Administración de proyectos

 Introducción:
Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos fundamentales
en toda organización: eficiencia, productividad, reducción de costes y tiempos,
sinergias, compensación de recursos, control, orden y evaluación continua de
resultados, entre muchas otras cosas.
En este ensayo, veremos cuáles son las ventajas de trabajar a través de la
administración de proyectos, cómo comenzar a implantar esta técnica en tu
empresa y qué fases son importantes seguir en todo proyecto.
La administración de proyectos es algo con lo que prácticamente toda empresa
cuenta, ya que es un factor fundamental para el cumplimiento de múltiples
objetivos en la mayoría de las organizaciones.
A continuación, se hablará a fondo acerca de la administración de proyectos, en el
cual se hará énfasis en el concepto, su importancia y algunas ventajas sobre la
aplicación de este, se tocarán temas fundamentales como lo son:
1. Situación actual del entorno: la cual pretende dar a entender y poner en
contexto el cómo afecta la gestión de proyectos en la actualidad
mencionando algunos ejemplos de su implementación hoy en día.
2. Fundamentos: los cuales enfatizan sobre algunos puntos clave para poder
tener un seguimiento adecuado para la implementación de esta estrategia
de trabajo.
3. Etapas: en este punto se hablará, tal y como su nombre lo dice: Se hará
mención sobre las 5 etapas prescindibles para poder llevar a cabo una
adecuada administración de proyectos, en la cual se mencionarán algunos
puntos clave en cada una de esas etapas.
4. Metodología: En este punto se explicarán tres de las estrategias más
conocidas y mejor optimizadas a la hora de administrar proyectos.
Una vez abarcados todos estos temas se pretende dejar en claro por que es tan
importante la Administración de proyectos en la actualidad, y que denotes que
todo tiene un proceso especifico para poder cumplir objetivos o metas de la
manera mas optima, ya que existe un gran contraste entre utilizar este tipo de
herramientas y el no hacerlo.

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  Desarrollo:
 ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
La administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para
alcanzar objetivos en un tiempo estimado.
El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más
complejos han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones
administren su trabajo por proyectos.

 Origen de la administración de proyectos:

Los proyectos existen desde siempre, aunque no se tuviera la noción de que lo
que se estaba emprendiendo era un proyecto como tal. Cualquier trabajo para
desarrollar algo único es un proyecto, pero la gestión de proyectos es una
disciplina relativamente reciente que comenzó a forjarse en los años sesenta. La
necesidad de su profesionalización surgió en el ámbito militar.
Los proyectos existen desde siempre, aunque no se tuviera la noción de que lo
que se estaba emprendiendo era un proyecto como tal. Cualquier trabajo para
desarrollar algo único es un proyecto, pero la gestión de proyectos es una
disciplina relativamente reciente que comenzó a forjarse en los años sesenta. La
necesidad de su profesionalización surgió en el ámbito militar.
En 1960, Meter Norden, del laboratorio de investigación de IBM, en su seminario
de Ingeniería de Presupuesto y Control presentado ante American Management
Association, indicó:
 Es posible relacionar los nuevos proyectos con otros pasados y terminados
para estimar sus costes,
 Se producen regularidades en todos los proyectos,
 Es absolutamente necesario descomponer los proyectos en partes de
menor dimensión para realizar planificaciones.
El desarrollo de sistemas complejos que requerían el trabajo conjunto y
sincronizado de varias disciplinas o ingenierías hizo evidente en los años 60 la
necesidad de desarrollar métodos de organización y de trabajo para evitar los
problemas que se repetían con frecuencia en los proyectos, como:
 Desbordamiento de agendas.
 Desbordamiento de costes.
 Calidad o utilidad del resultado obtenido.
Para dar respuesta a esta necesidad, a partir de los años 60 surgieron
organizaciones que han desarrollado el cuerpo de conocimientos y las prácticas
necesarias para gestionar esos trabajos con las mejores garantías de
previsibilidad y calidad de los resultados.

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  LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS:
Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran
ventaja si queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de
trabajo óptimas para los recursos con los que contamos.
Así pues, administrar proyectos significa también llevar una gestión equilibrando,
separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el
cliente. Y es que cada proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a
ajustarse más a las expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.
Principales objetivos de la administración de proyectos. Este método de trabajo
persigue las siguientes claves:
 Aumento de productividad
 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
 Control de riesgos
 Gestión de costes y plazos

 VENTAJAS PARA LA ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE

PROYECTO:
Existen muchas más ventajas de trabajar mediante la administración por
proyectos. Desde adaptar de manera ágil tu trabajo al actual mercado tan versátil
en el que nos encontramos, aumentar la calidad del producto, hasta aprovechar
las lecciones aprendidas en cada proyecto. Por ello, destacamos aquí
las ventajas a tener en cuenta si estás pensando gestionar tu trabajo por
proyectos.

