa Colombina S.A. a través de la misión, visión, una proyección de
políticas y objetivos, la realización de una estructura organizacional, dando a conocer la
importancia de una adecuada utilización de los recursos para llegar a lograr éxito en la empresa.
 Objetivos

Identificar aquellas funciones administrativas de Colombina S.A. por medio de la planeación y

organización para así lograr los objetivos planteados.
 Planeación
1. De acuerdo con el análisis que realizo en las Debilidades, Fortalezas, Oportunidades y
Amenazas, realice la situación actual y el futuro deseado para la empresa con la
metodología de estudio de caso:
Tabla No. 1. Situación de la empresa (Colombina S.A)
Situación actual Futuro deseado de la empresa
Integrar de manera activa la Lograr acuerdos con las cadenas de
comercialización en los mercados distribuciones que no sean propias donde la
nacionales comerciales internacionales, de empresa se muestre beneficiada en la
productos de origen saludable. reducción de costos de distribución.

Incrementar las estrategias competitivas a Implementar las herramientas y recursos

través del valor agregado a los clientes, en necesarios para la comercialización de los
busca de reconocimiento en las diferentes productos, con demanda orgánica, en
oportunidades de mercado. crecimiento.

Reconocimiento a nivel mundial Realizar acuerdos con diferentes instituciones

Utilización de nuevas y avanzadas para capacitar a todos los colaboradores de la
tecnologías compañía.
Innovación en los productos Utilizar la tecnología para manejar las ventas,
el mercadeo y la publicidad de la empresa.

Fuente: elaboración propia

2. Aplicar la función de planeación, para la empresa seleccionada

Tabla No. 2. Misión y Visión (Colombina S.A)

Misión
Por más de 8 décadas de gestión han hecho que
Colombina sea una empresa líder del sector
alimentario que viene proporcionando sabor a la
vida y constituyéndose en una positiva imagen
en Colombia. Desde el momento en que se
fundo es una empresa comprometida por la
mejoramiento continuo e innovación
procurando además un desarrollo de nuestros
colaboradores, en fortalecimiento de los
accionistas y trabajando en plena armonía con
el medio ambiente.
Pero por encima de todo el posicionamiento
de Colombina se fundamentado en el absoluto
interés de acercarnos a los requerimientos y
expectativas de nuestros clientes
consumidores quienes cada día demandan
productos más novedosos y consecutivos.
Visión
Nuestra visión como una corporación nacional
es el crecimiento financiero de forma que
podamos ser una empresa de alta efectividad en
la administración de recursos. Desarrollar y
fortalecer nuestra cultura empresarial
promoviendo y comprometidos con la
aplicación de valores, que caracterizan nuestras
actuaciones, en procura de la existencia el
respeto, el compromiso, la creatividad
e innovación. El trabajo en equipo es vital
puesto que ha hecho que podamos satisfacer las
expectativas de servicios a nuestros
clientes así cautivar al consumidor.
y
Tabla 3. Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo
Corto Plazo (1 a 3 meses)
Nuestra visión como una
corporación nacional es el
crecimiento financiero de
forma que podamos ser una
empresa de alta efectividad en
la administración de
recursos. Desarrollar y
fortalecer nuestra cultura
empresarial promoviendo y
siendo comprometidos con la
aplicación de valores, que
caracterizan nuestras
actuaciones, en procura de la
existencia el respeto, el
compromiso, la creatividad
e innovación. El trabajo en
equipo es vital puesto que ha
hecho que podamos satisfacer
las expectativas de servicios a
nuestros clientes así cautivar
al consumidor.
Fuente: elaboración propia
Mediano Plazo (3 meses a 1
año)
En el 2020 las ventas de los
productos lanzados en los
últimos dos años
representaron, el 7,7% de las
ventas del año, para este año
uno de los objetivos es lograr un
porcentaje de venta mayor a
lo que se logró en dos años
atrás.
Largo Plazo (1 a 5 años)
Mas de unos 70 países en el
mundo descubren cada día
que el “sabor es infinito”.
Esta compañía es pionera de
la exportación en Colombia
y en muchos países
llenando de sabores la vida,
La sostenibilidad es el eje central
de la estrategia, lo que nos
permite desarrollar los aspectos
ambientales, sociales y
financieros del negocio de forma
balanceada.
Estamos seguros de que para el
2023, esta visión nos permitirá
tener una ventaja competitiva para
lograr los objetivos de largo
plazo.
Tabla 4 Determinar los valores corporativos (Colombina S.A)

Los valores corporativos de Colombina S.A. se comprometen en la aplicación, que caracterizan

las acciones en procura de la excelencia, tales como:

Compromiso
Trabajo en equipo
Orientación al cliente
Respeto
Creatividad e innovación

Compromiso: Es una compañía global de alimentos que busca cautivar al consumidor a través de
la innovación y el sabor de sus productos.

