Nombre: Iván Daniel Ramirez Valenzuela Matrícula: T03107211

Nombre del curso: Administración Nombre del profesor: Daniel Emilio

de Operaciones.
Pérez González
Módulo: 2 Actividad: Evidencia 2
Fecha: 3 de noviembre del 2023
Bibliografía:
1. La mejora de procesos organizacionales para proyectos de desarrollo de
software. (2018). Revista Cubana de Ciencias Informáticas, 12(3).
2. Díaz, A., & Hernán, O. S. (2017). La calidad en el servicio como ventaja
competitiva. Dominio de las Ciencias, 3(2), 72-
83. https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/6093282.pdf

3. Saffer, D. (2009). Designing for interaction: creating innovative applications and

devices. http://ci.nii.ac.jp/ncid/BB0254736X

4. Chase, R. B., Jacobs, F. R., & Aquilano, N. J. (2019). "Operations and Supply

Chain Management."

5. De Frutos, J., González, P. P., Cañadas, A. S., Torre, J. I. P., & González, M.

(2007). Condiciones de trabajo y satisfacción laboral de los docentes en las escuelas

católicas de Madrid. Educación y futuro: revista de investigación aplicada y

experiencias educativas, 17, 9-

42. https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/2392447.pdf

6. Chiavenato, I. (1999). Administración en los nuevos tiempos.

PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO

Proyecto de mejora en los procesos y crecimiento de la empresa Q-TEAM.

Marco Teórico.
 Diseño de producto.
El diseño de producto es el proceso de crear productos físicos o digitales que
satisfagan las necesidades de los usuarios y resuelvan problemas específicos
de manera eficaz y a través del tiempo es fundamental que sean atractivas, la
posibilidad de que un niño pueda utilizar un teléfono celular o una televisión
inteligente y poner el video o la película que desee con tanta facilidad es una
competencia que se ha logrado desarrollar en las nuevas generaciones pero
también se deriva de la excelente ingeniería que diseña los productos para que
el cliente pueda utilizarlos con facilidad y que pueda crear una conexión e
interacción con el usuario final, Saffer llama a esta práctica diseño de
interacción. (Saffer, 2009).

El diseño del producto es el conjunto de varias disciplinas como lo puede ser la

disciplina industrial, la comunicación, el factor humano y la interacción entre el
humano y las interacciones con su entorno, es lo que permite todas esas
interacciones invisibles que funcionan detrás de escena.

Los principios del diseño deben considerar la funcionalidad del producto, debe
ser estético, tener usabilidad, innovar y en los últimos años se añade la
sostenibilidad como un principio de diseño el cuál debe centrarse en las
necesidades, deseos y experiencias de los usuarios buscando la empatía con
el usuario.

Para poder llevar a cabo el diseño del producto existe un proceso del diseño el
cuál contempla la investigación en donde se buscan las necesidades del
usuario y el contexto en el que se utilizara el producto, después se requieren
generar ideas y conceptos para el producto con la finalidad de crear un
prototipo y modelos para evaluar y poder refinar el diseño en el cuál se elegirán
los materiales y las especificaciones técnicas, con ello se evalua el producto
para poder generar la producción o implementación.

El éxito del diseño de producto se puede medir mediante métricas como la

satisfacción del usuario, la eficiencia, usabilidad y la rentabilidad.

 Plan de administración del proyecto.

Podemos comprender al plan de administración de proyectos como el

documento formal que describe un proyecto desde el principio hasta el fin de
este.

Un plan de gestión de proyectos detalla cómo se requiere ejecutar un proyecto

y a través de el se detallan los objetivos del proyecto y los pasos que se deben
tomar para completar el proyecto con éxito. (Lhh, 2023)
Es indispensable para la creación de un plan de administración de proyecto el
tener una meta u objetivo es decir cuál será el alcance y el objetivo general del
proyecto, una vez que se haya establecido el objetivo entonces continuamos
con la investigación de conducta el cuál se encarga de realizar una
investigación sobre la historia de la empresa y la participación en asuntos
similares a los del proyecto con la finalidad de establecer metas y pasos
cuantificables.

Al obtener estos datos se crea un esquema para comenzar a describir los

pasos, es decir el plan de juego para que el equipo lo siga durante la duración
del proyecto, aspectos como el presupuesto que se tiene para realizar el
proyecto, el alcance del proyecto, el plazo para realizarse las tareas y las
partes interesadas e involucradas para que se logre el objetivo del proyecto.

