Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis de

riesgos y diagrama de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a amenazas de fraude

en contratación de adquisición de bienes

Laura Isabel Uribe Mora

Valery Ruiz Andrade

Nini Johanna Chaura Amado

Docente:

Sonia Patricia Rojas

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Programa de Créditos de Posgrado Alta gerencia

Prevención y Gestión del Riesgo

Diciembre de 2023
 Introducción

En la sociedad actual, la gestión de riesgos se ha convertido en un elemento crucial para

abordar los desafíos que enfrentamos en diversos ámbitos. Este trabajo explora la naturaleza

multifacética de los riesgos, analizando su impacto en sectores clave, identificando estrategias

de mitigación y proponiendo enfoques innovadores para la gestión efectiva de situaciones

riesgosas. A lo largo de estas páginas, examinaremos cómo la comprensión profunda de los

riesgos puede contribuir no solo a la seguridad, sino también al desarrollo sostenible y al

bienestar de las comunidades. Se comprende que todas las organizaciones independientes de

su tamaño deben contar con una sólida estructura frente a la gestión del riesgo, pues es allí

donde se identifica el grado y el impacto que puede causar la materialización de un riesgo en

las diferentes áreas de la empresa.

Tomando como base la información de la empresa Colombina se realizó un flujograma

del proceso de contratación, con el fin de identificar los pasos a seguir en un proceso puntual,

quien es el responsable de la toma de decisiones y que departamentos están involucrados.

Quiénes Somos

Compañía global de alimentos que busca cautivar al consumidor a través de la

innovación y el sabor de sus productos. Sustentada en una marca sombrilla fuerte, marcas

reconocidas y de alto valor percibido, comercializadas eficazmente para estar al alcance de

todos. Comprometida con un esquema de sostenibilidad que involucra a todos sus grupos de

interés.

Las sociedades que integran el Grupo Empresarial Colombina realizan las

siguientes actividades:

● COLOMBINA S.A: Fabricación y comercialización de toda clase

de productos deshidratados, salsas, conservas, y congelados.

● COLOMBINA DEL CAUCA S.A:Fabricación y comercialización

de toda clase de productos alimenticios

de toda clase de productos alimenticios.

● CONSERVAS COLOMBINA S.A: Fabricación y comercialización

de toda clase de productos alimenticios y prestación de servicios intermedios de la

producción.

● PRODUCTOS LACTEOS ROBIN HOOD S.A: Prestación de

servicios intermedios de la producción, logístico, comercial y productivo.

● CHICLES COLOMBINA S.A: Fabricación y comercialización

de toda clase de chicles en todas sus formas presentaciones

● COLOMBINA ENERGÍA S.A.S Generación y comercialización

de energía y comercialización de todo combustible permitido

● COMEXA DE COLOMBIA S.A: Fabricación y comercialización

de toda clase de productos deshidratados, salsas, conservas, y congelados.

● CANDY LTDA Comercialización de toda clase de productos

alimenticios

● COLCANDY LTDA Comercialización de toda clase de productos

alimenticios

● PIERROT LTDA Comercialización de toda clase de productos

alimenticios

● COLDIS LTDA Comercialización de toda clase de productos

alimenticios.
EN EL EXTERIOR:

● COMPAÑÍA DE ALIMENTOS DEL PACIFICO S.A. “CAPSA”

Producir, importar, exportar, comercializar todo tipo de alimentos y bebidas.

● DISTRIBUIDORA COLOMBINA DEL ECUADOR S.A.

Importación, exportación, comercialización, distribución y fabricación de productos

alimenticios.

● COLOMBINA USA INC. Importación, comercialización, de

productos alimenticios y venta de derivados del azúcar, cacao, maíz y trigo

● COLOMBINA REPUBLICA DOMINICANA S.A.S Ventas al

por mayor de productos en almacenes y supermercados mayoristas.

● COLOMBINA DEL PERU S.A.C Producción, comercialización,

importación, exportación de productos alimenticios para consumo humano y animal.

● COLOMBINA DE CHILE LTDA Comercialización, importación

y exportación de productos de confites, galletas y otros alimentos.

