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¿Qué es la eficiencia?
La eficiencia es hacer las cosas “correctamente”. Puede ser avanzar más rápido,
finalizar trabajos con menos recursos, cumplir con proyectos grandes pero con
poco presupuesto o, de algún modo, hacer “más” con “menos”.
La efectividad significa trabajar sobre las cosas “correctas”; es decir, las cosas que
aportan valor al negocio y que realmente pueden favorecer a la concreción de los
objetivos. Hoy en día, muy pocos equipos son efectivos con respecto a conectar el
trabajo actual con los objetivos globales de la empresa. En un estudio reciente de
más de 6000 trabajadores del conocimiento, solamente el 26 % de los empleados
informaron tener una idea clara de qué aporta su trabajo a los objetivos de la
empresa y solamente el 16 % dijo que la empresa en la que trabajan es efectiva al
definir y comunicar esos objetivos.
Los equipos efectivos saben cómo establecer bien las prioridades y cómo dedicar
los recursos adecuados a las iniciativas importantes. Tienen un claro sentido de
qué lugar ocupa su trabajo en la estrategia y los objetivos globales de la empresa,
y usan ese conocimiento para informar de qué trabajo hay que ocuparse y a qué
asignar los recursos.
En general, los equipos efectivos tienen las siguientes características:
Lo ideal sería crear un equipo que fuera tanto eficiente como efectivo. Pero hay
que empezar por algo. Intentar implementar ambas metodologías a la vez puede
no derivar en el efecto deseado. Entonces, empieza por resolver la efectividad
antes de avanzar con la eficiencia.
Tomemos, por ejemplo, un proyecto que abarca varios departamentos entre los
equipos de Creatividad y de Diseño Web. El objetivo es rediseñar la página de
inicio de la empresa para comunicar mejor la propuesta de valor. Al principio, el
equipo no es efectivo ni eficiente. No tienen en claro qué propuesta de valor deben
comunicar, qué beneficios aporta a los clientes ni qué mensaje deben priorizar en
la página de inicio.
El equipo empieza por dar los primeros pasos para resolver la efectividad y para
que todos estén alineados. Invierten en una plataforma de gestión del trabajo a fin
de coordinar la información entre los distintos niveles de la organización y para
conectar las iniciativas individuales con los objetivos globales de la empresa. Con
un conocimiento más amplio de la estrategia general, el equipo puede crear una
página de inicio que represente mejor a la empresa y que sea más útil para los
clientes.
La gestión del trabajo te ayuda a coordinar a las personas y al trabajo en todos los
niveles de la organización para garantizar que todos tengan la información que
necesitan para cumplir con el trabajo que realmente importa. En vez de trabajar
con tareas y proyectos aislados, las herramientas para gestión del trabajo son
útiles para cerrar la brecha entre las tareas diarias y los objetivos globales de la
empresa. De este modo, el equipo puede priorizar las tareas de manera efectiva
para maximizar el valor del negocio, en vez de perder completamente el tiempo en
trabajos de baja prioridad.
Los equipos efectivos no trabajan aislados. Para preparar a tu equipo para el éxito,
asegúrate de que se entienda perfectamente cómo se relaciona el trabajo que
hacen con las demás iniciativas y proyectos. Cuando todos tengan visibilidad
acerca de quién hace qué y para cuándo, los miembros del equipo podrán dedicar
menos tiempo a la coordinación del trabajo y más a los proyectos de mayor
impacto.
Una vez que el equipo tenga la efectividad bajo control, será hora de aumentar la
eficiencia. Una manera de lograrlo es mediante la automatización de los trabajos
manuales o duplicados con la automatización de los procesos de negocios (BPA).
Según el Índice de la anatomía del trabajo, en promedio, los trabajadores del
conocimiento dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo. Es decir, a
tareas como perseguir aprobaciones, buscar información o duplicar trabajos que
ya se han hecho antes. Al automatizar los procesos manuales, el equipo tendrá
más tiempo para las tareas cualificadas y estratégicas.
Sumado a los pormenores del trabajo, los trabajadores del conocimiento pierden
una cantidad importantísima de tiempo al cambiar entre diferentes aplicaciones o
buscando información. Hay investigaciones que demuestran que los trabajadores
del conocimiento cambian entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. Muy a
menudo, las herramientas de negocios no son compatibles entre sí, lo que
significa que los empleados deben cambiar entre emails, plataformas para
mensajes, herramientas específicas de cada función y programas informáticos
para gestión de proyectos. Para combatir este problema, busca otra forma de
integrar tus herramientas de negocios más importantes para poder acceder a toda
la información clave desde un mismo lugar.
A fin de ser eficiente, hay que entender cuál es la demora. Cuando el trabajo se
atrasa o los miembros del equipo tienen demasiado por hacer, detectar esos
puntos conflictivos a tiempo puede ser muy útil para volver a evaluar los recursos y
redistribuirlos en caso de ser necesario.