 Resultados más precisos y eficientes. Al trabajar bajo un plan de un

proyecto, tendremos más posibilidades a cumplir con las fechas de entrega
de nuestros productos.

 Satisfacción del cliente. Esto nos lleva a cumplir mejor con los requisitos
del cliente. Un resultado es satisfactorio también cuando se entrega a tiempo.

 Aumento de la calidad del producto o servicio. Así pues, los productos

son de mayor calidad.
 Ventaja competitiva. Lo que posiciona a la empresa en un lugar
competitivo.
 Incremento de la productividad. La administración de proyectos reduce
considerablemente los procesos de trabajo. Con un buen plan y utilizando
una herramienta online diseñada para la administración de proyectos

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 productivos, llegaremos a planificar rutas de trabajo verdaderamente
optimizadas y ajustadas a la realidad de nuestros contratiempos y recursos
disponibles. Sinnaps, por ejemplo, calcula la mejor ruta de trabajo para todo
el equipo, según la relación de las actividades, su duración y ciertos
requisitos de cada tarea.
 Aumento de la cantidad y oportunidad para innovar. Gracias al control
mejor de los tiempos de ejecución y a las rutas de trabajo optimizadas, las
empresas tienen más recursos para invertir en innovación y aumentar
también su producción.
 Organización. Cada proyecto tiene su panel de planificación. El que más
se utiliza en la administración de proyectos es el diagrama Gantt. Se trata de
una buena herramienta para visualizar todo el camino de tu ruta de trabajo.
Software de administración de proyectos como Sinnaps, reflejan los caminos
críticos de trabajo, así como los cuellos de botella que puedan existir en el
proyecto. Al estar en la nube, todo el equipo podrá ver al instante lo que está
pasando en la planificación, las actividades que debe hacer y los recursos
que utilizar ellas.

 Trabajo en equipo y aumento de la motivación. La administración por

proyectos se basa en el trabajo en equipo, una comunicación fluida y la
coordinación adecuada para que todo se vaya cumpliendo según lo previsto.
Los resultados positivos que genera este método de gestionar nuestro
trabajo, también se contagia en un equipo más motivado, que ve cómo su
trabajo es más productivo a la vez que sus resultados de mayor calidad.
Además, tener tiempo para innovar une más a las personas que persiguen
un mismo objetivo.

 Nuevas oportunidades para expandir el negocio. El concepto de

administración de proyectos también está relaciona al aumento de
conocimiento de la actividad comercial de la empresa. Al poder gestionar el
equipo cada una de las partes de un proyecto, siguiendo una ruta óptima, se
conoce mejor el negocio y por ello, se detectan antes oportunidades de
expansión del mismo, como el lanzamiento de nuevos productos.

 Gestión ágil y flexible. Las planificaciones flexibles de proyectos ayudan a

adaptar mejor la empresa a los cambios del mercado.

 Control de riesgos y gestión de la incertidumbre. El punto anterior nos

lleva a identificar cuanto antes posibles riesgos, para poder actuar rápido. Se
toman decisiones más precisas y cuanto antes. Gracias a las simulaciones
de proyectos de apps como Sinnaps, podemos tener listos los posibles
cambios o contratiempos que puedan surgir. Todo ello, con respuestas
mucho más precisas y dirigidas a cumplir el objetivo exacto del proyecto.