Una vez que se realiza el esquema es tiempo de llevarlo al equipo y comentarlo

para poder encontrar y anticipar cualquier problema o riesgo que se pueda
suscitar por la implementación del proyecto, una vez discutido es más probable
que el proyecto sea eficaz y se logre un proyecto exitoso.

Una vez revisado por el equipo se comparte el plan finalizado y se comienza a

ejecutar el plan para llegar a un tiempo de reflexión del proyecto en donde se
determine que funciono y que es lo que se puede mejorar, de esta manera se
obtiene la información necesaria para la proxima gestión de proyectos.

La administración de proyectos es un enfoque disciplinado para la planificación,

ejecución y control de actividades con el objetivo de lograr un conjunto de
objetivos especificos dentro de restricciones de tiempo, costo y calidad
(Institute, 2013)

Plan maestro de producción.

El Plan Maestro de Ejecución es un documento que establece el plan a medio

plazo para la producción de bienes o servicios en una organización. Describe
cómo se utilizarán los recursos y se programarán las actividades para
satisfacer la demanda del mercado y alcanzar los objetivos estratégicos de la
empresa. (Chase, R. B., Jacobs, F. R., & Aquilano, N. J. (2019).
Los objetivos del plan maestro de ejecución son el buscar la alineación con los
objetivos estratégicos de la organización mientras se logra el equilibrio entre la
demanda y la capacidad de producción buscando minimizar los costos y
fomentar la optimización de recursos sin dejar de lado y poniendo como
objetivo el cumplimiento de plazos de entrega y compromisos con los clientes.

Para poder integrar un Plan Maestro de Ejecución es necesario pronosticar la

demanda futura de los productos o servicios obteniendo la información en
datos históricos y proyecciones de mercado, una vez que se cuenta con esta
información se analiza la capacidad disponible en términos de mano de obra,
maquinaria y recursos para determinar cuántos productos o servicios se
pueden producir en un periodo especifico.

Al determinar la capacidad de producción entonces se planifica que productos

se producirán, cuánto se producirá de cada producto y cuándo se llevará a
cabo la producción, para después generar un programa de producción
detallado que asigne las tareas y los recursos necesarios en un calendario.
Una vez establecido el calendario entonces se define cómo se gestionarán los
cambios inesperados.

El Plan Maestro de Ejecución utiliza diversas técnicas de planificación como el

Plan de Requerimiento de Materiales, Programación Lineal, Programación
Heurística o el Lean Manufacturing.

No se debe olvidar que el plan se debe monitorear y actualizar regularmente

para asegurar que se mantengan alineados los cambios y la producción con la
demanda y la satisfacción del cliente.

 Propuesta de cadena de suministro

La cadena de suministro es un sistema que se interconecta entre diferentes

organizaciones, actividades o departamentos, utilizando la información y los
recursos que participan en la creación y entrega de productos o servicios que
van desde el proveedor hasta el consumidor final.

En los últimos años el termino Administración de la Cadena de Suministro se

ha vuelto muy popular en la praxis empresarial y se comprende como la
integración e procesos de negocios de varias organizaciones para lograr un
mayor impacto en la reducción de costos, velocidad de llegada al mercado,
servicio al cliente y rentabilidad de cada uno de los participantes hasta llegar al
consumidor final. (Jiménez, 2000).

Para poder lograr una cadena de suministro se requieren de diferentes

componentes que consideramos en la siguiente lista:
1.- Proveedores

2.- Fabricantes

3.- Distribución y Logística

4.- Clientes

5.- Flujo de información

6.- Gestión de inventarios

7.- Tecnología de la información

Dentro de la práctica las cadenas de suministro se han convertido en un

novedoso sistema de redes de gestión de flujos físicos de mercancías, esto
como respuesta al consumo masivo internacional, el cuál deriva en un
ordenamiento territorial del funcionamiento coordinado de la producción con la
distribución.

Se utilizan indicadores claves de rendimiento para poder evaluar el rendimiento

de la cadena de suministro, en ellos se pueden considerar la tasa de entrega a
tiempo, la rotación de inventarios y la eficiencia logística.

Planteamiento.
Comenzaremos a trabajar con la empresa Q-TEAM SC una empresa familiar
formada el año 2013 en Ciudad Juárez dedicada a la capacitación y consultoría
empresarial, la empresa comenzó con la visión de establecerse dentro de las
ciudades industriales más representativas en la República Mexicana para el
año 2023 cumpliendo desde el año 2018 la visión.

Q-TEAM SC es una empresa pequeña de 6 personas dedicadas a la parte

administrativa y alrededor de 25 instructores que imparten cerca de 120 cursos
diferentes dedicados a las diferentes áreas de la industria que van desde
Recursos Humanos, Capacitación, Seguridad, Higiene, Calidad y Producción.

