"AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO"

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO

"PEDRO A. DEL ÁGUILA HIDALGO "

TRABAJO MONOGRÁFICO

CARRERA: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CURSO: TECNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

TEMA: SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO

TURNO: MAÑANA B

CICLO: II

ALUMNA: TELLO IHUARAQUI GABRIELA MICHEL

IQUITOS – PERÚ
2023

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 DEDICATORIA

Este trabajo monográfico va dedicado primeramente a dios

por darnos salud y vida ya que sin ello no podríamos estudiar
y realizar este trabajo monográfico y a nuestras familias que
día a día, nos apoya y nos motiva a continuar en nuestra
Carrera y así poder lograr nuestra meta de ser una
profesional.

AGRADECIMIENTO
Agradecemos enormemente a dios por
guiarnos por el camino del bien y la luz.
También agradecer a las personas más
valiosas de nuestras vidas, que son, nuestros
padres quienes nos han ayudado y apoyado
económicamente, moral y espiritualmente
para la realización del mismo, y por darnos la
oportunidad de vivir una experiencia
inolvidable.

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 INDICE
PORTADA……………………………………………………………………………...1
DEDICATORIA ........................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3
SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO ............................................................................... 4
1. CONCEPTO .................................................................................................................... 4
1.2. USOS ........................................................................................................................... 5
1.3. VENTAJAS ................................................................................................................. 5
1.4. DESVENTAJAS ......................................................................................................... 5
CONCLUSIÓN ............................................................................................................................ 6
ANEXOS ...................................................................................................................................... 7
WEBGRAFIA .............................................................................................................................. 7

INTRODUCCIÓN

La clasificación Alfabética por Asuntos o Materias es también

conocida como temática, y es un sistema muy utilizado en la pequeña
y mediana empresa cuando se necesita archivar por temas, pues los
negocios no sólo tienen que ver con personas sino también con
productos, materiales y servicios.

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Estos datos se conocen en el archivo con el nombre de Asuntos. Este
sistema es empleado con muy buenos resultados en archivos
centralizados, casi siempre combinado con otros sistemas de
archivo.

Es necesario recordar que no existe un sistema de archivo mejor que

otro. Lo importante es que el sistema responda a las necesidades de
la empresa. En los documentos que se deben archivar muchas veces
se encuentra que tratan dos o más temas diferentes; esto constituye
una dificultad en este sistema ya que cada tema debe ir en su
respectiva carpeta, con el fin de facilitar su consulta oportuna.

El sistema Alfabético por Asuntos y el control para el caso de un

mismo documento que trata de dos temas diferentes, serán los
puntos centrales de estudio de esta cartilla.

SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO

1. CONCEPTO
El archivo Alfabético por Asuntos es el que agrupa todos los documentos de
una misma materia, asunto o tema. Se conoce también como archivo
temático. Se trata, pues, de archivar los documentos de acuerdo con su
contenido y con base en el nombre del remitente o destinatario.

Ello obliga a subrayar algunas líneas de la carta o documento, o bien a

escribir en el margen superior el asunto de que trate. Quien vaya a archivar
por este sistema, debe analizar el documento para determinar el asunto
principal con que se relaciona. Por ejemplo: Una compañía importadora
podrá archivar toda la correspondencia que se relaciona con la importación
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de caucho, detrás de una guía que diga CAUCHO. Así mismo, detrás de la
guía que diga ALGODÓN podrá archivar toda la correspondencia que se
relaciona con algodón. Luego, la primera guía sería ALGODÓN y la segunda
sería CAUCHO, para conservar el orden alfabético.

Un almacén de muebles puede ordenar sus documentos alfabéticamente,

bajo nombres de asuntos como éstos:

ENSERES PARA EL HOGAR

ENSERES PARA LA OFICINA

1.1. CARACTERÍSTICAS
Dentro de sus características están:
1. El título de la correspondencia se denomina por la materia tratada
en el documento.
2. Este método es útil cuando existe la necesidad de relacionar el
expediente con alguna actividad en particular, con algún
departamento o producto específico.
3. Los asuntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o
arreglos numéricos.

1.2. USOS
En este sistema se identifica el elemento común bajo el cual se agruparán
diferentes documentos. Esta agrupación ayuda a organizar los documentos
relacionados y facilita su localización.

 En empresas mercantiles para clasificar sus productos y para

organizar sus operaciones. Ejemplo: los distribuidores de productos
por categorías en productos lácteos, carnes, vegetales, cereales, etc.
 En oficinas o instituciones que conservan material didáctico. Ejemplo:
los profesores archivan su material didáctico de acuerdo a las
diferentes asignaturas o temas.
 En investigaciones científicas y proyectos especiales. Por ejemplo:
incidencia de SIDA en la mujer. Deserción escolar y otros.
 Para documentos relacionados con la construcción de un nuevo
edificio o proyecto. Por ejemplo: los arquitectos archivan sus
documentos por el nombre del edificio o proyecto.
 Para conservar información relativa al cuidado y mantenimiento del
equipo.
 En hoteles o restaurantes para archivar los contratos relativos al uso
de salones para reuniones o asambleas programadas cada mes.

1.3. VENTAJAS
 Es muy utilizada debido a su sencillez de su manejo
 Permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades

1.4. DESVENTAJAS
 Radica en la elección correcta de las materias que van a definir los
documentos.

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  Siguen un orden numérico y alfanumérico cuando viene ordenados
por número y letras.

CONCLUSIÓN

Al finalizar este trabajo nos damos cuenta de la real importancia

sobre las técnicas de archivos y los sistemas tanto numérico
como por asunto que son vitales dentro de una empresa.

Este sistema es muy utilizado en la pequeña y mediana

empresa cuando se necesita archivar por temas, pues los
negocios no sólo tienen que ver con personas sino también con
productos, materiales y servicios.

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 ANEXOS

SISTEMA DE ARCHIVOPOR ASUNTO

WEBGRAFIA

https://es.scribd.com/document/493801612/Sistemas-de-Archivo-
Por-Asunto

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