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Rio Plaza

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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PROFESIONAL DEL SGC PROFESIONAL DEL SGC GERENTE

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INDICE

1. OBJETIVO.................................................................................................................................3
2. ALCANCE..................................................................................................................................3
3. RESPONSABILIDADES...........................................................................................................3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES..............................................................................................3
6. GENERALIDADES...................................................................................................................5
7. POLÍTICA DOCUMENTAL....................................................................................................7
8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................................7
9. PIRÁMIDE DOCUMENTAL...................................................................................................9
10. CODIFICACIÓN...................................................................................................................10
11. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................................11
11. CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................12
12. RECURSOS............................................................................................................................12
13. LISTADO MAESTRO...........................................................................................................12
14. TABLA DE RETENCIÓN.....................................................................................................13
15. PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS.....................................................................................13
16. DISPOSICIÓN FINAL..........................................................................................................13
17.ANEXOS....................................................................................................................................13

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1. OBJETIVO.

Describirla gestión de la documentación de RIO PLAZA para la elaboración, actualización,


recepción, control, ubicación, acceso, identificación y aprobación de los documentos y
registros relacionados con los distintos procesos que intervienen en el Sistema de Gestión
de la Calidad, así como también la documentación externa que intervenga en el
funcionamiento de RIO PLAZA.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable de manera obligatoria a toda la documentación y registros


que intervengan en el sistema de gestión de calidad y en el funcionamiento de RIO
PLAZAde forma que sean confiables y seguros.

3. RESPONSABILIDADES.

Es responsabilidad del auxiliar de calidad elaborar, revisar, modificar el manual de gestión


de calidad, el manual de procedimientos e instrucciones técnicas.
El responsable de aprobar el documento es el gerente de RIO PLAZA.

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4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la


planificación, manejo y organización de la documentación generada y recibidas por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Manual: es el documento que contiene una descripción precisa de la organización, en el
que se especifica de forma clara y coherente la estructura de la organización, sus directrices
y se determinan los elementos principales de la organización como son: organigrama, mapa
de procesos y caracterización de procesos.
Revisión: etapa que comprende la verificación que lo escrito corresponde a lo establecido
Versión: estado de evolución del documento, de acuerdo a los números de actualizaciones
que han tenido anteriormente.
Aprobación: verificación del documento para determinar si su contenido cumple con los
requisitos establecidos.
Documento externo:Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que
inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión,
entre los documentos externos se puede considerar normas, leyes, decretos, resoluciones,
manuales entre otros.
Documento interno:Es aquel elaborado por la entidad incluida los registros, para que la
entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y le permita asegurarse de la eficaz
planeación, operación y control de sus procesos.

5. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y


FORMATOS.

Encabezado:
Nombre de la empresa

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Logo Nombre del documento

Tipo de letra: Time New Roman (número 12)

Tabla de control de documentos: Esta tabla se asignará únicamente a los manuales.

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6. GENERALIDADES.

6.1 Documentación externa


Recepción y aprobación:
La documentación externa será atendida por el secretario de la organización y recibida por
los jefes de área a la cual pertenezca el documento y deberá ser aprobada por este.
Codificación:
Los documentos externos se codificarán mediante un sello y su fecha de publicación y en
caso de manuales técnicos se identificarán indicando su nombre y año de edición
Control de la documentación:
Todos los documentos externos se encontrarán en soporte digital y soporte físico sellado. El
control de la documentación externa se ejecutará cumpliendo con el formato CL-FT01, en
el que mostrara un listado con los documentos no elaborados por RIO PLAZA.
Ubicación:
Los documentos en soporte digital se localizarán cada uno en sus correspondientes carpetas
digitales de las diferentes áreas que conforman RIO PLAZA y los documentos en soporte
físico se encontraran en estanterías de la oficina gerencial
Acceso:
Todo el personal que se encuentre laborando en RIO PLAZAtendrá acceso a la
documentación externa.
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Actualización:
El auxiliar de calidad será el encargado de consultar y mantener actualizadas las
normativas, los manuales técnicos y demás documentación externa que aplique a la
organización. Cuando se produzca algún cambio en estas, se adquirirá la nueva,
remplazando y retirando la obsoleta, y etiquetándola como tal, o si está en soporte digital se
envía a la carpeta ‘PR DOCUMENTACIÓN EXTERNA OBSOLETA’

