TEMA 3.

- GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE PROYECTOS SANITARIOS

TEMA 3 GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE PROYECTOS SANITARIOS

1. EL PROYECTO. CONCEPTO DE PROJECT MANAGER

1.1. Concepto de proyecto
Proyecto; conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios
objetivos siguiendo una metodología definida para la cual se necesita de un equipo de
personas, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el
logo de determinados resultados y cuya programación en el tiempo responde a un
cronograma con una duración limitada. (Personas, dinero y tiempo)
Conlleva un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicios o
resultado único.
Los proyectos se llevan a cabo para cumplir objetivos mediante la producción de
entregables.
● Objetivos: meta hacia la que se dirige el trabajo, un fin que se quiere alcanzar,
producto a producir,..
● Entregable: cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable para
ejecutar un servicio que se produce para completar un proyecto. Puede ser tangible
o intangible.
● Producto único: componente de otro elemento, mejora o corrección o un
nuevo elemento final. (partes de un motor, son entregables y cuando montas
el motor es otro entregable)
● Servicio único:o la capacidad de realizar un servicio (ej.- función de negocio
que brinda apoyo a la producción)
● Combinación única de uno o más productos, servicios o resultados (ej.-
software documentación asociada y servicio de asistencia al usuario)
Puede haber elementos repetitivo en algunos entregables y actividades del proyecto
(ej.- para construir edificios se utilizan los mismos materiales y el mismo equipo, pero el
edificio no será el mismo)
Ejemplos de proyectos:
● Desarrollar un nuevo compuesto farmacéutico
● Fusionar dos organizaciones
● Mejorar un proceso de negocio dentro de una organización
● Adquirir e instalar un nuevo sistema de hardware para su uso en una organización
● Buscar petróleo en una región
● Modificar un programa de software
● Realizar investigaciones para desarrollar un nuevo proceso de fabricación
● Construir un edificio
El proyecto es un esfuerzo temporal: (empieza y acaba) los proyectos tienen un principio y
un fin definido. El final de proyecto ocurre cuando se cumple una o más de las siguientes
situaciones:
● los objetivos se han logrado.
● los objetivos no se cumplirán o no se pueden cumplir.
● la financiación se ha agotado o no está disponible.
● la necesidad del proyecto ya no existe.
● los recursos humanos o físicos ya no están disponibles.
● el proyecto se da terminado por conveniencia o causa legal.

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(Los proyectos son temporales pero sus entregables pueden existir más allá del final del
proyecto ej.- el edificio es un entregable y perdura en el tiempo, o el paracetamol y
seguimos con él)
1.2. Concepto de Project Management (dirección de proyecto)
Es una disciplina que abarca la organización, la planificación, la motivación y el control de
los recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos para alcanzar el éxito en uno o varios
proyectos dentro de las limitaciones establecidas.
Estas limitaciones suelen ser el alcance (metas), el tiempo, la calidad y el presupuesto.
La finalidad es coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados
objetivos.
1.2.1. Área de conocimiento del proyecto
● Gestión del alcance del proyecto: describe los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarse
satisfactoriamente. Se compone de los siguientes procesos:
○ planificación del alcance
○ Definición del alcance
○ Crear la estructura de desglose de trabajo (EDT)
○ Verificación del alcance
○ Control del alcance
● Gestión del tiempo del proyecto: describe los procesos relativos a la puntualidad
en la conclusión del proyecto. Dos procesos:
○ Definición de las actividades.
○ Establecimiento de las secuencias de la actividad.
○ Estimación de recursos de las actividades.
○ Estimación de la duración de las actividades.
○ Desarrollo del cronograma.
○ Control del cronograma.
● Gestión de los costes del proyecto: describe los procesos involucrados en la
planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto
se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los siguientes
procesos:
○ Estimación de costes.
○ Preparación del presupuesto de costes.
○ control de costes.
● Gestión de la calidad del proyecto: describe los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos. Se compone de los
procesos:
○ Planificación de calidad.
○ Realizar aseguramiento de calidad.
○ Realizar control de calidad.
● Gestión de los recursos humanos del proyecto: describe los procesos de
organizar y dirigir los RRHH del proyecto. Se compone de los procesos:
○ Planificación de los RRHH.
○ Adquirir el equipo de proyecto.
○ Desarrollar el equipo del proyecto.
○ Gestionar el equipo del proyecto.

