Carecer de Manuales Administrativos?

La experiencia indica que aqullas organizaciones que carecen de manuales generalmente no tienen claros los cometidos y funciones de cada uno de sus rganos y el grado de uniformidad en el cumplimiento de procedimientos puede ser bajo. Los Manuales como Herramienta de Gestin, Eficiencia y Rentabilidad? Los manuales, facilitan el estudio de la estructura y procedimientos, y permiten detectar fallas, pero su existencia no garantiza la eficiencia. Un Manual no sustituye a la buena gestin, ni es la fuente de solucin a problemas vinculados a la racionalizacin. Una organizacin no es ineficiente porque carezca de un Manual de procedimientos, sino que es ineficiente porque sus procedimientos no hacen un uso ptimo de los recursos. Para ganar en eficiencia, la organizacin debe racionalizar sus procedimientos con este objetivo, y slo despus de haber racionalizado los mismos, confeccionar el Manual. El Analista de Organizacin y Mtodos Si "nadie es responsable de nada", falla la asignacin de autoridad y responsabilidad en la organizacin, debe seguirse un proceso de anlisis y diseo estructural, a raz del cual surgir un Manual. Confeccionar Manuales de procedimientos que no han sido racionalizados, Manuales de organizacin de estructuras fuertemente ineficaces, no aporta soluciones a los problemas ni beneficios. Un Manual no es un fin en s mismo, sino que es un producto del trabajo del analista de Organizacin y Mtodos. Es un documento que surge como producto de un proceso de mejoramiento administrativo, en el cual tiene gran importancia la labor del analista de. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES VENTAJAS Confeccionar un Manual, y mantenerlo actualizado, es una tarea que insume tiempo y no resulta fcil. Los Manuales facilitan la compresin de la Estructura, las Funciones y los Procedimientos. El Manual de Organizacin Y Funciones permite que todos los integrantes de la organizacin conozcan las funciones, cometidos, niveles de responsabilidad y de autoridad de las diversas unidades administrativas. Garantizan que todos los empleados conozcan las funciones y actividades a desempear por cada uno, mejorando la comunicacin y la coordinacin. Al disponer de manuales se facilitan los procesos de control, y quines son los responsables de ejercer dichos controles. Esto es, el Manual de Organizacin y Funciones constituyen instrumentos para la mejora de las comunicaciones en las organizaciones.

 La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin. Evitar duplicidad y detecta omisiones. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. El uso de manuales facilita el proceso de adiestramiento y capacitacin de los empleados. Los manuales son un instrumento de consulta para todo aqul que necesite familiarizarse con una determinada rea de la organizacin. Constituye un instrumento til en el proceso de adiestramiento y capacitacin de los funcionarios. Los manuales facilitan la toma de decisiones Al establecer claramente los niveles de autoridad y responsabilidad, permiten determinar quin es el responsable de tomar una decisin determinada. Los manuales de procedimientos facilitan la programacin de las decisiones, a la vez que limitan el grado de improvisacin en la toma de decisiones. Permiten por lo tanto concentrarse en las decisiones de carcter complejo o estratgico, resolviendo las programadas. El tamao de las empresas incide en la utilidad de los manuales. La estructura organizacional de una pequea empresa es sencilla, y muy flexible; y se caracterizan por gran fluidez de comunicaciones, tanto a nivel horizontal como vertical. Las pequeas empresas frecuentemente no tienen necesidad de uniformizar las pautas y criterios, y el uso de manuales de organizacin y funciones es muy limitado en ellas. Por el contrario, los manuales ayudan a uniformizar las prcticas en empresas de gran tamao, cuando la comunicacin informal entre todos sus miembros no es ya posible, y en las empresas muy extendidas desde el punto de vista geogrfico. El manual facilita muchos aspectos referentes a la gestin de Recursos Humanos. Establece claramente los requisitos para el desempeo de un cargo, sus responsabilidades y determinan las normas disciplinarias, las obligaciones de los empleados. Dejan constancia firme de las pautas de evaluacin de cargos.

DESVENTAJAS El costo de produccin y actualizacin puede ser alto Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad

 No son un sustituto a un sistema de capacitacin y adiestramiento, sino que simplemente constituyen un instrumento ms en ese proceso. Leer la descripcin de un procedimiento indudablemente facilita el aprendizaje del mismo, pero no es razonable pensar que con la sola lectura se sustituya al entrenamiento. Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. El valor real y los beneficios de los Manuales La confeccin de un buen manual exige un proceso cuidadoso, que involucra anlisis de la organizacin, lo cual representa un costo alto para la empresa. No obstante, la valoracin en trminos absolutos de los costos no es la ms acertada, se debe valorar en trminos de la relacin costo/beneficio. El costo de confeccin y mantenimiento de manuales es generalmente fcil de determinar: los asesores encargados de la confeccin determinan sus honorarios, a los cuales se les debe agregar el tiempo que destinan los propios funcionarios de lnea de la organizacin a la confeccin del manual, costos de papelera e imprenta, etc. Pero los beneficios no siempre son fcilmente identificables. Los costos son tangibles y asociables al manual: su confeccin cuesta determinada cantidad de dinero. Pero los beneficios no son un monto determinado y tangible, sino que estn representados por un menor costo asociado al desarrollo de una actividad, una mayor ganancia por la prestacin de un mejor servicio, un ahorro potencial, o la no realizacin de una prdida. Estos elementos no son fcilmente medibles, y adems, se asocian tanto a la existencia del manual en si mismo como a toda la labor previa de racionalizacin. Es difcil determinar todos los beneficios concretos que tiene una organizacin por el uso de manuales, y ms difcil an es cuantificar (en trminos de ahorro de tiempo o materiales) ese beneficio. El manual traer aparejado: Menor cantidad de reclamos o solicitudes injustificados, lo cual implica menor cantidad de tiempo del personal destinado a atenderlos. Menor cantidad de consultas por dudas, sea estas telefnicas o personales. Estos elementos tienen indudablemente asociado un beneficio, pero el clculo del mismo es difcil. Esto hace que muchos empresarios se detengan slo en los costos, sin analizar los beneficios potenciales, y concluyan que los manuales son "tiles pero demasiado caros". La necesidad permanente de mantener los manuales actualizados ayuda a reflexionar sobre la marcha de la organizacin, y a ser conscientes de los cambios que se desean introducir, y este es un beneficio adicional muy importante.