● COLOMBINA DE PUERTO RICO LLC. Importar y distribuir

alimentos, productos comestibles y cualquier otro tipo de producto relacionado.

● ARLEQUIN COMERCIAL S.A. Establecer, gestionar y llevar

a cabo el negocio de una compañía financiera y de inversiones

● COLOMBINA DE VENEZUELA C.A. Importar y comercializar

productos alimenticios
 ● DISTRIBUCIONES COLDIS DE VENEZUELA C.A. Importar

y comercializar productos alimenticios.

El objeto social de Colombina

Consiste en la fabricación y comercialización de toda clase de productos alimenticios,

incluidas las actividades afines y complementarias. Todas las inversiones adoptadas por

Colombina están encaminadas hacia el giro normal del negocio, tal como se ha descrito.

MISIÓN

8 décadas de gestión han hecho que Colombina sea una empresa líder del sector

alimentario que viene proporcionando sabor a la vida y constituyéndose en positiva imagen en

Colombia. Desde que se fundó es una empresa comprometida por la innovación, mejoramiento

continúo procurando además un desarrollo de nuestros colaboradores, en fortalecimiento de los

accionistas y trabajando en plena armonía con el medio ambiente.

Pero por encima de todo el posicionamiento de Colombina está fundamentado en el

absoluto interés de acercarnos a los requerimientos y expectativas de nuestros clientes y

consumidores quienes cada día demandan productos más novedosos y consecutivos.

VISIÓN

Nuestra visión como corporación nacional es el crecimiento financiero de forma que

podamos ser una empresa de alta efectividad en la administración de recursos. Desarrollar y

fortalecer nuestra cultura empresarial promoviendo y comprometiéndonos con la aplicación de

valores, que caracterizan nuestras actuaciones, en procura de la existencia el respeto, el

podamos satisfacer las expectativas de servicios a nuestros clientes así cautivar al consumidor.

Valores Corporativos

En Colombina promovemos y nos comprometemos con la aplicación de los siguientes

valores, que caracterizan nuestras actuaciones, en procura de la excelencia:

● Trabajo en Equipo

Participamos y colaboramos con entusiasmo en cada uno de los procesos;

buscamos con nuestro trabajo individual y colectivo la sinergia del equipo para lograr

los mejores resultados.

● Compromiso

Estamos comprometidos con esmero a participar activamente en el desarrollo

de nuestros objetivos individuales y organizacionales con honestidad y lealtad, en todo

momento y en todo lugar.

● Orientación al Cliente

Nos orientamos decididamente a conocer las necesidades y deseos de nuestros

clientes internos y externos para satisfacer sus expectativas, proporcionándoles los

mejores productos y servicios.

Respetamos y reconocemos las iniciativas de cada uno; damos un trato digno,

franco y tolerante donde aceptamos la crítica para seguir creciendo y desempeñando un

papel importante en el logro de nuestra meta.

● Creatividad e Innovación

Creemos en nuestro talento y creatividad, proporcionamos constantes

desarrollos e innovamos en el diseño de nuestros productos, teniendo como objetivo

primordial la satisfacción de nuestros consumidores.

Objetivos Corporativos

En Colombina trabajamos a lo largo de toda la cadena de valor para garantizar la calidad

e inocuidad de nuestros productos, capacitando al equipo humano de nuestras plantas y

desarrollando acciones preventivas para minimizar las variaciones en procesos de producción,

almacenamiento, y distribución.
 3. Cuestionario de identificación y análisis de riesgos - COLOMBINA

Big Brother

El programa Big Brother ha sido una de nuestras apuestas más importantes en la

generación de competitividad y construcción de tejido empresarial. Por medio de éste,

acompañamos a nuestras empresas proveedoras mediante la transferencia de buenas prácticas,

con el fin de mejorar sus procesos productivos, administrativos, comerciales y brindarles las

herramientas para convertirse en empresas exportadoras.