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  Situación actual del entorno
La situación actual del entorno nos habla que para una empresa la actividad más
importante es tomar decisiones. Nos habla de tres fases que son importantes para
la toma de decisiones que son: información, decisión y acción.
La primera fase nos dice que debemos de tener una muy buena investigación para
tomar una adecuada decisión, si no se investiga ampliamente no se tendrá una
máxima información para tomar una decisión.
La segunda fase nos dice que deben de tener acciones necesarias para poder
elegir la mejor opción o la mejor alternativa, no solo es elegir por elegir si no que
tenemos que ver todos los puntos se plantean para dicho proyecto o actividad.
La tercera fase nos dice que un proyecto debe de estar totalmente conformado,
este proyecto debe tener las actividades necesarias para poder impulsarlo como
una alternativa.
Hay dos tipos de análisis que son importantes para una empresa. Uno de ellos es
el análisis externo, o también llamado entorno. El primer entorno que es el análisis
externo es el encargado de encontrar o buscar entre la comunidad acciones que
pueda hacer que la empresa crezca, por ejemplo, el desarrollo de un nuevo
producto, o la mejora de un producto. En el segundo el análisis interno, este se
basa más en lo que es dentro de la empresa, busca mejoras que puedan ayudar a
la empresa a crecer. Tanto en producción y calidad, no solo se tiene que ver que
haya producción y que sea de mala calidad. Si no q tiene que haber producción y
muy buena calidad de producto.
 FACTORES DEL ÁMBITO GENERAL:
En el ámbito general hablaremos sobre algunos factores que pueden ser
favorables y no favorables en una empresa o institución.
Estos factores pueden favorecer, obstaculizar o impedir un (proyecto).
 FACTORES ECONOMICOS:
Se tiene que ver en donde vamos a poner nuestra empresa, se tiene que ver los
recursos que se van a ocupar, es decir tenemos que ver si donde se va a construir
es una zona donde podamos conseguir el material a buen precio.
 EL NIVEL DE DESARROLLO:
Se tiene que ver, que nuestra empresa este en una buena zona, que haya
carreteras cerca de la empresa, para que a los consumidores no se les haga difícil
llegar a la empresa.

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  FACTORES POLITICOS:
Una empresa se tiene que adaptar a las normas de un país, es decir si una
empresa mexicana se quiere establecer en otro país, esa empresa se tiene que
adaptar a las normas y reglas que ese país tiene.
En los factores políticos también se tiene que ver si la empresa o institución es
sector primario, sector secundario o sector terciario.
También dependen del gobierno la legislación sobre impacto ecológico, la
Seguridad Social, la organización del mercado laboral, etc.
 FACTORES TECNOLOGICOS:
En el factor tecnológico últimamente es muy importante para las empresas porque
tienen mayor facilidad de comunicarse de empresa a empresa.
Unas empresas manejan tecnología tradicional, tecnología intermedia y tecnología
avanzada.
 FACTOR SOCIAL:
la empresa la empresa exige la aportación creativa y critica, elegir un sistema u
otro afectará a la actividad empresarial.
 FACTOR GEOGRAFICO:
En este factor tenemos que visualizar el tipo de suelo. Para construir una empresa
se tiene que ver varios factores que favorezcan a una empresa, tanto el lugar
donde la queremos poner, si tenemos un lugar un como montañoso es te lugar
provocaría generar gastos tanto como el emparejamiento del suelo o en rellenar el
suelo. Convendría buscar una superficie plana eso nos ahorraría muchos gastos,
tales como la maquinaria, rellenar con tierra el lugar, etc.

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  Fundamentos:
Hoy en día contamos con innumerables herramientas para la administración de
proyectos, pero es desde hace poco que se han ido analizado por parte de los
investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con los
mismos.
La estructura desagregada del trabajo, los paquetes de trabajo, los diagramas de
red, los diagramas de Gantt, y las redes pert/cpm constituyen recursos necesarios
para completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mínimo de fallas.
En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la
programación sea difícil, pero estos métodos nos ayudan a identificar los instantes
del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo con la
flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas,
permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.
Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos,
debido a que un factor de éxito muy importante para las organizaciones y
garantiza que se logren los objetivos del proyecto en el tiempo previsto y con el
presupuesto asignado, y entender que la administración de los nuevos tiempos
tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organizan y controlan
los proyectos individuales.
Brinda a los participantes los fundamentos de las prácticas y conocimientos de la
gerencia de proyectos revisándose los cinco procesos del PMI: Iniciación,
planificación, ejecución control y cierre. Se presentan los diferentes aspectos
relacionados a las áreas de conocimiento como son la integración, alcance, costo,
tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo y abastecimiento
cubriendo los aspectos contenidos en el PMBOK y considerando las mejores
prácticas en la administración de proyectos.

Herramientas de gerencia de proyectos

Presenta las herramientas para la administración de proyectos. Se desarrollan
prácticas haciendo uso de diferentes herramientas software para el planeamiento
y control de proyectos con énfasis en el MS Project. Se ejecutan talleres en
laboratorio realizando ejercicios y casos prácticos de administración de proyectos. 

