Tema 1.

1.2 Comparación entre proyectos y operaciones

Proyecto: Trabajo que una organización realiza «una sola vez», en un periodo de tiempo limitado
para obtener un resultado «único», reflejándose en un producto o servicio para satisfacer una
necesidad.

La administración de proyectos: es la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto, todas ellas encaminadas a satisfacer las necesidades de
una organización para alcanzar una meta especifica.

Características de un proyecto:

- Temporalidad: Se refiere a que la duración de este es finita. Concluye cuando los objetivos
son alcanzados, el producto o servicio es aceptado o cuando es cancelado.
- Resultado único: Son únicos e irrepetibles.
- Elaboración progresiva: se realizan de forma consecutiva, ejecutándose a través de una
metodología.

Ciclo de vida de un proyecto: ayuda a determinar de manera específica cada una de las tareas
que se incluyen dentro de cada una de las fases y etapas del proyecto.

- Fase inicial: Se colocan las ideas de lo que se desea esperar, buscando qué tipo de bien o
servicio es el que se va a entregar, se establecen los objetivos, se definen las tareas a
realizar, se reúne al capital humano.
- Fase intermedia: Se comienza con el desarrollo de la idea, la cual se divide en varias
tareas, y se supervisa que cada una se cumpla en tiempo y forma para lograr alcanzar el
objetivo inicial del proyecto.
- Fase final: e concluye el proyecto, con la aprobación y entrega del producto o servicio
terminado, buscando la satisfacción del cliente.

Etapas de ciclo de vida de un proyecto:

- Definición: busca identificar una necesidad, un problema o una oportunidad que el cliente
manifiesta que debe ser resuelto. Se definen las especificaciones del proyecto, los
objetivos, se integra el equipo del proyecto y se asignan responsabilidades.
- Planeación: se desarrolla una posible respuesta a la necesidad o problema mostrado, se
presenta una propuesta de solución. Se generan los planes para determinar qué
involucrará el proyecto, cuándo se programará, a quién beneficiará, el grado de calidad
que debe mantenerse y el presupuesto.
- Ejecución: Se pone en marcha la solución sugerida y se elabora el producto físico o
entregable.
 - Entrega: Se concluye el proyecto y comprende dos actividades; la primera involucra la
posible capacitación al cliente; la segunda implica liberación del equipo y materiales hacia
otros proyectos.

Razones por las que se genera un proyecto:

- Demanda específica del mercado

- Necesidad concreta de la organización
- Requisito legal
- Solicitud de un cliente
- Avance tecnológico

Tipos de proyectos:

- Por origen del proyecto:

o Público
o Privado
- Por su objetivo:
o Infraestructura
o Producción de bienes
o Servicios
- Según su categoría:
o De infraestructura
o Producción de bienes
o De servicios
- Según su carácter:
o Carácter económico
o Carácter social
- Según el sector de la economía al que están dirigidos:
o Agropecuarios
o Manufactureros
o De infraestructura
o De servicios
o Comercial
- Según la finalidad del estudio: Existen tres opciones básicas que permiten medir la
rentabilidad de los distintos flujos que arrojará el proyecto.
o Medir la rentabilidad del proyecto
o Medir la rentabilidad del inversionista
o Medir la capacidad de pago del proyecto.
- Por su localización en la estructura:
o Internos
o Externos
Factores de éxito y errores en un proyecto: es necesario realizar un análisis cualitativo, en donde
los resultados pueden ser medidos.

Factores de éxito:

- Alcance: delimitación de lo que va a hacerse o no hacerse en el proyecto.

- Tiempo: mide en fechas y sobre todo que el proyecto finalice en el periodo de tiempo
estipulado.
- Costo: representación del proyecto en términos monetarios
- Calidad: es apegarse a los requerimientos establecidos en la planeación. (Triangulo de
calidad = alcance + costo + tiempo).
- Satisfacción del cliente: principal reto del director de proyectos y el equipo, se necesita
tener una comunicación continua con el cliente.
- Recursos: El éxito se mide por la cantidad de recursos utilizados sin exceder de lo
requerido.
- Riesgo: El éxito se mide en cuanto a la capacidad de minimizar los riesgos todo lo posible.
- Programa de un proyecto: muestra la relación del tiempo en que se realizaran cada una
de las actividades, especifica fecha inicio y fecha fin de cada una de ellas.