Actualmente contamos con 63 empresas proveedoras entre Colombia y Guatemala,

teniendo en cuenta que implementamos una nueva estructura del programa Big Brother con el

objetivo de ampliar el cubrimiento no sólo a nivel nacional sino impactar a proveedores

internacionales. En este sentido contamos con una coordinación desde el área de

Abastecimiento y líderes por planta que acompañará la implementación del programa.

Evaluación Social y Ambiental

Colombina prefiere trabajar con proveedores que gestionan sus factores sociales,

ambientales y de gobierno corporativo, para ello mide continuamente su cadena de valor con

el único objetivo de que fortalezcan las diferentes áreas de impacto como son gobernanza,

comunidad, trabajadores, medio ambiente y clientes. Para lograr el fortalecimiento de nuestros

proveedores, trabajamos un programa denominado “Mide lo que Importa+Colombina”

mediante una herramienta de medición que se conoce como evaluación de impacto B.

(Archivo adjunto)

Glosario

Proveedor: es aquella persona física o jurídica que provee o suministra

profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o

sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra

prestación. El proveedor se encarga de abastecer a terceros de distintos recursos

con los que él cuenta. De manera profesional otorga a terceros dichos recursos

para el desarrollo de actividades comerciales o económicas de estos.

Distribución: es la acción que realiza una persona de acuerdo al rol que

desempeña, en distribuir, repartir, dividir según el contexto en el que se

desarrolle. En el ámbito de la comercialización, la distribución comprende toda

la infraestructura y la organización que posibilita la llegada de

productos y servicios a los mayoristas, a los minoristas y/o a

los consumidores finales, de modo que involucra numerosos aspectos, el equipo

humano: promotores, vendedores, repartidores. A menudo se habla, por esta

razón, de canales, cadenas y redes de distribución.

Contrato: un contrato es un pacto de obligaciones y derechos entre dos

personas (jurídicas y/o naturales) que se comprometen a respetar los términos

acordados por escrito, y se someten a las leyes del país para resolver cualquier

disputa surgida en torno a los términos del acuerdo.

Proceso: El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a

través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y

forman un proceso integral.

susceptible de presentarse riesgos de corrupción o errores en las tres etapas, o cuales

sobran o hay situaciones de burocracia que ralentizan el proceso contractual.

Etapa 1: Planificación

➔ Elaboración de Presupuestos y Especificaciones:

◆ Posible favoritismo hacia ciertos proveedores.

◆ Redacción ambigua que puede dar lugar a malentendidos.

◆ Procedimientos internos que ralentizan la elaboración de pliegos.

➔ Determinación de Presupuestos:

◆ Inflación de presupuestos para beneficiarios a ciertos

proveedores.

◆ Estimaciones incorrectas que pueden causar problemas

financieros.

◆ Procedimientos administrativos lentos para la aprobación del

presupuesto.

➔ Proceso de Selección de Proveedores:

◆ Posible manipulación en el proceso de licitación.

◆ Falta de transparencia en la evaluación y selección de

proveedores.

◆ Procedimientos que prolongan la toma de decisiones.

➔ Negociación de Contratos:

◆ Posible corrupción durante las negociaciones contractuales.

◆ Ambigüedades en los términos del contrato que pueden causar

malentendidos.

◆ Trámites innecesarios que ralentizan la negociación.

➔ Firma de Contratos:

◆ Presiones indebidas para la firma del contrato.

◆ Deficiencias en la documentación contractual.

◆ Procesos de firma excesivamente complicados.

➔ Cumplimiento de Requisitos Legales:

◆ Posible falta de cumplimiento de requisitos legales.

◆ Cumplimiento de trámites legales que impiden el proceso.

Etapa 3: Ejecución

➔ Gestión de Proveedores:

◆ Prácticas corruptas en la relación continua con proveedores.

◆ Deficiencias en la gestión de contratos que pueden resultar en

incumplimientos.

◆ Procedimientos internos que dificultan la gestión eficiente.

➔ Control y Supervisión:

◆ Falta de controles internos que permiten prácticas corruptas.

◆ Supervisión inadecuada que puede llevar a problemas de calidad.

◆ Exceso de informes y procesos de aprobación.