Los clientes más fuertes son las empresas WernerCo, BRP, Harman y Robert
Bosch, empresas que últimamente han demandado una cantidad de cursos
que al comienzo de las operaciones de la empresa Q-TEAM en el año 2013 no
se tenían contemplados y que han tomado de manera desprevenida este
crecimiento
Q-TEAM es una empresa que lleva 10 años fungiendo como una empresa
dedicada a la capacitación y consultoría empresarial dentro del área industrial.
Durante este tiempo ha existido un crecimiento exponencial al lograr tener un
alcance en casi toda la república mexicana implementando alrededor de 20 a
25 cursos semanales. El ser una empresa familiar ha permitido que la atención
y el servicio al cliente sea una de las mayores cualidades que el cliente
agradece y busca como una añadidura a la experiencia y calidad que se brinda
en las capacitaciones.

Si bien se ha llevado una planeación estratégica que se cumple este 2023 y

que de acuerdo a los medibles se observa que se ha superado en las metas
establecidas se ha encontrado que la carga de trabajo que se presenta hoy en
día no es nada parecida a cuando comenzó a operar la empresa y apenas se
ha contratado una persona más a la organización desde el comienzo de las
operaciones en el 2013 lo cual ha traído una cultura dentro de la organización
en donde se trabaja fuertemente pero los procesos de trabajo comienzan a ser
bastante tardados y complejos lo cual se traduce en errores de logística, falta
de seguimiento a los clientes, problemas de contabilidad relacionadas con los
procesos de facturación y seguimiento así como gastos innecesarios por el mal
manejo de los procesos, siendo entonces una empresa reactiva y no
permitiendo un mayor crecimiento como se desea lograr en los próximos años.

Hoy en día ante la creación de una nueva meta para los próximos 10 años, se
debe tomar una decisión sobre cuál será la inversión que permita a Q-TEAM
continuar creciendo como empresa de capacitación y expandirse a más
ciudades dentro de la República Mexicana.

Si bien la gerencia considera que es mejor contratar más personal que se

encargue de la realización de ventas en las diferentes zonas industriales dentro
del país, también se analiza la opción de implementar un nuevo software que
permita agilizar los procesos dentro de la empresa brindando más tiempo al
personal de poder dedicar tiempo a ofrecer los servicios logrando también el
crecimiento de la empresa sin la necesidad de contratar más personal.

El problema que se pretende resolver en este escenario se centra en el

crecimiento exponencial de Q-TEAM, una empresa dedicada a la capacitación
y consultoría empresarial en el área industrial en México

Por ello La pregunta general que guiaría el proyecto será:

¿Cuál es la estrategia más efectiva para abordar el crecimiento de Q-TEAM en

los próximos 10 años: aumentar la fuerza laboral de ventas o implementar un
nuevo software para agilizar los procesos internos?
Objetivos del Proyecto:

El objetivo general de este proyecto es el de elegir y fundamentar cuál es la

estrategia más efectiva para el crecimiento de la empresa Q-TEAM, la
contratación de más personal o implementar un nuevo software para agilizar
los procesos internos.

Los objetivos subjetivos que se esperan generar a través de este proyecto de

diseño e implementación de un sistema son los siguientes:

1.- Eficiencia operativa: Mediante la implementación de un sistema optimizado,

los trabajadores podrán realizar sus tareas de manera más eficiente y efectiva.
Esto implica una reducción en los tiempos de ejecución de las actividades, lo
que se observará en mayor productividad y aprovechamiento del tiempo de
trabajo.

2.-Reducción de costos, ya que al implementar un sistema que automatiza y

optimiza los procesos, se pueden eliminar tareas manuales innecesarias y de
este modo lograr minimizar los errores o retrabajos. Esto conlleva una
disminución de los costos operativos, tanto en términos de mano de obra como
de los recursos materiales.

3.- Control mejorado de los procesos: El sistema permite un mayor control y

visión de los procesos de ventas, facturación y logística, de este modo los
departamentos encargados de supervisar la contabilidad, los seguimientos de
clientes y la creación de materiales pueden observar en tiempo real las
operaciones, permitiendo generar mejores estrategias para beneficio de la
empresa a futuro.

4.- Mejora en la atención al cliente: Al reducir los tiempos en la ejecución de

tareas, la respuesta al cliente podrá ser más eficiente y de mayor calidad. Los
servicios se podrán procesar de manera más rápida y precisa, evitando así
muchos de los errores humanos que se presentan en la empresa hasta el día
de hoy y generando una mayor confianza por parte del cliente en la empresa.