Factores de error:

- Falta de comunicación
- Errores en el proceso y al realizar las actividades
- No considerar riesgos
- Distribución del tiempo
- Mal ambiente de trabajo
- Personal poco cualificado
- Exceso de trabajo
- Exceso de costo
- Retrasos en la entrega
- Mala gestión y dirección de proyectos

Personas interesadas en un proyecto:

- Patrocinador o sponsor: Provee recursos y apoyo para el proyecto.

- Cliente: Es el interesado del proyecto, tiene influencia directa sobre el proyecto.
- Vendedores: Compañías externas que celebran un contrato para proporcionar
componentes o servicios necesarios para el proyecto.
- Socios de negocios: Organizaciones externas que tienen una relación especial con la
empresa.
- Grupos de la organización: Sustentan el entorno del negocio en el que se ejecutan los
proyectos.
 - Gerentes funcionales: desempeñan el papel de gestores dentro de un área administrativa
o funcional de una empresa
- Otros interesados: Tienen interés financiero en el proyecto.
- Dirección de proyectos: responsable de dirigir todos los recursos necesarios para hacer
que se cumplan todos los requisitos
- Equipos de proyecto: integrantes que forman parte del equipo del director de los
proyectos y son los encargados de realizar las tareas establecidas en el programa.
o Personal de dirección de proyectos
o Personal del proyecto
o Expertos de apoyo
o Representantes del usuario o del cliente
o Vendedores
o Miembros de empresas socio.
o Socios de negocio

El proyecto como un sistema:

Un Sistema es una agrupación de varias partes independientes que están relacionadas entre sí y
buscan lograr un objetivo en común.

El enfoque de sistemas es un planteamiento que tiene como propósito buscar la resolución de

problemas.

El Sistema tiene un ciclo que incluye:

- Elementos de entrada
- De transformación
- De salida
- De retroalimentación

Tipos de sistemas:
 - Sistema cerrado: No tiene interacciones con su entorno
- Sistema abierto: Interactúa con el entorno.

El proyecto es un sistema abierto porque interactúa con el entorno.

Clasificación de los sistemas productivos:

- Económico: Este tipo de sistema se divide de acuerdo con los procesos de producción del
sistema económico, como son el sistema primario, secundario y terciario.

- Por tipo de proceso: Se da a través de una serie de fases. En este tipo de sistema no se
haya el flujo de producción, pero si hay una secuencia de operaciones que se ejecutan de
forma individual y que permiten la contribución al objetivo final del proyecto. Por
o Por proyecto
o Proceso por lote, por tareas, por ordenes, por procesos.
o Procesos continuos, masas, en línea, por producto.
o Procesos mixtos.

Proyectos vs operaciones:

El concepto de proyecto se puede diferenciar del concepto de las operaciones continuas de una
organización. En el primer caso se habla del conjunto de actividades definidas para la realización
de un bien único e irrepetible con un presupuesto y un tiempo determinados. En el segundo caso
las actividades se realizan de forma permanente y continua, ejecutándose de manera habitual
dentro de la organización.

1.3. Concepto de dirección y gestión de proyectos

Gestión de proyectos: El PMI define como el conjunto de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas, aplicadas a las actividades a realizar para satisfacer los requerimientos
del proyecto.

