Qué es la eficiencia?

Eficiencia se define como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros
conseguidos con el mismo. Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo
o cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Qué es la eficacia?

En tanto, eficacia es el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a

nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

¿Y qué es efectividad?

Se traduce como el equilibrio entre los dos indicadores anteriores, consiguiendo llevar a cabo el
máximo trabajo previsto al mejor precio.

Diferencias entre eficiencia y eficacia

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia a la mejor

utilización de los recursos, en tanto, la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un
objetivo sin importar si se le ha dado el mejor uso a los recursos.

Es decir, la persona eficaz consigue los resultados esperados de forma satisfactoria

independientemente de los recursos utilizados, la persona eficiente es aquella que lleva a cabo la
tarea con el menor número de recursos posible.

Para terminar de entender las diferencias entre eficaz y eficiente, pongamos un ejemplo práctico:

En un proceso de producción, dos trabajadores tienen que fabricar 4.000 tornillos en cuatro horas
y ambos lo consiguen. Sin embargo, uno de ellos ha utilizado las herramientas necesarias y las ha
gestionado de manera adecuada, por lo que ha reducido su consumo en el proceso. Además,
apenas un 2% de los tornillos que ha fabricado han resultado defectuosos. En cambio, el otro
empleado ha mantenido la maquinaria encendida durante todo el proceso y ha desperdiciado en
torno a un 15% de la producción.

A partir de este ejemplo, podemos establecer que ambos son eficaces porque porque han
terminado la tarea a tiempo, pero, mientras que el primer trabajador posee ambas cualidades, el
segundo no es eficiente porque no ha sabido ahorrar recursos en el desarrollo del proceso.
¿Por qué es importante adquirir estas habilidades en entornos profesionales?

Ahora que conoces las diferencias entre eficaz y eficiente, puedes comprobar que ambas están
relacionadas con la productividad.

Sin duda, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, tiene como propósito principal
garantizar su rentabilidad. Para ello, el trabajador debe ser capaz de cumplir con las exigencias del
cliente —ser eficaz— como, al mismo tiempo, ahorrar recursos materiales, económicos o
energéticos en el desarrollo del producto e invertir el menor tiempo posible en los procesos de
creación o fabricación —ser eficiente. Y es que, para alcanzar el éxito empresarial, es fundamental
realizar tareas productivas con respecto a las formas y los tiempos estipulados de manera previa.

El cálculo de los indicadores

Definidos los conceptos, para realizar el cálculo de los indicadores de efectividad,
eficacia y eficiencia se suelen emplear las siguientes fórmulas:

 Eficacia= (Resultado alcanzado*100)/Resultado previsto. Esto nos dará

un porcentaje que podremos evaluar en función de una tabla de percentiles,
de modo que en función del resultado le otorgaremos una puntuación del 1
al 5, siendo 1 muy ineficaz y 5 muy eficaz.
 Eficiencia= (Resultado alcanzado/Costo real)*Tiempo
invertido/(Resultado esperado/Coste estimado)*Tiempo previsto. En
este caso, el análisis del indicador también se hará en virtud de una tabla
 donde si el resultado es menor a 1, se considerará ineficiente; si es igual a 1,
eficiente; y si supera la unidad, será muy eficiente. En cada caso,
asignaremos una puntuación a cada horquilla; por ejemplo, 5, 3 y 1 de más a
menos eficiente.
 Efectividad= (Puntuaje de eficiencia/Puntuaje de eficacia)/2)/Máxima
puntuación posible. Obtendremos un porcentaje que nos dirá lo efectiva
que es la actividad analizada.

Ventajas de la medición
 Correcto establecimiento de las metas. Si toda la plantilla, por ejemplo,
consigue resultados del 100%, quizá sea el momento de ser un poco más
ambiciosos en cuanto a los objetivos de la empresa, y viceversa.
 Ajuste de costes y tiempo. Estos indicadores nos permiten conocer si el
dinero y dedicación invertida en el proceso es realmente el adecuado, lo que
contribuye a la elaboración de los presupuestos, el ahorro en gastos y la
planificación de Recursos Humanos.

