Anexo 03 AC

Ayuda de Memoria 04

AYUDA MEMORIA - MESA DE TRABAJO No. 4

Tipo Auditoría: Auditoria de Cumplimiento
Dependencia: Sector Vivienda y Saneamiento
Básico Asunto: AC PVG II Fondo Nacional de Vivienda
FONVIVIENDA

AT No.
Fecha: Agosto 25 de 2022
Hora de Iniciación: 4:00 pm Hora de Finalización: 5:00 pm

PARTICIPANTES
Nombre Cargo
Mayra Giselle Castellanos Supervisora
Deisy Milena Delgado Cacua Líder Auditoría
David Alejandro Ramírez Busto Auditor
Oscar Santiago Silva Auditor
Diego Alejandro Pinilla Herrera Auditor
Yenis Roció González Mancilla Auditora

AGENDA

La Supervisora Dra. Mayra Giselle Castellanos Cáqueza, instala la reunión

correspondiente a la primera Mesa de trabajo N° 04 de la AC FONVIVIENDA
2022.

1. Seguimiento a los compromisos

2. Avance de la auditoria
3. Compromisos
4. Conclusiones

DESARROLLO TEMÁTICO

1. SEGUIMIENTO DE COMPROMISOS

La Dra. Mayra Giselle Castellanos Cáqueza, procede a verificar el estado de

avance de los compromisos adquiridos por el equipo auditor al finalizar la pasada
mesa de trabajo de la AC FONVIVIENDA:

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Revisión y validación de los Formatos de la etapa de planeación auditoría de
cumplimiento

Formato 01 quedo listo en la mesa de trabajo anterior, indica la líder ya lo está

cargado al aplicativo APA y procede a socializar la información reportada en el
aplicativo, a lo cual resalta la importancia la supervisora sustentando que se están
realizando cortes de información reportada en el APA, además informa que hasta
el día de mañana 26 de agosto se encuentra establecido el plazo para la
terminación de las actividades de planeación, debido a que la próxima semana se
da inicio a la etapa de ejecución.

Interviene la líder para proyectar el cronograma de actividades, tanto para la etapa

de planeación como para la etapa de ejecución, asimismo indica que se encuentra
en cada uno el respectivo ponderado y su porcentaje de ejecución hasta el
momento.

La líder procede a informar que según el cronograma de planeación se cuentan

con 27 días comprendidos hasta el día 01 de septiembre día establecido para la
terminación de la fase de planeación, así como son un total de 88 días para
finalizar a cabalidad con la AC PVG II, de los cuales además de la etapa de
planeación, fueron designados 43 días para la ejecución de la misma y 18 para el
informe final. Todo lo anterior teniendo en cuenta las fechas claves compartidas
por la Supervisora la Dra. Mayra Castellanos.

Asimismo, socializa el cronograma de la etapa de ejecución la cual inicia a partir

del día 02 de septiembre de 2022 e indica que ya se encuentra cargado en la
carpeta One Drive para que cada integrante del equipo auditor lo pueda descargar
y tener presentas las fechas programadas para cada fase. Una vez finalizada la
socialización del cronograma procede la Dra. Mayra a su aprobación.

Diligenciar Formato 03 AC - PT identificación riesgo de fraude: indica la líder que

se incluyó la información enviada al correo por parte de FONVIVIENDA sugiere la
supervisora colocar en el encabezado el nombre de la Auditoria para su
identificación.

Diligenciar Formato 02 AC - PT Prueba de Recorrido: toma la palabra la auditora

Yenis para informa que incluyo en el formato los criterios legales, el resumen de la
prueba de recorrido en cuanto a control de riesgo y las conclusiones quedando
pendiente su revisión y aprobación, asimismo invita a los demás integrantes del
equipo auditor a realizar la inclusión de los otros riesgos y controles con el fin de
dar cumplimiento a este punto actividades.

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Interviene el auditor Diego para indicar que lo referente al componente financiero
ya fue incluido en el formato.

Asimismo, el auditor David y el ingeniero Oscar también indican que incluyeron en

el formato la información pertinente a su componente.

Indica la líder que en cuanto a este formato quedaría pendiente incluir la firma de
cada uno de los integrantes del equipo auditor, además de incluir también los
objetivos de la prueba de recorrido.

Toma la palabra la supervisora y le informa al equipo auditor que el día 26 de

agosto a las 7 am debe encontrarse completamente diligenciado el formato 02,
puesto que las pruebas de recorrido fueron realizadas el día 18 de agosto.

