Taller de gestion documental

Docente: María Alejandra Vásquez

Presentado por Joel José García Carpio

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
 Taller gestión documental
1. Elabore en un papel una representación gráfica de cuáles serían sus preocupaciones
fundamentales como Administrador Público en materia de gestión documental. Debe ser una
representación manuscrita, creativa y diciente. No hace falta que sepa dibujar, solo que sepa
expresar mediante una creación propia y a mano alzada, cuáles serían los aspectos de la gestión
documental a los que les prestaría atención de manera prioritaria como Administrador Público
al llegar a una entidad.

Imagine que fue convocado de improvisto a una entrevista de trabajo y el entrevistador le hace
una pregunta como el planteamiento anterior. Dispone solo de un tablero acrílico y
marcadores. De ello depende su vinculación. Cómo sustentaría su punto de vista con solo esos
instrumentos.

Hágale una foto y súbala en el espacio destinado para tal fin.

2. Explique con sus propias palabras cómo la gestión documental aporta en la lucha contra la
corrupción. Utilice para ello un ejemplo.

Una de las cosas que favorecen a los actos de corrupción es encontrar de cierta manera un
pequeño error, o una especie de fisura por el cual se puedan aprovechar personas inescrupulosas,
en cuanto a este caso en particular de la documentación, en muchas instituciones se requiere
hacer largos trámites, ya que, puede existir demasiada información y el proceso es bastante largo,
entonces es allí donde entra la corrupción por ese pequeño espacio, es por ello que un sistema de
gestión documental haría mucha falta, ya que es como una burbuja en la cual la información es
circulante, y todo queda registrado, totalmente clasificado y hace más fácil cualquier trámite
evitando así que la corrupción se aproveche de la situación.

Por ejemplo: en el caso de una empresa de protección social, de pensiones que no manejara un
efectivo sistema de gestión documental, se prestaría para desfalcos millonarios, suplantaciones
etc., ya que sería muy difícil realizar los trámites y reconocer las personas que tenían derecho de
recibir pensión o incluso podrían llegar a no tener información veraz, o se podría presentar fraudes
como falsificaciones documentos, etc.

3. Argumente mediante un comentario de 15 renglones qué diferencias encuentra entre TVD y

TRD

La principal diferencia entre tabla de valoración documental (TVD) y tabla de retención

documental (TRD) es en como clasifican la información, es decir, ambas realizan la misma función,
pero de diferente forma, por ejemplo, en cuanto a la revisión de la información la TRD se encarga
de cosas como la relevancia legal de la información, de la función de cada división y área mientras
que la TVD de cosas como el volumen de la documentación, el estado de la información, entre
otras, otro punto importante es la producción documental en la cual se revisa el origen y
relevancia de la información en los procesos de categorización y gestión documental, en esta la
TRD se encarga del nivel de trámite y uso de la información mientras que la TVD de Nivel del
relevancia para las divisiones y áreas de la empresa. Entre otras diferencias no menos
importantes, por ultimo también tienen diferencias en como categorizan la información en este
caso la TRD hace una clasificación por medio de listas y códigos mientras que la TVD hace una
clasificación por importancia en los procesos y actividades empresariales.

4. Cuáles son las desventajas de tener un fondo acumulado

Primeramente, es importante definir que es un fondo acumulado, este se refiere a toda la

documentación que una entidad reúne o bien acumula durante toda su vida institucional, estos
pueden ser originados por varias razones, una de las más notorias es la carencia de política
archivística, mala administración o cambios en ella, por ejemplo, cuando liquidan o cambian de
dueño o reestructuran una entidad, entonces existe mucha documentación y el hecho de tener un
fondo acumulado hace que la entidad tenga que aun realizar funciones que le pertenecían a la o
las anteriores administraciones y además tendrían que realizar un largo proceso para organizar y
clasificar con ayuda de la TRD y la TVD la documentación lo cual se puede considerar una
desventaja.

5. Describa 5 pautas para la organización de un fondo acumulado

Dentro de las 5 fases de organización documental se encuentran:

1) Diagnóstico:
El diagnóstico de archivo se hace a partir de la observación, recolección,
sistematización y análisis de los datos necesarios para definir cuáles procesos son
requeridos para la identificación, organización, valoración y conservación.

2) Planeación: los siguientes son los pasos para seguir con la planeación:
- Análisis de información
- Definición de un plan de trabajo
- Aprobación de un plan de trabajo
3) Procesos de conservación y saneamiento:
 Se realiza toda lo que es limpieza, de los documentos y del lugar, se aísla y se inicia el
saneamiento de los documentos en deterioro, con el fin de conservarlos lo mas posible.

4) Elaboración de herramientas para la intervención: aquí se utilizan las TRD y las TvD para
la clasificación y realización de los inventarios, para realizar la historia institucional, entre
otras cosas.

5) Intervención: Durante el proceso de intervención del fondo acumulado es condición

preliminar proteger la salud de los trabajadores, de manera que dentro de la intervención
del Fondo Documental Acumulado se deben establecer normas de bioseguridad, con el
objeto de eliminar o minimizar factores de riesgo que puedan llegar a afectar la salud de
las personas o contaminar el ambiente.

Aquí se termina con el proceso de clasificación, ordenamiento, Acondicionamiento de la

documentación para procesos técnicos, Limpieza específica, Unión de rasgaduras, roturas
y cortes, Foliación, Almacenamiento, Rotulación y por ultimo Descripción a nivel de series,
subseries y/o asuntos documentales

6. Mencione 3 sistemas electrónicos de gestión documental e identifique 3 debilidades y 3

fortalezas.

Gracias al avance en tecnologías y sistemas de comunicación se ha permitido organizar

documentos de manera electrónico por medio de sistemas electrónicos 3 de ellos son:

1. EDMS: hace referencia a un sistema de software que controla y organiza los documentos
en toda la organización sin importar que se denomine como un documento electrónico de
archivo o no.
2. ERMS: a diferencia de un EDMS, no permite modificar los documentos una vez que se
declaran como documentos de archivo. El documento podrá consultarse, pero no editarse
ni borrarse. Se deberán establecerlos requisitos puntuales de los ERMS para asegurar la
accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos que
en él se gestionan, independientemente del medio físico de almacenamiento y del
formato del documento.
3. EDRMS: e se unificaron los ERMS y los EDMS y evolucionaron a los EDRMS, a los que se les
han ido añadiendo funcionalidades e integrando otras tecnologías informáticas con el
objetivo de dar solución y adaptarse a las múltiples necesidades informativas y
documentales de las entidades u organizaciones. Este tipo de sistemas permiten gestionar
ambos tipos de documentos, tanto los que constituyen evidencias de las actividades de
negocio (records) o documentos de archivo, como los documentos con un único valor
informativo.