Gestión de

Proyectos
Fundamentos
Índice
1. Introducción .................................................................................................................... 2

2. ¿Qué es un Proyecto? ...................................................................................................... 2

2.1 Características de un proyecto. ................................................................................ 2

2.2 Proyecto y Planificación Estratégica ....................................................................... 4

2.3 El Proyecto y los interesados (“Project StakesHolders”) ........................................ 4

3. Gestión de Proyectos ....................................................................................................... 6

3.1 Restricciones del proyecto ....................................................................................... 9

3.2 Los entornos de gestión de proyectos .................................................................... 10

3.3 Herramientas y técnicas ......................................................................................... 11

3.4 Habilidades interpersonales de todo buen Gerente de proyectos........................... 12

3.5 Contexto de la gestión de proyectos ...................................................................... 16

3.5.1 Programas y gestión de programas ................................................................. 16

3.5.2 Portafolios y gestión de portafolios ................................................................ 17

3.5.3 Subproyectos .................................................................................................. 17

3.5.4 Oficina de Gestión de Proyectos .................................................................... 18

Referencias ............................................................................................................................. 0

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Introducción
El contenido que se va a revisar en este
módulo gira fundamentalmente alrededor
del cuerpo de conocimiento para la
gestión de proyectos (A Guide to Project
Management Body of Knowledge –
PMBOK - del Project Management
Institute PMI®) (PMI, 2004).
El Project Management Institute PMI® es
una organización reconocida
mundialmente por ser líder en la práctica
de la Dirección de Proyectos. Desde su
fundación en 1969, ha crecido hasta
convertirse en la mayor organización sin
fines de lucro que reúne a profesionales
en todo el mundo. Su sede central está en
Pensilvania, EEUU, y cuenta con más de
200 capítulos en más de 125 países del
mundo. Se esfuerza por mantener y
promover Estándares y la ética en este
campo. Ofrece publicaciones, seminarios,
grupos de interés y colegas para
promover esta disciplina.
DiplomadosOnline.com
En EEUU, está acreditada como un
Instituto Nacional de Desarrollo de
Estándares (ANSI) y tiene la distinción de
ser la primera organización en poseer
reconocimiento ISO 9001 en sus
programas de certificación.
Su objetivo principal es establecer los
estándares de la Dirección de Proyectos,
mediante la organización de programas
educativos, y administrar de forma global
el proceso de certificación de los
profesionales. Tanto sus estándares como
su Certificación Profesional han sido
reconocidos por las principales entidades
gubernamentales y privadas del mundo.
Entre sus objetivos, se pueden señalar:
 Fomentar el Profesionalismo en la
Dirección de Proyectos.
 Contribuir con la calidad y el alcance
de la Dirección de Proyectos.
 Estimular la apropiada aplicación
global de la Dirección de Proyectos
para el beneficio del público en
general.
 Proveer un reconocido foro para el
2
 libre intercambio de ideas, sea que se trabaje en Construcción,
aplicaciones y soluciones de Telecomunicaciones o Tecnología de
Dirección de Proyectos generadas Información.
entre los miembros del Instituto y
En este módulo, se establecerán los
otros interesados o involucrados con
fundamentos para la construcción y
la Dirección de Proyectos.
gestión de los proyectos. Se abordarán las
 Identificar y promover los
definiciones de proyecto, gestión de
fundamentos de la Dirección de
proyectos, estructuras de organización y
Proyectos y el avance del cuerpo de
su impacto en la conducción de los
conocimientos para dirigir proyectos
proyectos y ciclos de vida; así como
exitosamente.
también las habilidades a desarrollar para
En este diplomado, se transitará a través todo gestor de proyectos.
de los procesos que conllevan la gestión
de un proyecto de principio a fin. Se
conocerán sus procesos y técnicas,
acompañados de escenarios reales que
describen cómo gerentes de proyecto han
manejado problemas y situaciones en
diferentes momentos a lo largo de sus
carreras.

Se iniciará, familiarizándose con la

terminología utilizada en esta disciplina.
Los términos que se aprenderán son
utilizados indistintamente en las
diferentes organizaciones o industrias.
Así, cuando se hable de “Planificación de
Recursos”, ello significará lo mismo; ya

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 tantos recursos como pueda para ello –
¿Qué es un “… Quiero estos kioscos colocados y
funcionando en 14 automercados de la

Proyecto? ciudad antes que finalice este año…”.

