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CODIGO: E-GI-M-01

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN Y


VERSION: 01
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTION FECHA: 25-03-2020

PAGINA: 1 de 22
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y


CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION

TABLA DE CONTENIDO

Nuestros clientes son nuestra razón de ser


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1. INTRODUCCION
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
5. ESTRUTURA DOCUMENTAL
6. CONTENIDO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
7. DESCRIPCIÒN PARA LA ELABORACIÒN DE DOCUMENTOS
7.1 MARGENES ESTABLECIDAS
7.2 ENCABEZADO
7.2.1 LOGOTIPO
7.2.2 NOMBRE DEL DOCUMENTO
7.2.3 CÓDIGO
7.2.4 VERSIÒN
7.2.5 PÁGINA
8. CODIFICACIÓN
9. PÁGINA DE PORTADA
10. ÌNDICE
11. PIE DE PÁGINA
12. TABLA DE APROBACIÓN
12.1 ELABORO
12.2 REVISO
12.3 APROBÓ
12.4 FECHA DE REALIZACIÓN
13. CONTROL DE CAMBIOS
13.1 FECHA
13.2 RAZÓN DE CAMBIO
13.3 NUEVA VERSIÓN
13.4 RESPONSABLE DE CAMBIO
14. ANEXO

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15. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI


16. CONTENIDO DOCUMENTAL
16.1 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
16.2 PROCEDIMIENTOS
16.3 FLUJOGRAMA
16.4 MANUALES
16.5 INSTRUCTIVOS
16.6 FORMATOS
16.7 REGISTROS
17. COPIAS NOS CONTROLADAS
18. TABLA DE APROBACIÓN
19. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
20. BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFIA

1. INTRODUCCIÒN

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Este manual establece los parámetros para la elaboración y control, de la documentación


del sistema de gestión integrado, de PRECONCRETOS DE LA SABANA S.A.S.
Los parámetros para la elaboración de los documentos, le permite a la organización tener
homogeneidad en la forma y presentación de toda su documentación necesaria para el
sistema integrado de gestión. La idea principal que debe presidir gestión integrada o la
organización en general es que la documentación debe ser lo más sencilla y clara que sea
posible cumpliendo los requisitos establecidos y las necesidades operativas de
PRECONCRETOS DE LA SABANA S.A.S

2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración, actualización, divulgación y uso de la


documentación del Sistema Integrado de Gestión por los trabajadores y la alta Dirección.

3. ALCANCE

Las instrucciones dadas en este manual son aplicadas para la documentación del Sistema
Integrado de Gestión de la organización Pre concretos la Sabana, deben ser aplicadas por
todos los procesos y responsables de la elaboración y actualización según sea el área que
corresponda.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES

Términos y definiciones tomados de las Normas Técnicas Colombianas: ISO9000 de 2015,


ISO GTC 10013 de 2002

CLIENTE: persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio
destinado a esa persona u organización o requerido por ella.

DOCUMENTO: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede


ser físico o magnético

DOCUMENTO EXTERNO: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la

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ejecución de los procesos definidos.

DOCUMENTO INTERNO Documentos emitidos por el Área Administrativa de la


organización en desarrollo de sus funciones. Entre estos, se encuentran procesos,
manuales, instructivos, guías, formatos, procedimientos y lineamientos.

DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir


cómo funciona un procedimiento para producir un fin “deseable “. Este fin deseable
puede ser un servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.

MANUAL: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas,


procesos o métodos los cuales incluyen información de interés.
Características del Manual:

MEJORA CONTINÙA: Actividad recurrente para mejorar el desempeño

GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

GESTION DE LA CALIDAD: Gestión con respeto a la calidad.

SISTEMA DE GESTION Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o


que interactúan para establecer políticas y objetivos para el logro de los mismos.
1. Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de aplicación
2. No tiene un orden sistémico (por la variedad de temas

INFORMACIÒN: datos que poseen significado

SERVICIO AL CLIENTE: Interacción de la organización con el cliente a lo largo del ciclo de


vida de un producto o servicio.