5.- Mayor capacidad de respuesta y crecimiento por parte de la empresa: La

implementación del sistema permitirá mayor agilidad y capacidad de respuesta
ante la necesidad y demanda de los clientes, beneficiando así la atención
rápida a consultas, seguimientos de pedidos y resolución de problemas, lo cual
mejora la relación con los clientes y mejorará la imagen de la empresa.

Introducción:
En México únicamente el 20% de los negocios que comienzan a emprender
logran pasar de los 2 años de existencia, tal es el caso de la empresa Q-TEAM
SC, una empresa dedicada a la capacitación y consultoría empresarial que
comenzó sus funciones el año 2013 en Ciudad Juárez, Chihuahua. Esta
empresa ha logrado expandirse a las ciudades industriales más importantes del
País, dicho logro no ha sido fácil ya que ha sido un trabajo arduo por parte de
todas las personas involucradas en la compañía.

Hoy a sus 10 años de que comenzó a funcionar la empresa se requieren tomar

decisiones que determinen la dirección de la empresa por los próximos 10
años, considerando los conocimientos y experiencia obtenida en este tiempo
de funciones, en el crecimiento dentro del sector industrial dentro del país y en
todos aquellos factores externos e internos que determinan e influyen en una
empresa pequeña.

Por ello a través de este trabajo podremos observar y analizar cuáles son las
problemáticas y las posibles soluciones que se presentan para lograr el
crecimiento y dar el siguiente paso para Q-TEAM SC.

Determinaremos si la empresa requiere elegir entre contratar más personal

tomando en cuenta todos aquellos gastos que se generan por términos de
contratación, problemas para contratar personal calificado, crecimiento de las
instalaciones de la empresa y sobre todo la creación de nuevos departamentos
y procesos dentro de la compañía o si bien se establecen los procesos y áreas
para entonces crear un software que permita reducir las actividades de los
trabajadores permitiendo así cumplir con sus funciones administrativas en un
menor tiempo facilitando al personar ya experimentado contar con el tiempo
para poder prospectar y hacer crecer la cartera de clientes de la empresa.

El problema central que se busca resolver es cómo abordar el crecimiento

continuo de Q-TEAM en los próximos 10 años. La empresa se enfrenta a la
decisión de elegir entre dos estrategias: aumentar la fuerza laboral de ventas o
implementar un nuevo software para agilizar los procesos internos. Ambas
estrategias tienen como objetivo permitir que la empresa siga creciendo y
expandiéndose a más ciudades en México.

Los objetivos del proyecto son los siguientes:

1. Mejorar la eficiencia operativa de la empresa.

2. Reducir costos operativos a través de la optimización de procesos.

3. Lograr un mejor control de los procesos internos.

 4. Mejorar la atención al cliente y la calidad de los servicios.

5. Aumentar la capacidad de respuesta y el potencial de crecimiento de la

empresa.

El proyecto se centra en abordar los desafíos que ha surgido debido al

crecimiento de Q-TEAM y en la elección de una estrategia que permita a la
empresa continuar creciendo de manera sostenible en el futuro. La pregunta
general que guía el proyecto involucra la toma de una decisión estratégica
fundamental para el futuro de la empresa.

La selección de la mejor propuesta se elegirá a través de determinar la mejor

opción de costo-calidad buscando la mayor eficiencia en la decisión elegida.

Además de una administración de proyecto en donde se permita la planeación,

organización y control de los recursos humanos y materiales, que permitan la
mejor satisfacción tomando en cuenta costos y tiempos para el crecimiento de
la empresa.

DESARROLLO DEL PROYECTO

Diseño del Producto.

1. Herramientas que se utilizaron.
Para poder realizar el software se utilizó un lenguaje de programación
llamado Python, se aplicó con tecnología web JavaScript. Para poder
almacenar y gestionar la información se utilizó MySQL.
2. Validación de datos.
Tendremos que asegurar y verificar que los datos ingresados y manejados
por el software que crearemos cumplan con requisitos predefinidos antes de
ser procesados o almacenados:
 Establecer un formato con el tipo de datos esperados
 Creación de rangos y limites
 Revisión de coincidencia con datos existentes para evitar duplicados
 Consistencia de datos para revisar coherencia.
 Validación por parte de la gerencia de los datos
 Mensajes de error y retroalimentación.
3. Especificaciones.
Este software esta creado para poder llevar a cabo el proceso de la
empresa Q-TEAM SC el cuál consta de ventas, logística para la realización
de los cursos y por último facturación y cobranza.
 4. Diseño.