La buena noticia es que “TE HAN

Se iniciará el establecimiento de esta NOMBRADO EL GERENTE DE
definición a partir de la revisión al ESTE PROYECTO“- ¿Cuál será tu
siguiente caso de estudio. primera pregunta como gerente, respecto
a esta aventura?
Caso Quioscos en Automercados
La primera pregunta ante la situación
El VP de mercadeo se acerca a ti con una
planteada debe ser: ¿Es esto un
idea magnífica, instalar Kioscos para que
proyecto?, parece elemental, pero
funcionen como mini oficinas en las
confundir un proyecto con una actividad
cadenas de automercados de la ciudad.
operativa ocurre con más frecuencia de
Estas oficinas ofrecerán a sus clientes la
los que se piensa.
posibilidad de comprar nuevos servicios
de Acceso a Internet inalámbrico, Características de un proyecto
procesar el pago de las facturas y vender
equipos y accesorios. • Los proyectos, en su naturaleza, son
temporales mientras que las
“Pienso que la exposición en estos locales actividades operativas son continuas.
despertará la conciencia de nuestros • Los proyectos tienen fecha
servicios en el público… “, “…todo el definitiva de Inicio y de Fin.
mundo compra allí para comer… “- • Los proyectos están completados
indicó el VP de mercadeo. cuando sus metas y objetivos son
alcanzados o consumados. El final
Indica, además, que el comité ejecutivo
se alcanza cuando se alcanzan los
ya tiene claro el proyecto y que dedicará
objetivos del proyecto o cuando

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 queda claro que los objetivos del este se desarrolla en etapas o pasos
proyecto no serán o no podrán ser específicos, aumentando mediante
logrados, o cuando la necesidad del incrementos, para examinar o
proyecto ya no exista y el proyecto establecer necesidades y
sea cancelado. requerimientos del producto,
• La actividad operativa involucra resultado o servicio a obtener como
trabajo o esfuerzo continuado sin objetivo del proyecto (PMI, 2004), y
fecha de finalización y es una característica que acompaña a
frecuentemente con repetición de sus los conceptos de temporal y único.
procesos. Estas necesidades son examinadas en
• Los proyectos son únicos. En este detalle, monitorizadas y actualizadas
sentido, los proyectos existen para continuamente a través del desarrollo
llevar a cabo un producto o servicio del proyecto.
que no existía antes. La singularidad
Por ejemplo, el alcance de un proyecto se
es una característica importante de
define de forma general al comienzo del
los productos entregables de un
mismo, y se hace más explícito y
proyecto. Por ejemplo, se han
detallado a medida que el equipo del
construido muchos edificios de
proyecto desarrolla un mejor y más
oficinas, pero cada edificio
completo entendimiento de los objetivos
individualmente es único: diferente
y de los productos entregables. La
propietario, diferente diseño,
elaboración gradual no debe confundirse
diferente ubicación, diferente
con la corrupción o cambio del alcance
contratista, entre otros. La existencia
establecido.
de elementos repetitivos no cambia la
condición fundamental de único del Según lo señalado con anterioridad, un
trabajo de un proyecto. proyecto se define como:
• En un proyecto, el término
“Un esfuerzo temporal que se lleva a
“Elaboración Gradual” significa que

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cabo para crear un producto, servicio o autoriza un proyecto para la creación
resultado único”. de un portafolio de cursos, con el
objeto de incrementar sus ganancias).
Proyecto y Planificación
• Un requerimiento de los clientes
Estratégica (ej.: Una empresa de energía eléctrica
autoriza un proyecto para la
Los proyectos son un medio de organizar
construcción de una nueva
actividades que una organización necesita
subestación eléctrica que servirá a un
ejecutar y que no pueden ser manejadas
nuevo parque industrial en la zona
dentro de los límites de la operación
X).
normal. Así, los proyectos son un medio
• Un avance tecnológico (ej.: Una
para lograr el plan estratégico de una
firma de software autoriza un nuevo
organización ya sea que el equipo de
proyecto para desarrollar una nueva
trabajo lo conformen los empleados de
serie de video juegos para la nueva
una organización sean contratados a un
consola de juegos de la empresa A).
proveedor.
• Un requisito Legales (ej.: Una
Los proyectos, por lo general, son empresa de pinturas autoriza un
autorizados como resultado de una o más nuevo proyecto con el objeto de
de las siguientes consideraciones establecer los lineamientos para el
estratégicas: manejo de nuevo material tóxico).

