SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS

Fecha Páginas 1 de 7
Elaboración
Código: SGC-PR-01
Versión 0
01-02-2016

TABLA DE CONTENIDOS

1.- OBJETIVO.

2.- ALCANCE.

3.- RESPONSABILIDAD.

4.- DEFINICIONES.

5.- MODO OPERATIVO.

6.- REGISTRO.

7.- REFERENCIAS.

8.- ANEXOS

Control de Cambios
Número Número
Descripción de la Modificación Fecha Firma Aprobó
Modificación Página

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre Karol Aguilera Olivares Víctor Ossandón Alvarez Patricia González Brizuela
Cargo Gestor Sistema Gestión Administrador Municipal Alcaldesa Ilustre
Calidad Municipalidad de Caldera
Firma
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PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS

Fecha Páginas 2 de 7
Elaboración
Código: SGC-PR-01
Versión 0
01-02-2016

1.- OBJETIVO.
Definir una metodología para la elaboración, modificación, codificación, aprobación,
distribución, registro, control y custodia de los procedimientos, de las instrucciones de
trabajo y de los formatos de calidad y técnicos, es decir de todos los documentos que
integran el Sistema de Gestión de Calidad de la Ilustre Municipalidad de Caldera.

2.- ALCANCE.
Este procedimiento, se aplica para la elaboración, modificación o reemplazo, en todas las
unidades, procesos y/o actividades de la Ilustre Municipalidad de Caldera, que necesiten
confeccionar manuales, procedimientos e instructivos de trabajo.

3.- RESPONSABILIDADES.
Alcalde (sa)
Aprobar el presente documento normativo que integra el Sistema de Gestión de Calidad

Gestor Sistema Gestión Calidad

Revisar el presente documento normativo del SGC
Elaborar y asignar código al presente documento
Difundir el presente documento a las personas y/o unidades involucradas
Custodia de Procedimientos e Instructivos

Encargados de unidades o departamentos

Elaborar los procedimientos, instructivos y registros correspondientes a los procesos y
funciones que desarrolla.

4.- DEFINICIONES.
Se debe incluir una lista de términos a los que se hace referencia en el documento.
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Código: SGC-PR-01
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5.- MODO OPERATIVO.

5.1.-Configuración de los documentos.

Tipo de letra (fuente):

Se utilizará, en todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que circulan
dentro de la Municipalidad, el tipo de fuente ARIAL con un tamaño oficial de 11 puntos,
según formato de computador, salvo en situaciones que amerite otro tamaño como el caso
de tablas, gráficos, títulos, etc.

Márgenes de página:
Los márgenes a utilizar en todo documento son los siguientes:
Superior : 3,0 cm.
Inferior : 3,0 cm.
Izquierdo : 2,5 cm.
Derecho : 2,5 cm.

Formato del párrafo:

Se uniformará la estructura de los párrafos en los documentos, de acuerdo a los
parámetros descritos a continuación:
Interlineado : 1,15 líneas.
Alineación : Justificada.
Sangría Izq. : 1 cm

5.2.-Formatos de los procedimientos e Instructivos

Todos los Procedimientos e Instructivos de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad
deberán tener en común la siguiente estructura:
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Código: SGC-PR-01
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Encabezado de la portada:
En todos los procedimientos, el encabezado se ubicará en el centro superior de la
portada, deberá contener los siguientes datos:

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TITULO DEL DOCUMENTOS

Fecha Páginas x de y
Elaboración
Código: xxxxx
Versión X
Xxxxx

Pie de Página:
En la primera hoja del pie de página de los documentos controlados por el Sistema de
Gestión de Calidad, se indica en letra Negrita Cursiva N° 9, quien elabora, revisa y
aprueba la documentación del SGC, como se indica en el siguiente esquema:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre
Cargo
Fecha
Firma

Portada del documento:

El documento presentará en su primera página el encabezado de página señalado en el
punto anterior, el cuadro de aprobación al pie de página y el cuadro de control de
cambios, el cual indica las modificaciones que el documento irá sufriendo en el tiempo.
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PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS

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Código: SGC-PR-01
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Control de Cambios
Número Número
Descripción de la Modificación Fecha Firma Aprobó
Modificación Página

Además indicará el contenido del documento como se muestra a continuación:

TABLA DE CONTENIDOS

1.- OBJETIVO.

2.- ALCANCE.

3.- RESPONSABILIDAD.

4.- DEFINICIONES.

5.- MODO OPERATIVO.

6.- REGISTRO.

7.- REFERENCIAS.
8.- ANEXOS
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PROCEDIMIENTO ELABORACION DE DOCUMENTOS

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5.3.-Contenido de Procedimientos.

1.- Objetivo: En forma resumida debe indicarse cuál es la razón de ser del procedimiento
o instructivo. En este punto debe usarse el verbo principal en infinitivo. Ejemplo:
Establecer, definir verificar, etc. Debe indicarse que se pretende con la actividad en
cuestión.

2.-Alcance: Debe establecerse claramente cuando corresponde aplicar el documento en

cuestión, en qué circunstancias y bajo que condiciones. Si fuera necesario, como forma
de aclarar de mejor manera su utilización, podría indicarse también cuando no es
aplicable el procedimiento.

3.-Responsabilidades: Debe indicar las responsabilidades de todo el personal

involucrado de manera específica en la actividad. Debe indicar quién ejecuta la actividad,
para lo cual se debe señalar el cargo y eventualmente el área al que pertenece.

4.-Definiciones: Deben incluirse cuando correspondan las definiciones o términos que

sean indispensables para dar a conocer, aclarar o uniformar el significado o contexto de
términos a los que se hace referencia en el procedimiento.

5.- Modo Operativo: Se debe señalar paso a paso y en un lenguaje de fácil comprensión
para el usuario, la metodología que se debe desarrollar. La descripción define quién,
cuando y donde se realiza la actividad.
6.- Registros: Si corresponde deben señalarse los registros que se deben elaborar
durante la aplicación del procedimiento. Los registros son todos aquellos formularios,
cuestionarios, listas de verificación “en las que se anotan datos” y que luego se
almacenan en cualquier medio.
Además en esta sección, se debe indicar, el responsable del archivo, la ubicación física, la
permanencia y la disposición cuando cesa el tiempo del archivo.
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Ejemplo:
Responsable de Modo deTiempo Mínimo deDisposición del
Nombre Registro
Archivo Archivo Archivo Archivo
Lista Maestra de Gestor
Archivador 01 Indefinido No aplica
Documentos controlados SGC

7.- Referencias: En esta sección, se debe indicar los nombres de los documentos que
están relacionados con el procedimiento tratado, por medio de viñetas.

8.- Anexos: En esta sección, sólo se debe indicar los nombres de los documentos
anexados. Los anexos se ubican al final, con un título en mayúsculas que identifique la
letra del anexo y el nombre.
Pueden considerarse como anexos por ejemplo: planos, fotografías, croquis, tablas,
planillas, ejemplos, etc.

En caso de que un punto del índice, no sea desarrollado por no formar parte del proceso,
se debe escribir el mensaje “NO APLICA”.

6.- REGISTROS.
No Aplica.

7.- REFERENCIAS.

No aplica.

8.- ANEXOS.
No aplica.