Anexo 03 AC

Ayuda de Memoria 02

AYUDA MEMORIA - MESA DE TRABAJO No. 2

Tipo Auditoría: Auditoria de Cumplimiento
Dependencia: Sector Vivienda y Saneamiento
Básico Asunto: AC PVG II Fondo Nacional de Vivienda
FONVIVIENDA

AT No.
Fecha: Agosto 11 de 2022
Hora de Iniciación: 2:55 pm Hora de Finalización: 5:03 pm

PARTICIPANTES
Nombre Cargo
Mayra Giselle Castellanos Supervisora
Deisy Milena Delgado Cacua Líder Auditoría
David Alejandro Ramírez Busto Auditor
Oscar Santiago Silva Auditor
Diego Alejandro Pinilla Herrera Auditor
Yenis Roció González Mancilla Auditora

AGENDA

La Supervisora Dra. Mayra Giselle Castellanos Cáqueza, instala la reunión

correspondiente a la primera Mesa de trabajo N° 02 de la AC FONVIVIENDA
2022.

1. Seguimiento a los compromisos

2. Avance de la auditoria de cumplimiento
3. Avance Diligenciamiento de los Formatos auditoría
4. Preparación Pruebas de recorrido
5. Compromisos
6. Conclusiones

DESARROLLO TEMÁTICO

1. SEGUIMIENTO DE COMPROMISOS

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La Dra. Mayra Giselle Castellanos Cáqueza, procede a verificar el estado de
avance de los compromisos adquiridos por el equipo auditor al finalizar la pasada
mesa de trabajo de la AC FONVIVIENDA:

 Elaborar Oficio de información inicial: indica la líder Deisy Milena que el

oficio ya fue realizado y se encontraba dentro del acta y que ya fue enviado.

 Diligenciar Declaraciones de Independencia: informa la supervisora Dra.

Mayra Castellanos que ya todo el equipo auditor cargó las respectivas
declaraciones de independencia.

 Crear Carpeta One Drive Fonvivienda: ya fue realizada por parte de la líder
de la auditoria:

 Enviar oficio para coordinación con sujeto control la propuesta de

cronograma pruebas recorrido y entrevistas: Indica la Dra. Mayra que el
oficio debe ser enviado el día de hoy 11 de agosto de 2022.

 Diligenciamiento del formato 01 (Conocimiento Auditado en relación con el

asunto o materia a auditar) y formato 05 (Gestión del riesgo auditoria):
Pregunta la Dra. Mayra Castellanos que como va el avance del
diligenciamiento del formato 01, seguidamente la líder toma la palabra
indicando que el mismo ya será proyectado para su respectiva aprobación
en la mesa de trabajo.

 Enviar Cronograma de Actividades a Supervisor: informa la Dra. Mayra que

no ha recibido el cronograma de actividades por parte de la líder, quien
indica que se encuentra en la carpeta One drive y que el día de ayer 10 de
agosto fue socializado con todo el equipo auditor.

 Continuar con actividades inherentes a la Fase de Planeación de la

auditoría: Indica la Dra. Mayra que nos encontramos en fase de planeación.

 Actualizar aplicativos:

 Diligenciamiento de los formatos restantes: fecha limite 23 de agosto de

2022.

 Entrega plan de trabajo: 26 de agosto de 2022.

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Por consiguiente, concluye la Dra. Mayra Supervisora que todos los compromisos
adquiridos en la mesa de trabajo anterior, se han ido cumpliendo a cabalidad. Por
lo cual procede a pasar al punto 2 de la agenda para el día de hoy.

2. AVANCE DE LA AUDITORIA

Etapa Planeación Ejecución Informe Ponderado

Avance 48,10% 19% 15%

3. AVANCE DILIGENCIMIENTO DE FORMATOS DE AUDITORIA

A continuación, procede la supervisora Dra. Mayra a preguntar sobre el avance en

el formato 01, seguidamente la líder presenta al equipo de trabajo el formato 01
correspondiente al conocimiento de la entidad: indicando a manera que general
que es el FONDO NACIONAL DEL AHORRO - FONVIVIENDA, asimismo indica
que fue creado por el decreto de ley 555 de 2003, en sus artículos fue establecida
la naturaleza jurídica del mismo, se encuentra a cargo de un consejo directivo y
expone los integrantes que lo conforman, destaca también las funciones de
FONVIVIENDA que en total son 12.