• Una demanda del mercado (ej.: Una El Proyecto y los interesados

empresa de energía autoriza un (“Project StakesHolders”)
proyecto para la construcción de una
nueva refinería Internacional, en Un proyecto es exitoso cuando reúne y
respuesta a los bajos precios del excede las expectativas de los
crudo). Interesados o (stakeholders). Los

• Una necesidad de la Organización interesados o “Stakeholder” son aquellas

(ej.: Una empresa de adiestramiento personas con un interés manifiesto en tu

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proyecto, tienen algo que ganar o perder entender estos conflictos y resolverlos. Se
como resultado del proyecto. debe estar seguro de identificar y reunirse
con todos los “Stakeholder” del proyecto
El patrocinador del proyecto (Project
para conocer sus necesidades y
Sponsor) suele ser un ejecutivo en la
condiciones. Y cuando se tengan dudas
organización con autoridad para asignar
sobre sus conflictos, estos deben ser
recursos y encausar decisiones, es
resueltos en favor del cliente.
también un “Stakeholder” del proyecto.

Los clientes, proveedores y contratistas

son también “Stakeholders”, la parte
interesada del proyecto. El gerente del
proyecto así como los gerentes de otros
departamentos en la organización son
también “Stakeholders” del proyecto.

Lo importante con respecto a los

“Stakeholders” en un proyecto es
identificarlos a todos a tiempo. Si se deja
a un “Stakehokder” importante (o a su
organización funcional) por fuera y no se
le descubre hasta adelantado el proyecto,
este puede convertirse en una amenaza
para el logro del proyecto o en el asesino
de tu proyecto “Project killer”.

Los “Stakeholders” o las Partes

Interesadas pueden presentar conflicto
de intereses con el proyecto. Es
responsabilidad del Gerente de Proyecto

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 (Alcance, Tiempo y Costo).
Gestión de - Adaptar las especificaciones,
planes, y enfoques a los

Proyectos diferentes
expectativas
intereses
de los
y

“StakesHolder” o
La gestión de proyectos es la aplicación
participantes.
de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades Los gestores de proyectos frecuentemente
de un proyecto para satisfacer sus hablan sobre la “restricción triple” –
requerimientos (PMI, 2004). Alcance, tiempo y costos – de sus
proyectos. Los proyectos de “Alta
La gestión de proyecto es un proceso que
Calidad” entregan sus productos,
involucra el desarrollo e integración de
resultados o servicios dentro del Alcance,
acciones como: Iniciación,
Tiempo y Costo establecidos en el
Planificación, Ejecución,
presupuesto. La relación entre estos tres
Monitorización y Cierre. Es el Gerente
factores es tal que un cambio en
de proyecto el responsable de llevar a
cualquiera de uno de ellos afecta
cabo y alcanzar los objetivos establecidos
directamente a los otros dos.
para el proyecto.
Los gerentes de proyectos también
La gestión de un proyecto incluye
gestionan proyectos en respuesta a
además:
Incertidumbre. El Riesgo de un Proyecto

- La identificación de los es un evento de incertidumbre o

requerimientos. condición que si se dá o no, puede tener

- La determinación clara y un efecto negativo o positivo en los

alcanzable de sus objetivos. objetivos del proyecto.

- Balancear las demandas

Mucho de los procesos en la gestión de
concurrentes de Calidad

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un proyecto son repetitivos, debido a la
existencia o necesidad de
“elaboración gradual” durante el ciclo de
vida del proyecto. Esto significa que, a
medida que un equipo de dirección del
proyecto conoce más en profundidad un
proyecto, el equipo puede luego dirigirlo
con un mayor nivel de detalle.
El gestor del proyecto tiene
responsabilidad profesional ante
interesados, incluidos los clientes, la
organización ejecutante y el público. Los
miembros de PMI acatan un “Código de
Ética”, y quienes tienen la certificación de
Profesional de la Dirección de Proyectos
(PMP®) acatan un “Código de Conducta
Profesional”. Los miembros del equipo
del proyecto que son miembros PMI o
PMP están obligados a acatar
versiones actualizadas de estos códigos.
El término “gestión de proyectos” se usa
a veces para describir un enfoque de la
organización o de dirección respecto a la
gestión de los proyectos y de algunas
operaciones continuas, que pueden ser
redefinidas como proyectos, que también
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se denomina “gestión por proyectos”.
una
Ha habido una tendencia en los últimos
años a gestionar más actividades de más
áreas de aplicación utilizando gestión de
proyectos. Más organizaciones están
utilizando “gestión por proyectos”. Esto
no quiere decir que todas las operaciones
puedan o deban organizarse en proyectos.
una La adopción de “gestión por proyectos”
sus también está relacionada con la adopción
de una cultura de la organización que esté
próxima a la cultura de gestión de
proyectos.
La estructura de desglose de trabajo -
Work Breakdown Structure (WBS) -, el
análisis de la ruta crítica o la gestión del
valor ganado (earned value management)
son herramientas y técnicas únicas de la
las
gestión de proyectos. Entender y aplicar
este conocimiento por sí sólo no es
suficiente para lograr una gestión efectiva
de un proyecto. Para ello, se requiere que
el equipo de proyecto entienda y haga uso
de conocimientos, herramientas y
habilidades de al menos cinco (5) áreas de
experticia:
7
  Fundamentos de la gestión de Sanitaria, Hidrología,
proyectos. Construcción Civil.
 Conocimientos de normas, - Gestión especializada como
regulaciones, estándares del área contratación con gobierno,
de aplicación. comunidades o el desarrollo de
 Entendimiento del entorno del un nuevo producto.
proyecto. - Grupos industriales como
 Conocimientos de Gerencia en automotriz, agricultura o
general. servicios financieros.