Plan de Administración del Proyecto.

1. Metodología de administración.
Utilizaremos el Modelo de cascada
2. Instrumentos de control.
Para poder llevar a cabo el proyecto en tiempo y forma con alta calidad
implementaremos los siguientes instrumentos de control:
a) Microsoft Teams
b) Software Sana para seguimiento de las tareas en equipo con el
diseñador
c) Tablero de Planificación

3. Gráfica de Gantt.

4. PERT/CPM.

Plan Maestro de Producción.

1. Nivel de integración de pedidos.
Debido a que Q-TEAM entrega un servicio, este es el nivel de
integración de pedidos
Recepción de Pedidos de Capacitación y Consultoría
Paso 1. Programación de eventos y servicios
Paso 2. Comunicación con los clientes para confirmación de fecha y hora de
los eventos programados
Paso 3. Preparación de materiales y recursos para el personal inscrito
Paso 4. Asignar al instructor de acuerdo con tema, fechas y horarios
Paso 5. Generar la logística de viaje en caso de que sea necesario viajar
Paso 6. Realizar la capacitación a la empresa
Paso 7. Facturación y Documentación
Paso 8. Seguimiento y Gestión de problemas
El nivel de integración de pedidos se enfoca en garantizar que los servicios
de capacitación se entreguen de manera eficaz y que los clientes reciban
un servicio de alta calidad.
2. Líneas de producción.
Como tal no existe una línea de producción, pero contamos con un
organigrama que nos permite cumplir con todos los procesos que se
requieren para que se generen los procesos de pedidos del cliente.

3. Recursos e instalaciones.
Al ser una empresa de servicios los recursos son mínimos pues no se
requiere tener un inventario físico.
Si bien la empresa cuenta con salas de capacitación el equipamiento es el
mínimo
 Proyector
 Pizarrón
 Rotafolios
 Internet
 Manuales específicos para cada curso

4. Indicadores.

En el contexto de una empresa de capacitación y consultoría empresarial

como Q-TEAM, los indicadores clave en el plan maestro de producción se
centran en la eficiencia y la calidad de los servicios proporcionados. Estos
KPIs ayudan a medir el éxito operativo y la satisfacción del cliente.
1. Tasa de Utilización de Recursos: Este indicador mide la eficiencia en
la asignación de recursos, como instructores y consultores.
2. Tasa de Ocupación de Espacio: Q-TEAM tiene sus propias
instalaciones para capacitación y reuniones, este indicador mide la
eficiencia en la utilización del espacio
3. Calidad de la Capacitación: Se evalúa mediante la retroalimentación
de los participantes y clientes. Los KPIs de calidad pueden incluir la
satisfacción del cliente, las evaluaciones y conocimientos de los
participantes en las capacitaciones y la tasa de finalización de
cursos.
4. Índice de Retención de Clientes: Mide cuántos clientes repiten la
contratación de los servicios de Q-TEAM. El retener clientes y
conseguir nuevos clientes es el objetivo.
5. Tiempo Promedio de Respuesta a Solicitudes de Cliente: Este KPI
mide la eficiencia en la gestión de las solicitudes de información y
cotizaciones por parte de los clientes. Un tiempo de respuesta rápido
es esencial para la satisfacción del cliente.
6. Tiempo de Entrega de Servicios: Mide la eficiencia en la
programación y entrega de los servicios en las fechas acordadas. Los
retrasos en la entrega pueden afectar la satisfacción del cliente.
7. Costo de Adquisición de Clientes: Mide cuánto cuesta adquirir un
nuevo cliente. Este KPI es relevante para evaluar la eficacia de las
estrategias de marketing y ventas.
8. Índice de Rentabilidad por Cliente: Evalúa la rentabilidad de cada
cliente individual. Esto es importante para priorizar clientes de alto
valor.
5. Amplitud de áreas integradas.
Como se observa en el organigrama dentro de la empresa se tratan de
reducir los procesos
 Ventas
 Facturación
 Agenda de instructores
 Sistemas
 Logística
 Facturación
Estas son las áreas que integran a la compañía.

Administración de Cadena de Suministro.