Trabajo en equipo: Fabrican y se comercializa alimentos de diferentes categorías, gracias a un

equipo de colaboradores comprometidos a crear los mejores sabores y experiencias.

Orientación al cliente: Colombina cuenta con más de 90 años de experiencia en brindar

productos bajo un modelo de gestión integral y de competencia, transparente a los clientes y
consumidores alrededor del mundo además atienden alrededor de 750.000 clientes alrededor del
mundo.

Innovación y tecnología: Están en más de 14 países con operación propia dotada de modernos
equipos y tecnología de gama, en ella se producen dulces, masmelos, gomas, chicles, chocolates
y pasabocas.

Fuente: elaboración propia

Tabla 5. Políticas (Colombina S.A)

Política de satisfacción Política de pago a los Política de horarios Políticas de formación

del cliente proveedores al cliente
interno

Línea de atención al Cumplir los requisitos Horario de recepción Cumplir a cabalidad

cliente, recepción de que se indican en el de con la formación en
PQRS y/o formato “Requisitos Proveedores de
felicitaciones Proveedores 5:00 am a 2:00 pm Salud y Seguridad en
Colombina”. Horario de despacho el trabajo, la cual
de dependerá del
mercancía (esta profesional
estará sujeta a encargado del área
cambios, ya sea por
el sostenimiento del
producto,
cambios climáticos
que impidan el
despacho de este)
A partir de las
10:00 am hasta las
4:00 pm
De 10:00 pm a
4:00 pm

Correo electrónico para Base de datos Horario de pago de Prohibición de trabajo

el cliente, actualizada; proveedores forzado
PQRS y servicio al números telefónicos
cliente de confirmación de De 09:00 am 2:00 Cuidado del medio
pagos y cuentas pm los lunes ambiente
miércoles y jueves
bancarias para Eliminación de la
sábados si el lunes es
depósitos, datos de discriminación
festivo.
facturación
electrónica y
certificados de
retención.
 Canales de atención Horario Laboral de la Horarios de trabajo y
por medio de parte remuneración
páginas sociales administrativa es
como: Facebook, de lunes a viernes
Instagram y página desde las 07:30 am a
oficial de la empresa 5:00 pm
El área operativa y de
producción se
compete de tres
turnos rotativos con
un día de descanso
entre semana
6:00 am 2:00 pm
2:00 pm 10:00 pm
10:00 pm 6:00 am

Fuente: elaboración propia

Tabla 6. Presupuesto (Colombina S.A)

Recursos Gerencia Área Área Área Área

Administrativa Financiera Comercial Operativa
Humanos Gerente Secretaria de Revisor fiscal Gerente Jefe
Gerente zonal Gerencia (1) Comercial y operativo
Sub Gerente Contador
de ventas
(3) Auxiliar Jefe de
contable Auxiliar De producción
ventas y y
Profesional
servicios servicios
es Recursos
Humanos (4) Mercaderistas (2)
Impulsadoras
Degustadoras
Comerciales
de venta y
publicidad
(6)
 Técnicos Papelería Equipo de Papelería Papelería Papelería
(USB, resma cómputo de (USB, resma (USB, resma (USB,
de papel, ultima de papel, de papel, resma de
lapiceros etc.) tecnología lapiceros lapiceros, papel,
etc.) etc.) lapiceros,
Equipos de Papelería etc.)
cómputo, Equipos de Equipos de
Impresoras. computo computo Equipos de
Dotación computo
completa Dotación
completa

Locación, Locación y/o Locación y/o Locación y/o Locación

servicio de oficina Internet oficina oficina. y/o oficina.
energía Internet Internet
Internet
Agua, Equipos de Equipos de Equipos de Equipos de
internet oficina de oficina de oficina de oficina de
tecnología de tecnología de tecnología de tecnología
gama gama gama de gama

Financiero Salario Secretaria de Revisor fiscal Gerente Jefe

Gerente Gerencia (1) Comercial y operativo
$ 15.000.000
de ventas
$20.000.000 $ 1.700.000 $3.000.000
Contador
$ 15.000.000
Gerente de $10.0000 Auxiliar De Jefe de
zona ventas y producción
$13.000.000 servicios y
Auxiliar servicios
Sub contable $ 1.500.000
Gerente Mercaderistas $3.000.000
$ 4.000.000
$ 7.400.000
Salario Impulsadoras
Profesionales
Asistente Recursos Degustadoras
Gerencia humanos $ 978.000
$1.700.000
$10.000.000 Comerciales
de venta y
publicidad
$ 1.700.000

Fuente: elaboración propia

 Organización

Colombina S.A. cuenta con un alto grado de formalidad, ya que tiene plenamente

identificado y documentado sus planes, su misión, su visión, sus objetivos y sus políticas.

