EJERCICIOS T.

7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN

TEMA 7:
ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
1- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE
ORDENACIÓN

1) a) ¿Qué tres cosas debe hacer la empresa con los documentos de entrada y de salida?
Deben clasificarse, registrarse y excluirse el sello de control de radicado.

b) ¿Qué entendemos por “clasificar”?

Es un proceso que permite organizar los documentos bajo conceptos que reflejan las
funciones y actividades propias también consiste en codificar los documentos de
acuerdo con el cuadro de clasificación de documento, siguiendo el procedimiento
expuesto en la instrucción técnica.

c) ¿Qué tres objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

- evitar la pérdida de información de vital importancia
- ahorrar tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos
- permite el control de accesos

2) a) ¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?

Alfabético, Numérico, Alfanumérico, Temático, Geográfico, Cronológico

b) ¿Cuál deberá utilizarse en caso de duda?

El alfanumérico

1.1- CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

3) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación alfabética para ordenar los documentos?

Se apoyan en el alfabeto: el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto

b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método?

• Seguridad social, buscan a sus pacientes por nombre y apellido.
• Lista de alumnos en clase.
• Base de datos clientes

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c) Di tres ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación

Ventajas:
• Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices auxiliares.
• Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto.
• Es un criterio muy generalizado y conocido.
Simplicidad, pues sólo se necesita conocer los nombres a clasificar.

Desventajas:

• Se pueden dar coincidencias a medida que aumenta el número de

documentos.
• Cuando la documentación es voluminosa hay que establecer normas muy
detalladas que eviten la pérdida de tiempo.
A veces los criterios de ordenación no son unívocos.

4) a) ¿Qué es la “palabra ordenatriz”?

La palabra ordenatriz es cuando un nombre se compone de varias palabras (como los
nombres propios, ejemplo. Carmen García López), hay que determinar cuál es la
palabra principal, o palabra ordenatriz; es decir aquella que vamos a tomar como clave,
referencia o guía

b) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de

personas?
Nombres de personas físicas primer apellido: es la palabra ordenatriz. Nombres que
tienen igual el primer apellido se ordenan por el segundo, y si este también coincide por
el nombre propio, apellidos compuestos separados o no por guion, se toman como una
sola palabra, apellido que incluye artículos u otras partículas

c) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de

empresas?
Nombres de empresas o instituciones cuando la denominación social incluye un nombre
propio, se sigue el mismo criterio que en el caso de los nombres de las personas físicas.
Y las palabras complementarias no se tendrán en cuenta.

d) Una empresa se llama “Restaurante Miraflores”. ¿Qué palabra sería la genérica y cuál
la distintiva?

La palabra genérica es el (restaurante) y después la distintiva seria (Miraflores)

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5) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres

de personas físicas en los siguientes casos...

a) Los nombres propios de personas

Para ordenar los nombres propios es necesario ordenar letra por letra siguiendo el
correcto orden alfabético.

b) Si coincide el primer apellido de dos o más personas

Se ordena en función del segundo apellido en orden alfabético.

c) Si coinciden los dos apellidos de dos o más personas

Se ordenan por el nombre de la persona en orden alfabético.

d) Si los apellidos llevan preposiciones o artículos

No se considera elementos separados dentro de cada unidad, si no que hacen parte
integral de cada elemento.

e) Si los apellidos son compuestos o separados por un guion

Se consideran como un solo apellido

f) Los nombres extranjeros

Se clasifican teniendo en cuenta todas las partículas o preposiciones que pueden llevar

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6) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes:

Yolanda Gutiérrez Puras Jorge Martín Portillo Rodrigo Muñoz Antolín
Daniel Méndez Arcas Raquel Suárez Blanco Antonio la Hoz Huertas
Esperanza Muñoz García NathalieWuandi Bell Rafael Van der Vaard
Lucía López Molina Javier de la Riva Solano Vincent du Chapell
Fermín del Fresno García Manuel García-Vera Ruíz Antonio García Zorrilla
Azucena Suárez del Amo Emilio VictorQuer Ramón Luis de la Hoz de Guevara
Jorge Martín-Díaz Rosado Zoe Méndez Arcas Pedro Rosado Martín-Díaz
Jonh Mc Donalds Teresa García-Vera Pavón Ana Gutierrez-Díaz
Martín
A  
B  
C  
D De Fresno García Fermín
  De la Hoz de Guevara Luis
  De la Riva Solano Javier
  Du Chapell Vicent
E  
F  
G Gutiérrez Días-Martin Ana
  Gutiérrez Puras Yolanda
  García Vera Pavón Teresa
  García Zorrilla Antonio
  García-Vera Ruíz Manuel
H  
I  
J  
K  
L La Hoz Huertas Antonio
  López Molina Lucia
M Mc Donalds Jhonh
  Méndez Arcas Daniel
  Méndez Arcas Zoe
  Martin-Díaz Rosado Jorge
  Muños García Esperanza
  Martin Portillo Jorge
  Muñoz Antolín Rodrigo
N  
Ñ  
O  
P  
Q  
R Rosado Martin-Díaz Pedro
S Suarez Blanco Raquel
  Suarez del Amo Azucena

