INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CALKINI EN EL ESTADO DE CAMPECHE

Función administrativa 1 Prof.: Lic. María Eugenia López Ponce
MANUALES ADMINISTRATIVOS

Alumno: Miguel Ángel Collí Canche

2º semestre

GRUPO: B

12/JUNIO/2011

pág. 1

ÍNDICE MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: _____________________________________________________________ 3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES: _____________________________________________ 4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: ________________ 5 Ventajas: ____________________________________________________________________ 5 Desventajas: __________________________________________________________________ 6 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: __________________________ 7 POR SU CONTENIDO: ___________________________________________________________ 7 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA: ________________________________________________ 8 OTRA CLASIFICACIÓN ___________________________________________________________ 9 General:__________________________________________________________________________ 9 Específico: _______________________________________________________________________ 10 CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS _______________________________________________________ 12 REQUISITOS _________________________________________________________________ 12 CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: ______________________________________ 13 BIBLIOGRAFÍA. 2 . __________________________________________________________ 14 pág.

. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. A. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Antecedentes. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares. El uso de los manuales. ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico. data de los años de la segunda guerra mundial. pero establecieron la base para los manuales administrativos. R. Graham Kellog. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Reyes Ponce. "El manual presenta sistemas y técnicas específicas. de que se tenga registro. libro. En esencia. etc. "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de Comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. Continolo G. Terry G. 3 . en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática. etc. y por ello. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. pág. instrucciones internas. Otros Conceptos: "Un folleto. memorándums. carpeta. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

podemos mencionar los siguientes objetivos: Instruir a la persona. evaluación del control interno y su evaluación. normas. pág. etc. procedimientos. procedimientos y métodos. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. y dependiendo del grado de especializacióndel manual. acerca de aspectos tales como: objetivos. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos). relaciones. políticas.OBJETIVOS DE LOS MANUALES: Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. Facilita las labores de auditoria. decisiones yestrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. funciones. ubicación. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones (manual de políticas). Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Aumenta la eficiencia de los empleados. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Facilitar el reclutamiento de personal (manual de organización). Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. Facilitar la descentralización. delegación de autoridad. etc. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. evitar duplicidad y detectar omisiones. 4 . Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos). facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos.

Sistematiza la iniciación. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. losprocedimientos. las funciones. etc. Posibilitan una delegación efectiva. las políticas. tienen ciertas limitaciones. pág. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. de las operaciones. las siguientes ventajas: Logra y mantiene un sólido plan de organización. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 5 . Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. lo cual de ninguna manera le restan importancia. elseguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. clasificación y compensación del personal clave. ya que al existir instrucciones escritas. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. las normas. Facilita el estudio de los problemas de organización. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. entre otras. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Ventajas: Un manual tiene. Sirve como una guía eficaz para la preparación. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través deltiempo. Sin embargo. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. Evitan discusiones y mal entendidos.

pierde efectividad. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. El costo de producción y actualización puede ser alto. Si no se actualiza periódicamente. 6 . Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. Incluye solo aspectos formales de la organización. Algunas consideran que es demasiado caro. pág.Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitarun manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de lasoperaciones. dejando de lado los informales. limitativo y laborioso preparar un manualy conservarlo al día.cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". a los que se designa los nombres diversos. compras. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. 7 . La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. administración y posición actual. funciones. logros.CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Existen diversas clasificaciones de los manuales. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. finanzas. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. personal. crecimiento. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. etc. ventas. el de "historia y pág. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. y las relaciones.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicarlas actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.manejo de registros. etc. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. ingenieríaindustrial. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito. operaciones internas del personal. es tan reconocida. debiéndose separar en secciones. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica deldepartamento. definir la función de comprar. descripción del sistema contable. los manuales se aceptan y usan ampliamente. controles. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financierasen todos los niveles de la administración.). que en las operaciones defabricación. control de producción). Dentro de esteapartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y prontasolución. los métodos a utilizar que afectansus actividades. En organismos pequeños. entre otros. consiste en definirel alcance de compras.organización". Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito deprocedimientos y normas de esta actividad. control de la elaboración de información financiera. Al personal de ventas es necesario darle un marco dereferencia para tomar decisiones cotidianas. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos. protección debienes y suministro de información financiera. POR SU FUNCIÓNESPECÍFICA: Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Losmanuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y pág. control y cobro de las operaciones. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. 8 .procedimientos. inspección. Entre los aspectos más importantes quepuede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito ycobranzas.Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en estaactividad. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinasde información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy pococonocimiento previo de los temas cubiertos. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacionaldeterminada. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo acondiciones generales. losprocesos y las rutinas de un puesto en particular. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican. capacitación. dentro de este tenemos a los siguientesmanuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeaciónorganizacional y abarca todo el organismo. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativaresponsable de la actividad y como información general para el personal interesado enesa función. mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción ycomenzaría con el primer paso activo del proceso. Estos sirven como fuente de referenciay ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.administración de personal. General:Se refiere a todo el organismo en su conjunto. prestaciones. a fin de uniformar la forma de operar. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". El manual de adiestramiento tambiénutiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación paracomprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud dela dirección superior. pág. un manual de adiestramiento"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitirsu señal". Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación.selección.políticas de personal. indicando la organización formal ydefiniendo su estructura funcional. entre otros. son comúnmente más detallados queun manual de procedimientos. puedenelaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. las labores. uso de servicios. OTRA CLASIFICACIÓN Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a lasnecesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. Por ejemplo. 9 . y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". para toda la empresa. estas políticas generales establecen líneasde guía.contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en unorganismo social. lineamientos para el manejo de conflictos personales.

