Curso Básico de Digital Project

Management
¿Cómo gestionar tus proyectos en digital?

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LECTURA

Ya que sabes el concepto, en esta clase hablaremos de lo que puedes gestionar en un proyecto y
darás un vistazo a las herramientas en las que profundizaremos más adelante.

Te había mencionado antes que como gerente o gestor de un proyecto tendrás que prestar
atención a los siguientes elementos que profundizaremos a continuación:

Alcance

Responde a la pregunta ¿qué quieres lograr con tu proyecto? y con esto delimitar las tareas que
deberás completar durante su desarrollo para terminarlo satisfactoriamente. Sí, seguro ya sabes a
qué me refiero con alcance, pero te sorprenderías lo común que resulta tener rodando proyectos
que no tienen bien definido hasta dónde quieren llegar.

Recursos

Son todo aquello que necesitaremos para desarrollar esas tareas definidas en el alcance.
Podríamos, de manera simple, dividirlos en las siguientes categorías:

 Talento: es el recurso más importante, pues son los responsables de completar esas

tareas. Una vez definido el alcance podrás saber cuántas personas necesitas y con qué
perfiles. ¡Las personas necesitan gestión! y deberás indicarles qué deben hacer, cuándo y
algunas veces, cómo.

 Presupuesto: ¿cuánto dinero estás dispuesto a destinar a este proyecto?, si tu proyecto ya

inició, ¿va acorde al plan?. Organizar tus finanzas es saber con qué cuentas y qué te hace
falta. ¡El dinero necesita de una gestión rigurosa!.

 Tiempo: es un recurso transversal. Se acaba aunque no lo uses en nada. Uno de los

elementos más importantes en la gestión es el tiempo, y el que logres o no cumplir con
tus plazos, te posicionará como un buen gerente.
En las próximas clases verás herramientas como Monday, ClickUp y Excel para la gestión de estos
recursos.

El reto:

 Haz una lista de cuáles de los proyectos de tu organización no tienen una planificación
adecuada. Revisa si hay alguno que no tenga un alcance claro o al que no hayas dedicado
el tiempo suficiente para concretar los recursos necesarios.

 Si al inicio planificaste, reflexiona sobre el seguimiento que les estás dando.

Gestión digital de proyectos
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LECTURA
Ahora que ya sabes qué vamos a ver en este curso, ¡te doy la bienvenida
a la primera clase en formato lectura!. Si eres parte de una empresa o
estás iniciando una y haz decidido potenciar la digitalización en los
procesos dentro de la organización, estás en el lugar correcto.
Esta será una lectura concisa en la que aprenderás qué es la Gestión
Digital de Proyectos. Iniciemos desglosando cada palabra hasta que
lleguemos al concepto:

Proyecto

Si bien no hay una definición literaria consensuada de lo que es un

proyecto, la guía de PMBOK lo describe como un “un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”
En términos prácticos nos referimos a un grupo de acciones que se
ejecutan para conseguir un resultado durante un tiempo definido.

Algunos ejemplos podrían ser:

 Digitalizar el archivo de toda tu empresa en los próximos seis

meses.
 Consolidar el área de marketing en dos meses.
 Hacer crecer tu compañía en un 20% el próximo año.

Como ves, pueden ser complejos o sencillos y tan amplios o delimitados

como convenga.

Gestión

“Acción o trámite que se lleva a cabo para conseguir o resolver una

cosa”.
En palabras sencillas, gestionar es hacer que algo suceda, con todo lo
que implica, usando recursos y herramientas que contemplen estrategias
para direccionar esa acción y atender lo que venga en términos
de alcance y recursos (dinero, tiempo o talento).
Digital

Sin ir a lo epistemológico de su significado, actualmente comprendemos

este término como uno que se refiere a la tecnología y define a cualquier
maquinaria que sea computarizada.

Con digital, hablamos de toda representación de información de modo

binario, que permita procesarla y transmitirla.

Gestión Digital de Proyectos

Con esto, definimos la Gestión Digital de Proyectos como coordinar,

planear y direccionar acciones orientadas al alcance y recursos
necesarios para completar un objetivo específico dentro de un tiempo
determinado, a partir de herramientas tecnológicas.