1. Proceso de selección de proveedores y control de
abastecimientos.
Para la selección de los proveedores y el control de abastecimientos se
pidieron 3 propuestas a diferentes proveedores recomendados por otras
compañías.
Se reviso a detalle cada propuesta y se realizaron reuniones para revisión
de las maneras de trabajar por ello se eligió a LeTinte como la empresa
correcta para elaborar el software ya que muestra un mejor precio-calidad
que las demás propuestas.
2. Proceso de programación de pedidos.
El sistema realizara la siguiente programación de pedidos
1.- Recepción de Pedidos de Capacitación
Los pedidos pueden incluir solicitudes de diferentes temas, áreas y pueden
estar ya estandarizados o se pueden realizar a la medida del cliente
2.- Planificación de la Capacitación
Se asignan horarios y fechas de los cursos solicitados al instructor y se
realiza dentro de la agenda de la compañía.
3.- Programación de Eventos
Se programan fechas y horarios de los eventos de capacitación en un
calendario asegurando que exista el material, instalaciones y los
instructores disponibles.
4.- Impartición de la capacitación
Llevar a cabo la capacitación programada en tiempo, con calidad
implementando una evaluación de calidad que permita evaluar la calidad de
nuestro servicio.
5.- Facturación y seguimiento postventa
Se genera la factura al finalizar el curso y se programa a pago, se debe
revisar cada semana con la finalidad de generar una cobranza fácil y rápida.
6.- Registro y Análisis de Datos
Se registra y analiza los datos relacionados con la programación de
pedidos, la satisfacción del cliente y la eficiencia en la ejecución de los
servicios.
 3. Integración de manufactura interna
Debido a que Q-TEAM no es una empresa de bienes físicos y ofrece un
servicio podemos considerar los siguientes aspectos.
a) Desarrollo de Software interno
b) Control de calidad y pruebas
c) Gestión de contenido
d) Gestión de recursos
e) Entrega y soporte técnico
f) Mejora continua
De esta manera Q-TEAM se enfoca en garantizar que los servicios de
capacitación y consultoría se desarrollen, entreguen y mejoren de manera
efectiva y eficiente.
4. Logística de embarques y entrega al cliente
El proceso de la logística es el siguiente:
Paso 1. Programación de eventos y servicios
Paso 2. Comunicación con los clientes para confirmación de fecha y hora de
los eventos programados
Paso 3. Preparación de materiales y recursos para el personal inscrito
Paso 4. Asignar al instructor de acuerdo con tema, fechas y horarios
Paso 5. Generar la logística de viaje en caso de que sea necesario viajar
Paso 6. Realizar la capacitación a la empresa
Paso 7. Facturación y Documentación
Paso 8. Seguimiento y Gestión de problemas

PROPUESTA DE MEJORA
1. Propuesta con base en el planteamiento del proyecto.
La propuesta de diseño e implementación de un sistema en Q-TEAM aborda
varios síntomas del problema y los subproblemas derivados del problema
principal de la carga de trabajo excesiva y los procesos tardados y complejos.
Veamos cómo la propuesta de solución ataca cada uno de ellos:

1. Carga de trabajo excesiva: Al implementar un sistema optimizado, se

busca mejorar la eficiencia operativa y reducir los tiempos de ejecución
de las actividades. Esto permitirá a los trabajadores realizar sus tareas
de manera más eficiente y efectiva, lo que a su vez disminuirá la carga
de trabajo y evitará la saturación del personal. Un buen entorno laboral
afecta a las personas y a los procesos de trabajo, mejorando, como
consecuencia, los resultados. (De Frutos et al., 2007)

2. Procesos tardados y complejos: El sistema propuesto ayudará a agilizar

y simplificar los procesos de ventas, facturación, seguimiento de clientes
y creación de materiales. Al automatizar y optimizar estos procesos, se
eliminarán tareas manuales innecesarias y se minimizarán los errores y
 retrabajos, lo que resultará en una reducción de los tiempos y una mayor
fluidez en las operaciones.
3. Errores de logística y falta de seguimiento a los clientes: El sistema
permitirá un control mejorado de los procesos, lo que significa que los
departamentos encargados de supervisar la contabilidad, los
seguimientos de clientes y la creación de materiales podrán observar en
tiempo real las operaciones. Esto facilitará el seguimiento de los
pedidos, la resolución de problemas y la atención rápida a consultas, lo
que evitará errores y mejorará la satisfacción del cliente.
4. Problemas de contabilidad relacionados con los procesos de facturación
y seguimiento: Al implementar un sistema automatizado, se reducirán los
errores en los procesos de facturación y seguimiento, lo que contribuirá
a una mayor precisión y confiabilidad en los registros contables. Esto
permitirá una mejor gestión de los ingresos y gastos, evitando gastos
innecesarios y facilitando la generación de informes financieros precisos.