MAPA DE PROCESOS: Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el


enfoque sistémico de la Organización.
3. Dan pautas para la toma de decisiones
4. Incluyen definiciones.

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PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para


generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

VERSIÒN: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado


sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la
versión

5. ESTRUTURA DOCUMENTAL:
La estructura documental del Sistema integrado de Gestión de la Organización, se puede
observar en la siguiente pirámide la cual describe el manual del sistema de gestión,
caracterizaciones, procedimientos, manuales instructivos de acuerdo a los objetivos,
procesos y actividades interrelacionadas en el sistema de gestión de forma jerárquica
MAN
UAL
DEL
SISTE
MA
DE
GESTI
ON
CARACTERIZACIONES

PROCEDIMIENTOS

MANUALES INSTRUCTIVOS Y FORMATOS

REGISTROS

6. CONTENIDO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN:

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Los contenidos del manual de gestión son los siguientes:


 Portada
 Indicé
 Introducción
 Objetivo
 Alcance
 Términos y definiciones
 Misión
 Visión
 Valores
 Políticas
 Objetivos
 Estructura Organizacional
 Descripción del sistema de gestión
 Referencias
 Anexos
 Aprobación
 Control de Cambios

7. DESCRIPCIÒN PARA LA ELABORACIÒN DE DOCUMENTOS


Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se elaboran preferiblemente en medio
electrónico y debe cumplir las siguientes especificaciones:

7.1 MARGENES ESTABLECIDAS:


Arriba 3cm
Izquierda 3 cm
Derecho 2 cm
Abajo 2 cm
Encabezado y pie de página de 2 cm

7.2 ENCABEZADO: Recuadro en la parte superior del documento que consta de:

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7.2.1 LOGOTIPO: Es el logo o imagen de la empresa al lado izquierdo

7.2.2 NOMBRE DEL DOCUMENTO: En letra Arial 10, estilo normal, en negrilla, en
mayúscula

7.2.3 CÒDIGO: Es lo que identifica a cada documento, estos códigos deben ir en


mayúscula, en negrilla.

7.2.4 VERSIÒN: Se refiere al número de versiones, debe ir en mayúscula y en negrilla

7.2.5 PÁGINA: Número de páginas en orden consecutivo de acuerdo con el total de las
páginas, debe ir en negrilla en mayúscula

IMAGEN DE ENCABEZADO
3

CODIGO:
M-PRO-F-01

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1 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS FECHA: 25-03-
DEL SISTEMA DE GESTION 2020 5

900.860.890-2 PAGINA:1de 15

Descripción: 2
6
1. Logo de Pre concretos de la Sabana S.A.S
2. Nombre del documento
3. Código del documento
4. Versión del documento
5. Fecha de creación del documento
6. Página: se refiere al número de páginas que tiene el documento

8.CODIFICACIÓN:

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La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de PRECONCRETOS


LA SABANA S.A.S se rige por los siguientes parámetros:

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA


Caracterización proceso Código de proceso
Procedimiento P
Descripción actividades D
Instructivo I
Manual M
Formato F
Manual del Sistema No se codifica

PROCESO CÒDIGO DE PROCESO

Planeación PL
Gestión Integrada GI
Gestión Comercial GC
Producción PD
Distribución DB
Gestión de talento Humano TH

Compras CP
Mantenimiento MT
Gestión Financiera GF
Manejo de las Tic MT

Tipo de Proceso

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E=Estratégico
M=Misional Consecutivo
A=Apoyo Consecutivo del tipo de documento

M-PL-F-01
Iniciando 01-la caracterización
Por ser única por proceso no
Lleva consecutivo

Código de Proceso
Tres letras que identifiquen el Proceso Tipo de Documento
P=Procedimiento
D=Descripción de Actividad
F=Formato
I=Instructivo
M=Manual
G=Guía
PRO=Protocolo

