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TABLA DE CONTENIDO
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1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
5. ESTRUTURA DOCUMENTAL
6. CONTENIDO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
7. DESCRIPCIÒN PARA LA ELABORACIÒN DE DOCUMENTOS
7.1 MARGENES ESTABLECIDAS
7.2 ENCABEZADO
7.2.1 LOGOTIPO
7.2.2 NOMBRE DEL DOCUMENTO
7.2.3 CÓDIGO
7.2.4 VERSIÒN
7.2.5 PÁGINA
8. CODIFICACIÓN
9. PÁGINA DE PORTADA
10. ÌNDICE
11. PIE DE PÁGINA
12. TABLA DE APROBACIÓN
12.1 ELABORO
12.2 REVISO
12.3 APROBÓ
12.4 FECHA DE REALIZACIÓN
13. CONTROL DE CAMBIOS
13.1 FECHA
13.2 RAZÓN DE CAMBIO
13.3 NUEVA VERSIÓN
13.4 RESPONSABLE DE CAMBIO
14. ANEXO
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1. INTRODUCCIÒN
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2. OBJETIVO
3. ALCANCE
Las instrucciones dadas en este manual son aplicadas para la documentación del Sistema
Integrado de Gestión de la organización Pre concretos la Sabana, deben ser aplicadas por
todos los procesos y responsables de la elaboración y actualización según sea el área que
corresponda.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CLIENTE: persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio
destinado a esa persona u organización o requerido por ella.
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5. ESTRUTURA DOCUMENTAL:
La estructura documental del Sistema integrado de Gestión de la Organización, se puede
observar en la siguiente pirámide la cual describe el manual del sistema de gestión,
caracterizaciones, procedimientos, manuales instructivos de acuerdo a los objetivos,
procesos y actividades interrelacionadas en el sistema de gestión de forma jerárquica
MAN
UAL
DEL
SISTE
MA
DE
GESTI
ON
CARACTERIZACIONES
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS
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7.2 ENCABEZADO: Recuadro en la parte superior del documento que consta de:
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7.2.2 NOMBRE DEL DOCUMENTO: En letra Arial 10, estilo normal, en negrilla, en
mayúscula
7.2.5 PÁGINA: Número de páginas en orden consecutivo de acuerdo con el total de las
páginas, debe ir en negrilla en mayúscula
IMAGEN DE ENCABEZADO
3
CODIGO:
M-PRO-F-01
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Descripción: 2
6
1. Logo de Pre concretos de la Sabana S.A.S
2. Nombre del documento
3. Código del documento
4. Versión del documento
5. Fecha de creación del documento
6. Página: se refiere al número de páginas que tiene el documento
8.CODIFICACIÓN:
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Planeación PL
Gestión Integrada GI
Gestión Comercial GC
Producción PD
Distribución DB
Gestión de talento Humano TH
Compras CP
Mantenimiento MT
Gestión Financiera GF
Manejo de las Tic MT
Tipo de Proceso
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E=Estratégico
M=Misional Consecutivo
A=Apoyo Consecutivo del tipo de documento
M-PL-F-01
Iniciando 01-la caracterización
Por ser única por proceso no
Lleva consecutivo
Código de Proceso
Tres letras que identifiquen el Proceso Tipo de Documento
P=Procedimiento
D=Descripción de Actividad
F=Formato
I=Instructivo
M=Manual
G=Guía
PRO=Protocolo
10. ÌNDICE: Se debe relacionar con numerales los contenidos del documento
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12.TABLA DE APROBACIÓN:
Espacio donde se hace el registro de los nombres de los responsables de la elaboración,
revisión y aprobación de los documentos, se debe utilizar el siguiente formato:
12.1 ELABORO: Nombre y cargo del responsable que desarrollo el documento en la parte
posterior un espacio considerable para que sea considerable para registrar la firma.
12.2 REVISO: Nombre y cargo de la persona que revisa el documento
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12.4 FECHA DE REALIZACIÓN: Se registra la fecha en la cual se realiza cada actividad que
se escribe en el formato
Los anteriores títulos, serán escritos en Fuentes Arial 9, negrilla y centrados en su casilla.
14. ANEXO: Se refiere a los formatos, tablas o demás información que facilita la
comprensión y aplicación del documento
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IMAGEN 1
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario
seguir las siguientes orientaciones:
OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con
su alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser
medida. Principalmente debe responder a los siguientes aspectos: ¿Qué hace el
proceso? Inicia con un verbo que indique la acción. ¿Para qué lo hace? Está
directamente relacionado con el propósito. ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar
en términos de calidad, oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otro
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ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última
actividad;
ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser,
información de tipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo:
ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su
redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. Para identificar la relación entre los
mismos. Para la definición de las actividades asociadas al proceso se recomienda utilizar el
ciclo PHVA (P=Planear, H= Hacer, V= verificar, A=actuar)
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Ejemplo:
1. Uso de energía
16.2 PROCEDIMIENTOS
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16.3 FLUJOGRAMA
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16.4 MANUALES
Contenido de los Manuales:
Portada:
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Indicé:
Introducción:
Objetivo:
Alcance:
Términos y definiciones:
Contenido del Manual
Tabla de Aprobación
Control de Cambios:
16.5 INSTRUTIVOS
Los instructivos deben tener los siguientes requisitos:
Título de la Actividad:
Objetivo:
Alcance:
Instrucciones de las actividades:
Tabla de Aprobación:
Registro:
Tabla de Cambios:
16.6 FORMATOS
Los Formatos de la empresa Preconcretos de la sabana S.A.S deben contar con lo
siguiente:
Encabezado
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Pre concreto de la Sabana S.A.S, debe elaborar todo aquel registro que considere
necesario para evidenciar el Sistema Integrado de Gestión
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