El REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL P.P. PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA INDUSTRIAL (I.U.T.I.)
EXTENSIÓN CARACAS
REDACCIÒN DE INFORME
ESPECIALIDAD: TECNOLOGIA AUTOMOTRIZ

Ensayo: Documentos de oficina

Profesor: Estudiante:
Walter Fernandes Alexander Salazar
Matrícula: 24055
Frank Mellado
Matrícula: 24115
Carlos Mérida
Matrícula: 24154
Carla Gámez
Matrícula: 24162
José Brea
Matrícula: 24163

CARACAS, MARZO DE 2023

 Redacción de Documentos de Oficina

Las actividades que se desarrollan dentro de una oficina generan la necesidad de crear
ciertos documentos que permitan a los dueños y trabajadores llevar una gestión adecuada. El
autor (Medina, 2006) los define como “Conjunto de materiales impresos que se refieren a
problemas personales o mercantiles, destinados a establecer una relación determinada entre
distintas personas o empresas, interesadas en el intercambio de ideas”.

Por consiguiente, son comunicaciones que tienen la finalidad de intercambiar

cualquier tipo de información entre los integrantes de la empresa u oficina, en la que se
establecen por motivaciones de diversos indoles. Incluso, los documentos más utilizados
dentro de las oficinas son: la carta, circulares, memorandos, oficios, actas u correo
electrónicos, los cuales serán explicados a continuación.

Por ende, la autora (Carolina, 2015) define la carta como “un texto en el que hay
presencia tanto del discurso expositivo como del argumentativo, gracias al cual se transmite
una información y se exponen ciertos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente,
deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto”.

De igual forma, la carta contiene ciertas características que la definen como; Claridad,
brevedad, manejo acorde de cohesión y coherencia. Las mismas, permiten una comunicación
escrita coherente y acorde al contenido que se quiere transmitir.

Por otro lado, las circulares se definen como “Comunicación interna o externa de
carácter general informativa o normativa. Se utiliza para dar a conocer actividades internas
de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés
común”, (Carolina, 2015).

Asimismo, las circulares internas se diferencian de las externas porque las primeras
no llevan membrete y logotipo, mientras que las ultimas deben llevarlo. Dicho documento es
de relevancia dentro de las oficinas porque mayormente es utilizado para transmitir
decisiones dentro de las áreas sin tener las características de reglamento.

También, hablamos de memorandos “en su acepción básica, un informe donde se

expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción”, (Pérez,
2008). En ese mismo orden de ideas, la RAE aclara que un memorándum puede referirse a
una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o
incluso a un resguardo bancario.

Incluso, si se trata de un memorándum interno de una compañía, el tipo de receptor

se deberá evaluar en base a su cargo y su especialización: no conviene usar vocabulario
técnico que no pueda entender. Es decir, se deben evitar palabras o expresiones que puedan
ofender su sensibilidad, datos que puedan poner en riesgo la empresa si se divulgan y
acusaciones públicas contra algún empleado.

Además, en los documentos de oficina encontramos los oficios se refiere a “una

comunicación formal que informa sobre diferentes tipos de órdenes, disposiciones,
solicitudes, gestiones y procedimientos en el marco de una determinada institución, como
entes públicos, empresas, oficinas, etc”, (Galán, 2021).

De acuerdo, Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito

de las organizaciones, el oficio destaca gracias a los siguientes rasgos: amplia aplicación,
validez, tono y criterio, brevedad y estructura definida. De igual forma, esta modalidad
contiene ciertas reglas para su redacción, ya que, debe ser clara y coherente la información
descripta en el documento.

También, encontremos las actas que según el autor (Medina, 2006) se refiere a:

Una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido,

tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite
como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo
que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u
organización.
 De esta manera, se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas",
sin embargo, en las empresas se archivan en el archivador líder del proceso. Los requisitos
estéticos que se exigen para levantar actas se basan en las consideraciones de cada empresa
o asociación. (formato y procedimiento). Asimismo, tiene ciertas reglas de redacción que
permite una fácil lectura.

Por último, tenemos el correo electrónico se refiere a “e-mail (tomado del inglés
electronic mail) es un medio de comunicación digital por escrito, similar a las cartas y
postales del correo postal de antaño, que aprovecha la tecnología multimediática de Internet
para el envío en diferido de mensajes”, (Equipo editorial, 2021).

De acuerdo con esto, El correo electrónico fue durante mucho tiempo la forma de
comunicación estándar entre los usuarios de Internet. Aún hoy en día ocupa un rol
privilegiado, especialmente a la hora de transmitir información adicional (archivos adjuntos
de diverso tipo) que no requiere de atención inmediata.

Finalmente, los documentos de oficina son vitales en ellas, ya que, como lo indica su
nombre, sirve para gestionar y desarrollar ciertos tramites, dejar en evidencia reclamos,
minutas de reuniones e información importante dentro de la empresa y son necesarios
conservarlos para obtener bases de datos. Aunque estos procedimientos suelen ser en
formato papel, muchas oficinas han realizado un salto a lo digital a través del correo
electrónico o el fax para obtener una inmediatez de forma eficiente, (Alexander Salazar,
24055).

En este orden de ideas, la importancia de los medios de comunicación masivos es

fundamental, la sociedad no habría alcanzado su actitud, nivel y desarrollo contando con las
poderosas herramientas de comunicación. Los mismos, han ido evolucionando con la
tecnología y han servido para satisfacer las necesidades del ser humano, (Carla Gámez,
24162 y José Brea, 24163).
 Del mismo modo, los documentos de oficinas juegan un papel fundamental en la
comunicación escrita dentro de la oficina porque esta es utilizada en las relaciones
comerciales entre los trabajadores de la empresa, de igual forma, entre las organizaciones y
las personas naturales. Cada uno de ellos amplifica las informaciones dadas en reuniones,
encuentros y además, deja por sentado los hechos que ocurren dentro y fuera de la oficina,
(Frank Mellado, 24115).

Para concluir, todos estos documentos tienen carácter interno y son utilizados para
transmitir información, orientación y pautas entre las organizaciones y las personas naturales
o entre sus empleados. Asimismo, dicha comunicación se genera aplicando ciertas reglas de
redacción que le permite al receptor entender cada una de las acotaciones realizadas y
plasmadas en cada documento, (Carlos Mérida, 24154).
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Carolina, M. (1 de Septiembre de 2015). Tipos de Documentos. Recuperado el 02 de

marzo de 2023, de https://prezi.com/jkwgxepkukoi/tipos-de-documentos-de-
oficina/?fallback=1

Equipo editorial, E. (5 de agosto de 2021). Conceptos de. Recuperado el 07 de Marzo

de 2023, de https://concepto.de/correo-electronico/

Galán, J. S. (2021). Significados.com. Recuperado el 03 de Marzo de 2023, de

https://www.significados.com/oficio/

Medina. (2006). Documentos de Oficina. Recuperado el 28 de Febrero de 2023, de

https://es.slideshare.net/karlaflores/documentos-de-oficina

Pérez. (2008). Definición de memorándum - Qué es, Significado y Concepto.

Recuperado el 03 de marzo de 2023, de https://definicion.de/memora