Dirección de proyectos: Es la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas, a las actividades

de un proyecto para satisfacer sus requerimientos. Involucra, entre otros aspectos:

- Identificar requisitos.
- Establecer objetivos claros y posibles de realizar.
- Equilibrar las demandas recurrentes de calidad, alcance, tiempo, costo, recursos y riesgos
para producir un producto de calidad.
- Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y
expectativas de los diferentes interesados.
Grupos de proceso de la gestión de proyectos:

- Inicio: Autorización del proceso o fase

- Planificación: Definición y perfeccionamiento de los objetivos del proyecto y selección de
la mejor vía de acción para lograrlo.
- Ejecución: Coordinación de las personas y recursos para ejecutar el plan.
- Control: Asegurarse de que los objetivos del proyecto se cumplen, mediante el
seguimiento y la medición continua del progreso, con el fin de identificar las variaciones
que puedan ocurrir en el plan y así ́ poder aplicar medidas correctivas.
- Cierre: Formalización de la aceptación del proyecto o fase y establecimiento de un cierre
ordenado.

Nueve áreas de conocimiento según PMBOK:

- Gestión de la Integración del Proyecto

- Gestión del Alcance del Proyecto
- Gestión del Tiempo del Proyecto
- Gestión de los Costos del Proyecto
- Gestión de la Calidad del Proyecto
- Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
- Gestión de los Riesgos del Proyecto
- Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

1.4. Tendencias en la gestión de proyectos

Las tendencias recientes en la gestión de proyectos son:

- Gestión de proveedores.
- Gestión de la calidad.
- Gestión de riesgo.
- Gestión de equipos virtuales, multifuncionales y multiculturales.
- El jefe de proyectos como agente de cambios.

1.5. El proyecto como un reto

Existen numerosas variables que pueden presentar dificultades para finalizar un proyecto con
éxito.

- Territorio desconocido
 - Expectativas
- Gestión eficaz de la comunicación
- Equilibrio entre las diferentes exigencias.
- Riesgos e incertidumbres
- Factores internos de la organización
- Colaboración y/o trabajo en equipo
- Estimación

1.6. El proyecto como un cambio cultural en la organización.

1.7. Estructura organizativa de la gestión de proyectos en la empresa.

Hay tres tipos de estructuras que presentan características muy bien definidas en la mayoría de
las empresas existentes.

- Estructura organizacional funcional:

Se integra por una serie de unidades funcionales y pueden subdividirse en unidades funcionales
más especificas. Dentro de cada subdivisión se presenta una clara jerarquía. Cada unidad
funcional depende y se coordina bajo el mando de una alta dirección.

o Ventajas.
§ Los expertos están juntos en la misma unidad, esto supone un efecto
positivo de interrelación profesional y todos los beneficios que trae
consigo.
§ Se consigue mejorar el rendimiento del personal y la optimización de su
plantilla por la centralización de esta, la capacidad de flexibilización en su
gestión y la capacidad de trabajo en múltiples proyectos.
§ Es posible mantener en el tiempo las políticas y procedimientos de gestión
de los proyectos.
o Desventajas. No hay un responsable único ya que el desarrollo está repartido en
diferentes unidades con una gran división de tareas y por un equipo de trabajo que tiene
que compatibilizar sus responsabilidades en el proyecto con sus tareas habituales. Esto
implica:
§ La responsabilidad queda diluida.
§ Se pierde capacidad de coordinación, planificación y control
§ Dificultad de controlar grandes proyectos.

- Estructura organizacional basada en proyectos:

Esta estructura reemplaza a las áreas funcionales por los equipos de proyecto, los cuales están
ubicados en un mismo lugar y cada uno desarrolla objetivos precisos e independientes de los
demás. Reportan directamente al director del proyecto y pueden prestar sus servicios de apoyo
a varios proyectos. Los recursos, en su mayor parte, están destinados a la realización del trabajo
de los proyectos. Los directores de proyecto son independientes y tienen total autoridad.

o Ventajas.
§ Permite un control directo de todas las actividades del proyecto.
§ Permite una coordinación óptima del proyecto.
§ La línea jerárquica y las responsabilidades están perfectamente definidas.
o Desventajas.
§ La organización está más orientada a las actividades administrativas que a las
técnicas.
§ El tener que contar cada proyecto con un equipo multidisciplinar supone que
distintas personas de la organización trabajan en las mismas actividades, pero en
distintos proyectos, esto implica necesidad extra de personal y no favorece la
creación de equipos técnicos especializados.
§ En general los costos son más altos y además no se pueden compensar los
tiempos muertos con otras actividades productivas.

