HERRAMIENTAS AVANZADAS DE

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

CON MS PROJECT
SESIÓN 2

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA

MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 AGENDA
 CASO PRÁCTICO 2
 AJUSTES PREVIOS PARA ALINEAR EL MS  ESTIMAR Y ASIGNAR DURACIONES
PROJECT AL PMBOK® (ALINEAMIENTO A LA  DURACIÓN EN DÍAS LABORALES Y EN DÍAS
GESTIÓN DEL VALOR GANADO – EVM) CALENDARIOS
 CREAR LA EDT, DEFINIR ACTIVIDADES,  LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO
SECUENCIAR ACTIVIDADES (REGLA DE  HOLGURA TOTAL Y HOLGURA LIBRE
ORO DE LA SECUENCIACIÓN)  CAMPOS PERSONALIZADOS Y SEMÁFOROS DE
 DEFINIR RECURSOS (RECURSOS PRIORIDAD: ACTIVIDADES CRÍTICAS, CASI
DISPONIBLES) Y ASIGNAR RECURSOS CRÍTICAS Y NO CRÍTICAS
(RECUERSOS REQUERIDOS)  DIAGRAMA DE GANTT CON BARRAS DE
PRIORIDAD: ACTIVIDADES CRÍTICAS, CASI
 HISTOGRAMA DE RECURSOS
CRÍTICAS Y NO CRÍTICAS.
(SOBREASIGNACIÓN Y SUB ASIGNACIÓN
DE RECURSOS)

 ESTIMAR Y ASIGNAR DURACIONES

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 AJUSTES PREVIOS
1. Cambiar el tipo de programación de manual
(configuración por defecto) a automático. Esquina superior izquierda de la
pantalla

Esquina inferior izquierda de la pantalla

2. Desactivar la opción que le permite a Project

calcular el costo real (costo actual – AC)

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 AJUSTES PREVIOS

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 AJUSTES PREVIOS
3. Cambiar el método de cálculo del valor acumulado
(valor ganado) de % completado a % físico
completado

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Crear la EDT del proyecto

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Definir las actividades Secuenciar las actividades

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

El proceso Secuenciar las REGLA DE ORO DE LA

SECUENCIACIÓN
actividades se concentra en
Cada actividad, a excepción de la
convertir las actividades del
primera y la última, se debería
proyecto de una lista a un
conectar con al menos una
diagrama, para actuar como primer
actividad predecesora y con al
paso en la publicación de la línea
menos una actividad sucesora, con
base del cronograma.
una adecuada relación lógica.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Secuenciar las actividades

Para finalizar el proceso de

secuenciación es
importante verificar que se
cumpla la regla de oro de
la secuenciación y para
ello, será necesario hacer
una última verificación con
el campo (columna)
Sucesoras.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Definir los recursos (recursos disponibles)

 Tipo material: para aquellos recursos que NO

 Tipo trabajo: para aquellos recursos que
tienen un costo por unidad de tiempo, pero sí por
tienen un costo por unidad de tiempo; por
unidad de medida; por ejemplo, personas, equipos
ejemplo, personas y equipos.
y literalmente, los materiales

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 Definir los recursos (recursos disponibles)
 Tasa de pago por trabajo
normal
 Se suma cada vez que un recurso se
asigna a una tarea y una sola vez. No
Recurso tipo trabajo depende de la cantidad de tiempo que
Costo por unidad de tiempo (por se use el recurso.
ejemplo, por hora, por día).
En un recurso tipo trabajo
Recurso tipo material Se asigna por cada unidad
de recurso asignada.
Costo por unidad de
medida (por ejemplo, por
m, m2, m3, kg, etc.) En un recurso tipo material
Se asigna una sola vez y NO
depende de la cantidad de
 Solo se activa para un recurso tipo recursos asignados.

trabajo. Costo por unidad de tiempo

para el trabajo adicional.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP 11
 CASO PRÁCTICO 2
Asignar los recursos (recursos requeridos)

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
GRÁFICO DE RECURSOS (recursos requeridos vs recursos
disponibles)
Sobreasignación y sub asignación
de recursos

La sobreasignación
ocurre cuando, en un
momento dato, la
cantidad de recursos
requeridos excede a la
cantidad de recursos
disponibles.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
GRÁFICO DE RECURSOS O HISTOGRAMA DE RECURSOS
(recursos requeridos vs recursos disponibles)

