5W+2H?

Es una de las metodologías de gestión empresarial más utilizadas. Puede

aplicarse en muchos momentos, empresas y proyectos, ayuda a responder
una serie de preguntas decisivas para hacer que las acciones de un negocio
sean más estratégicas y precisas.

Esta herramienta fue desarrollada en Japón por profesionales de la industria

automotriz. El objetivo era servir de ayuda en la creación de planes de acción.

En la práctica, el método permite el análisis de diferentes aspectos

estratégicos para un proyecto. Cada acrónimo del término tiene un significado
y representa un análisis.

Qué se hará, por qué, por quién, cuándo, dónde, cómo y cuánto costará.
Todas estas preguntas se responden al aplicar el método que mostraremos en
este contenido.
¿Cuál es la metodología 5W2H?
Para comprender cuál es la metodología 5W2H, primero debemos definir el
término proyecto. Se puede asignar a cualquier plan de acción que tenga
pasos, responsabilidades y plazos.
¿Qué es el plan de acción 5W2H?

Es una metodología de elaboración de planes de acción. A través de ella, se

definen proyectos especificados a partir de la respuesta de 7 preguntas
relacionadas con las letras "W" y "H": qué? (¿Qué?); ¿quién? (¿Quién?);
¿Cuándo? (¿Cuándo?); ¿dónde? (¿Dónde?); ¿por qué? (por qué?); ¿cómo? (As);
¿cuánto? (cuánto costará?).
El 5W2H es, básicamente, una metodología para la definición y ejecución de
actividades. Se utiliza cuando hay la necesidad de elaboración de un plan de
acción. Sea un gran proyecto o una acción más simple, como la adquisición de
una nueva computadora para la oficina. Con esta herramienta, la empresa evita
que se definan las actividades y metas genéricas.
Por ejemplo, en lugar de definir en una reunión "comprar computadoras", se
definirá de forma muy sencilla:

¿Qué? Comprar una computadora

¿Quién? Pablo, asistente administrativo
¿Cuándo? La próxima semana
¿Dónde? Por Internet, en el sitio de uno de los 3 proveedores previamente
evaluados y calificados
¿Por qué? Debido a la entrada de un nuevo colaborador en el área de marketing
¿Cómo? Paulo validará las configuraciones con el área de tecnología, el
presupuesto con el financiero y, utilizando la tarjeta corporativa designada, hará
la compra para entrega antes de la vuelta del mes.
¿Cuánto costará? El presupuesto definido por el financiero es de $ 1.800.
Cómo hacer un plan de acción 5W2H?
El método del 5W2H garantiza que una simple lista de tareas sea ​profundizada y
definida de manera precisa y completa para que ninguna duda quede en el
camino de la ejecución de lo que fue combinado. Hacer un plan de acción 5W2H
es una actividad muy simple y bastante intuitiva, no siendo necesario ningún
conocimiento previo en gestión estratégica o de la calidad.

Básicamente, la ejecución del 5W2H consiste en responder preguntas. Sí, eso

mismo. Usted tomará su lista de actividades y, para cada elemento, responderá
algunas preguntas clave, que originan la sigla 5W2H:
¿Qué se debe hacer? (LO)
Todo plan de acción debe tener una especificación. Algunos ejemplos: "prospectar
patrocinios para el evento", "reformar la nueva filial", "montar el nuevo
eommerce".

¿Por qué esta acción debe ser realizada? (Por qué)

Toda acción necesita tener una razón. Una empresa no puede definir un plano sin
algo mayor detrás. Por ejemplo: ¿por qué queremos prospectar patrocinios para
el evento? Porque él necesita ser viable financieramente ". Este "W" ayuda al
gestor a reflexionar sobre la actividad como un todo dentro de una jerarquía de
prioridades.

¿Quién debe realizar la acción? (OMS)

Un plan de acción sin responsabilidad tiene pocas (o cero) posibilidades de ser
completado. También no existe un equipo o grupo de personas responsables de la
actividad. Al final de cuentas, es necesario tener un responsable absoluto, una
persona, aunque haya otros involucrados en la ejecución.
¿Dónde se debe ejecutar la acción? (DONDE)
Puede tener una o varias ubicaciones. Va a depender de la tarea. La definición de
este punto del plan ayudará a considerar el desplazamiento y sus costos en el plazo
y en el presupuesto.

¿Cuándo debe realizarse la acción? (Cuando)

Fecha de inicio y fecha de finalización esperados, considerando los riesgos del
proyecto. El cumplimiento del cronograma debe ser una meta del plan de acción.

¿Cómo se debe realizar la acción? (HOW)

En este ítem, entra una especificación más detallada del plan de acción. Puede ser
una ruptura de las actividades, fechas y responsables de cada una. Vamos a seguir
utilizando el ejemplo de la prospección de patrocinios: "1. Definir las bandas de
patrocinio y beneficios; 2. Asignar a los 100 mayores clientes de la empresa en el
último año; 3. Conectar a 10 clientes por día; 4. Iniciar el flujo de negociación con
los prospectos más calientes ".
¿Cuánto será el costo de la acción a realizar? (HOW MUCH)
Todo plan de acción debe tener un presupuesto. Puede ser general, pero lo más
indicado es que se rompe en etapas.

¿Cuándo y cómo utilizar la herramienta 5W2H?

Cuando se utiliza 5W2H?
Como podemos concluir a través de la explicación del concepto y utilizada de
herramienta, el 5W2H se utiliza cuando la empresa desea realizar tareas con más
eficiencia y agilidad, aumentando así la productividad como un todo. Para hacer
esta cuestión más clara, observe algunos ejemplos de actividades en las que se
puede utilizar la herramienta 5W2H:

Aumentar la rentabilidad de una empresa

Aumentar la cartera de clientes de una empresa
Realizar la planificación de medios socias
Realizar la planificación de la reducción de costos de una empresa
Definir la estrategia de venta de una empresa
Planear el mantenimiento de equipos en una industria