 Habilidades interpersonales.
Cada una de estas áreas de aplicación, por

Se puede hacer referencia a las áreas de lo general, tiene un conjunto aceptado de

aplicación de los proyectos como aquellas estándares y prácticas codificadas en

categorías que tienen elementos regulaciones.

significativos comunes, pero que no son

El Organismo Internacional de
necesarios ni están presentes en todos los
Estandarización (ISO) diferencia la
proyectos.
definición entre Estándar y regulación

Las áreas de aplicación se definen, por lo como sigue: (ISO, 1996)

general, en términos de:

- Un Estándar es un “documento

- Departamentos y/o disciplinas de establecido por consenso y

soporte como Legal, Producción, aprobado por un ente o cuerpo

Inventarios, Mercadeo, reconocido que provee para un

Logísticas, Recursos Humanos. uso general y repetitivo, reglas y

- Elementos técnicos como pautas, sobre actividades o sus

desarrollo de software, ingeniería resultados con el propósito de

de requerimientos, algún tipo de lograr el óptimo grado de orden en

ingeniería específica como un contexto determinado”.

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 Ejemplo de ello es el tamaño de cumplimiento, como ocurre
los discos de computación o las muchas veces con proyectos de
especificaciones de estabilidad gobierno, donde el equipo de
termal de fluidos hidráulicos. gestión del proyecto establece
- Una Regulación es “un requisito políticas y procedimientos
impuesto por el gobierno, el cual específicos.
especifica las características de los Restricciones del proyecto
productos, procesos o servicios,
incluidas las disposiciones En las organizaciones, y seguramente en

administrativas cuyo la suya ocurre lo mismo, se tienen más

cumplimiento es obligatorio”. proyectos a realizar que recursos para

Ejemplo de esto son los códigos trabajar en ellos. Es así como el recurso

de construcción civil. humano o “recurso” es considerado una

restricción. Cada proyecto debe trabajar
Como se observa, existe superposición en bajo la fórmula de la “triple restricción”
estas definiciones que pueden causar o la combinación de las restricciones de
confusiones; por ejemplo: Tiempo, Dinero, Recursos.

- Los estándares o normas En todo proyecto, una, dos o las tres

frecuentemente inician como restricciones son limitadas.
lineamientos o pautas que
describen un enfoque Se puede estar trabajando en un proyecto

preestablecido que luego, por su donde se tiene presupuesto ilimitado, pero

amplia adopción, se convierten el tiempo es la limitación. En ocasiones

en una norma generalmente tendrás todo el dinero y los recursos

aceptada como si fuera una requeridos para el desarrollo del proyecto,

regulación. pero se debe lo entregar en los próximos

- Los diferentes niveles de la 6 meses.