Recursos
disponibles
Sobreasignación y sub
asignación de recursos

Recursos
requeridos

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Estimar y asignar duraciones a las actividades

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Estimar y asignar duraciones a las actividades

La duración en la tabla se expresa en días de trabajo,

mientras que la representación en el diagrama de barras es
en días calendarios

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
El costo de los contratos (o subcontratos) como costos fijos

Al contratar proveedores externos, el precio

pactado o estimado en el contrato es un costo
planificado. El contrato puede ser a precio fijo,
de costos reembolsables o por tiempo y
materiales. En cualesquiera de estos casos, el
precio estimado debe ser ingresado en el
campo “Costo fijo”.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
El costo de los contratos (o subcontratos) como costos fijos

Cuando en la
planificación se
considere que parte de
una actividad se
subcontratará y otra
parte se ejecutará con

Costo de los recursos recursos propios, el

Costo total de la Costo de la propios costos total de la

actividad subcontratación actividad se verifica en el
campo “Costo”.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2

Finalmente, se obtiene que el costo total planificado

para el proyecto (BAC) es S/. 39 990 y la duración
planificada es 44 días laborales.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
¿Y si queremos conocer la duración en días
calendarios?
Podemos configurar la escala temporal del La duración planificada del
diagrama de barras proyecto es 60 días calendarios.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
¿Y si queremos conocer la duración en días
calendarios?
También, podemos crear un campo
personalizado (tipo duración) para presentarlo
en la tabla de entrada

Le damos un nombre al campo y luego,

activamos la opción de “Fórmula”.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
¿Y si queremos conocer la duración en días
calendarios?
“NATURAL” es un
calendario que se
ha creado donde
todos los días de la
No olvide que la semana son
fórmula también laborales y la
debe ser activada jornada laboral es

en las filas de de 8 horas.

resumen (tareas
de resumen)

FÓRMULA

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
¿Y si queremos conocer la duración en días
calendarios?

La duración planificada del proyecto

es 60 días calendarios.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

También es posible distinguir a las actividades críticas en Y también usando los “Estilos de texto” en
la tabla usando el campo “Tareas críticas” el menú de “FORMATO”.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO

Y también usando los “Estilos de texto” en

el menú de “FORMATO”.

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Holgura total y holgura libre de las actividades
Margen de demora total =
Holgura total

Demora permisible =
Holgura libre

H H
total >= libre

En un cronograma desarrollado
mediante CPM el indicador de
prioridad más importante es la
holgura total (holgura).

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
La holgura total como el indicador de prioridad más
importante en el método CPM

o De acuerdo con el cronograma,

durante la semana del 11/06 están
planificadas hacer, en simultaneo,
las actividades C, E y G.

o Si por alguna razón no es posible

ejecutar las actividades, según lo
planificado, la prioridad sería:
primero G (crítica: H = 0 días),
luego, C (H = 3 días) y finalmente,
E (H = 6 días).

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Actividades críticas, casi críticas y no críticas
Semáforos de prioridad

Se denomina actividad “casi

crítica” a aquella actividad que no
es crítica (H > 0), pero cuya
holgura es considerada (juicio de
experto) relativamente pequeña y
el riesgo de que pueda volverse
crítica es alto.
Se les distingue para darles el
segundo nivel de prioridad luego
de las críticas.
• En este caso, se va a considerar que el
criterio para definir a las actividades
“casi críticas” será:
0 < H <= 2 días
• Para distinguirlas en el cronograma
elaborado con MS Project, debemos
crear un Campo personalizado tipo
duración

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Actividades críticas, casi críticas y no críticas
Semáforos de prioridad

• Luego, usamos la opción de Indicadores

Indicadores
gráficos (semáforos). gráficos

FÓRMULA

CRITERIOS

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Actividades críticas, casi críticas y no críticas
Semáforos de prioridad

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
 CASO PRÁCTICO 2
Actividades críticas, casi críticas y no críticas
Semáforos de prioridad

También es posible
hacerlo en el diagrama de
barras

ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP
ING. VÍCTOR MANUEL GORDILLO OTÁROLA MBA , Mg, PfMP, PMP, PMI – RMP, PMI - SP