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1
PROFESIONAL DEL SGC PROFESIONAL DEL SGC GERENTE
INDICE
1. OBJETIVO.................................................................................................................................3
2. ALCANCE..................................................................................................................................3
3. RESPONSABILIDADES...........................................................................................................3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES..............................................................................................3
6. GENERALIDADES...................................................................................................................5
7. POLÍTICA DOCUMENTAL....................................................................................................7
8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................................7
9. PIRÁMIDE DOCUMENTAL...................................................................................................9
10. CODIFICACIÓN...................................................................................................................10
11. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................................11
11. CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................12
12. RECURSOS............................................................................................................................12
13. LISTADO MAESTRO...........................................................................................................12
14. TABLA DE RETENCIÓN.....................................................................................................13
15. PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS.....................................................................................13
16. DISPOSICIÓN FINAL..........................................................................................................13
17.ANEXOS....................................................................................................................................13
2
RIO PLAZA Código: CL-MN00
Versión: 00
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Revisión:
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha:
Rio Plaza Pág. 3 de 22
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABILIDADES.
3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Encabezado:
Nombre de la empresa
4
Logo Nombre del documento
6. GENERALIDADES.
6
6.3 Registros
Control
los registros que se derivan de cada procedimiento se encuentran en el formato CL-FT01
Distribución
Los registros que se encuentren en soporte físico se archivan en las carpetas
correspondientes de las áreas a la que pertenecen de igual manera los que están en soporte
digital, los registros que estén en papel se almacena en óptimas condiciones para evitar su
deterioro.
Tiempo de archivo
Se almacenarán mínimo 3 años, caso de que indique lo contrario en el manual de gestión de
calidad de procedimientos
7. POLÍTICA DOCUMENTAL
8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
7
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinario.
El personal de RIO PLAZA tiene acceso a la carpeta en soporte físico que contiene toda la
documentación referente al sistema de gestión de calidad:
Decreto 2150 de 1995- Art. 25. Utilización del correo para envió de información
Documentos externos:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Clasificación de las comunicaciones
Organización de documentos en carpetas
Registro de control de recepción de documentos
Contrato (Aseo y Vigilancia)
Documentos internos:
Identificación de dependencias
Organización de documentos en carpetas
Registro de control de envió de documentos
Distribución de documentos enviados
-Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Constancia de recibo.
- Asignación de datos conforme al artículo 2 del acuerdo AGN060 del 2001, tales como:
nombre de la persona y/o entidad remitente o destinaria, nombre o código de la
dependencia, nombre del funcionario responsable del trámite, tiempo de respuesta.
Registro:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
8
9. PIRÁMIDE DOCUMENTAL
RIO PLAZA Código: CL-MN00
Versión: 00
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Revisión:
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha:
Rio Plaza Pág. 8 de 22
MANUAL DE GESTIÓN
POLITICAS
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
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10. CODIFICACIÓN
MAPA DE PROCESOS
XX-N00
NUMERO CONSECUTIVO DEL 01 AL 99
TIPO DE DOCUMENTO
PROCESO
TIPO DE MAPA DE
DOCUMENTO MANUAL PROCEDIMIENTOS FORMATOS INSTRUCTIVOS CARATERIZACIÓN PROCESOS
Encabezado x x x x x x
Objetivo x x N/A x x N/A
Responsables x x x x x N/A
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Generalidades x N/A N/A x N/A N/A
Codificación x x x x x x
NOTA: En la tabla se muestra las características que aplican a los diferentes tipos de
documentos, se llenara con una X las casillas que estén implicadas en el documento y con
N/A las que no aplican. La tabla se encuentra en el formato CL-FT05
Las modificaciones pueden darse por revisiones periódicas de los documentos, o por que
las situaciones así lo requieran.
Cualquier persona que trabaje en RIO PLAZA podrá proponer modificaciones a los
documentos, pero deberá justificar las razones del cambio al Auxiliar de Calidad,
cumpliendo con el formato CL-FT02
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00 Creación del manual de gestión
12. RECURSOS
LISTADO MAESTRO
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RIO PLAZA Código: CL-MN00
Versión: 00
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Revisión:
Rio Plaza DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha:
Pág. 12 de 22
Los documentos que ya no presentan ningún valor a la organización, sean de forma física o
digital, se les dará la siguiente disposición:
Documentos físicos: estos son destruidos, ya que la importancia se ha consumado. Estos
documentos se darán a disposición de cooperativas que reciclan, para contribuir en la
transformación de este material para diferentes usos
Documento magnético: estos pasarán a la carpeta de documentos obsoletos.
17. ANEXOS
DIAGRAMA DE FLUJO
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