PROCEDIMIENTO: CONTROL DOCUMENTAL PARA SISTEMAS DE

GESTIÓN
(Actividad 17)

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Raúl Mamani Marco Pérez Rosa Cuti

Asesor Legal Supervisor de Calidad Jefe de Calidad

FECHA: 10/01/2024 FECHA: 15/01/2024 FECHA: 17/01/2024

 Código: CC-PRO-001
Edición: 01
CONTROL DOCUMENTAL PARA
Vigente desde:
SISTEMAS DE GESTIÓN
19/01/2024

1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos de gestión para los documentos internos de la industria
Cocola SRL. que forman parte de la INFORMACIÓN DOCUMENTADA de los sistemas de
gestión, es decir cómo se: elaboran, revisan, aprueban, actualizan, distribuyen, disponen,
protegen, controla su acceso, recuperan, usan, almacenan, preservan, controlan los
cambios y conservan.

2 ALCANCE
El presente procedimiento es de aplicación para todos los documentos internos y
documentos externos que forman parte de la INFORMACIÓN DOCUMENTADA utilizados
en la industria Cocola SRL para la conformidad de los Sistemas de Gestión

3 RESPONSABLE DEL PROCESO

El Jefe SGC es el encargado de controlar el cumplimiento de este procedimiento.

4 DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA

Actividad: Conjunto de acciones desarrolladas que buscan atender un objetivo específico.

Una actividad puede ser operacional o administrativa.

Aprobador: Responsable de aprobar los procedimientos que describen los procesos y/o
actividades ejecutadas por la unidad organizacional a la que pertenece. Tienen autonomía
de aprobación de procedimientos el Capitán de Compañía, los Jefes de Área y los
especialistas de cada especialidad.

Copia controlada: Documento que requiere control en su distribución, para asegurar que
el receptor del mismo posee la versión vigente y evitar el uso de procedimientos
obsoletos, garantizando la idoneidad del documento.

Documentos Externos: Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos, Normativa vigente

del país, u otros documentos de origen externo (catálogos, manuales de maquinaria y
equipos, normas técnicas, etc.) que se emplea obligatoria o referencial para el desarrollo
de las actividades de la compañía.

Lista de Distribución Copias Controladas: Las copias controladas de los procedimientos

que fueron entregados serán distribuido a través del registro LISTA DE DISTRIBUCIÓN
DE COPIAS CONTROLADAS.

Política (ISO 9001:2015): Intenciones asumidas de forma voluntaria y dirección de una

organización como las expresa formalmente su alta dirección.

Procedimiento de Compañía (PC): Documento interno que establece directrices y

lineamientos para asegurar un gerenciamiento adecuado de las actividades definidas
dentro el alcance del procedimiento. Los PC’s son aplicables a todo de la industria Cocola
SRL definidas dentro la estructura organizacional.

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Procedimiento de Proceso (PP): Documento interno que permite Operativizar los PC’s
describiendo de manera detallada y específica los pasos a seguir. Los PO’s son
aplicables a las especialidades o subproceso que conforman de la industria Cocola SRL,
definida dentro la estructura organizacional y en función al alcance establecido para su
Sistema de Gestión.

Procedimiento (ISO 9001:2015): Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un

proceso.

Procedimiento (SAR): Documento interno escrito en de la industria Cocola SRL, en el que

se definen los lineamientos y se especifica cómo se realizan todas las actividades.

Proceso (ISO 9000:2015): Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o

que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Registro de Gestión (RG): Documento establecido para presentar resultados y demostrar

evidencias de los procesos y actividades desempeñadas en cumplimiento a lo establecido
en los procedimientos.

Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.

Procesos o especialidades: parte de Estructura Organizativa creada para atender las

necesidades de los servicios que brinda (atención de emergencias) con responsabilidades
propias.

5 DOCUMENTOS RELACIONADOS
ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

6 DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1 CODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS

Cada procedimiento debe poseer un código de identificación, ubicado en el encabezado.
La figura 1, presenta la estructura y el formato del código de procedimientos:

CC-PRO-001

SIGLA DE LA Tipo de Número

INDUSTRIA Documento secuencial
PRO
CC XXX
INS

6.2 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS

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El procedimiento debe contener los siguientes capítulos:

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE DEL PROCESO
4. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
5. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO
7. ANEXOS
8. REGISTROS

Cada capítulo debe ser debidamente llenado. En el caso de que en un procedimiento no

exista uno o más de los ítems citados anteriormente, se debe indicar la frase “No aplica” y
mantener la secuencia y numeración de los restantes.

6.3 FORMATO DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos contaran con el siguiente formato:
Encabezado estará compuesto de la siguiente manera, el cual tendrá el logo de la
compañía, el título del procedimiento, el código, elaboración, aprobación y la fecha d
emisión, como detalla en el siguiente cuadro:

Código:
Edición:
TITULO DEL DOCUMENTO Vigente desde:

El pie de página tendrá la leyenda de donde avisa que documento sin sello de copia
controlada es solo para divulgación, y el número de página como se muestra a
continuación:

El formato de letra será en Arial número 11.

Los márgenes serán de 2,54 cm superior, inferior, izquierdo y derecho
El interlineado será simple.