- Estructura organizacional matricial:

Esta estructura permite una gran flexibilidad en cuanto a la forma de abordar el proyecto y
realizar cambios en la organización a lo largo de la ejecución en caso de ser necesario. Presenta
una combinación de las características de las estructuras organizacionales funcionales y de las
orientadas a proyectos.

Esta estructura aúna la orientación técnica de la organización funcional con la orientación hacia
la dirección, coordinación y administración de la dirección por equipos de proyecto.
 o Ventajas.
§ Permite crear y mantener equipos multidisciplinares.
§ Favorece el desarrollo de la especialización.
§ Permite separar los aspectos técnicos del proyecto de la gestión y dirección de
este.
§ Permite racionalizar y mejorar el rendimiento económico y técnico de la
organización.
o Desventajas.
§ Es necesario un nivel superior de autoridad para coordinar, dirimir posibles
conflictos entre ambas partes y equilibrar el poder de los elementos funcionales
y de proyecto.
§ Requiere un esfuerzo constante para equilibrar objetivos de coste y plazo con los
de calidad técnica.

En el cuadro que figura a continuación se muestran las responsabilidades de los principales

participantes de una organización matricial.

Selección del tipo de organización:

La estructura más adecuada debe decidirse en función de sus objetivos.

En el cuadro siguiente se muestran los factores que inciden en la selección de la estructura de
organización más adecuada.

Personal utilizado en el proyecto:

Dependiendo del tipo de estructura que se seleccione, será́ el número de personal que se
requerirá́ para el proyecto, ya que cuanto más se dedique el personal al proyecto se enfocara
más a la estructura de proyectos por equipos.
Tema 2.

2.2 La figura del director de proyectos

Director de proyectos:

- Persona capaz de planear, organizar, dirigir y controlar todas las acciones necesarias
para llevar a un buen termino un proyecto a través de un equipo de trabajo.
- Debe ser capaz de comprender los detalles del proyecto y dirigirlo desde una
perspectiva global.
- Debe ser capaz de integrar dos aspectos de las capacidades de dirección:
o Vertiente técnica:
§ Conocimientos tecnológicos y de I+D
§ Conocimientos relativos a la gestión de proyectos
o Vertiente de liderazgo:
§ Competencia de comunicación
§ Competencia de gestión empresarial
- El éxito de un proyecto tecnológico necesita de una mayor capacidad de liderazgo por
parte del director para motivar, integral el equipo y cumplir las expectativas de la
organización.

Diferencia entre director de proyectos y gerente.

La responsabilidad del director de proyectos.

De acuerdo con el PMBOK (5ª edición) los directores de proyectos tienen la responsabilidad de
satisfacer necesidades tales como: las tareas, necesidades de equipo y las necesidades
individuales.
 - Asegura que el cliente quede satisfecho
- Coordina todas las tareas de los integrantes del equipo
- Capaz de gestionar estructuras mixtas
- Ejercer una jerarquía horizontal y crear un entramado de relaciones entre todos los
elementos involucrados

Funciones del director de proyectos.

El director de proyectos es el responsable de administrar todos los recursos disponibles, guiar y

coordinar todos los esfuerzos; desarrollar el producto único. Para ello requiere varias funciones:

- Planificación: Se encuentra en el nivel de toma de decisiones. Consiste en el desarrollo

de los planes, los objetivos y las estrategias. En esta fase se indican cuáles y cuántos
recursos serán necesarios para la realización del proyecto.
- Organización, coordinación y control: Estas funciones pertenecen al nivel operativo y de
ejecución. Consisten en actuar y poner en marcha las decisiones tomadas en la función
de planificación.
- Motivación: En esta función, se crea un estado de ánimo y un ambiente de trabajo
adecuado entre los integrantes del equipo del proyecto para superar problemas y
alcanzar el éxito.