 Evaluación del desempeño. Al conocer el grado de efectividad de cada

empleado obtendremos una radiografía sobre su competencia que nos
ayudará a diseñar planes de formación, promoción o distribución de
incentivos.
 Mejora de la competitividad. El hecho de evaluar constantemente el
margen entre lo que se espera y lo que se hace provoca que las
organizaciones tiendan hacia la mejora continua, convirtiéndose en más
competitivas dentro de sus sectores.

  Conocer el desempeño de los trabajadores, procesos y organizaciones. El medir estos indicadores
servirá a la organización para conocer los rendimientos de los distintos trabajadores, procesos o
empresas que desempeñen trabajos para ellos.
 Conocer done se puede mejorar o quien debe hacerlo. Conocer que dos trabajadores, realizando
el mismo trabajo y empleando el mismo tiempo tienen eficacias distintas y uno cumple los objetivos
de forma sobrada y otro no, puede implicar que uno esté desarrollando el proceso de una forma
mejor que el otro (no quiere decir que uno lo esté haciendo mal, sino que el otro lo está haciendo
mejor). Esto podrá servir a la organización para mejorar sus procesos y lograr más beneficios.
 Adecuar los compromisos a la realidad. El conocer estas métricas permitirá a las empresas adecuar
los recursos disponibles y los plazos determinados a la realidad, pudiendo mejorar o ser más realistas
en cuenta a las acciones que pueda y deba llevar a cabo la organización.
 Mejorar en el establecimiento de los objetivos. Establecer unos objetivos empresariales ajustados a
la realidad permitirá a la empresa cumplir sus estándares de calidad, además de poder ofrecer a los
clientes los productos o servicios reales sin la posibilidad de perjudicarles.
 Mejorar su competitividad en el mercado. Ajustar todas las anteriores variables gracias al
conocimiento de estas métricas y algunas otras, permitirán a la organización ofrecer lo mejor de esta
a los clientes y de la forma más ajustada. Esto implicará que los clientes obtienen de las
organizaciones os mejores resultados a los precios más competitivos.
 Mejorar de forma continua. La mejora de estos parámetros permitirá a la organización una mejora
continua de sus procesos, productos y servicios, permitiendo conocer los puntos débiles y punto
fuertes y así poder destacar y ensalzar sus puntos fuertes y trabajar sobre los débiles para mejorarlos.

Cómo mejorar la eficiencia y la eficacia de una empresa?

es necesario que tengas en cuenta aspectos, tales como:

1. Automatización de procesos

Esto se refiere al uso de tecnología para agilizar todos los procesos diarios de la empresa,
cualquiera que sea el sector al que pertenezca, para que su flujo de trabajo sea óptimo. Involucra
la integración de software de comunicación, gestión, seguimiento de tareas de los trabajadores,
atención al cliente, marketing, logística de transportes, administración, inventario, seguridad y
demás. En este punto entra cualquier tipo de innovación para mejorar el funcionamiento de la
compañía.

2. Capacitación

Respecto a los recursos humanos de una empresa es preciso que el personal esté bien capacitado
para ejecutar su tareas diarias; para ello es primordial brindarle los cursos, talleres o diplomados
que les brinden estas habilidades. De igual modo, es imprescindible incentivar a los empleados y
darles oportunidades de desarrollo para motivarlos a crecer.

3. Plan de acción
Cada una de las estrategias empresariales implementadas debe contar con un plan de acción,
donde se especifique cuál es el rol de cada elemento dentro de la compañía y cuál es el tiempo del
que disponen para cumplir cada tarea. Esto es parte fundamental para la organización,
rendimiento y cumplimiento de los objetivos de una empresa.

4. Soporte técnico

Un aspecto a veces subestimado es el mantenimiento de las máquinas de una empresa. Esto aplica
para equipos de cómputo, teléfonos, herramientas, mecanismos y cualquier aparato que utilicen
los trabajadores. Si esto no se realiza de forma constante repercute en los retrasos en los objetivos
planteados por la empresa.

5. Comunicación organizacional

Es muy importante que las interacciones sociales de una empresa estén activas para que su
funcionamiento sea más fluido. Es necesario que la comunicación entre los trabajadores y entre
cada área de la compañía sea óptima para mejorar la gestión organizacional. Al tener un buen flujo
de información se propicia una mayor productividad y también permite la retroalimentación.