6.4 FORMATO DE REGISTROS Y ANEXOS

Los registros llevaran la siguiente codificación:

La figura 2, presenta la estructura y el formato del código de registros:

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RG- CC – DD – AA

Tipo de Tipo de
Número
Versión
secuencial
Documento Procedimiento

RG CC D AA

1 PC: Procedimiento
01 Administrativo
2
RG: Registro 02 PO: Procedimiento
3
Operativo
03

Los registros estarán compuestos por un cuadro de 3 partes, la primera se ubicar el logo
de la compañía, después ira el nombre del registro y después el código de los registros,
como se muestra a continuación:

FORMATO DE REGISTROS RG-1-01-PO

Los anexos relacionados a los procedimientos compuestos por un cuadro de 3 partes, la

primera se ubicar el logo de la compañía, después ira el nombre del registro y después el
código del procedimiento al cual están asociados, como se muestra a continuación:

Anexo

NOMBRE DEL ANEXO PO - 01

6.5 ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

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Son responsables de elaborar los procedimientos los diferentes dueños de proceso que
requieran normar sus actividades y procesos.
La elaboración, revisión, aprobación y distribución de los procedimientos son realizadas
por los dueños de proceso.
La industria mantiene el control de todos sus procedimientos a través de:
El registro LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS, que es una lista de
procedimientos que describe la cantidad de procedimientos, código de cada
procedimiento (identificación, versión, origen del documento, proceso al que pertenece,
número correlativo del documento) y el título de cada uno de ellos.

6.6 REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LOS CAMBIOS

Los procedimientos son revisados y actualizados para su continua adecuación

mínimamente una vez al año según el “Análisis Crítico” recomendado, esta fecha es
definida por los dueños de proceso.
Los controles de cambios y la versión actual de los procedimientos de cada unidad
organizacional se encuentran definidos y descritos en cada procedimiento, para lo cual el
Responsable de sistema de gestión hará seguimiento a este control de cambios se detalla
la Revisión (01, 02, 03 etc.), Fecha y la Descripción de los cambios realizados en los
procedimientos, variables que permiten la trazabilidad de los cambios.

6.7 DISPONIBILIDAD EN LOS PUNTOS DE USO

Todos los procedimientos vigentes (aprobados) de la compañía, se encuentran listados en

el registro de LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS, y la LISTA MAESTRA
DE REGISTROS, estará disponible en medio magnético en la nube de la compañía y en
físico los procedimientos y registros serán almacenados en la oficina de los dueños de
cada proceso.
6.8 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cada vez que se aprueba un procedimiento o existe un cambio en el mismo (aprobado),

se tendrá la nueva versión en la nube y distribuye de forma automática a todos los
interesados a través del envió de un correo electrónico según la lista de distribución
definidos.

Cuando se requiera distribuir copias físicas, estas deben llevar el sello de COPIA
CONTROLADA.

La distribución de estos procedimientos físicos se realiza mediante el registro LISTA DE

DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS, el cual evidencia la entrega a los
destinatarios con la firma del registro.

Todo procedimiento obsoleto en formato físico es reemplazado por la nueva versión y

posteriormente destruido por los responsables designados y/o gestores, con el objetivo de
evitar el uso no intencionado de procedimientos obsoletos.

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Antes de archivar el procedimiento recibido, el responsable de cada proceso, notifican al

personal a su cargo sobre el procedimiento recibido y difunden los cambios, haciendo
notar las posibles implicancias que estos pueden tener sobre las tareas que realizan.
Todo nuevo procedimiento está archivado y es puesto a disposición:

En lugares lo más cercano posible al sitio en donde se desarrollan las actividades.

- Estos procedimientos deben siempre estar legibles y seguros en cuanto a
pérdidas, deterioros o hurtos.
- Todos los procedimientos son almacenados e identificados y los responsables de
los procesos.
- Periódicamente el receptor de cada procedimiento verifica el estado del archivo a
su cargo.

6.9 ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, CONSERVACIÓN Y

DISPOSICIÓN

Todos los procedimientos elaborados y aprobados se encuentran almacenados

(digitalmente) en la nube de la compañía, esta base de dato es solo de acceso de los
responsables y dueños de proceso del personal de Cocola SRL, además en los equipos
de la oficina, del cual se extraen respaldos (Backup’s) de forma semanal por parte del
Responsable del Sistema de Gestión y son custodiados por el mismo.

Los procedimientos en físico serán conservados hasta el cambio de versión o

actualización del mismo, posterior esto el Responsable de Sistema de Gestión emitirá la
nueva versión del procedimiento con el sello de COPIA CONTROLADA y llenado el
registro de LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS, recogiendo a la vez
la versión obsoleta del procedimiento para ser almacenado o reciclado.

Los registros en físico serán conservados EN OFICINAS Y ÁREAS DE TRABAJO, en

estantes y protección contra el deterioro, preservando la legibilidad y pasado un periodo
de 3 años, se dispone en un archivo general o su posterior digitalización

6.10 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos de origen externo que la compañía determina como "necesaria" para su
sistema de gestión, son identificados mediante el levantamiento de un listado de
documentos en el registro de LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO; los mismos están almacenados en estantes propios de cada dueño de
proceso.

El acceso a los documentos externos se realiza a través de la LISTA MAESTRA DE

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO la cual indica si el documento es físico o digital y
la ubicación del mismo.

Todos los documentos externos que por su naturaleza requieran actualización, deben
controlarse y este debe quedar evidenciado en el registro LISTA MAESTRA DE

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DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO y estos deben ser informados al personal

aplicable a través de medios de comunicación internos.

Los documentos externos en formato físico se identifican con la leyenda de

DOCUMENTOS EXTERNOS en los LOMOS de las carpetas físicas de cada área o con la
leyenda de DOCUMENTOS EXTERNOS en los estantes de cada unidad.

7 REGISTROS

Nº CÓDIGO DE REGISTRO TITULO DEL REGISTRO

1 RG-1-01-PA LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

2 RG-1-02-PA LISTA MAESTRA DE REGISTROS
3 RG-1-03-PA LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS
4 RG-1-04-PA LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO

8 ANEXOS

Nº ANEXO NOMBRE DEL ANEXO

1 PA - 01 CONTROL REGISTROS PARA SISTEMAS DE GESTIÓN