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T  
U  
V Van der Vaard Rafael
  Víctor Quer Ramón Emilio
W Wuandi Bell Nathalie
X  
Y  
Z  

7) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres

de empresas en los siguientes casos...

a) Si la empresa empieza por una palabra genérica tal como hijos, sociedad, compañía,
etc.
Estas palabras complementarias no se tendrán en cuenta en la clasificación.

b) Si el nombre de la empresa es conocido por sus siglas

Empresas conocidas por las siglas del nombre.- La regla general es clasificarlas por el
nombre completo.

c) Si el nombre empieza por un artículo (el, la, etc)

En este caso si la tendremos en cuenta en la clasificación

d) Los organismos oficiales y los bancos

Nombre de organismos oficiales o de instituciones.- En estos casos,

Se toma como palabra ordenatriz el nombre genérico, sin tener en
Cuenta los artículos, preposiciones o cualquier otra partícula Complementaria

e) Las sucursales de empresas

La regla general es tomar como palabra ordenatriz el primer nombre significativo que
aparezca en la denominación de la empresa, seguido de las restantes palabras.

f) Los nombres de empresas extranjeras

Nombre de empresas extranjeras.- Se toma como ordenatriz la primera

que aparece en el nombre.

8) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes

IBM GOOGLE RTE. CHAPÍN MOVISTAR
MICROSOFT EL CORTE INGLÉS MIN VODAFONE
APPLE PETRONOR ACCENTURE ORANGE
BBVA BANCO SANTANDER HUAWEI ACS
EL PAÍS HIJOS DE ROMERO, S.L CAMPSA ZAPATERÍA EDU

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A ACS
  ACCENTURE
  APPLE
B BANCO SANTANDER
  BBVA
C CAMPSA
D  
E EL CORTE INGLES
  EL PAIS
F  
G GOOGLE
H HIJOS DE ROMERO ,S.L
  HUAWEI
I IBM
J  
K  
L  
M MICROSOFT
  MIN
  MOVISTAR
N  
Ñ  
O ORANGE
P PETRONOR
Q  
R RTE.CHAMPIN
S  
T  
U  
V VODAFONE
W  
X  
Y  
Z ZAPATERIA EDU

9) Clasifica alfabéticamente los nombres de las siguientes empresas, empresarios y

profesionales
Instituto Nacional de Empleo (INEM)
Servicios Informáticos Aylagas, S.L
Bar Don Jamón
Cervecería Mac Holly
Restaurante Los Cuatro Pinos
Herederos de Marcelo Lagasca, S.A
Banco Santander Central
Banco Santander Benidorm
Banco Santander Villajoyosa
Petronor
Viuda de Pedro Jiménez, S.L
Hijos de Martínez, S.L

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Aceites Paco Reverte, S.L Sociedad de Importación Ledesma, S.A

Hermanos de León, S.A Martínez y Asociados
Doctor Baldomero Quirós Álvaro Ruano Martínez y Cía.
Agencia Estatal Tributaria Instituto Nacional de Estadística (INE)

A Aceites paco Reverte ,S.L

  Agencia Estatal Tributaria
  Agencia Estatal Tributaria
  Álvaro Rauno Martínez y Cía.
B Bar Don Jamón
  Banco Santander Benidorm
  Banco Santander Central
  Banco Santander Villa Joyosa
C Cervecería Mac Holly
D Doctor Baldomero Quirós
E  
F  
G  
Herederos de Marcelo La
H Gasca ,S.A
  Hermano de León ,S.A
  Hijos de Martínez ,S.L
Instituto Nacional de Empleo
I (INEM)
Instituto Nacional de
  Estadística(INE)
J  
K  
L  
M  
N  
Ñ  
O  
P Petronor
Q  
R  Restaurante los cuatro Pinos
Servicios Informáticos Aylagas,
S S.L
Sociedad de Importación
  Ledesma, S.A
T  
U  
V Viuda de Pedro Jiménez, S.L
W  
X  
Y  