los cuales seacompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual sebasan todas las acciones. un marco dentro del cual el personaldirectivo puede pág. Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar losprocedimientos en el orden de importancia de un área específica. promociones. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde sedesea una descripción detallada de las relaciones de organización. Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas". Una política esuna guía básica para la acción. o de un manual de personal: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestosy la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. permisos. pago a proveedores. etcétera.L. Laspolíticas escritas establecen líneas de guía. aquí se refierea la auditoria interna en forma particular.Específico: Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal). prescribe los límites generales dentro de los cuales hande realizarse las actividades.Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea deorganización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. señalando las guías u orientación respecto acuestiones de personal. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección. Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa.instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad. por ejemplo: ingresos acaja. Manual de políticas o de organización.etc. descripciones de trabajo. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos. etc. a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con losdemás". a fin de capitalizar lasoportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento yselección personal en una organización. prestaciones. Generalmente contienen gráficas de organización. tales como: contratación. perode una área específica de la organización. las funciones y actividades de los órganos dela empresa. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención ala función general. cartas delímite de autoridad.los grados de autoridad y responsabilidad. Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización. 10 . C. Explican la jerarquía.

Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaraciónde objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política. puede habermanuales de políticas comerciales. 11 . con ilustraciones abase de diagramas. El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala elprocedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o decualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación detodo un departamento. por sus características diversas. de producción.. De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempola organización y las normas básicas no son. como manualesprocedimiento comerciales. 3.según convenga a las condiciones locales. cómo operar una máquina di contabilidad. cuando menos.A prácticas generales en un área determinada de actividad. medianamente firmes ycomprensibles. etc. de finanzas.Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala laspolíticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo. 2. pueden clasificarseen manuales de procedimiento de oficina y de fábrica. o unosobre políticas generales. de personal. por ejemplo: Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. bien sea llenada con un ejemplo o coninstrucciones para su llenado.obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que seemplean en el procedimiento de que se trate. Los manuales de procedimiento. También puede referirse en: 1. Por supuesto.A tareas y trabajo individuales. de producción. cuadros y dibujos para aclarar los datos. pág. financieras. por ejemplo. etcétera.

estética y claridad en su elaboración. 12 . A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información. instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. REQUISITOS Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencillo que exista orden.Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genereen esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos. Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rígido en su aplicación) Que estén siempre actualizadas Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su uso eficiente de los manuales (es importante la instrucción en el manejo e interpretación de los manuales) pág. se estaráen posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidadesadministrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas demejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de losprocedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organización.

Manual de procedimientos: 1... 4.Revisiones y Recomendaciones. 8..Estructura funcional. etc.Como usar el manual..1.) -Tipo de departamentalización (geográfica...1. 6.. 2.Objetivo del manual. 3.Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).1.4.Introducción 2. pág. 4.Gráficas..2...3.Estructura procedimental.Índice 3....Objetivos de cada unidad orgánica.Introducción 3.Identificación. 6.Formas.. -Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.Organigrama.. 2. 6.Ámbito de aplicación.Base legal (en caso de organismo público). 5. -Amplitud de la descentralización y centralización.4.. 2.. 3.). 2. etc.Alcance... 3.CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: Manual de organización: 1.Directorio. por producto. 3.Objetivos del manual.2.1.. 6. 4...Interpretación de la estructura orgánica. 5.3.Diagramas de flujo.Como usar el manual.-Instructivosde las formas empleadas..Antecedentes Históricos.1. 5.Índice. 2.Organigrama..Autoridad 3. 13 ... funcional.3.Descripción narrativa de los procedimientos. 9. 7. -Sistemas de organización (línea.2..

COM/MANULES ADMINISTRATIVOY BURORACIA http://uproadmon.BIBLIOGRAFÍA.MONOGRAFIAS.net pág. http://www.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministr ativos/ http://WWW.com/2007/03/jamador@multivisionhn. 14 .blogspot.elprisma.

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