6.2 Documentación interna


Elaboración:
El responsable de la elaboración del Manual de Gestión de Calidad, Manual de
Procedimientos, Instrucciones Técnicas es el auxiliar de calidad. Otros documentos internos
no realizados por este, se dará a conocer su autor en el Manual de Gestión de Calidad o en
el Manual de Procedimientos o en el propio documento.
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Revisión:
El auxiliar de calidad será el encargado de revisar el Manual de Calidad y las instrucciones
técnicas; con la asistencia de los jefes de área que ayudaran a revisar los procedimientos
que le competan a su área. Otros documentos internos no revisados por este, se indicará su
revisión en el Manual de Gestión de Calidad o en el Manual de Procedimientos o en el
propio documento.
Aprobación:
El Manual de Gestión de la Calidad, el Manual de Procedimientos y las Instrucciones
Técnicas serán aprobados por el Gerente de RIO PLAZA. Otros documentos internos no
aprobados por este, se indicarán su aprobación en el Manual de Gestión de Calidad o en el
Manual de Procedimientos o en el propio documento.
Control de la documentación:
El control de la documentación interna en el formato CL-FT04 se ejecutará mediante la
firma de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento, que
quedará evidenciada en los casilleros de la portada del documento.
Acceso:
Todo el personal que trabaje en RIO PLAZA, tendrá acceso a la documentación referente al
Sistema Integrado de Gestión.

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6.3 Registros
Control
los registros que se derivan de cada procedimiento se encuentran en el formato CL-FT01
Distribución
Los registros que se encuentren en soporte físico se archivan en las carpetas
correspondientes de las áreas a la que pertenecen de igual manera los que están en soporte
digital, los registros que estén en papel se almacena en óptimas condiciones para evitar su
deterioro.

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Registro de datos
Los registros deben de ser legibles e identificable a la actividad, con la persona que lo
realizo a través de la codificación adecuada

Tiempo de archivo
Se almacenarán mínimo 3 años, caso de que indique lo contrario en el manual de gestión de
calidad de procedimientos

7. POLÍTICA DOCUMENTAL

El manual de control de la documentación de arrendamiento de locales RIO PLAZA, será


creado bajo la normatividad ISO 9001 y la Ley 594 de 2000, Ley general de archivo.
En mayor parte de las actividades que se generen documentos deben tener buen
comportamiento ecológico, política cero papeles

8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

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Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinario.
El personal de RIO PLAZA tiene acceso a la carpeta en soporte físico que contiene toda la
documentación referente al sistema de gestión de calidad:
Decreto 2150 de 1995- Art. 25. Utilización del correo para envió de información
Documentos externos:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Clasificación de las comunicaciones
Organización de documentos en carpetas
Registro de control de recepción de documentos
Contrato (Aseo y Vigilancia)
Documentos internos:
Identificación de dependencias
Organización de documentos en carpetas
Registro de control de envió de documentos
Distribución de documentos enviados
-Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Constancia de recibo.
- Asignación de datos conforme al artículo 2 del acuerdo AGN060 del 2001, tales como:
nombre de la persona y/o entidad remitente o destinaria, nombre o código de la
dependencia, nombre del funcionario responsable del trámite, tiempo de respuesta.
Registro:
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia

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9. PIRÁMIDE DOCUMENTAL
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La estructura documental del sistema de gestión de calidad de rio plaza se encuentra


establecida en el manual de calidad el nivel jerargico de los documentos se puede mostrar
en la siguiente gráfica.