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10) Asocia los siguientes códigos alfabéticos al autor y título del libro
COE, ALQ Cien años de soledad, Gabriel García Márquez
GAR MAR, CIE El Quijote, Miguel de Cervantes Saavedra
SAI-EXU, PRI El club Dumas, Arturo Pérez Reverte
ROW, PIE El Código Da Vinci, Dan Brown
BRO, COD El alquimista, Paulo Coelho
PER REV, CLU Harry Potter y la piedra filosofal, J.R. Rowling
CER SAA, QUI El principito, Antoine de Saint-Exupery

COE, ALQ Cien años de soledad, Gabriel García Márquez

GAR MAR, CIE El Quijote, Miguel de Cervantes Saavedra

SAI-EXU, PRI El club Dumas, Arturo Pérez Reverte

ROW, PIE El Código Da Vinci, Dan Brown

BRO, COD El alquimista, Paulo Coelho

PER REV, CLU Harry Potter y la piedra filosofal, J.R. Rowling

CER SAA, QUI El principito, Antoine de Saint-Exupe

1.2- CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

11) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación numérica para ordenar los documentos?
b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método?
c) Di tres ventajas y dos inconvenientes de este tipo de clasificación

12) a) ¿Qué criterio se suele utilizar para asignar el número a un documento?

b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación?

13) Ordena estos números en orden ascendente (de menor a mayor)

1.234 234 567 56
1.233 563 345 668
677 135 859 45
8.075 56 355 346
526 353 676 353

1.3- CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

14) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación alfanumérica?

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b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación?

15) Ordena las siguientes matrículas de coches de las más antiguas a las más modernas
3762 GLC 5161 FRT 1507 BLL 8031 DYW 9030 GDZ
0256 FXL 8922 BXX 7992 FLV 3303 BPF 6002 DCS
3303 BFP 5074 CLR 5795 BYZ 4197 DML 3303 BBF

16) Ordena estos códigos alfanuméricos

D 456 A 322 D 43 R 444 BA 432
W 32 D45 H 111 D 4333 AA 453
T 32 V 5678 D 433 AA 231 AC 456
G 322 S 452 E 321 BA 123 CC 434

17) Ordena estos códigos alfanuméricos

ASD987 ASD988 XSW344 DRE567 QWE112 DER112
SWS334 DFD445 BNH552 KIU319 GHY878 GHY879
VFR556 RFV559 VFR559 VFR560 VFR561 SWS335

1.4- CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

18) a) ¿En qué consiste la clasificación geográfica?

b) ¿Junto con qué otro sistema de clasificación se utiliza la clasificación geográfica?
c) ¿Qué debemos hacer si un nombre geográfico está formado por dos o más palabras?
d) ¿Tendremos en cuenta si la dirección corresponde a una calle, a una avenida o a una
plaza a la hora de ordenar un documento mediante este sistema?
e) ¿Qué haremos si el nombre de la calle empieza por un número?

19) Di tres ventajas y tres inconvenientes de este sistema de clasificación

20) Disponemos de un grupo de documentos que tenemos que clasificar por el sistema
geográfico según el siguiente orden: provincia, localidad y calle.
PROVINCIA LOCALIDAD CALLE Y NÚMERO
Madrid Alcorcón Alcalde Jose Aranda, 8
León León Conde Luna, 3
Jaén Albaida Tetuán, 45
Huelva Huelva Isla Cristina, 7
Burgos Sedano La Constitución, 4
Madrid Alcorcón Porto Colón, 74
Burgos Burgos Babieca, 34
León Ponferrada Sequillo, 2
Huelva Huelva Marismas, 132
Burgos Fresnedo Conquistadores, 9

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Huelva Sanlúcar de Barrameda La Virgen, 2

Jaén Marmolejo San José, s/n
Almería Dalias Ministerios, 85
León Combarros Ancha, 96
Madrid Alcorcón Bella Flor, 47
Huelva Sanlúcar de Barrameda Mayor, 47

1.5- CLASIFICACIÓN TEMÁTICA

21) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación temática?

b) ¿Junto con qué otros sistemas de clasificación se puede combinar la clasificación
temática?
c) Di tres ventajas y tres inconvenientes del sistema de clasificación temática