Técnicas de gestión
Ofrece las técnicas necesarias para que el participante pueda realizar
presentaciones y exposiciones, gestionar con éxito el tiempo, las comunicaciones,
gestión de reuniones, y de esta manera lograr un alto nivel de desempeño
personal y de sus colaboradores.

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Gestión económica y financiera en los proyectos
Proporciona a los participantes las herramientas conceptuales y prácticas de
estructuración y modelamiento de la información contable y financiera, de los
costos en una organización y a partir de allí, de la necesidad de establecer un
presupuesto como guía de acción hacia los objetivos de planeación y control.
Evaluación financiera de proyectos
Proporciona a los participantes las herramientas y conceptos que les permitan
realizar la evaluación financiera para determinar la viabilidad de los proyectos. Se
presentan los elementos necesarios para realizar el análisis de los estados
financieros básicos de una empresa, interpretación de los sistemas de costos,
flujos de caja relevantes de un proyecto, valor económico de un proyecto, análisis
costo/beneficio, factibilidad de proyectos, determinación de los factores de riesgo,
priorización de inversiones en proyectos.

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  Etapas de la administración de proyectos:

Fase 1: Inicio
 Definición del proyecto.
 Metas y objetivos por alcanzar.
 Decide cuáles son las principales tareas.
 Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones.
Fase 2: Planeación
 Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido.
 Exactamente cuántas tareas deben realizarse.
 Quien hará cada tarea.
 El costo estimado de cada tarea.
 La secuencia de las tareas (presupuesto).
Fase 3: Ejecución
 Es la puesta en marcha del proyecto
 Registra el avance del proyecto, comparando los datos actuales con los
estimados originalmente.
 Revisa los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear
prioridades.
Fase 4: Control
 Verifica si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y
dirigido.
 Monitorea las actividades.
 Monitorización del trabajo realizado analizando de cómo el proceso difiere
de lo planificado.
 Indica las acciones correctoras necesarias.
Fase 5: Conclusión o Cierre
 Reconocimiento de logros y resultados.
 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.
 Aprendizaje de la experiencia del proyecto.
 Revisión del proceso y resultados.
 Redacción del informe final.

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  Metodología de administración de proyectos:
La gestión de proyectos necesita apoyarse en el uso de técnicas para minimizar
errores y aumentar su eficacia. Entre las metodologías para la gestión de
proyectos más comúnmente empleadas se encuentran: el Diagrama de Gantt,
Pert/CPM y el Método de la Cadena Crítica. Cada una de ellas cuenta con sus
ventajas e inconvenientes, pero todas suponen una gran ayuda a la hora de
planificar y administrar recursos de la mejor manera y también en lo referente a
controlar la evolución del proyecto.

El Diagrama de Gantt y la gestión de proyectos:

El Diagrama de Gantt lleva utilizándose durante cerca de siete décadas y es una

de las más famosas metodologías para la gestión de proyectos. La simplicidad
de su estructura y lo manejable de su planteamiento lo configuran como la
herramienta ideal tanto para quienes están iniciándose en la Dirección de
Proyectos como para quienes ya cuentan con una nutrida experiencia en el
project management. El Diagrama de Gantt como metodología para la
gestión de proyectos, podría resumirse así:
 Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que
componen un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada
su duración, momento de inicio y plazo de entrega previsto.
  En este eje de coordenadas también hay espacio para marcar las distintas
fases que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos
que suponen un hito reseñable para los participantes en el mismo.
  Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del
establecimiento de prioridades y la detección de dependencias entre
actividades.
  Aporta una visión clara y realista de la situación, pero requiere e
actualización continua para garantizar su validez.
  Su aplicación no es recomendable para proyectos sujetos a muchos
cambios, porque no les resultaría de utilidad; ni para los que se basan en
un planteamiento demasiado sencillo, ya que incorporar esta metodología
complicaría innecesariamente la gestión.

Pert/ CPM, aliados en la gestión de proyectos:

Pert es una de las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas,

en especial porque suele actuar como complemento de CPM y del Diagrama de
Gantt. Esta técnica consiste en:
  Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus
dependencias y su duración para aplicar una función probabilística que
ayude a calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva
optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el
tiempo estimado para cada actividad.

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   Con los datos obtenidos se puede diseñar una malla compuesta por nodos
que permite determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la
varianza para cada actividad.
  Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine
actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.
 