9. PÁGINA DE PORTADA: En esta página debe ir el nombre del documento y logo de la


empresa (solo aplica para manuales)

10. ÌNDICE: Se debe relacionar con numerales los contenidos del documento

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(Solo aplica para manuales)

11. PIE DE PÁGINA: Deberá ir el lema de la organización de la siguiente manera:


La letra inicial en mayúscula y las demás en minúscula, bebe ir en negrilla y centrado en
todas las paginas (Solo aplica para manuales)
“Nuestros clientes son nuestra razón de ser”

12.TABLA DE APROBACIÓN:
Espacio donde se hace el registro de los nombres de los responsables de la elaboración,
revisión y aprobación de los documentos, se debe utilizar el siguiente formato:

ELABORO REVISO APROBÒ

Nombre: Nombre: Nombre:


Cargo: Cargo:
Cargo
Fecha : Fecha Fecha:

12.1 ELABORO: Nombre y cargo del responsable que desarrollo el documento en la parte
posterior un espacio considerable para que sea considerable para registrar la firma.
12.2 REVISO: Nombre y cargo de la persona que revisa el documento

12.3 APROBÒ: Nombre y cargo de la persona que aprueba el documento

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12.4 FECHA DE REALIZACIÓN: Se registra la fecha en la cual se realiza cada actividad que
se escribe en el formato
Los anteriores títulos, serán escritos en Fuentes Arial 9, negrilla y centrados en su casilla.

13. CONTROL DE CAMBIOS: en este apartado se describen brevemente las modificaciones


o cambios que se le aplicaron a un documento con su fecha respectiva y se define la nueva
versión que se genera por el cambio, para su respectivo control. Dicha tabla se ubicará al
final de cada documento, antes del cuadro de aprobación.

13.1 FECHA: DD/MM/AAAA Se registra la fecha de aprobación del documento modificado,


Como aparece en la tabla.

13.2 RAZÒN DE CAMBIO:


Se explica en forma clara y precisa cuál fue el cambio realizado en el documento, cada vez
que se actualiza o cambia la versión de un documento debe adicionarse una nueva fila con
el fin de registrar la información del cambio debidamente justificada, para dejar
constancia o llevar un registro histórico de los anteriores cambios, desde su creación.

13.3 NUEVA VERSIÒN:


Se registra la versión teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1.0, corresponde a la
primera elaboración del documento. A medida que se realizan cambios el documento
cambia de versión.

13.4 RESPONSABLE DE CAMBIO: La persona quien realiza el cambio

Fecha Razón del cambio Nueva versión Responsable de


cambio

14. ANEXO: Se refiere a los formatos, tablas o demás información que facilita la
comprensión y aplicación del documento

15. CONTENIDO DE LOS DOCUMETOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE


PRECONRETOS DE LA SABANA S.A.S

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A continuación, se especifica el contenido de los documentos del sistema integrado de


gestión
.
ITEM DESCRIPCIÒN
1. OBJETIVO Describe el propósito para el cual fue diseñado
el documento
2. ALCANCE Establecen los limites de aplicación del
documento, se refiere a las áreas, procesos,
procedimientos etc., que se afecten con el
documento.
3.TERMINOS Y DEFINICIONES Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga
institucional y los términos que se consideren
necesarios para entender los procesos, los
procedimientos, etc., a que haga referencia el
documento.
5. CONTENIDO/DESARROLLO Se realiza una descripción detallada de las
actividades, para lo cual se utiliza diagrama de
flujo y tabla de descripción de actividades.
6. CONTROL DE CAMBIOS Describe brevemente los cambios con relación
a la versión anterior.
7. ANEXOS En esta sección se incluyen elementos
adicionales, como formatos, fotografía, gráficos,
tablas, ejemplos específicos, que permiten una
mejor compresión del documento
8.DOCUMENTO DE REFERENCIA Documentos que pueden ser consultados para
el entendimiento de las actividades establecidas
en un documento del Sistema Integrado de
Gestión
9.RESPONSABLE Registrar el Cargo o Rol del responsable de la
aprobación técnica, socialización, ejecución,
seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos:
Director de Gestión General, Director de
Operaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre
otros.
10.REGISTROS Los documentos que se utilicen para obtener los
resultados