Diligenciar Formato 04 AC- PT Evaluación Control Fiscal Interno: ya se diligencio y

se encuentra listo, solo quedaría pendiente incluir referenciación y datos de la
Auditoria para proceder a su firma y aprobación.

Sugiere la supervisora crear una carpeta para guardar los formatos ya

diligenciados.

Indica la líder que el formato 06 – materialidad está pendiente en APA para que
sea cargado por el auditor Diego por su Rol de contador a cargo del componente
financiero.

Diligenciar plan de trabajo:

Diligenciar Formato 07 AC Plan de trabajo: procede la líder a socializar el formato,

indicando que solo hace falta incluir el cuadro correspondiente a la muestra ya que
hace falta incluir un nuevo proyecto para un total de 20 proyectos, así como
también el plan de visitas a cargo del Ingeniero Santiago, en base a esta
observación, el ingeniero propone incluir un proyecto que se encuentra en Puerto
Nare, él cual ya fue ejecutado en su totalidad pero solo tiene pagos realizados por
el 50%, sustentando entonces que cuando se presenta esta situación de ejecución
total pero solo pago del 50% es porque el proyecto presenta algún problema. Con
esta selección de 20 proyectos queda finalizada la toma de la muestra.

Toma la palabra la Dra. Mayra para preguntar que según lo observado hace falta
por diligenciar el punto 3 del formato 07 correspondiente a la administración del
trabajo, a lo cual responde la líder que ya esta diligenciado y que solo falta
anexarlo al formato final.

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Interviene la Dra. Mayra para sugerir incorporar en el formato un párrafo donde se
explique bajo que componentes se realizara la AC (financiero, jurídico, técnico,
seguimiento plan de mejoramiento) y a cargo de que integrante del equipo auditor
se encuentra cada uno. Además, recalca que si en el formato están incluidas mas
tablas a parte de la muestra se debe tener en cuenta que lleven un consecutivo y
que todas estén enumeradas.

Indica la Dra. Mayra que en cada una de las mesas de trabajo se procederá hacer
seguimiento del aplicativo APA, la líder indica que ya diligencio los formatos en el
aplicativo y solo se encuentra el cargue de los pdf para poder ser enviados para su
respectiva aprobación.

Interviene el auditor Diego respecto al formato 02 - prueba de recorrido para

preguntar de donde se obtiene la información que debe ser anexada al formato, a
lo cual responde la Dra. Mayra que se basen en la matriz de riesgos enviada por
parte de FONVIVIENDA, así como los riesgos identificados durante el desarrollo
de las pruebas de recorrido.

Toma la palabra el auditor David para realizar una pregunta ya que observando el
formato de la prueba de recorrido diligenciado en la auditoria pasada, no se tiene
en cuenta el componente del seguimiento al plan de mejoramiento no habla de
riesgos ni controles, por lo cual alude que revisara detenidamente el mapa de
riesgos para identificar cuales corresponden al plan de mejoramiento y de esta
manera poderlos anexar al formato correspondiente a la auditoria actual.

La líder sugiere revisar el formato de riesgo de fraude para el desarrollo del

formato 02 en cuanto a riesgos y controles identificados.

Interviene la Dra. Mayra para indicarle a la líder que le envié el plan de visitas
planteado por el ingeniero Santiago para ser remitido a la Dra. Yanet y apruebe lo
correspondiente a viáticos.

2. AVANCE DE L AUDITORIA

Etapa Planeación Ejecución Informe Ponderado

Avance 81,50% 31% 25%

3. COMPROMISOS

Se indican las actividades, los responsables y las fechas entre las que se
cumplirán.

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Detalle Responsable Fecha

Ajustes a los formatos pendientes. Equipo Auditor. Agosto 26 /

2022
Entrega plan de visitas y solicitud de Equipo Auditor. Agosto 26 /
viáticos 2022
Entrega plan de trabajo Equipo Auditor Agosto 26 /
2022
Adelantar el programa de auditoria, formato Equipo Auditor Septiembre
08 01 / 2022

No siendo más el objeto de esta reunión se da por concluida a las 5:00 pm.

4. CONCLUSIONES

- La mesa de trabajo 05 se realizará el jueves 01 de septiembre a las 3:00

pm.
- Incluir en el formato de plan de trabajo por parte de cada integrante equipo
auditor.

I. Firma de los Participantes

Nombre Cargo Firma

Mayra Giselle Supervisora
Castellanos
Deisy Milena Líder Auditoría
Delgado Cacua

David Alejandro Auditor

Ramírez Busto
Oscar Santiago Auditor
Silva
Diego Alejandro Auditor
Pinilla Herrera

Yenis Rocio Auditora

González
Mancilla

Comentarios del Supervisor

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