Cuenta con un gran plan estratégico corporativo el cual es formulado y revisado por un nivel

muy alto en estrategia de la Compañía. La organización posee una estructura matricial

dividida en Unidades Estratégicas de Negocio y Unidades de Apoyo y Servicio.

Gerencia General Dulcería CO

Gerencia General Chocolatería
MERCA
Gerencia General Galletería y Pasteles

Presidencia Ejecutiva
Gerencia General Conservas

Gerencia General Helados

Gerencia General Comercializadora

Gerencia General Exportaciones

Gerencia General VAN CAMP´S

Gerencia General Procalidad

Gerencia General Venezuela

GERENCIAS CORPORATIVAS

DESARROLLO JURIDICO MERCADEO

DE NEGOCIOS CORPORATIVO

FIANZAS Y RECURSOS
ADMINISTRACION HUMANOS
No CARGO FUNCIONES

Ejercer la representación legal de la empresa.

Presidir las sesiones de la Asamblea y de la Junta
Directiva, suscribiendo las respectivas actas. Cumplir
y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la
Asamblea y la Junta Directiva.
Apoyar las actividades de la Empresa.
1 Presidencia ejecutiva
Garantizar el buen funcionamiento de las líneas de
producción
Garantizar las estrategias para aumentar la eficiencia
y eficacia de la producción, innovación y
sostenibilidad de la organización.
2 Gerente General
Predefinición de objetivos y metas a lograr durante
un determinado tiempo
Implementar las condiciones y procedimientos
necesarios para la organización
Responsable en el cumplimiento de las funciones y
objetivos del área administrativa. Establecer
políticas, métodos y procedimientos de desempeño

3 Gerente administrativo
La figura de revisor tiene como fin de que se ejerza
un control y fiscalización de la operación de las
empresas. Dicha figura solo puede ser ejercida por un
contador público y algunas de las normas en las que
debe basarse para realizar su gestión.
• Verificar el cumplimiento de operaciones con
prescripciones estatutarias y decisiones de JD y
Asamblea.
Notificar por escrito a los órganos de dirección y
administración de las irregularidades que ocurran en
el funcionamiento de la sociedad.
Velar por la regularidad de la contabilidad y de las
actas de la sociedad; así como conservar
comprobantes de cuenta y correspondencia
-Inspecciona bienes de la sociedad y procurar su
conservación y seguridad.
-Autorizar estados financieros en las sociedades
donde sea obligatorio tener revisor fiscal

4 Revisoría fiscal
 • Diligenciar y mantener actualizados los
libros de contabilidad (auxiliares, diario,
mayor y balances, inventarios).
• Mantener la información contable al día con
todos los soportes a través de digitación en
un software contable.
• Elaborar y presentar los estados financieros
con sus respectivas notas, con la periodicidad
acordada en el contrato, como mínimo una
vez al año según requisitos de la
normatividad contable.
• Certificar estados financieros de propósito
general.
• Elaborar informes con destino a la gerencia,
junta directiva, consejo de administración u
otro orgánico similar con la periodicidad
acordada entre las partes.
• Preparar las declaraciones tributarias
nacionales y territoriales con los respectivos
anexos relacionados.
• Elaboración de la información exógena con
destino a las autoridades tributarias.
• Expedir las certificaciones que se requieran
con fundamento en los libros de contabilidad.

5 Contador
Tiene como función coordinación del equipo de
personas bajo su supervisión conforme a los
valores de la empresa.

Dirección del departamento de recursos humanos

para que sus funciones se lleven a cabo con
eficacia y eficiencia.

–Aporte a la dirección general de la perspectiva de

los recursos humanos en cuestiones estratégicas de
crecimiento, nuevas aperturas, margen de
contribución de los distintos servicios
/ unidades de negocio, nuevas adquisiciones, etc.

6 Recursos humanos
Estos roles se deben traducir en una serie de
funciones específicas (no están por orden de
importancia):

Planificar las plantillas de acuerdo con la

organización del Instituto para asegurar el servicio a
la par de que no hayan excesos y sobrecostes.

Gestionar los turnos, vacaciones, bajas y ausencias.

Tener documentado y actualizado adecuadamente la

definición de todos los puestos de trabajo de la
empresa.

Diseñar los nuevos puestos oportunos, definir

funciones y responsabilidades junto con la dirección
del departamento al que vaya a pertenecer la persona.

Prever las necesidades de personal a medio y largo

plazo.

Analizar los sistemas retributivos para fomentar la

equidad interna y externa y la motivación del
personal.

Diseñar e implementar las acciones y procesos

necesarios para atraer candidatos competentes.

Esta función es fundamental. Parte importante del

éxito de la empresa es su capacidad para atraer,
contratar y retener a las mejores personas.

Redacción detallada del perfil, rol, funciones,

dependencia, remuneración, etc.

