REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL
JOSE ANTONIO ANZOATEGUI
SEDE PUERTO LA CRUZ
EXTENCION PUERTO LA CRUZ

LOS MANUALES

PROFESOR: BACHILLER:
XIOMARA OCHOA LEANDRO GUTIERREZ C.I: 29.538.531
RUTH CARRION C.I: 28.057.039
SECCION “2”
CONTADURIA – TURNO NOCTURNO

BARCELONA, ABRIL DE 2020

.
 Introducción

Muchas empresas cuando empiezan a operar consideran que los manuales

no son importantes para su buen funcionamiento, sin embargo, conforme van
creciendo a pesar de contar con éstos, no les dan el uso adecuado por falta de
conocimiento de su importancia, por falta de tiempo para revisarlos, la inversión
costosa para elaborarlos o actualizarlos y por la experiencia recabada durante los
años de trabajo, consideran que ya no son necesarios.

Todo esto trae como consecuencia la mala comunicación por la falta de una
guía o instructivo que capacite y oriente al personal que labora en las diversas
actividades que implica la empresa, para alcanzar un mejor desempeño.

Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues

persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al
personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las
unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales
representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración
concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna
administración, el uso de los manuales continúa en aumento de la mano con el
rendimiento de los trabajadores en sus lugares de trabajo.

.
El manual.

Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos,

esenciales de una materia. Así, los manuales nos permiten comprender mejor el
funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al
conocimiento algún tema o materia.

Existen, por ejemplo, manuales para el estudio de las matemáticas, la

literatura, la historia, o la geografía. Hay, asimismo, manuales técnicos, que
permiten comprender el funcionamiento de diferentes aparatos o dispositivos
electrónicos.

Del mismo modo, hay manuales empleados para describir y explicar el

funcionamiento de una empresa u organización (manual de procedimientos, de
organización, de calidad, etc.), así como otro tipo de manuales, también
relacionados con el campo organizacional, como los manuales de identidad
corporativa, de convivencia o administrativos, entre otros.

La palabra manual también funcionar como adjetivo para designar aquello

que es manejable o que se ejecuta con las manos, que exige habilidad con las
manos o que es fácil de hacer o de entender, entre otras cosas.

La palabra, como tal, proviene del latín manuālis, que significa ‘que se
puede tomar con la mano’, o ‘que se lleva con la mano’.

Los manuales son la forma en que se transmite información de manera

ordenada con forma de libro que se puede manejar de manera fácil.

Es ideal para empresas y franquicias que desean estandarizar información

hacia sus distribuidores, franquiciatarios, sucursales, clientes, proveedores.

El desarrollo de un manual

 El primer paso para planear la redacción es definir la materia de que se

trata. ¿De qué va a tratar el manual? Es fácil definir el tema si se hace una
lista de todos los grupos posibles de usuarios del manual, y después se
determina que información necesita cada uno.

.
  El segundo paso consiste en determinar quién recopilara los datos.
 El tercer paso es, decidir quién escribirá el manual.
 El último paso en la plantación de la redacción es establecer un programa
temporal de trabajo.

Importancia de un manual.

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera

detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa.

Los manuales son necesarios pues ayudan a las empresas y vendedores a

promover sus productos o instrucciones de los mismos, mientras más llamativos
sean los manuales mayor es el interés de ser leídos, todo depende del lugar
donde desees imprimir.

Características de un manual.

Las características principales que debe llevar son:

 Tabla de contenido
 Introducción
 Instrucciones para el uso del manual
 Cuerpo del manual
 Flujograma
 Glosario de términos
 Conclusiones
 Recomendaciones
 Anexos

Otras características adicionales de los manuales son las siguientes:

 Los manuales deben de estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico

que permita garantizar aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Deben de estar elaborados mediante una metodología conocida que

.
 permita flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas
intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
 Los manuales de funciones, procesos, y procedimientos deben contar una
metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas
intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la
totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en
forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad,
contenido y descripción del cambio, versión, el funcionamiento que lo
aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos.
 Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios
relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las
dependencias de la organización debe contar con mecanismos que
garanticen su adecuada difusión.
 Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y
se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de
efectividad de los manuales en las dependencias de la organización.
 Las guías de usuario también es conocida como manual de usuario y es un
documento de comunicación técnica destinado a dar asistencia a las
personas que utilizan un sistema en particular.
 La mayoría de las guías de usuario contiene tanto una guía escrita como
imágenes asociadas.

Ventajas y desventajas de un manual.

Ventajas:

 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento,
funciones, normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del
tiempo.

.
  Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas
el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por
excepción.

Desventajas:

 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
 Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en detalles
puede volverse complicados.

.
 Conclusión
Como conclusión podemos decir que un manual es un documento de
comunicación técnica con el cual se busca brindar asistencia a las personas que
usan un sistema. Más allá de que tan específicos puedan ser, los autores de
dichos manuales intentan utilizar un lenguaje que sea ameno y simple para que
los usuarios del sistema se sientan cómodos con su utilización. Uno de los
objetivos que se buscan al diseñar un manual es que el usuario conozca cómo
introducir información o realizar una tarea y extraer datos u obtener un resultado
específico. Este debe de servir como manual de aprendizaje y como manual de
referencia.

Utilizar los manuales contribuye al crecimiento y desarrollo de una empresa

ya que estos ayudan a la organización y coordinación entre los departamentos
existentes para poder ofrecer un producto o servicio de manera más eficiente y
evitar muchos problemas internos y externos.

Se hace necesario entonces crear y utilizar los manuales en una empresa

para poder realizar las labores de una manera más eficiente y así también evaluar
su funcionamiento y de haber algo disfuncional, reformarlos.

.
 Bibliografía

https://contadormx.com/2019/01/10/ventajas-y-desventajas-de-los-manuales-
administrativos/

https://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/34-los-manuales.html

https://www.significados.com/manual/

https://es.scribd.com/document/393716703/Caracteristicas-de-Un-Manual