16. CONTENIDO DOCUMENTAL:

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16.1 CARACTERIZACIÒN DE PROCESOS

Para documentar los procesos de PRECONCRETOS LA SABANA S.A.S se debe utilizar el


Formato “Caracterización de Procesos” que tiene dos (2) componentes: encabezado y
cuerpo, como se muestra a continuación: Imagen N° 1.

IMAGEN 1

Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario
seguir las siguientes orientaciones:

OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con
su alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser
medida. Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:  ¿Qué hace el
proceso? Inicia con un verbo que indique la acción.  ¿Para qué lo hace? Está
directamente relacionado con el propósito. ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar
en términos de calidad, oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otro

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ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última
actividad;

RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobación técnica,


socialización, ejecución, seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos: Director de
Gestión General, Director de Operaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre otros.

PROVEEDORES: Registrar el nombre de un proceso, un cargo o rol, entidad externa o


partes interesadas que provee insumos para ejecutar las actividades del proceso. Cuando
una entrada es suministrada por todos los procesos, se escribe la expresión “Todos los
Procesos” o “Todas las Dependencias”. Ejemplo: Departamento Nacional de Planeación,
Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento, Todos los procesos.

ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser,
información de tipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo:

ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su
redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. Para identificar la relación entre los
mismos. Para la definición de las actividades asociadas al proceso se recomienda utilizar el
ciclo PHVA (P=Planear, H= Hacer, V= verificar, A=actuar)

SALIDA: Detallar los productos (Documentos o registros) que se generan al ejecutar la


actividad. Ejemplo: Plan Estratégico aprobado.

CLIENTE: Registrar el nombre de un proceso cargo o rol, entidades externas o partes


interesadas que reciben la salida generada de la ejecución de la actividad.

RECURSOS: Enunciar los recursos tecnológicos (indicar el nombre de los aplicativos o


herramientas tecnológicas que se usan en la ejecución del proceso) y recursos humanos

INDICADORES DE GESTIÒN: es la expresión cuantitativa del comportamiento y


desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de
referencia:

Ejemplo: Cumplimiento de programa de distribución =Distribución Realizada


/Distribuciones Planeadas *100

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RIESGOS Y PELIGROS: El peligro es una condición ó característica intrínseca que puede


causar lesión o enfermedad, daño a la propiedad y/o paralización de un proceso, en
cambio, el riesgo es la combinación de la probabilidad y la consecuencia de no controlar
el peligro.

Ejemplo: 1. Riesgo ergonómico cuando se realizar posturas prolongadas

ASPECTO E IMPACTOS AMBIENTALES

Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una


organización que puede interactuar con el medio ambiente. Impacto Ambiental: Cualquier
cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o
parcial de los aspectos ambientales de una organización.

Ejemplo:

1. Uso de energía

2. Impacto agotamiento de fuentes hídricas

DOCUMENTOS ASOCIADOS: Son otros documentos relacionados con el documento actual


que pueden estar referenciados en este y al vincularlos representan un acceso rápido
similar a lo anexos de un paquete de documentos físicos

Ejemplo: 1. Manual de Calidad

REQUISITOS APLICABLES: Que normatividad vigente involucra directamente el proceso

Ejemplo: Decreto 1072 2015

REQUISITOS TECNICOS: es aquel acto y consecuencia de requerir, solicitar, pedir o


necesitar algo.

Ejemplo: Planificación y control operacional

16.2 PROCEDIMIENTOS

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Deben contener el siguiente contenido:

 Logo: de Preconconcretos de la Sabana


 Título: Debe identificarse claramente el título del procedimiento
 Propósito: Por qué se está haciendo
 Alcance: Incluyendo las arias que aplica
 Responsable: Personal encargado de realizar las actividades asignadas
 Descripción de la Actividad: Descripción detallada de los métodos utilizados para
realizar los procedimientos
 Registros: Los documentos que se utilicen para obtener los resultados
 Tabla de Aprobación: Describe brevemente quien elabora, revisa y aprueba
 Control de Cambios: Describe brevemente los cambios con relación a la versión
anterior.