organización pueden exigir su Ejemplos típicos de esta restricción

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fueron los proyectos que se tuvieron que
manejar a nivel de software para la
llegada del nuevo milenio (Y2K).
Otros escenarios pueden presentar una
condición diferente para completar el
proyecto, el tiempo no es la limitación
pero lo es el presupuesto fijo.
Los proyectos de Gobierno son notorios
por iniciarse con al menos dos o tres de
estas restricciones. Por ejemplo, algunos
decretos de cambio de impuestos
anunciados en la República Bolivariana
de Venezuela omiten el impacto que
tienen en los ajustes a los programas y
sistemas que se debe efectuar para
realizar su recaudación. Las empresas que
acometen esto cambios, debido a la
responsabilidad organizacional a la que
están comprometidas, efectuarán estos
ajustes sin cambios en sus presupuestos y
equipos de trabajos.
Como gerente de proyecto, uno de los
mayores retos que se debe encarar es el
balance de estas restriccioness mientras se
cubren o se superan las expectativas de
los “statesholder” o parte interesada. Y es
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así cuando, en un proyecto del Alta
Calidad, se escucha a los gerentes de
proyectos decir lo siguiente a los
“Statesholder”:
“…o lo puedo terminar rápido, o lo
puedo ejecutar un poco más económico,
pero lo que no puedo hacer es terminarlo
pronto y barato…”
Los entornos de gestión de
proyectos
Todo proyecto es planificado e
implantado en contextos sociales,
económicos y ambientales en los cuales
puede tener o no, un impacto intencional
o no, positivo o negativo en el logro de
sus resultados. Queda claro entonces, que
el equipo de proyecto debe considerar el
entorno cultural, social, político y físico
en el cual desarrollará sus actividades y la
entrega de su producto.
- Entorno cultural y social. El
equipo de proyecto necesita entender
como el proyecto afectará a las personas y
las personas afectarán al proyecto. Ello
implica un entendimiento de los aspectos
económicos, demográficos, de educación,
10
éticos, religiosos entre otros, entre las
personas que se relacionan con el
proyecto y las personas que participan en
el proyecto. Es potestad del gerente
examinar la cultura organizacional y
determinar si la gestión del proyecto es un
rol válido con autoridad y relevancia para
su manejo.
- Entorno Internacional y
político. En ocasiones, es importante para
los miembros del equipo de proyecto
conocer y estar familiarizado con la
aplicación de normas y leyes locales o
internacionales, leyes migratorias, de
visados o conocer el clima político
vigente todo ello puede afectar el
desarrollo del proyecto.
- Entorno Físico. Cómo afecta el
desarrollo del proyecto su entorno físico.
Los miembros del equipos deben tener
conocimiento acerca de la ecología y
geografía local que pudiera afectar o ser
afectada por el proyecto.
Herramientas y técnicas
La gestión de proyectos reúne un
conjunto de herramientas y técnicas,
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llevadas a cabo por personas, para
describir, organizar y monitorizar el
trabajo que se realiza en las actividades
de un proyecto. Son los gerentes de
proyecto los responsables por administrar
los procesos del proyecto y aplicar las
herramientas y técnicas utilizadas para
llevar a cabo las actividades del proyecto.
Hay muchas ventajas en organizar los
proyectos y sus equipos utilizando estas
técnicas.
Los grupos de proyectos manejados
utilizando las mismas técnicas en una
modalidad coordinada son llamados
Programas. Muchas veces, en su
administración, los programas incluyen
aspectos similares de la operación técnica.
Por ejemplo, en la construcción de un
nuevo Centro Comercial, existen muchos
subproyectos como la excavación,
construcción, diseño interior entre otros.
Cada uno de estos subproyectos son
proyectos por sí mismos con sus propios
gerentes de proyecto y equipos que
reportan a un gerente de proyectos
superior, quien tiene la responsabilidad
sobre todas las áreas de este programa
11
para la construcción del
Comercial. Una vez construida esta
infraestructura, la administración de sus
facilidades es considerada parte de la
operación continua de este programa.
Habilidades interpersonales de
todo buen Gerente de
proyectos
Los gerentes de proyectos
generalistas con muchas habilidades en
su repertorio. Son solucionadores de
problemas y utilizan diferentes “Gorras”
en la resolución de los mismos. Pueden
dominar muchas habilidades técnicas en
profundidad, pero estas no son un pre-
requisito para la gestión un proyecto. En
las personas que conforman el equipo del
proyecto se ubican estas pericias técnicas
especializadas y en los cuales, el gerente
del proyecto delega su confianza.
Son muchos los casos de proyectos éxitos
con muchos años en el área de la
construcción civil, que gestionan
proyectos de multimillonarios de IT.
El entendimiento y aplicación de buenas
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Centro técnicas en la gestión de proyectos junto
con solidas habilidades en Gerencia son
los elementos que construyen el futuro
para todos los aspirantes a gerente de
proyectos.
La Gerencia, en general, engloba la
planificación, organización, dotación de
personal, ejecución y control de las
operaciones de una organización en curso.
son En ello se considera el apoyo o soporte de
disciplinas tales como:
- Gestión financiera y contable.
- Compras y adquisiciones.
- Ventas y marketing.
- Contratos y derecho comercial.
- Manufactura y distribución.
- Logística y cadena de
suministros.
- Planificación estratégica,
planificación táctica y
planificación operativa.
- Estructuras organizativas,
comportamiento
organizacional, administración
de personal, compensación
salarial, beneficios y plan de
carrera.
12
 - Prácticas de Salud, Seguridad, de las muchas formas de
Higiene y ambiente. comunicación de un proyecto
- Tecnología de información. (documentos técnicos y de
especificaciones, informes,
Los conocimientos en Gerencia proveen
minutas, reportes de seguimiento y
los fundamentos para la construcción de
avance, entre otros), es trabajo del
las habilidades de la Gerencia de
gerente de proyecto garantizar que
proyectos, y son esenciales para el
la información sea explicita, clara
gerente de proyecto.
y completa para la audiencia a la