Este software si bien ayudara a los procesos internos dentro del area
administrativa afectara directamente a la calidad en el servicio al cliente, que en
el caso de Q-TEAM es una de sus mayores fortalezas y como se menciona en
el caso específico de las empresas de servicios, uno de los atributos que
contribuyen fundamentalmente al éxito o subsistencia a largo plazo, es la
opinión de los clientes sobre el servicio que reciben y solo tendrán una opinión
favorable hacia la empresa, si satisface todas las necesidades y expectativas
del cliente. (Díaz & Hernán, 2017)

En resumen, la propuesta de solución de diseño e implementación de un

sistema aborda los síntomas del problema principal, como la carga de trabajo
excesiva y los procesos tardados y complejos, al tiempo que atiende los
subproblemas relacionados, como errores de logística, falta de seguimiento a
los clientes y problemas de contabilidad. Al mejorar la eficiencia operativa,
reducir costos, tener un mayor control de los procesos, mejorar la atención al
cliente y aumentar la capacidad de respuesta y crecimiento de la empresa, se
espera resolver estos problemas y promover un funcionamiento más efectivo y
exitoso de Q-TEAM.

Considero que dentro de la problemática se identifica que el problema afecta a

toda la organización por lo cual la solución que brindamos beneficiara todos los
departamentos que componen la empresa y lo podremos analizar en la
siguiente estructura de organización que considero apoyara de mejor manera el
proceso.

1. Dirección:
 o Gerente General: Responsable de la gestión de la empresa, toma
de decisiones estratégicas y supervisión de los resultados
generales.
o Gerente de Operaciones: Encargado de diseñar los manuales y
temarios, supervisar la calidad de la capacitación y consultoría, y
establecer los procesos operativos.
o Gerente Administrativo: Responsable de la contabilidad, pagos,
facturación y seguimiento de clientes.
2. Equipos y departamentos:
o Equipo de Ventas: Compuesto por vendedores encargados de la
prospección y venta de los servicios de capacitación y
consultoría. Cada vendedor puede tener un rol adicional
relacionado con las tareas internas de la empresa.
o Equipo de Capacitación: Instructores encargados de impartir los
cursos a los clientes.
o Equipo de Soporte Administrativo: Incluye personal de facturación
y cuentas por pagar, encargados de brindar soporte en aspectos
relacionados con la facturación y cuentas con los clientes.
o Equipo de Desarrollo de Sistemas: Encargado del diseño,
desarrollo y mantenimiento del sistema propuesto, trabajando en
colaboración con los diferentes departamentos para asegurar su
correcta implementación y funcionamiento.
3. Líderes y gerentes:
o Los gerentes de Operaciones y Administrativo actúan como
líderes de sus respectivos departamentos, supervisando el
desempeño de los equipos, brindando orientación y tomando
decisiones relacionadas con las áreas a su cargo.
o Los vendedores con roles adicionales pueden asumir el liderazgo
en esas áreas específicas, como el encargado de sistemas o el
encargado de la impresión y administración de manuales.
4. Flujo de comunicación y compromiso:
o Se establecerán reuniones regulares de seguimiento entre los
gerentes y los equipos, donde se compartirán objetivos, se
brindará retroalimentación y se tomarán decisiones estratégicas.
o Se buscara lograr una comunicación abierta y transparente entre
los diferentes equipos y departamentos, promoviendo la
colaboración y el intercambio de información.
o El compromiso se fortalecerá mediante la participación activa de
los empleados fomentando la motivación en la toma de
decisiones y la generación de ideas para mejorar los procesos y
la calidad del servicio al cliente.
Esta estructura organizativa propuesta permite una mejor distribución de
responsabilidades, una comunicación efectiva y un mayor compromiso de los
empleados. El sistema propuesto ayudará a optimizar los procesos, reducir
costos, mejorar el control y la atención al cliente, y aumentar la capacidad de
respuesta y crecimiento de la empresa. La colaboración entre los equipos y
departamentos será fundamental para el éxito de la implementación del
sistema y la mejora de la eficiencia operativa en general.

2. Plan de aplicación.
El plan de aplicación del software para Q-TEAM, requiere de diferentes fases
las cuáles son las siguientes:

Fase 1: Definición de Requisitos y Objetivos:

1. Identificación de Necesidades: Realiza un análisis de las necesidades
de Q-TEAM en términos de gestión de capacitación, consultoría y otras
operaciones administrativas.
2. Definición de Objetivos: Establece los objetivos que se esperan lograr
con el software, como mejorar la eficiencia, la calidad de los servicios, la
satisfacción del cliente o la gestión de datos.
3. Selección de Proveedor: Basándote en los requisitos identificados,
investiga y selecciona el proveedor más adecuado para la realización del
software.
Fase 2: Diseño y Configuración:
4. Diseño del Sistema: Trabajar de la mano con el proveedor para la
creación del software revisando los procesos.
5. Configuración del Software: Configurar el software de acuerdo a los
procesos internos de la compañía