CPM, el Camino de la Ruta Crítica muestra la trayectoria óptima de un proyecto
y sus actividades. Hallar este recorrido simplifica la gestión del proyecto, sin
embargo, basarse sólo en esta herramienta resulta arriesgado ya que no
contempla la incertidumbre. Otros aspectos que se deben conocer acerca
de CPM son:
 Conociendo las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y
sus dependencias pueden asociarse a un plazo determinado. De esta
forma, es posible establecer los recursos necesarios en cada caso y
distribuir las cargas de trabajo.
  Con estos datos se puede visualizar la ruta crítica, que se calculará en
función de las actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero.
  En su aplicación ha de tenerse en cuenta que puede existir más de una
ruta crítica y que es fundamental la actualización.

Gestión de proyectos por el Método de la Cadena Crítica

El Método de la Cadena Crítica es el más joven de todas las metodologías

para la gestión de proyectos propuestas y, sin embargo, la más aplaudida
por sus excelentes resultados en cuanto a la gestión de proyectos. Está
especialmente indicado para proyectos complejos por su cualidad
de simplificar el seguimiento y control a ejercer. Los aspectos más
destacables de esta técnica son:
  Facilita el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones.
  Garantiza una efectiva protección de proyecto.
  Su funcionamiento se basa en la detección de las actividades que marcan
la duración máxima del proyecto, que pasan a ser consideradas como
actividades críticas.
  Para lograr la eficiencia se reducen los plazos estimados para la
consecución de las actividades, según el planning inicial y, en su lugar, se
establecen amortiguadores de tiempo que se sitúan en puntos estratégicos.
  Pueden distinguirse tres tipos de amortiguadores (de proyecto, de
alimentación y de recurso), cada uno de los cuales cuenta con una función
de protección distinta, siendo todas ellas complementarias y necesarias.
  La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la
velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias
cuando convenga.

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  Conclusión:
Es posible observar que el manejo de una adecuada Administración de
Proyectos continúa siendo uno de los métodos que las organizaciones toman
en cuenta para mejorar los resultados obtenidos de sus procesos de desarrollo,
sin embargo, estas actividades son considerablemente distintas a las prácticas
de hace más de diez años.

Se puede ver que las necesidades de manejo de comunicación e interacción

de todos los trabajadores involucrados con un proyecto han cambiado de tal
manera, que se requieren medios de interacción entre los desarrolladores que
antes no se tomaban tan en cuenta. Es destacable que la situación de
desarrollar múltiples proyectos a la vez, integrar personal de empresas
externas, e incluso considerar el trabajar a distancia. Todo esto debe lograrse
sin descuidar la gestión de todos los recursos y otros aspectos relacionados
con cada proyecto en específico. Esta tarea es difícil y es por ello que el apoyo
de Tecnologías es inminentemente necesario.

Por otra parte, la relación que esta disciplina mantiene con otras nuevas áreas
de conocimiento amplía el conjunto de herramientas y marcos de referencia
sobre los que se complementa, lo que puede observarse en el conjunto de
aplicaciones de software que son incorporadas con este objetivo. Dichas
aplicaciones son variadas y acordes a las características de la metodología de
la organización.

Finalmente, es posible observar que la mejora en las prácticas de la

administración de todo tipo de proyectos, dadas las características de la
competencia actual, solo puede lograrse por medio de la integración de
múltiples herramientas, que van desde la creación de nuevos productos y/o
servicios junto con el uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones,
hasta elaborar planes e iniciativas de mejora de calidad del proceso de
desarrollo y fomentar el aprendizaje organizacional, uso de técnicas, y
adopción de nuevos modelos de colaboración que apoyen la estrategia de
cada organización.

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  Bibliografía:
 https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/administracion-
proyectos
 http://www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas/Apuntes/Seminario_Tesis/Apu
ntes/Metodologia/Administracion%20de%20Proyectos1.pdf
 https://www.marcoteorico.com/curso/49/administracion-de-
proyectos/374/fases-de-la-administracion-de-proyectos
 https://www.obs-edu.com/int/blog-project-management/administracion-
de-proyectos/las-3-metodologias-para-la-gestion-de-proyectos-que-mas-
se-utilizan
 https://www.clubensayos.com/Acontecimientos-Sociales/Situaci
%C3%B3n-actual-del-entorno/3327756.html
 https://www.eoi.es/blogs/madeon/2011/12/18/origen-de-la-gestion-de-
proyectos/