◆ Corrupción en el proceso de cierre.

◆ Evaluación incorrecta del desempeño del proveedor.

◆ Procedimientos prolongados para el cierre del contrato.

➔ Burocracia excesiva:

◆ Trámites burocráticos que evitan la ejecución de contratos.

◆ Procedimientos internos complejos que dificultan la toma de

decisiones.

6. Formule para las que identifique un posible tratamiento a fin de

evitar que se materialicen.

Etapa 1: Planificación

1. Elaboración de Presupuestos y Especificaciones:

- Implementar revisiones independientes de los presupuestos y

especificaciones para garantizar claridad y equidad

- Establecer un comité de revisión de licitaciones para garantizar la

objetividad y la transparencia.

2. Determinación de Presupuestos:

- Realizar auditorías internas regulares para verificar la precisión y la

integridad de los presupuestos.

- Publicar presupuestos preliminares para recibir comentarios y asegurar

la participación ciudadana.
 3. Proceso de Selección de Proveedores:

- Establecer procedimientos transparentes y detallados para el proceso de

licitación.

- Proporcionar capacitación continua a los empleados involucrados en la

selección de proveedores sobre ética y cumplimiento.

Etapa 2: Contratación

1. Negociación de Contratos:

- Implementar controles internos sólidos para monitorear las

negociaciones y asegurar la integridad.

- Incluir cláusulas anticorrupción en los contratos y realizar revisiones

legales exhaustivas.

2. Firma de Contratos:

- Establecer procedimientos de firmas eficientes y claros para evitar

retrasos innecesarios.

- Garantizar que todas las partes involucradas en la firma estén

plenamente informadas sobre los términos y condiciones.

3. Cumplimiento de Requisitos Legales:

- Mantener un equipo legal interno o externo para asesorar y asegurar el

cumplimiento normativo.
 - Implementar un sistema de gestión de contratos que automatice

procesos y garantice la legalidad.

Etapa 3: Ejecución

1. Gestión de Proveedores:

- Establecer un programa de cumplimiento y auditorías periódicas para

evaluar la integridad de los proveedores.

- Fomentar una comunicación abierta y honesta con los proveedores para

identificar problemas potenciales.

2. Control y Supervisión:

- Implementar controles internos efectivos para monitorear

continuamente la ejecución del contrato.

- Proporcionar capacitación a los empleados encargados de la

supervisión para garantizar la eficacia.

3. Cierre y Evaluación del Contrato:

- Realizar revisión de cierre detallados con participación de múltiples

partes interesadas.

- Establecer métricas claras de desempeño y realizar evaluaciones

regulares del proveedor.

4. Burocracia excesiva:

- Simplificar procesos internos y reducir la burocracia cuando sea

posible.
 - Implementar tecnologías que agilicen la gestión de contratos y

reduzcan la carga administrativa.

Conclusiones

El análisis y formulación de tratamientos para los riesgos identificados en las tres etapas

del proceso contractual. Los tratamientos propuestos abordan de manera efectiva los posibles

riesgos de corrupción, errores y situaciones de burocracia, promoviendo la transparencia, la

eficiencia y la integridad en cada fase del proceso.

Implementar estos tratamientos no solo ayudará a mitigar los riesgos asociados, sino

que también contribuirá al fortalecimiento de la gestión empresarial, la sostenibilidad y la

relación con los diversos grupos de interés. La atención a los valores corporativos, la

orientación al cliente y la búsqueda continua de la mejora son elementos clave que respaldan

la visión y misión de Colombina.

Además, el énfasis en la evaluación social y ambiental, así como el programa Big

Brother, demuestra un compromiso hacia la responsabilidad social corporativa y el apoyo a la

cadena de valor. La implementación del programa "Mide lo que Importa+Colombina" también

refleja el interés en fortalecer a los proveedores en aspectos sociales y ambientales.

En general, el enfoque integral en la gestión de riesgos y la promoción de prácticas

éticas y sostenibles contribuyen positivamente al posicionamiento y reputación de Colombina

en el mercado.
REFERENCIAS

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