16.3 FLUJOGRAMA

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La siguiente representación gráfica permite identificar la forma de interrelacionar los


procesos por medio de símbolos cuando se elaboren flujo gramas.

SIMBOLO SIGNIFICADO ¿PARA QUE SE UTILIZA?

Conector Representa la continuidad


del diagrama dentro de la
misma pagina
Inicio/ Fin Inicio o fin del flujo grama

Operación / actividad Representa la operación o


actividad de un proceso

Sentido del flujo Conecta los símbolos


señalando el orden en que
de deben realizer los
procesos
Documento Representa cualquier tipo
de document que se utilice
o que salga del
procedimiento.
Decision Indica un punto dentro del
flujo en que son posibles
caminos alternativos
Conector de pagina Indica la continuidad del
diagram en otra pagina o
conexión, enlace con otra
hoja en la que continua el
flujo

16.4 MANUALES
Contenido de los Manuales:
 Portada:

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 Indicé:
 Introducción:
 Objetivo:
 Alcance:
 Términos y definiciones:
 Contenido del Manual
 Tabla de Aprobación
 Control de Cambios:

16.5 INSTRUTIVOS
Los instructivos deben tener los siguientes requisitos:

 Título de la Actividad:
 Objetivo:
 Alcance:
 Instrucciones de las actividades:
 Tabla de Aprobación:
 Registro:
 Tabla de Cambios:

16.6 FORMATOS
Los Formatos de la empresa Preconcretos de la sabana S.A.S deben contar con lo
siguiente:
 Encabezado

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 Contenido : Se desarrolla de acuerdo con la necesidad del registro.


16.7 REGISTROS:

El registro provee evidencias objetivas, su elaboración es específica para cada necesidad,


deberían contener un título, un estado de revisión y fecha de modificación.

Pre concreto de la Sabana S.A.S, debe elaborar todo aquel registro que considere
necesario para evidenciar el Sistema Integrado de Gestión

17. COPIAS NO CONTROLADAS:


Para el propósito de ofertas, uso del cliente fuera de la organización y otra distribución
especial de los documentos en los que no se pretenden control de los cambios, tales
documentos distribuidos deberán estar claramente identificados como copias no
controladas

18. TABLA DE APROBACIÓN


La presente tabla representa quien elabora, reviso y aprobó este manual.

ELABORÓ REVISO APROBÒ

Nombre: Ana Maria Nombre: Jorge Humberto Nombre: Jorge Humberto


Albarraccin y Leidy Muñoz Villamarin Naveros  Villamarin Naveros 
Cargo: Aprendiz Sena Cargo: Instructor Cargo: Instructor
Fecha : 04/04/2020 Fecha : 04/04/2020 Fecha: 04/04/2020

19.TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS


La presente tabla relaciona, el control de cambios a este documento

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Fecha Razón del cambio Nueva versión Responsable de


cambio
04/04/2020 Ninguno Version 01 Ana Maria
Albarraccin y Leidy
Muñoz
Cargo: Aprendiz
Sena

20. BIBLIOGRAFIA y CIBERGRAFÍA

 Nombre: Norma Técnica Colombiana ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad


Fundamentos y Vocabulario ( 04 de abril de 2020)
 Norma técnica Colombiana ISO 9001 /2015 Sistemas de Gestión de la Calidad
Requisitos (04 de abril de 2020)
 Norma Técnica Colombiana ISO 10013 /2002 Directrices para la documentación del
sistema de gestión de la calidad (04 abril de 2020)

 Utilidades de Gestión herramientas que aportan valor


http://utilidadesdegestion.com/
(04 de abril de 2020)

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