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● Gestión de las comunicaciones del proyecto: describe los procesos relacionados

con la generación, distribución, almacenamiento y destino final de la información del
proyecto en tiempo y forma (del proyecto que se está generando). Se compone de
los siguientes procesos:
○ Planificación de las comunicaciones.
○ Distribución de la información.
○ Informar del rendimiento.
○ Gestionar a los interesados.
● Gestión de integración del proyecto: (controla las actividades que van dentro del
grupo de dirección) describe los procesos y actividades que forman parte de los
diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen,
combinan, unen y coordinan dentro de los grupos de procesos de dirección de
proyectos. Se compone de los procesos:
○ Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
○ Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar.
○ Desarrollar el plan de gestión del proyecto.
○ Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
○ Control integrado de cambios y cerrar el proyecto.
● Gestión de los riesgos del proyecto: describe los procesos relacionados con el
desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos:
○ Planificación de la gestión de riesgos.
○ Identificación de riesgos.
○ Análisis cualitativo de riesgos.
○ Análisis cuantitativo de riesgos.
○ Planificación de la respuesta a los riesgos.
○ Seguimiento y control de riesgos.
● Gestión de las adquisiciones del proyecto: describe los procesos para comprar o
adquirir productos, servicios o resultados así como para contratar procesos de
dirección. Procesos:
○ Planificar las compras.
○ Planificar la contratación.
○ Solicitar respuesta de vendedores.
○ Selección de vendedores.
○ Administración del contrato y cierre del contrato.

2. PROYECTOS EN EL SECTOR SANITARIO

2.1. Tipos de proyectos y sus principales características.
Siempre buscan conseguir un resultado dentro de un tiempo limitado. Hay muchos tipos de
proyecto. El proyecto está gestionado y guiado por expertos.
Tipos de proyectos sanitarios:
● Según el grado de dificultad:
○ Proyectos simples,sin mucha complejidad y un tiempo relativamente corto.
○ Proyectos complejos; mayor planificación, más tareas.
● Según la procedencia del capital:
○ Proyectos públicos; de fondos públicos o instituciones gubernamentales.
○ Proyectos privados; iniciativa privada o de empresas con capital particular.
○ Proyectos mixtos. Combinan las dos formas de financiación.

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● Según el grado de experimentación y sus objetivos

○ Proyectos experimentales; nadie antes ha realizado aportes
○ Proyectos normalizados; normas o parámetros que marcan las fases (ej.- un
auditoría)
● Según el ámbito:
○ Proyecto de construcción: obra de tipo civil o arquitectónico
○ Proyecto de ingeniería sanitaria y medioambiental: elaboración de
herramientas técnicas y tecnológicas, maquinaria de uso industrial, y otra
serie de elementos, orientados a la mejora de la salud de la población.
○ Proyectos económicos
○ Proyectos legales: apuntan a la redacción y puesta en marcha de normativa
legal.
○ Proyecto médicos; refuerzo de la salud y la sanidad y a la atención a
pacientes en lugares específicos.
○ Proyectos tecnológicos; medicamentos, dispositivos y procedimientos
médicos y quirúrgicos.
○ Proyectos en tecnología de la información y comunicaciones.
● Según su área de influencia:
○ Proyectos supranacionales: superan las fronteras nacionales y continentales
○ Proyectos internacionales; proyectos compartidos entre dos o más países
○ Proyectos locales; comunidades, localidades, pueblos o comarcas
○ Proyecto nacionales.
○ Proyectos regionales.

2.2. Planificación, programación y control de proyectos

2.2.1. Planificación del proyecto.
Establecimiento de objetivos y organización del equipo;
● Definir el proyecto.
● Establecer los objetivos.
● Crear una estructura de subdivisión del trabajo.
● Determinar los recursos.
● Organizar el equipo.
2.2.2. Programación del proyecto.
Consiste en asignar personas, dinero y suministro a actividades específicas, así como
relacionar las actividades. Desglose de la estructura de trabajo;
● Ordenar las actividades.
● Determinar la duración y costes.
● Cálculo del material y la cantidad de trabajadores.
● Determinar las actividades críticas (que sin ellas no podríamos continuar)
Técnicas de programación de proyectos
● Diagrama de Gantt; herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un
período determinado.
○ Debemos hacer una lista de las tareas.
○ Definimos los tiempos para cada tarea.
○ Agrupamos las actividades por partidas.
Lo que tiene de bueno este diagrama es que se mantiene una monitorización del proyecto.