Fase 3: Implementación y Capacitación:

7. Implementación Piloto: Realiza una implementación piloto del software
en un entorno controlado para identificar posibles problemas y ajustes
necesarios.
8. Capacitación del Personal: Brindar la capacitación a los empleados
para el uso del software
9. Migración de Datos: Transfiere datos existentes de Excel a la nueva
plataforma del software
Fase 4: Pruebas y Ajustes:
10. Pruebas Exhaustivas: Realización de pruebas exhaustivas del software
para asegurar que funciona según lo planeado y que cumple con los
requisitos y objetivos.
11. Ajustes y Optimizaciones: Realización de ajustes en caso de que
dentro de las pruebas se hayan encontrado errores
Fase 5: Seguimiento y Mantenimiento:
 12. Supervisión y Gestión Continua: Brindar un seguimiento continuo al
software para continuar observando los errores y las adecuaciones que
el mismo requiera.
13. Mantenimiento Técnico: Manténer el software actualizado con las
últimas actualizaciones y correcciones de seguridad.
Consideramos que estos son los pasos para llevar a cabo el plan de aplicación
correcto del software.

CONCLUSIONES

Creo que hubo varios conocimientos y conclusiones a los que llego después de
las lecturas y el trabajo realizado durante este proyecto.

Primeramente, comprendo que es fundamental tener la capacidad de

reconocer y analizar los problemas y desafíos que enfrenta una empresa. Esto
nos permite abordarlos de manera efectiva y encontrar soluciones adecuadas,
para ello debemos dar la importancia a la planeación estratégica: ya que es
crucial para establecer metas claras y desarrollar estrategias para alcanzarlas.
Es necesario realizar revisiones periódicas de la planeación para evaluar los
resultados y realizar ajustes cuando sea necesario, con la finalidad de
desarrollar una cultura de mejora continua, esto implica estar dispuesto a
revisar y mejorar constantemente los procesos, identificar oportunidades de
crecimiento y adaptarse a los cambios del entorno empresarial.

Además pude observar que dentro de mi trabajo se hace mucho con poco
personal lo cual me hace entender la eficiencia en la gestión de los recursos
como una clave para optimizar los procesos y reducir costos, la administración
debe combinar eficiencia y eficacia para conseguir los objetivos
organizacionales; por tal motivo, el administrador debe saber utilizar los
recursos organizacionales para lograr eficiencia y eficacia y alto grado de
satisfacción entre las personas que ejecutan el trabajo y el cliente que lo recibe.
(Chiavenato, 1999). Hoy en día existen diferentes tecnologías y sistemas
adecuados que pueden ayudar a automatizar tareas, minimizar errores y
maximizar la productividad, todo esto nos ayuda a brindar un excelente servicio
al cliente lo cuál en un campo laboral tan competitivo será fundamental para
mantener la satisfacción y fidelidad de los clientes. Esto implica una atención
rápida, eficiente y de calidad, así como una comunicación clara y efectiva. Será
entonces a través del desarrollo de un software que podemos realizar estas
mejoras ya que podemos determinar las necesidades de proceso de la
organización, diagnosticar los procesos de la organización y también se
permite planear y ejecutar las acciones de mejora. («La mejora de procesos
organizacionales para proyectos de desarrollo de software.», 2018)
Todos estos procesos dentro de la empresa no se pueden realizar solos
dependerá mucho de la madurez del equipo de trabajo y del liderazgo y
compromiso; un liderazgo sólido y comprometido es crucial para impulsar el
cambio y promover una cultura de mejora en la organización, considero que los
lideres son vitales para motivar y ayudar a que el trabajador logre desarrollarse
y mantenerse en sintonía con los cambios que la empresa requiere como parte
de un crecimiento entre la institución y el trabajador.

Para llegar a medir los logros de la empresa o las fallas que se presentan es
fundamental realizar evaluaciones periódicas para medir los resultados y el
impacto de las acciones implementadas. Esto nos permite verificar si se están
alcanzando los objetivos establecidos y realizar ajustes si es necesario.

En resumen, este proyecto me ha enseñado la importancia de la planificación

estratégica, la eficiencia operativa, la atención al cliente, el liderazgo y el
compromiso, así como la necesidad de estar dispuestos a adaptarnos y
mejorar constantemente para enfrentar los desafíos empresariales y lograr un
crecimiento sostenible.