Los Gerentes de proyectos se vinculan que va dirigida. Esta audiencia

con las autoridades de la alta gerencia de debe entender sin problemas lo

una organización y, en ocasiones, con los que se ha comunicado.

dueños del negocio. Por ello, las  Habilidades organizativas. El

habilidades que posean en el segundo lugar lo ocupa las

relacionamiento interpersonal son habilidades de planificación y

fundamentales. La caja de herramientas organización que un gerente de

de todo buen gerente de proyectos debe proyecto debe poseer. La

contener: habilidad de que “las cosas sean

realizadas”. Tendrá en sus manos,
 Habilidades de comunicación. Es documentos del proyecto,
la habilidad más importante que información sobre requerimientos,
un gerente de proyecto debe memos, reportes de avances,
poseer. La comunicación Oral y registros personales, propuestas,
Escrita son la columna vertebral cotizaciones, contratos y todos
de todo proyecto de éxito. Muchas ellos deben ser registrados y tener
formas de comunicación serán el control para disponer de ellos en
utilizadas durante la vida de un cualquier momento que sean
proyecto. Como creador y gestor solicitados. Tendré el control de

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 Organizar reuniones, poner juntos análisis de alternativas de solución
todos los términos y quizás y la toma de decisiones.
manejar y organizar los  Habilidades para la Negociación,
calendarios de lanzamiento de los Influencia y manejo de
productos del proyecto. conflictos. La resolución efectiva
de problemas requiere de
Las habilidades de planificación y
habilidades de negociación e
gestión del tiempo van de la mano
influencia. Todos los días, las
con las habilidades organizativas.
personas utilizan habilidades de
Combinando estas habilidades con
negociación, de una forma u otra.
excelentes habilidades de
Negociar es trabajar con otros para
comunicación se tiene la garantía
lograr un acuerdo. Influenciar es
de éxito en la gestión de un
convencer a la otra parte que
proyecto.
comer “Pollo a la plancha” es

 Habilidades Presupuestarias. Los mejor que comer “Paella” aun

gerentes de proyectos establecen cuando todos quieren comer

presupuestos y son necesario “Paella”. En otras palabras, es la

habilidades financieras y habilidad de poner a las personas

principios de contabilidad. Es muy hacer cosas que no harías de otra

importante en esta área, la manera. Es la habilidad de

habilidad de establecer cambiar el pensamiento y el curso

estimaciones de costos para el de acción de los eventos para

presupuesto de los proyectos. influenciar los resultados. Estas

 Habilidades para la Resolución habilidades serán utilizadas en

de problemas. Poseer la habilidad todas las áreas del proyecto.

para establecer la causa-raíz del  Liderazgo y Motivación.

problema, la definición combinada Habilidad para desarrollar una
de problemas, la identificación y estrategia y motivar a las personas

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 a lograr la visión. Liderazgo y
Gestión no son términos similares.
El Líder imparte visión, gana
consenso por metas estratégicas,
establece dirección e inspira y
motiva a otros. El Gerente se
focaliza en los resultados y que el
trabajo sea realizado según los
requisitos acordados. Ya que
ambos términos no son similares,
un gerente de proyectos ha de
manejar ambos características en
diferentes momentos del proyecto.
El saber cuándo cambiar de Líder
a Gerente es un talento necesario
que se debe desarrollar y tener
afinado en todo momento.
 Conformación de equipos de
trabajo y manejo del recurso
humano. Los Gestores de
proyecto harán uso en gran
medida de sus habilidades para la
conformación de equipos de
trabajo y manejo del recurso
humano. Los equipos de trabajo
son conformados con personas
provenientes de diferentes partes
de la organización que han podido
o no, haber trabajado juntas con
anterioridad.
 Esto puede influenciar en el gestor
del proyecto, la conformación de
equipo de personas del gestor del
proyecto. El gestor del proyecto
establece el tono del equipo de
trabajo y los ayudará a través de
las diferentes estados de
conformación hasta obtener la
configuración funcional completa
asumiendo diferentes roles durante
este proceso.
Durante la conformación del
equipo de trabajo, un aspecto que
el gestor de proyecto maneja es la
responsabilidad que muchas veces
debe asumir por la motivación de
los miembros del equipo que no
son responsabilidad directa de su
cargo. Esto conlleva retos y
dilemas que el gestor de proyectos
tiene que afrontar.
Una salida práctica muy utilizada
a esta situación es solicitar a
superiores que le permitan
participar en la revisión de