Autoridad del director de proyectos.

Para desempeñar y concluir con éxito el proyecto, es fundamental contar con la suficiente
autoridad recibida por el cliente o la organización.

- Autoridad efectiva:
o Autoridad formal o legal:
§ Posición en la organización
§ Rango ejecutivo
§ Jerarquía
§ Poderes delegados
§ Control económico
o Autoridad informal o real (liderazgo y carisma profesional)
§ Conocimientos técnicos
§ Capacidad negociadora
§ Organigrama informal
§ Experiencia
§ Prestigio personal
§ Relaciones humanas

Según Booz, Allen & Hamilton en su Project Management Hand Book establecen 5 tipos de
director de Proyect
 - El centralizador de información: Ser el secretario del director técnico o director general
de la organización; no tiene autoridad, pero esta al tanto de todo y puede influenciar en
alta dirección.
- Activador de proyecto: Representa la unidad de comunicación del sistema y actúa
realmente como ayudante del verdadero director del proyecto, lleva la marcha y control
del proyecto (PMO).
- Coordinador del proyecto: Representa la unidad de control del sistema, colaborando de
manera eficaz con el director del proyecto real. Entraría el profesional o el experto en la
tecnología en la que se desarrolla el proyecto y que es contratado por la dirección para
que actué como responsable técnico, pero no económico.
- Jefe de proyecto: se realizan todas las funciones de dirección con la salvedad de que las
personas a las que dirige dependen total o parcialmente de otras unidades funcionales
de la organización.
- Director de proyectos: es la figura que realmente tiene toda la autoridad y toda la
responsabilidad sobre el proyecto.

Rol del director de proyectos.

El director de proyectos debe tener el poder necesario para poder tomar decisiones
impredecibles para el proyecto.

Clasificación de los roles críticos:

- Rol integrador: Asegura que todas las actividades, estrategias y propuestas del proyecto
sean un esfuerzo integrado.
- Rol comunicador: El director debe ser capaz de comunicarse con todos los interesados
en el proyecto.
- Rol de líder: El director de proyectos debe saber motivar e inspirar a los integrantes del
equipo del proyecto.

Competencias del director de proyectos.

- Conocimientos: Lo que el director sabe sobre la dirección de proyectos

- Desempeño: El director es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos
- Personal: Manera en que se comporta y relaciona el director de proyectos.

Capacidades de un director de proyectos.

- Capacidades técnicas relativas a la gestión: Conocimiento formal (teoría) y manejo de

software especializado en la gestión de proyectos.
- Capacidad tecnológica: Competencias y conocimientos en herramientas de TI.
- Capacidades de gestión empresarial: Gestión de presupuesto, financiera, de personal,
de proveedores, de clientes, etc.
 - Capacidades de negociación: Comunicación escrita, oral, asertiva, capacidad de escucha
y empatía.
- Capacidad de liderazgo: Capacidad de influir en las personas para realizar tareas
dirigidas al logro de objetivos en común.

2.3 Habilidades de un director de proyectos.

Los directores de proyectos necesitan tener un equilibrio entre sus habilidades éticas,
interpersonales y conceptuales para analizar situaciones e interactuar apropiadamente.

Liderazgo.

El liderazgo es la capacidad que tiene y aplica una persona para influir en otras y que se utiliza
para lograr un objetivo.

Estilos de liderazgo:

- Autócrata: Exige obediencia sin importar sentimientos o necesidades, asegura su

prestigio y poder.
- Paternalista: Protección sobre sus subordinados, recompensas adecuadas.
- Demócrata: Se concentra en el interés del grupo, aspira al perfeccionismo.
- Burócrata: Se rige por las normas inflexibles, para salvaguardar su seguridad y
responsabilidad, el contacto personal es mínimo.
- Laissez faire laissez passer: Carece de autoridad.
- Orgulloso: Le gusta que lo adulen, suele rodearse de una élite que lo secundará siempre.

Liderazgo eficiente y eficaz.