22) Imagina que trabajas en un videoclub, y debes organizar las películas en las
estanterías. Tu videoclub dispone de cuatro estanterías, y tienes las siguientes películas:
Pocoyó Algo pasa con Marie The Ring Seven
American Pie El exorcista PeppaPig TheGame
Origen Blancanieves La habitación del pánico Torrente
Utiliza una clasificación temática para ordenarlas

1.6- CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

23) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación cronológica?

b) ¿Qué tipo de documentos pueden ordenarse siguiendo este criterio?
c) Di tres ventajas y tres inconvenientes de la clasificación cronológica

24) Clasifica cronológicamente las siguientes obras de Gabriel García Márquez

1975: El otoño del patriarca
1955: La hojarasca
1968: Isabel viendo llover en
Macondo
1961: El coronel no tiene quien le
escriba
1962: Los funerales de la Mamá
Grande
1967: Cien años de soledad
1962: La mala hora
1972: Ojos de perro azul
1972: El negro que hizo esperar a los
ángeles
1974: Chile, el golpe y los gringos

25) Tenemos un grupo de documentos que tenemos que clasificar y ordenar por fechas,
del más antiguo al más reciente
2 de diciembre de 1999 15 de abril de 1998

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30 de marzo de 2015 5 de julio de 2002

15 de octubre de 2015 27 de marzo de 2016
27 de marzo de 2008 16 de octubre de 2004

26) Ordena los siguientes documentos utilizando el sistema cronológico-numérico:

823/2011 25/2014 26/2014
180/2013 267/2009 245/2011
200/2007 976/2010 201/2007
379/2011 591/2012 267/2010

2- ARCHIVO EN SOPORTE PAPEL

27) a) ¿Qué hay que hacer con los documentos una vez que han sido ordenados y
clasificados?
b) ¿Qué es el “archivo” de una empresa?

2.1- OBJETIVOS DEL ARCHIVO

28) Haz un esquema con los objetivos del archivo de la documentación

2.2- ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

29) a) ¿Qué tres tipos de archivo existen?
b) ¿En función de qué criterio archivaremos un documento en un archivo o en otro?

30) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo activo?

b) ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo?
c) ¿Cómo y dónde mantendremos los documentos del archivo activo?

31) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo semiactivo?

b) ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo?
c) ¿Qué documentos se engloban en este archivo?
d) ¿Qué debemos hacer cada cierto tiempo con los documentos del archivo semiactivo?
e) ¿Qué tendría que hacer la empresa para asegurar una gestión correcta de este archivo?

32) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo?

b) ¿Qué tipos de empresas suelen tener este tipo de archivos?

2.3- EL PROCESO DE ARCHIVO

33) Enumera las cuatro fases del proceso de archivos

34) ¿Qué es “referenciar” un documento?

35) Explica las cuatro normas generales aplicables a cualquier tipo de archivo para la
extracción y conservación de los documentos

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36) ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes

documentos?
a) Los documentos laborales:
b) Los libros de visita y de matrículas:
c) Los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con respecto a
terceros:
d) Los que derivan derechos de propiedad:
e) Los expedientes del personal:
f) Los libros contables:

37) a) ¿Cómo se denomina el proceso de destrucción de la documentación?

b) ¿Cuál es la manera más adecuada de realizar dicho proceso?

3- NORMAS DE SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS

38) a) ¿Qué ley regula el tratamiento y la conservación de los datos personales?

b) ¿Qué datos se consideran “datos personales”?
c) ¿Qué organismo se encarga de vigilar que las empresas cumplen con dichas
obligaciones?

39) Enumera los cuatro derechos que tienen los ciudadanos respecto al tratamiento de
sus datos personales

40) Confecciona una solicitud de cancelación de datos de carácter personal dirigida a la

empresa TUPAC, situada en la C/ Ferrocarril, 21, Villajoyosa. Puedes encontrar un
modelo en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos www.agpd.es

Para encontrar el modelo entra en el apartado “Canal del Ciudadano”, “Derechos”,

pincha después en “Principales derechos” y después en “Derecho de cancelación”, y
descarga el modelo pinchando en “Ejercicio ante el responsable del fichero”

41) Di cuatro obligaciones que deben cumplir las empresas cuyos archivos contengan
datos personales

42) Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un nivel de
seguridad básico, medio o alto:
a) Una infracción administrativa
b) Una multa de tráfico
c) Una declaración de IVA
d) Un expediente médico de un trabajador
e) Una encuesta al personal de la empresa
f) Documentos publicitarios
g) Antecedentes penales de un trabajador

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h) Afiliación de un trabajador a un sindicato

i) Denuncia por maltrato de género

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