En este curso, veremos esas herramientas tecnológicas de gestión que

te ayudarán a digitalizar la gestión de lo que hagas dentro de tu empresa.

El reto: pregúntate y responde en el sistema de comentarios: ¿qué

herramientas digitales usas en tu empresa?

Metodologías ágiles y nuevos enfoques

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LECTURA
Ya te diste una idea de las herramientas que puedes usar en la gestión de proyectos. Es momento
de adentrarte en metodologías que te den una idea sobre las dinámicas actuales de las compañías
con base tecnológica.

Esta clase será una aproximación a dos frentes importantes que caracterizan los equipos
de empresas flexibles y vanguardistas, buscando que puedas adoptar aquellas que mejor se
ajusten a tu apertura en la cultura organizacional:

1. Herramientas colaborativas: documentar procesos o trabajar en documentos y

propuestas, se hace ahora de manera colaborativa con herramientas en la nube. Si bien
explicarte cómo se hace no es tema de esta clase porque se toca a profundidad en el
Curso Básico de Gestión Documental para Empresas, sí es preciso mencionar que trabajar
en simultáneo o de manera asincrónica en un espacio de la web, es una característica
común e indispensable en empresas que han abierto sus puertas a la digitalización.

Algunas de las herramientas colaborativas pueden ser de Google Suite, Notion, Dropbox o los
mismos Monday y ClickUp.

Estas herramientas te permitirán trabajar en con tu equipo de manera síncrona o asíncrona, sin
depender de compartir un espacio o archivo físico.
 2. Metodologías ágiles: consiste en un método indicado para resolver problemas complejos
en el que las decisiones se toman en función de la información con la que se cuenta. Las
metodologías ágiles comparten dos características principales:

 Son iterativas: en cada sprint (o conjunto de tareas que cumplen un objetivo específico) se
genera una nueva versión del producto que mejora la versión del sprint anterior. Así, se
van potenciando propiedades del producto conforme avanza el proyecto.

 Son incrementales: cada cierto poco tiempo se van añadiendo nuevas características al

producto.

Esto es, que los procesos que se van llevando a cabo tienen la oportunidad de ser mejorados y
cambiados en el transcurso de su avance en tanto se disponga de más información para hacerlo.

Una de las metodologías ágiles más usadas en el mundo, se conoce como Scrum.

En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas según su
impacto al proyecto. Esta metodología está especialmente pensada para proyectos en entornos
complejos, donde se necesita obtener resultados rápidamente y los requerimientos son
cambiantes.

Te explico el proceso de manera somera y te invito a que profundices más en nuestro Curso de
Gestión de Equipos Ágiles.
 1. Planificación de iteración: se conocen los requisitos del proyecto más prioritarios y se
resuelven las dudas con el cliente; con esto, se elabora la lista de tareas necesarias para
cumplir con los resultados y se asignan responsables para cada actividad.

2. Ejecución de iteración: se tienen reuniones diarias que responden a las preguntas: ¿qué

he hecho desde la última reunión? ¿qué voy a hacer a partir de la reunión y hasta la
próxima? ¿tengo algún obstáculo o bloqueo que necesita ser resuelto?.

En este paso, el rol del Scrum Master es el encargado de eliminar estos obstáculos y mantener al
equipo enfocado en las tareas asignadas.

3. Adaptación de iteración: se presentan los resultados de este primer sprint (conjunto de

tareas) y se analizan las oportunidades de mejoras y obstáculos posibles que hayan podido
impedir el avance continuo del proyecto.

Reto:  te invito a pensar, ¿qué proyectos dentro de tu organización se podrían beneficiar de una
metodología ágil como Scrum?
Te quedan 0D 13H 32M 17S de acceso sin costo a este curso. Suscríbete a Platzi y continúa
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Curso Básico de Digital Project Management

Andrea Velásquez

PROYECTO DEL CURSO

Gestión de proyectos con Excel

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LECTURA

Es probable que si llegaste a este curso ya hubieras visto otros que hablaran de Excel o que ya
tengas conocimientos básicos sobre esto.