Búsqueda y selección de candidatos.

 Pruebas de selección y test de aptitudes / actitud /
capacidad.

Diseñar junto con los jefes de cada departamento los

planes de carrera de los distintos puestos en la
organización de la empresa y efectuar seguimiento
del mismo, identificando aquellas personas con
mayor potencial y recorrido.

Planificación y organización de los cursos de

formación necesarios.

Controlar el absentismo, la pirámide edad o las

relaciones laborales, además de corregir los
desajustes entre las competencias del trabajador y las
exigidas por el puesto.

Instaurar un programa de objetivos y evaluación del

desempeño. Evaluar el desempeño del equipo,
intentando que sea una evaluación 360º, apoyándose
en los directores de departamento.

- Clima y satisfacción laboral:

Instaurar un sistema de evaluación y seguimiento del

clima y la satisfacción laboral.

Administración del personal:

Gestión de todos los trámites jurídico administrativos

que comporta el personal de la empresa, englobados
en ámbitos como la selección y formalización de
contratos, tramitación de nóminas y seguros sociales y
control de los derechos y deberes del trabajador.

Gestión de la comunicación entre la empresa y sus

empleados, utilizando a los interlocutores de estos,
que son los representantes sindicales (comités de
empresa, delegados de personal o enlaces sindicales).
Estos representantes deben ocuparse de las
condiciones colectivas del
 trabajo, como la negociación de los convenios
colectivos los conflictos que se puedan originar en la
empresa y sus vías de solución.

Estudio de las condiciones de trabajo y de los riesgos

laborales asociados. Implementación de medidas de
prevención y de protección, a fin de preservar la salud
de las personas que trabajan en la empresa.

Entre sus funciones debe: Preparar informes y

realizar un análisis del volumen de ventas. Al revisar
la comercialización de un producto o para el
lanzamiento por primera vez, deben tomar las
decisiones correspondientes al plan estratégico.

Deben tener en cuenta los resultados del estudio de

mercado y la información sobre las preferencias de
los clientes y los productos de los competidores.

Participar en las decisiones sobre la elección y

combinación de los medios de comunicación para la
publicidad, los programas de producción, el método
de distribución y capacitación de personal de ventas.

El jefe de marketing debe dirigir y motivar un equipo

para conseguir la consecución de objetivos.

Viajar para encontrarse con los clientes, en empresas

y exposiciones, para promover su producto o servicio,
o con el fin de recopilar información y establecer
buenas relaciones con nuevos clientes o con clientes
potenciales.

Jefe Operaciones y
7 marketing
Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No Cargo Asignación de recursos

1 Presidencia ejecutiva Materiales: Sillas Rimax $43.000, Mesa

$177.000, Elementos de Oficina $140.000
Técnicos: Equipo de cómputo $ 1.799.00,
Video Beam $1.995.000 Línea móvil $150.000
Financieros: Salario $60.000.000 por miembro

4 Auditor Interno Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,

teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.

Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora

$449.000, Software $690.000

Financieros: Salario $9.371.000

5 Gerente General Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,

teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.

Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora

$449.000

Financieros: Salario $20.641.000

6 Director Contable Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,

teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.
Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora
$449.000, Software $690.000
Financieros: Salario $2.697.000

7 Gerente admirativo Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,

teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.

Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora

$449.000, Software $690.000, Video Beam
$1.995.000

Financieros: Salario $15.697.000

 8 Jefe de operaciones y
márquetin
9 Coordinador Comercial
10 Coordinador Cartera
11 Coordinador de Tesorería
Fuente: elaboración propia
Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,
teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.
Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora
$449.000, Software $690.000
Financieros: Salario $8.697.000
Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,
teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.
Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora
$449.000, Software $690.000
Financieros: Salario $3.955.000
Materiales: Escritorio $700.000, silla $350.000,
teléfono fijo $240.000, teléfono móvil $469.000,
elementos de oficina $50.000.
Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora
$449.000, Software $690.000
Financieros: Salario $2.955.000
Materiales: Escritorio $700.000, silla
$350.000, teléfono fijo $240.000, elementos de
oficina $50.000, Caja Fuerte $1.500.000
Técnico: Equipo de cómputo $1.799.000, impresora
$449.000, Software $690.000
Financieros: Salario 3.955.000
 Conclusión

La planeación es una función de gran importancia en la administración ya que

permite seguir una línea de acción para que la empresa identifique cómo está y cómo

puede alcanzar los objetivos planteados y la organización permite poner a las

personas indicadas en los puestos indicados, y con ello desarrollar una estructura

formal para que logre el cumplimiento de las actividades necesarias y así tener un

buen funcionamiento de la empresa.

Referencias bibliográficas
https://colombina.com/co_es

https://sostenibilidad.colombina.com/es/files/reporte2019extenso.pdf