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 desempeño de los miembros de su
equipo de trabajo que presentan
esta situación. Debe utilizar las
habilidades de influencia
negociación que se comentaron
antes para lograr de manera
temprana esta participación en la
evaluación.
Comienza a practicar todas estas
habilidades desde ahora, porque tendrás
que utilizarlas en un próximo proyecto.
Contexto de la gestión de
proyectos
La gestión de proyectos existe en un
contexto más amplio que incluye la
administración de programas, la gestión
del portafolio y la oficina de gestión de
proyectos. Con frecuencia, hay una
jerarquía de plan estratégico, portafolio,
programa, proyecto y subproyecto, dentro
de la cual un programa que consta de
varios proyectos asociados contribuye a
lograr un plan estratégico.
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Programas y gestión de
programas
y Un programa es un grupo de proyectos
relacionados cuya dirección se realiza de
manera coordinada para obtener
beneficios y control que no se obtendrían
si fueran dirigidos de forma individual
(Turner, 1992). Los programas también
implican una serie de tareas repetitivas o
cíclicas. Por ejemplo:
- Muchas organizaciones sin ánimo
de lucro cuentan con un
“programa de recaudación de
fondos” para obtener respaldo
financiero a través de una serie de
proyectos discretos, como las
campañas para captar socios o las
subastas.
- La publicación de un diario o una
revista también es un programa en
el que cada número individual se
gestiona como un proyecto. Éste
es un ejemplo de cómo las
operaciones generales pueden ser
“dirigidas por proyectos” (Sección
1.3).
16
A diferencia de la gestión de proyectos, la cuidado los proyectos y programas
dirección de programas es la dirección candidatos a ser incluidos en el portafolio,
centralizada y coordinada de un grupo de y la exclusión oportuna de proyectos que
proyectos para lograr los objetivos y no cumplan con los objetivos estratégicos
beneficios estratégicos del programa. del portafolio.

Portafolios y gestión de Otras metas son equilibrar el portafolio

portafolios entre inversiones incrementales y

Un portafolio es un conjunto de proyectos
o programas y otros trabajos, que se
agrupan para facilitar la gestión efectiva,
a fin de cumplir con los objetivos
estratégicos de negocio. Los proyectos o
programas del portafolio
necesariamente tienen que
interdependientes o estar directamente
relacionados. La recaudación
respaldo pueden asignarse sobre la base
de categorías de riesgo / recompensa,
líneas de negocio específicas o tipos
generales de proyectos, como la mejora
de la infraestructura y del proceso interno.
radicales, y usar los recursos de forma
eficiente. Los altos gerentes o altos
equipos de dirección, por lo general,
asumen la responsabilidad de la gestión
del portafolio para una organización.
no Subproyectos
ser
Con frecuencia, los proyectos se dividen
en componentes o subproyectos más
y el
fáciles de gestionar, aunque los
subproyectos individuales pueden ser
considerados proyectos y gestionados
como tales. A menudo, los subproyectos
se contratan a una empresa externa o a
otra unidad funcional dentro de la

Las organizaciones gestionan sus organización ejecutante. Algunos

portafolios sobre la base de metas ejemplos son:

específicas. Una de las metas de la

- Subproyectos basados en el
gestión del portafolio es maximizar el
proceso del proyecto, como una
valor del portafolio evaluando con
fase individual del ciclo de vida