MANUAL DE GESTIÓN

POLITICAS

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS
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ACTAS, FORMATOS, REGISTROS, FACTURAS, CONTRATACIONES,


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10. CODIFICACIÓN

MAPA DE PROCESOS
XX-N00
NUMERO CONSECUTIVO DEL 01 AL 99
TIPO DE DOCUMENTO
PROCESO

CÓDIGO PROCESO TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO


GE Gerencia Caracterización de proceso CP
CL Calidad Proceso PR
EV Eventos Procedimiento PC
AR Arrendamiento Manual MN
IN Infraestructura Guía G
VG Vigilancia Instructivo IT
OA Orden y aseo Formato FT
TH Talento humano Mapa de proceso MP
AD Administración Plan PL
Contrato CT
Acta AA
Factura FA
Solicitud SL
Organigrama OG
Matriz Dofa MD 10
Imagen IM
Codificación del cuerpo del formato:
X-00
NÚMERO CONSECUTIVO DEL 1 AL 99
TIPO DE DOCUMENTO
Esta codificación se establece para toda la documentaciones internas y externas

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11. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

TIPO DE MAPA DE
DOCUMENTO MANUAL PROCEDIMIENTOS FORMATOS INSTRUCTIVOS CARATERIZACIÓN PROCESOS

Encabezado x x x x x x
Objetivo x x N/A x x N/A

Alcance x x N/A x N/A N/A

Definiciones x N/A N/A x N/A N/A

Responsables x x x x x N/A

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Generalidades x N/A N/A x N/A N/A

Política x N/A N/A x N/A N/A

Pirámide x N/A N/A x N/A N/A


documental

Codificación x x x x x x

NOTA: En la tabla se muestra las características que aplican a los diferentes tipos de
documentos, se llenara con una X las casillas que estén implicadas en el documento y con
N/A las que no aplican. La tabla se encuentra en el formato CL-FT05

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11. CONTROL DE CAMBIOS

Las modificaciones pueden darse por revisiones periódicas de los documentos, o por que
las situaciones así lo requieran.
Cualquier persona que trabaje en RIO PLAZA podrá proponer modificaciones a los
documentos, pero deberá justificar las razones del cambio al Auxiliar de Calidad,
cumpliendo con el formato CL-FT02

TI: Texto incluido: al documento original se le ha adicionado nuevo texto


TE: Texto eliminado: al documento original se le ha eliminado parte de su texto
TM: Texto modificado: al documento original se le ha reemplazado su texto
TC: Texto corregido: al documento original se le ha realizado correcciones menores
Versión anterior Fecha anterior Modificaciones Tipo

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00 Creación del manual de gestión

12. RECURSOS

TALENTO HUMANO MATERIA PRIMA MAQUINARIA


Auxiliar de calidad Papel Software (Word, Excel)
Lapiceros Hardware
Solicitud de creación del
manual

13. LISTADO MAESTRO

LISTADO MAESTRO

14. TABLA DE RETENCIÓN

TABLA RETENCION DOCUMENTAL

15. PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS

El personal que requiera de un documento o carpeta de RIO PLAZA, deberá:


 Solicitar el documento o carpeta al responsable de conservar el documento
 Llenar el formulario CL-SL01que indica la descripción y motivo del préstamo
 Dejar este formulario en el lugar que ocupa el documento
Al recibir el documento y reintegrarlo al lugar de origen, se deberá:
 Verificar que en lugar de ubicación del documento este el formulario que se
diligencio
 se anulará el formulario

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16. DISPOSICIÓN FINAL

Los documentos que ya no presentan ningún valor a la organización, sean de forma física o
digital, se les dará la siguiente disposición:
Documentos físicos: estos son destruidos, ya que la importancia se ha consumado. Estos
documentos se darán a disposición de cooperativas que reciclan, para contribuir en la
transformación de este material para diferentes usos
Documento magnético: estos pasarán a la carpeta de documentos obsoletos.

17. ANEXOS

DIAGRAMA DE FLUJO

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