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En empresas pequeñas y medianas se usa mucho debido a su sencillez, facilidad de uso y

bajo coste.
El problema es que no muestran interrelaciones.

● Método del camino crítico (CPM) y Técnica de evaluación y revisión de

programas (PERT)
○ Los gráficos PERT y CPM son métodos para la gestión de proyectos más
comúnmente utilizados.
○ El método CPM (Critical Path Method) nos permite estimar la duración de un
proyecto.
EXPLICACIÓN.- Aquí están condicionados. A y B son independientes y no tienen
predecesores. pueden empezar a la vez si quieren. En el caso del C depende del A, el D y
E también del A
Vemos lo que es una actividad Inicial que puede iniciarse inmediatamente sin depender de
un anterior.
La actividad final de la que termina una ruta (en la que finaliza una ruta) y en consecuencia
no va a ser nunca predecesora de otra actividad. ¿De qué va a depender la duración del
proyecto? del tiempo que tarda de la actividad inicial y la final. Condicionado al camino más
largo de la actividad inicial a la final. al tiempo máximo se le llama RUTA CRÍTICA (Es el
tiempo máximo que te va a durar el proyecto)

● B/H/I= 20
● A/C/I=11
● A/D/G/I =24
● A/E/F/G/I =26 esta sería mi ruta crítica.

VER EJERCICIOS DEL CUADERNO

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2.2.3. Control del proyecto.

Vigilar los recursos, costes, calidad y presupuestos; revisar los planes y modificar los
recursos para cumplir los plazos y presupuestos.

2.3. Normas y regulación en el área de aplicación.

No hay normativa específica para proyectos sanitarios (pero en el tema 2 vimos la relativa a
proyectos de investigación y ensayo clínico). Para otros tipos de proyectos se coge la
normativa similar al proyecto.
Restricciones; muchas pero las más comunes son el tiempo, el coste y el alcance (meta).
El triángulo de Gestión de Proyectos, están interconectadas y dependen mucho la una de la
otra.
2.4. Entorno de los proyectos (cultural y social, internacional y político, entre
otros)
● Comprende aquellos elementos externos que pueden afectar e influir sobre él.
● Fuerzas, personas y organismos que afectan directa o indirectamente, a sus
resultados.
● Dos apartados:
○ Entorno general: sistemas de condiciones que afectan a cualquier proyecto
■ Factores legales del sistema político
■ Factores económicos
■ Factores tecnológicos
■ Factores socioculturales
■ Factores ecológicos y medioambientales
○ Entorno específico; elementos que afectan de forma directa al proyecto.
■ Grado de competencia del sector
■ Entrada de nuevos competidores
■ Productos y servicios sustitutivos
■ Capacidad de negociación de los clientes
■ Poder de negociación de los proyectos
2.5. Influencia de y en la organización
Las organizaciones afectan a la forma de dirigir los proyectos según 5 puntos:
● Cultura organizacional
○ Es el grupo de experiencias comunes entre los miembros de la organización.
○ Estas experiencias nacen de los valores, normas, políticas, códigos de
conducta,.. de la empresa.
○ La dirección de proyectos debe adaptarse a la forma de trabajo de la
empresa y tomar eso en cuenta para su planificación y ejecución.
● Forma de comunicación organizacional
○ Capacidad de comunicarse correctamente y con criterio.
○ Factor más importante.
○ Utilizar tecnología
● Estructura organizacional
○ El director de proyectos debe adecuarse a la estructura de la empresa.
○ La estructura no es la culpable de que un proyecto fracase, es una
restricción.
○ Tipos de estructuras

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■ Estructura funcional; más común en pequeñas y medianas

empresas. El director del proyecto es un gerente, quién está en
coordinación con otros gerentes para hacer uso de los recursos.
■ Estructura matricial;
● Débil; subordinado es el que gestiona, pero depende del
gerente
● Equilibrada; el subordinado puede tomar algunas decisiones
● Fuerte; El director de proyecto toma decisiones mientras el
gerente tiene limitada las suyas.
■ Estructura orientada a proyectos; unidades organizacionales, que
desarrollan proyectos con plena autonomía y a tiempo completo.
■ Estructura compuesta
● Activos de los procesos organizacionales
○ Activos a tener en cuenta; procesos y procedimientos, y base de datos de
conocimiento.
■ Procesos; actividades con un fin determinado
■ Procedimientos; forma de desplegar una actividad, paso a paso
● Factores ambientales de la empresa
○ El punto más peligroso, debido a que no están bajo control del director. (Por
ejemplo.- cultura, recursos humanos existentes, clima político, tolerancia a
riesgo de los interesados,...)
○ Se afronta según las habilidades del director y su experiencia.
○ Conclusión:
■ Debe saber observar y adaptarse
■ Saber comunicar y tener criterio para hacerlo
■ Se enfrentan a través de la experiencia y habilidades