En esta clase veremos cómo Excel es un aliado para la gestión de tus recursos de dinero o alcance
dentro de tus proyectos. Más que indicar un paso a paso de lo que debas hacer, es crearte la
conciencia de que no existen excusas para organizarte.
Excel, por sus cuadrículas y formato, está pensado principalmente para organización y operaciones
con datos numéricos. Por tal, los recursos monetarios de tus proyectos pueden ser gestionados de
manera práctica con esta herramienta. Si tu organización cuenta con un departamento de
contabilidad, no pensamos sustituirlo, solo que tú, como gerente o gestor, si es que no estás
llevando un seguimiento de lo que pasa con tu dinero de cada proyecto, puedas hacerlo.

Aquí te listo una idea que puedes seguir para hacer la gestión de tu dinero y una adicional para
que veas cómo podrías gestionar el alcance y el tiempo:

 Lleva un registro de gastos: pero antes, es importante que definas cuánto quieres

destinar a este proyecto. Dependiendo de tu experiencia y conocimiento gerenciando,
podrás proyectarlo en términos de los beneficios o del dinero que podría ingresar en algún
periodo de tiempo. Cuantificar el retorno exacto de proyectos de apropiación tecnológica
o de digitalización puede ser algo confuso al principio, pero hazlo porque ¡valdrá la pena!.

Empieza haciendo una lista, por ejemplo, de las tareas que debe hacer tu empresa para vender un
producto y cuándo gastas en cada una de ellas; luego piensa en cómo se reduciría este gasto a
largo plazo si implementaras tecnología. ¡Compara y empieza a definir tu presupuesto!

Para atender la fase de análisis de viabilidad, planificación o ejecución de los proyectos en

términos del dinero, puedes abrir una hoja nueva de excel y utilizarla para hacer un reporte de
gastos:

En este ejemplo, listé las tareas que requirieron gastos para la ejecución del proyecto, teniendo en
cuenta el alcance planteado anteriormente. Te invito a que crees el tuyo abriendo tu propia hoja
de cálculo en Excel y siguiendo la estructura de esta imagen.

La gestión de tus recursos de dinero no solo obedece a un registro del momento en que sucede,
sino que deberás dedicar un tiempo a su planeación, estimando los montos con la mayor exactitud
posible, determinando el presupuesto y controlando los costos.

Por otro lado, en la fase de cierre de los proyectos, será necesario que hagas un análisis de lo que
hiciste durante su ejecución para mejorar a futuro. En el Curso Básico de Excel seguro viste la
manera de hacer tablas y gráficos que te ayuden a comprender más visualmente los hechos para
tomar decisiones.

Siguiendo con nuestro ejemplo, para el proyecto de las comunicaciones en el último trimestre del
año, queremos ver de manera general en qué invertimos más o menos dinero durante su
ejecución. Para esto, podemos crear gráficos de tortas y barras y así analizar la información. Te
invito a que accedas al archivo y explores cada elemento.

Esta es una oportunidad para presentarte las plantillas, que podrás encontrar gratis en internet en
páginas como templates.office.com o plantillaexcel.com. Allí podrás ver formatos hechos
previamente que se pueden adaptar fácilmente a tus necesidades. Te invito a que las explores
siempre que tengas conocimientos base en Excel para poder, con criterio, decidir si son útiles o no
para ti.

 Lleva un registro de tareas: lo que haces en Monday o ClickUp podrías hacerlo

manualmente en Excel. A continuación verás un Diagrama de Gantt, muy conocido en la
gestión de proyectos. ¿Recuerdas la vista de tiempo en Monday?. Es similar.

Esta es una plantilla que encontré en la web y adapté al ejemplo de proyecto que hemos venido
siguiendo. Tú podrás descargarla y adaptarla. No necesitarás más que cambiar el nombre de las
tareas y poner sus duraciones correspondientes.
Ahora que ya tienes algunas ideas y conoces nuevos recursos, te invito a explorarlos y contarnos
en los comentarios si tu organización maneja o no de manera recurrente a Excel para gestionar sus
costos.

En la próxima clase, veremos un nuevo enfoque en la metodología de gestión de proyectos. ¡Te

espero!