Objetivos

Con esta actividad se pretende realizar un repaso de los documentos leídos

para afianzar los conocimientos adquiridos.

Pregunta 1:
Responda las siguientes preguntas

 ¿Con qué propósito se archiva?

El propósito con el que se archiva es conservar el material relacionado

con cualquier empresa desde su creación, su gestión interna y externa
hasta su finalización, reunido en un mismo sitio y tenerlo a disposición.

 Elabore una definición de archivo.

Este es un lugar, edificio o local destinado al almacenamiento y

conservación de los documentos ordenados y clasificados que produce
una institución, personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o
actividades.

 Establezca diferencias entre archivo y archivar

Relativamente no es mucha la diferencia entre estas dos ya que el

archivar es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los
registros de una organización en tanto el archivo es el lugar donde
reposan los mismos documentos que se han intervenido y como tal ya
cuentan con el proceso de organización documental.

 ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización?

Este es de suma importancia ya que estos activos representan la

memoria, y guardan la historia y los hechos que servirán en dado caso
de una auditoria de la organización, resguardan información y
conocimientos importantes o necesarios para llevar a cabo de la misma.

 Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.

 Archivo histórico: Son todos aquellos documentos que hacen

parte del patrimonio cultural y social.

 Archivo público: Documentos que son pertenecientes las

entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de
un servicio.
  Archivo privado: Documentos producidos o recibidos por
personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo
de sus funciones o actividades.

 Archivo total: Hace referencia al proceso integral de los

documentos y su ciclo vital.

 Archivo electrónico: Son los documentos electrónicos

producidos y tratados conforme a los principios y procesos
archivísticos.

 Archivo vertical: son los documentos almacenados en carpetas

individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las
carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta
la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo
que allí se conserva.

 Archivo lateral: son los documentos que se archivan uno al lado

del otro como los libros de estantería en una biblioteca.
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se
colocan paralelamente.

 Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano,

uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.
Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.

 ¿De qué depende que un archivo preste un buen servicio al usuario?

Un archivo para que preste un buen servicio al usuario es necesario que

este organizado de tal manera que al momento de acceder a él sea más
rápido su ingreso, también considero que es fundamental los equipos
destinados para archivar, permitiendo que cumpla con fines tales como
conservación y preservación evitando que se afecte la información por
daños de acuerdo al medio o mala manipulación.

Pregunta 2:
En el siguiente cuadro haga una breve descripción de los tipos de ordenación
de los documentos de archivo.

TIPOS DE ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Ordenación Cronológica: Los libros de contabilidad o actas de una empresa
se basan en un elemento presente en cualquier documento (su fecha) y se
concreta con la secuencia año, mes y día (AAA-MM-DD) comenzando desde
el año más remoto hasta el más actual
Ordenación alfabética: tiene como referente principal los apellidos de una
 persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario
como criterio de ordenación.
Ordenación numérica: corresponde a un sistema de códigos, que permiten
identificar inequívocamente un documento en concreto. Eje: el numero
asignado a una factura o un recibo.
Ordenación geográfica o topográfica: es la ordenación de elementos en
función de su situación en una zona o territorio. Eje: localidad, barrio o
distrito, calle entre otros. 
Ordenación por materias: parte del contenido de los documentos y refleja los
asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es
preciso elaborar listas alfabéticas de materias.

Pregunta 3:
Realice las siguientes ordenaciones siguiendo las indicaciones para su
clasificación

A. Organizar y archivar por el sistema numérico los siguientes documentos,

partiendo de la codificación de cada dependencia. Recuerde que en la
carpeta solo se escribe el número o código y que para su consulta debe
manejar una lista o tarjetero alfabético con su correspondiente codificación
el cual debe estar guardado en otro lugar y bajo seguridad.