2.6. Habilidades interpersonales.

Los directores del proyecto eficaces adquieren un equilibrio de habilidades técnicas,
interpersonales y conceptuales que los ayuden a analizar situaciones y a interactuar de
manera apropiada.
2.6.1. Liderazgo
Dirige un grupo de personas hacia una meta común y hacen posible que trabajen como un
equipo.
Los elementos de un liderazgo eficaz son el respeto y la confianza (sobre todo importante
en las primeras fases).
2.6.2. Desarrollo del espíritu de equipo
Es el proceso que consiste en ayudar a un grupo de personas, unidas por la percepción
común de un mismo objetivo, a trabajar de manera interdependiente, unos con otros, con el
líder, los interesados externos y la organización.
Las actividades para el desarrollo del espíritu de equipo son tareas y procesos que
desarrollen un ambiente de equipo.
Los resultados incluyen la confianza mutua, el intercambio de información en alta calidad,
una mejor toma de decisiones y un control eficaz del proyecto.
2.6.3. Motivación
Los miembros del equipo están constituidos por miembros con diferentes antecedentes,
expectativas y objetivos individuales.

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El éxito global depende del compromiso del equipo, relacionado con su motivación.
2.6.4. Comunicación
Una de las mayores y únicas razones del éxito o fracaso de un proyecto. Es esencial una
comunicación eficaz.
Se debe tener en cuenta los estilos de comunicación, los aspectos culturales, las relaciones,
las personalidades y el contexto global.
Un componente importante consiste en escuchar.
2.6.5. Influencia
Es una estrategia que consiste en compartir la autoridad y apoyarse en las habilidades
interpersonales para hacer que se coopere en la consecución de metas comunes.
Pautas que influyen a los miembros del equipo:
● Dirigir con el ejemplo y cumplir compromisos
● Aclarar la forma en la que se toman las decisiones.
● Utilizar un estilo interpersonal flexible y adecuarlo a la audiencia.
● Ejercer poder con habilidad y cautela.
2.6.6. Toma de decisiones.
4 estilos básicos de tomas de decisiones:
● ordenar
● consultar
● consensar
● lanzar la moneda (aleatorio)
4 factores que afectan al estilo de toma de decisiones:
● restricciones de tiempo
● confianza
● calidad
● aceptación
Las decisiones se pueden llevar a cabo de forma individual o que participe el equipo.
proceso de toma de decisiones en 6 fases:
● Definición del problema
● Generación de la solución del problema.
● Pasar de las ideas a la acción
● Planificación de la implementación de la solución.
● Planificación de la evaluación de la solución.
● Evaluación del resultado del proceso.
2.6.7. Conocimientos políticos y culturales.
La cultura puede impactar en la rapidez del trabajo, el proceso de toma de decisiones y la
disposición a actuar sin una planificación apropiada. Puede dar lugar a conflictos y
tensiones.
Una manera de gestionar esta diversidad consiste en conocer a los integrantes del grupo y
tener una buena planificación de la comunicación.
2.6.8. Negociación
Consiste en dialogar con las partes que tienen intereses compartidos u opuestos, con el
propósito de lograr un compromiso o acuerdo.
Bien realizada incremente las probabilidades de éxito.
Habilidades y conductas para una negociación exitosa:
● analizar la situación
● Diferenciar entre necesidad y deseos, tanto suyo como de los otros.

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● centrarse en los intereses y asuntos más que en las posiciones.

● Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista.
● Cuando se está haciendo una concesión, actuar como si se tratara de una concesión
importante y no de una renuncia.
● Asegurarse siempre de que ambas partes se sientan como si hubieran ganado. Esto
es negociar en una atmósfera de tipo ganar-ganar. Nunca permitir que la otra parte
sienta que le sacaron ventaja.
3. Seguimiento y control de un proyecto.
Etapa clave para ver la valía del director.
Las decisiones que toma son clave para el éxito o el fracaso.
Características fundamentales:
● Visión global.
● Periodización del control.
● Control creativo y eficaz: buscar las claves, indicadores que permitan dirigir el
proyecto.
● Control motivador.
● Control flexible; que permita adaptarse a las circunstancias e inconvenientes que
vayan surgiendo.
Para llevar a cabo el control es muy útil implantar técnicas de seguimiento (reuniones,
informes, revisiones,...)
El gestor o director ha de ser hábil al revisar la información.
El control financiero es una parte fundamental.
El equilibrio entre el tiempo, el objetivo conseguido y el coste implicado son algunos de los
aspectos a tener en cuenta para la toma de decisiones. (Tiempo, objetivo y coste son lo
esencial para tomar decisiones y si uno cambia te influirá ,por lo menos ,en otro).
4. Aplicaciones ofimáticas en gestión de proyectos.
El trabajo en equipo es una parte esencial del éxito de las empresas.
Comunicación y coordinación eficiente es necesario, para ello se necesitan herramientas de
gestión de proyectos. (Software de gestión de proyectos)
4.1. ¿Qué es una herramienta para la gestión de proyectos?
Es un software que incluye diferentes funciones para administrar proyectos y su objetivo es
mejorar el proceso de trabajo.
Prestaciones:
● Mapas conceptuales: para asistir a los equipos en los procesos creativos.
● Compartir archivos: comparten tablas, documentos y otros archivos entre los
miembros. Diferentes accesos.
● Comunicación en tiempo real: por ejemplo con un panel de tareas
● Calendario compartido
● Herramientas de gestión: para documentar y valorar las diferentes fases.
4.2. ¿Por qué merece la pena usar una herramienta para la gestión de proyectos?
No es obligatorio usar una herramienta de gestión, sobre todo si es un equipo pequeño;
pero mejora la calidad del flujo de trabajo y facilita la visión general.
En grandes empresas es complicado poder establecer un contacto directo para con el
software de gestión simplifica la tarea ahorrando tiempo y dinero.
Las aplicaciones para el intercambio de archivos permiten compartir archivos entre los
trabajadores.

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Para encontrar el programa que mejor se adapte debemos mirar dos factores; tamaño y
costes de la herramienta y un abanico de funciones.
AÑADIR DIAPOSITIVA 45
5. Conversión y conservación digital de documentos.
5.1. Transformación digital. Del archivo físico al digital
Gracias al cambio digital se multiplicó la capacidad de almacenamiento de la información y
con ello la dificultad para gestionarla.
El escáner permitió digitalizar y poder trabajar con ellos en medios digitales.
Los documentos enviados viajan a través de la WorlWideWeb (www)gracias al transporte de
hipertexto hypertext transport protocol (http).
Surgió la era de la información.
5.2. Digitalizar o conservar ¿Por qué no ambas?
Hoy en día lo digital coexiste con lo analógico.
Los documentos que nacen lo hacen directamente en formato digital, la gestión también es
digital lo que creará una cantidad inmensa de documentos conservados para generaciones
futuras.
También hay documentos en papel que se digitalizan pero se conservan.
5.2.1. Ventajas de la digitalización
Permite:
● Búsquedas rápidas de información.
● Mayor información para una eficaz toma de decisiones.
● sostenibilidad medioambiental.
● Interoperabilidad.
● Recuperación de los datos contenidos en los documentos.
● Control de versiones (para ver si ha modificado un documento o no)
● Flujo estructurado de aprobación o control documental.
● Trazabilidad de los procesos.
5.2.2. ¿Conviene digitalizar todos los documentos?
● En muchas ocasiones no por criterios económicos y prácticos ( sale caro y no es
práctico)
● Se pasan los que se usan normalmente (documentación activa)
● Gracias a las técnicas de OCR podemos pasar la imagen de un documento digital y
capturar ciertos campos e indexarlos (ganamos agilizar en el tratamiento y
recuperación).
● Hay personas que prefieren el papel y documentación que legalmente se exige que
esté en papel. Por tanto conviven papel y digital.
5.3. Documentos digitalizados, documentos electrónicos y transformación digital.
● El paso de papel a formato digital conlleva costes. Hay que saber que queremos
digitalizar y si conviene mantener los dos o uno.
● Una empresa puede requerir la digitalización por la rapidez del trámite y el control,
finalidades archivistas, plan de contingencia y para eliminar papel.
5.4. Conclusión
● La transformación digital es imparable pero seguirá conviviendo con el papel durante
mucho tiempo.
● El objetivo de las empresas no es tanto eliminar el papel como evitar la pérdida de
documentos.

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