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 del proyecto.
- Subproyectos de acuerdo con los
requisitos de habilidades
recursos humanos, como
fontaneros o electricistas
necesarios en un proyecto de
construcción.
- Subproyectos que involucren
tecnología especializada, como la
comprobación automatizada de
programas en un proyecto de
desarrollo de software.
En proyectos muy grandes,
subproyectos pueden componerse de una
serie de subproyectos aún más pequeños.
Oficina de Gestión de Proyectos
Una oficina de gestión de proyectos
(PMO) es una unidad de la organización
para centralizar y coordinar la dirección
de proyectos a su cargo. Una PMO
también puede denominarse “oficina de
gestión de programas”, “oficina del
proyecto” u “oficina del programa”. Una
PMO supervisa la dirección de proyectos,
programas o una combinación de ambos.
Es posible que la única relación entre los
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proyectos administrados por la PMO sea
que son dirigidos al mismo tiempo.
de
Sin embargo, algunas PMO coordinan y
los
dirigen proyectos relacionados. En
muchas organizaciones, esos proyectos
están agrupados o relacionados de alguna
forma, de acuerdo con la manera en que
la PMO vaya a coordinar y dirigir esos
proyectos. La PMO pone el énfasis en la
planificación coordinada, la priorización
y la ejecución de proyectos y
subproyectos vinculados con los objetivos
los de negocio generales de la organización
matriz o del cliente.
Las PMO pueden operar con continuidad
en aspectos que van desde proporcionar
las funciones de soporte para la dirección
de proyectos bajo la forma de formación,
software, políticas estandarizadas y
procedimientos, hasta la dirección y
responsabilidad directas en sí mismas
para lograr los objetivos del proyecto.
Se puede delegar a una PMO específica la
autoridad para actuar como interesada
integral y estar encargada de tomar
decisiones clave durante la etapa de
18
iniciación de cada proyecto; también centralizada para todos los
puede estar autorizada para hacer proyectos administrados por la
recomendaciones o concluir proyectos a PMO.
fin de ser congruente con sus objetivos de - Repositorio y gestión
negocio. Además, la PMO puede centralizados para riesgos
participar en la selección, dirección y compartidos y únicos para todos
reubicación, si fuera necesario, del los proyectos.
personal compartido de los proyectos y, si - Oficina central para la operación y
es posible, del personal dedicado de los gestión de herramientas del
proyectos. proyecto, como el software para la
dirección de proyectos en toda la
Entre las características y componentes
empresa.
clave de una PMO, se incluyen, entre
- Coordinación central de la gestión
otras:
de las comunicaciones entre
- Recursos compartidos y proyectos.
coordinados entre todos los - Una plataforma guía o mentora
proyectos administrados por la para directores del proyecto.
PMO. - Supervisión central de todos los
- Identificación y desarrollo de la cronogramas y presupuestos de
metodología de gestión de proyectos de la PMO,
proyectos, de las mejores prácticas normalmente en el ámbito
y de las normas. empresarial.
- Oficina de información y - Coordinación de los estándares
administración de políticas, generales de calidad del proyecto
procedimientos y plantillas de entre el director del proyecto y
proyectos, y de otra cualquier organización de
documentación compartida. evaluación de calidad de personal
- Dirección de configuración o de estándares interna o externa.

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Las diferencias entre los Gestores del oportunidades para cumplir mejor
proyecto y una PMO pueden incluir lo con los objetivos de negocio.
siguiente: - El gestor del proyecto controla los
recursos del proyecto asignados,
- Los gestores del proyecto y las
para cumplir mejor con los
PMO persiguen distintos objetivos
objetivos del proyecto, mientras
y, por lo tanto, están sujetos a
que la PMO optimiza el uso de
distintos requisitos. Todos esos
recursos compartidos de la
esfuerzos, sin embargo, están
organización en todos los
alineados con las necesidades
proyectos.
estratégicas de la organización.
- El gestor del proyecto gestiona el
- Un gestor del proyecto es
alcance, el cronograma, el coste y
responsable de cumplir con los
la calidad de los productos de los
objetivos específicos del proyecto
paquetes de trabajo, mientras que
dentro de las restricciones del
la PMO gestiona el riesgo general,
proyecto, mientras que una PMO
la oportunidad general y las
es una estructura de la
interdependencias entre proyectos.
organización con lineamientos
- El gestor del proyecto informa
específicos que pueden incluir una
acerca del avance del proyecto y
perspectiva para toda la empresa.
sobre otros aspectos específicos
- El gestor del proyecto se centra en
del proyecto, mientras que la
los objetivos específicos del
PMO proporciona información
proyecto, mientras que la PMO
consolidada y una visión
gestiona cambios significativos en
empresarial de los proyectos que
el alcance del programa y puede
se desarrollan en su ámbito.
considerarlos como posibles

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Referencias
Kim Heldman, P. (2002). PMP: Project Management Professional - Study Guide.

PMI. (2004). A Guide to project management body of knowledge PMBOK guide.