1. GERENCIA

1.1.1. Comunicaciones

                        1.1.1 Circular general para todo el personal

                        1.1.2. Acta Junta Directiva

            1.2 Proyectos

                        1.2.1 De Gestión

                        1.2.2 De obra

2. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

2.1 Comunicaciones

                        2.1.1 Circulares

                                    2.1.1.1. Para Clientes

                                    2.1.1.2. Para Proveedores

                        2.1.2. Informes

                                    2.1.2.1 Informe Ejecutivo de Actividades

                                    2.1.2.2. Informe Final de Ejecución

           2.1.3. Presupuesto año vigente

3. DESARROLLO HUMANO

3.1. Proceso de reclutamiento de personal

                        3.1.1. Hojas de vida

                                    3.1.1.1. Juan Diego García P

                                    3.1.1.2. Patricia Arango López

                                    3.1.1.3. Paola Gómez Arcila

                        3.1.2. Entrevista Laboral

                                    3.1.2.1. Juan Diego García P.

                                    3.1.2.2. Paola Gómez Arcila

                        3.1.3. Contrato de Trabajo

                                    3.1.3.1. Paola Gómez Arcila

4. DEPARTAMENTO FINANCIERO

4.1. Estados Financieros

                        4.1.1. Balance General

                        4.1.2. Estado de Resultados (P Y G)

            4.2. Libros de contabilidad

                        4.2.1. Libros Principales

                                    4.2.1.1. Inventario y Balances

                                    4.2.1.2. Diario

                                    4.2.1.3. Mayor

                        4.2.2. Libros Auxiliares

                                    4.2.2.1. Bancos

                                    4.2.2.2. Caja

                                    4.2.2.3. Clientes

Pregunta 4:

ARCHIVAR POR EL SISTEMA ALFANUMÉRICO, NOMBRES DE PERSONAS

NATURALES Y JURÍDICAS:

A la empresa ASOCIADOS Ltda., ingresaron al archivo los siguientes

CLIENTES durante el mes anterior, (recuerde marcar la gaveta, el índice y
utilizar guías). Aplique las reglas del diccionario como se indica en el
documento “REGLAS PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE
PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS”. Se recomienda primero ordenar los
nombres aplicando las reglas, es decir, si es persona natural invertir el nombre
iniciando por el primer apellido; si es empresa, dejar el nombre tal como ha sido
registrado en la Cámara de Comercio, igual aplique las reglas, o sea, cuando
llevan artículos, abreviaturas, números, otros).

El colombiano El Colombiano

Ana María Palacio de Ortiz (S.A.) Palacio de Ortiz, Ana María S.A

Omar Albeiro Gaviria GAVIRIA, Omar Albeiro

Clínica León XIII Clínica León Trece

Notaría 20 Notaria 20

Instituto Técnico Nueva Era Instituto Técnico Nueva Era

Carlos M. Agudelo Aguilar AGUDELO AGUILAR, Carlos M.

El Portal El Portal

Ana María Palacio de Ortiz (S.C.A) Ana María Palacio de Ortiz

Notaría Décima Notaria 10

Academia de Baile Gloria Academia de Baile Gloria

Sandra Milena Bedoya Gaviria BEDOYA GAVIRIA, Sandra Milena

SENA Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Sandra M. Bedoya G. BEDOYA G. Sandra M.

Luis Alfonso Zapata ZAPATA, Luis Alfonso

 La Casa de la Moda La Casa de la Moda

Drogas la Rebaja Drogas la Rebaja

Omar Albeiro Gaviria Henao GAVIRIA HENAO, Omar Albeiro

Droguería Súper Droguería Súper

Funeraria Medellín S.A. Funeraria Medellín S.A

Lonja Propiedad Raíz Propiedad Raíz, Lonja

Pregunta 5:

En el siguiente Link encontrará un archivo en PDF sobre “LOS SISTEMAS INTEGRADOS

DE ARCHIVO”, usted debe leerlo y realizar un ensayo de mínimo una página sobre él.

https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf

El advenimiento de la informática y la tecnología, son parte de la vida cotidiana del

ser humano, es por eso que con el transcurso del tiempo se ha venido desarrollando
técnicas de mejoramiento en cuanto al manejo y desarrollo de los archivos en el
ámbito empresarial.

En el marco documental, la importancia de contar con un sistema tecnológico de

gestión de archivos; se funda en eliminar esos espacios amplios y la gran cantidad de
estantería evitando acumular y almacenar el incremento de documentos,
consiguiendo agruparlos en medios cuya clasificación, organización y preservación
conduzca a facilitar al acceso de información.

Además, con la implementación de un sistema de gestión de archivos se busca

conservar el ciclo vital de los documentos y acompañarlos en su fase de tramitación
hasta su envió al archivo histórico; con el fin de sustituir los soportes tradicionales y
cambiarlos por documentos electrónicos, minimizando el trabajo evitando grandes
acumulaciones en soportes de información. Cabe resaltar que para incorporar nuevas
técnicas en el mejoramiento de la Gestión documental, es necesario realizar un
estudio detallado donde se definan todos los requerimientos y funcionalidades
desarrollando sus diversas fases logrando persuadir a quienes vayan a incorporarse.

Por tanto, es importante resaltar que en el procesamiento de datos, hay cabida para
un factor tecnológico y que al igual que el factor humano resulta significativo; ya que
toda acción e implementación de nuevas técnicas implica un cambio de hábitos, unas
nuevas competencias y una mayor regulación en los procesos; Donde los
lineamientos e implementación de una nueva sistematización; no implica la disolución
en la metodología de trabajo, sino que se trata de un cambio consiguiendo mayor
agilidad en el proceso de búsqueda, en la recuperación de información y en la
conservación del patrimonio.