Elementos que componen un liderazgo efectivo (Gido. Y Clements):

- Participación, consulta y dirección: Busca la participación y consulta de los integrantes

del equipo.
- Motivación y reconocimiento: Motivar a los integrantes del equipo, ya que hace que se
sientas integrados, reflejándose en los resultados.
- Confianza y expectativas: Generar un ambiente de trabajo agradable y en armonía.
- Positivismo y socialización: Debe existir un ambiente de compañerismo para reforzar
lazos de confianza y se logre trabajar en equipo.

Características de los líderes efectivos:

- Inteligencia emocional
- Autoconciencia
 - Autocontrol
- Conciencia social

Diferencia entre un líder y un jefe.

Un líder se distingue de un jefe porque el personal bajo su cargo reconoce de él, no solo su
autoridad, sino lo que deriva de sus conocimientos, experiencia, habilidades y cualidades, por lo
que inspira confianza, respeto y lealtad suficiente para conducir a los demás al logro de los
objetivos.

Trabajo en equipo.

El trabajo en equipo es elemento crítico para el éxito del proyecto, a través de este el proyecto
se logra realizar con la mejor calidad, en tiempo y forma.
1. Las cuatro etapas del ciclo de vida de un proyecto son… (V-F)
R: Definición, Planeación, Ejecución, Entrega.

2. Una de las variables que mide que el proyecto tenga éxito es la cantidad de recursos
utilizados sin que estos excedan lo inicialmente requerido. (V-F)
R: Verdadero (Variables: Alcance, tiempo, costo, calidad, satisfacción del cliente,
recursos, riesgo).

3. La gestión de proyectos es la secuencia de actividades que se realizan para hacer el

trabajo en una organización (V-F)
R:

4. Un gerente de proyectos es responsable de…

a. Proporcionar componentes
b. Administrar de manera proactiva el proyecto asegurando…
c. Llevando acabo las tareas del proyecto
d. Solicitar de manera activa otros cambios

5. Las responsabilidades para un miembro del equipo del proyecto incluyen

a. Contribuir el tiempo completo a el proyecto
b. Llevar a cabo el trabajo para la creación de los entregables del proyecto
c. Dirigir los recursos necesarios para hacer que se cumplan todos los requisitos
d. Enviar cambios de alcances con base a la experiencia previa del proyecto

6. Es una metodología de gestión de proyectos

a. Se adapta a las especificaciones, los planes y diversas inquietudes de interesados
b. Aboga por la interpretación individual de los procesos
c. Establece un marco de referencia para ser utilizado de manera selectiva y dentro
de la organización
d. Introduce costos innecesarios

7. ¿Cual de las siguientes no es una tendencia en la gestión de proyectos?

R: Tendencias:
- Gestión de proveedores
- Gestión de la calidad
- Gestión del riesgo
- Gestión de equipo virtuales, multifuncionales y multiculturales
- El jefe de proyectos como agente de cambio

8. La eficacia se define como la optimización de recursos de manera optima

R: Falso

9. Algunos ejemplos de técnicas de estimación de costos son juicio experto, información

histórica y modelos paramétricos
 R: Cierto

10. El director de proyectos puede tener una toma de decisiones mas asertiva si conoce
anticipadamente los tipos de riesgos a los que se enfrenta
R: Cierto

11. Cuando el director de proyectos inspira a los integrantes del equipo para que
desempeñen correctamente sus actividades, esta fungiendo un rol de…
R: Líder - Liderazgo

12. Uno de los principios elementales para la gestión de los riesgos del proyecto es ser
sistemático (V-F)
R: Verdadero

13. Es una premisa de la metodología de gestión de valor devengado, involucra tener una
linea base de presupuesto y una línea base de alcance.
R: Falso le hace falta la línea base de costos.

14. La acción correctiva busca mantener la operación entre los estándares previamente
establecidos.
R: Cierto

15. El control de calidad valida…

R: Que el producto funcione correctamente
TEST 1
TEST 2
TEST 3
TEST 4