INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CALKINI EN EL ESTADO DE CAMPECHE

Función administrativa 1 Prof.: Lic. María Eugenia López Ponce
MANUALES ADMINISTRATIVOS

Alumno: Miguel Ángel Collí Canche

2º semestre

GRUPO: B

12/JUNIO/2011

pág. 1

__________________________________________________________ 14 pág. 2 .ÍNDICE MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: _____________________________________________________________ 3 OBJETIVOS DE LOS MANUALES: _____________________________________________ 4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: ________________ 5 Ventajas: ____________________________________________________________________ 5 Desventajas: __________________________________________________________________ 6 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: __________________________ 7 POR SU CONTENIDO: ___________________________________________________________ 7 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA: ________________________________________________ 8 OTRA CLASIFICACIÓN ___________________________________________________________ 9 General:__________________________________________________________________________ 9 Específico: _______________________________________________________________________ 10 CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS _______________________________________________________ 12 REQUISITOS _________________________________________________________________ 12 CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: ______________________________________ 13 BIBLIOGRAFÍA.

memorándums.MANUALES ADMINISTRATIVOS CONCEPTOS: Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de Comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. etc. Antecedentes. 3 . "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". R. data de los años de la segunda guerra mundial. pero establecieron la base para los manuales administrativos. de que se tenga registro. que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. Terry G. instrucciones internas. Continolo G. pág. los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas. En esencia. Otros Conceptos: "Un folleto. "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector. ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. y por ello. carpeta. Reyes Ponce. Graham Kellog. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo. El uso de los manuales. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. A. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. etc. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática.. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". libro. "El manual presenta sistemas y técnicas específicas.. La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. podemos mencionar los siguientes objetivos: Instruir a la persona. procedimientos y métodos. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. delegación de autoridad. procedimientos. funciones. Facilitar el reclutamiento de personal (manual de organización). etc. facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones (manual de políticas). Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos). 4 . etc. Facilitar la descentralización. y propiciar la uniformidad en el trabajo. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. relaciones. Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).OBJETIVOS DE LOS MANUALES: Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. Facilita las labores de auditoria. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos. normas. Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). Aumenta la eficiencia de los empleados. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. pág. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. y dependiendo del grado de especializacióndel manual. acerca de aspectos tales como: objetivos. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades. evitar duplicidad y detectar omisiones. políticas. evaluación del control interno y su evaluación. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. ubicación. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. decisiones yestrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

las siguientes ventajas: Logra y mantiene un sólido plan de organización. tienen ciertas limitaciones. etc. 5 . Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Sin embargo. Sirve como una guía eficaz para la preparación. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. pág. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Sistematiza la iniciación. entre otras. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Facilita el estudio de los problemas de organización. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. losprocedimientos. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. de las operaciones. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través deltiempo. las funciones. Ventajas: Un manual tiene. Evitan discusiones y mal entendidos. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. las políticas. lo cual de ninguna manera le restan importancia. clasificación y compensación del personal clave. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. ya que al existir instrucciones escritas. Posibilitan una delegación efectiva. elseguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. las normas.

cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. pág. pierde efectividad. Si no se actualiza periódicamente. dejando de lado los informales.Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitarun manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Incluye solo aspectos formales de la organización. 6 . Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de lasoperaciones. El costo de producción y actualización puede ser alto. Algunas consideran que es demasiado caro. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. limitativo y laborioso preparar un manualy conservarlo al día.

La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos". El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades. c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. compras. etc. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción. finanzas. el de "historia y pág. ventas. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: POR SU CONTENIDO: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. al suministrar lineamientos a niveles intermedios. Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito. Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. crecimiento. personal. a los que se designa los nombres diversos. permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización. y las relaciones.CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Existen diversas clasificaciones de los manuales. funciones. 7 . administración y posición actual. logros. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales.

descripción del sistema contable. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito. controles. Losmanuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y pág. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinasde información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financierasen todos los niveles de la administración. control y cobro de las operaciones.). los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. definir la función de comprar. Entre los aspectos más importantes quepuede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito ycobranzas. que en las operaciones defabricación.organización". control de producción). consiste en definirel alcance de compras.Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en estaactividad. entre otros. protección debienes y suministro de información financiera. Dentro de esteapartado puede haber los siguientes manuales: Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar lasinstrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y prontasolución. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica deldepartamento.manejo de registros. inspección. es tan reconocida. Al personal de ventas es necesario darle un marco dereferencia para tomar decisiones cotidianas. POR SU FUNCIÓNESPECÍFICA: Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. operaciones internas del personal. En organismos pequeños. en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. etc. debiéndose separar en secciones. 8 . control de la elaboración de información financiera.procedimientos. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicarlas actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito deprocedimientos y normas de esta actividad. los métodos a utilizar que afectansus actividades. un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos.La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. ingenieríaindustrial.

puedenelaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo acondiciones generales. pág. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". prestaciones. Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación. Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud dela dirección superior. indicando la organización formal ydefiniendo su estructura funcional. son comúnmente más detallados queun manual de procedimientos. para toda la empresa. capacitación. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacionaldeterminada. las labores.administración de personal. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativaresponsable de la actividad y como información general para el personal interesado enesa función. dentro de este tenemos a los siguientesmanuales: Manuales generales de organización: Este es producto de la planeaciónorganizacional y abarca todo el organismo. entre otros. mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción ycomenzaría con el primer paso activo del proceso. OTRA CLASIFICACIÓN Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a lasnecesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación. estas políticas generales establecen líneasde guía. 9 . un manual de adiestramiento"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitirsu señal".El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy pococonocimiento previo de los temas cubiertos. a fin de uniformar la forma de operar. Por ejemplo. Estos sirven como fuente de referenciay ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. uso de servicios. El manual de adiestramiento tambiénutiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación paracomprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en unorganismo social. General:Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos".políticas de personal.selección. losprocesos y las rutinas de un puesto en particular. lineamientos para el manejo de conflictos personales.

perode una área específica de la organización. prescribe los límites generales dentro de los cuales hande realizarse las actividades. Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas". Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos. Laspolíticas escritas establecen líneas de guía. etcétera. las funciones y actividades de los órganos dela empresa. señalando las guías u orientación respecto acuestiones de personal. Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar losprocedimientos en el orden de importancia de un área específica. Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. por ejemplo: ingresos acaja. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde sedesea una descripción detallada de las relaciones de organización. Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento yselección personal en una organización. o de un manual de personal: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestosy la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.L. pago a proveedores. permisos. aquí se refierea la auditoria interna en forma particular. prestaciones. los cuales seacompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.los grados de autoridad y responsabilidad. a fin de capitalizar lasoportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. promociones.instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección. etc. a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con losdemás". un marco dentro del cual el personaldirectivo puede pág. Generalmente contienen gráficas de organización.Específico: Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de un área específica (personal). descripciones de trabajo. 10 .etc. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención ala función general. tales como: contratación. cartas delímite de autoridad. Una política esuna guía básica para la acción. C. Manual de políticas o de organización. Explican la jerarquía. Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual sebasan todas las acciones. Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización.Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea deorganización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan.

por ejemplo: Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. cuadros y dibujos para aclarar los datos. Los manuales de procedimiento. de finanzas. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que seemplean en el procedimiento de que se trate. medianamente firmes ycomprensibles. financieras. cómo operar una máquina di contabilidad. bien sea llenada con un ejemplo o coninstrucciones para su llenado. etc. o unosobre políticas generales. Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaraciónde objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política. de personal. como manualesprocedimiento comerciales. etcétera. pág.Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala laspolíticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo. 2.A prácticas generales en un área determinada de actividad. de producción. con ilustraciones abase de diagramas. 11 .. de producción. puede habermanuales de políticas comerciales.obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general. De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempola organización y las normas básicas no son. pueden clasificarseen manuales de procedimiento de oficina y de fábrica. cuando menos. por sus características diversas. Por supuesto.A tareas y trabajo individuales. También puede referirse en: 1. 3. El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala elprocedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o decualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación detodo un departamento. por ejemplo.según convenga a las condiciones locales.

se estaráen posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidadesadministrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas demejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de losprocedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organización. estética y claridad en su elaboración. Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rígido en su aplicación) Que estén siempre actualizadas Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su uso eficiente de los manuales (es importante la instrucción en el manejo e interpretación de los manuales) pág.Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genereen esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos. A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información. instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. REQUISITOS Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencillo que exista orden. 12 .

...1. -Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría. 4.Estructura procedimental..3. 5.. por producto.Objetivos del manual. 6. 6.Como usar el manual.1.Introducción 3. 3. 9...Objetivo del manual.Autoridad 3. 3. 2. 6.Índice.. -Amplitud de la descentralización y centralización.) -Tipo de departamentalización (geográfica...Como usar el manual.CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: Manual de organización: 1....). -Sistemas de organización (línea.Estructura funcional. 13 ... 4.Directorio.Organigrama. 7.2. 2.4. Manual de procedimientos: 1.. 5. etc.Organigrama.Ámbito de aplicación.-Instructivosde las formas empleadas...Revisiones y Recomendaciones.1..4.3. pág.Base legal (en caso de organismo público).Índice 3. 5. 2. 8.. etc. 2.Formas.3..Identificación.2.Interpretación de la estructura orgánica. 4. 3..1...Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).Introducción 2. 6..Descripción narrativa de los procedimientos.Gráficas. funcional.1. 2.Antecedentes Históricos.Diagramas de flujo...Alcance.Objetivos de cada unidad orgánica. 3.2.

net pág.blogspot.MONOGRAFIAS.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministr ativos/ http://WWW.com/2007/03/jamador@multivisionhn.elprisma. 14 .COM/MANULES ADMINISTRATIVOY BURORACIA http://uproadmon.BIBLIOGRAFÍA. http://www.

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