Además, indica la líder, que se encuentran en dicho formato los contratos

significativos diligenciados por parte de la auditora Yenis, se encuentra pendiente
si son incluidas las denuncias, pregunta la Dra. Mayra que por que incluir las
denuncias si este formato abarca el conocimiento acerca de la entidad, a lo cual
responde la líder que son las alertas generadas en la DIARI.

Asimismo, aclara la Dra. Mayra que este formato es un conocimiento general de la

entidad que abarca sus funciones, misión, visión y organigrama.

Interviene la auditora Yenis, aportando que el modelo del formato compartido por
la líder Deisy incluye dicho punto, a lo cual la supervisora procede a revisar en
formatos lo anexado en ese punto específico, preguntado que contratos fueron los
anexados para este caso, respondiendo la auditora Yenis los dos remitidos por la
Dra. Con anterioridad y 5 proyectos enviados por la líder Deisy Milena y que
fueron allegados por medio de la Dra. Roxana.

Interviene la auditora Yenis, quien informa que esos 5 proyectos restantes fueron
incluidos por motivo de terminación anticipada.

Indica la Dra. Mayra supervisora, que queda pendiente si se incluyen más

contratos significativos, así como la inclusión de la alertas, ya que se encuentran
atentos la respuesta de Luisa conforme a las directrices por parte de la Dra.
Yanet.

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Interviene la líder informando que Luisa le informa que depende si se pueden
manejar por el aplicativo APA. Asimismo informa que el de Carmen Alicia en
Córdoba, al cual ya se remitió el ingeniero Santiago de manera presencial y ya se
realizó visita técnica y que tiene 0% avance y el de Magola Gómez Pérez en tierra
alta en Córdoba, al cual realizo la visita el ingeniero José María, estas serían las 2
denuncias que se encuentran a esperas del trámite a proseguir o si serán
manejadas de manera independiente.

Indica la Dra. Mayra que el ingeniero Santiago le informa que la denuncia de la

Sra. Carmen Alicia tiene 0% de avance, que ya fue vista en seguimiento
permanente y que está siendo vista en denuncias, que la idea es priorizar aquellas
que ameriten visitan por parte del ingeniero y en las cuales se puedan encontrar
avances en pagos y en ejecución de obra, de este modo se puedan generar
resultados.

La Dra. Mayra sugiere que hablara con la Dra. Yanet para que el seguimiento
aquella denuncia sea llevado por parte de Milena Angarita, a lo cual todo el equipo
auditor se encuentra de acuerdo.

En cuanto a lo correspondiente al Estatus de litigios pendientes y al ser

Fonvivienda que no tiene litigios pendientes de resolver y ser además una entidad
con personería jurídica que no cuenta con planta propia, sino que ejecuta sus
funciones a través del Ministerio de vivienda, ciudad y tránsito, sugiere la Dra.
Mayra suprimir este punto del formato 01, ya que para este caso no aplicaría.

Pregunta la Dra. Mayra de donde fue obtenida la información acerca de la

estructura y desempeño de la entidad, a lo cual responde la líder indicando que los
compañeros Diego y David la diligenciaron de acuerdo al manual de políticas
contables de la entidad.
Prosigue de esta manera la Dra. Mayra a leer la información suministrada por
parte de los auditores, quienes aclaran que las 3 personas mencionadas cada una
con sus funciones son quienes figuran en los estados financieros de
FONVIVIENDA, a lo que aporta la líder que estas personas hacen parte del
Ministerio de vivienda.

De manera seguida toma la palabra la líder Deisy Milena quien informa que la
información acerca de la revisión de la cuenta fiscal rendida por el sujeto de
control fue obtenida a través de la última auditoría financiera, pregunta la Dra.
Mayra si la información fue la rendida en marzo de este año con corte a 31 de
diciembre de 2021.

Por otra parte sugiere la supervisora que en el texto que se encuentra entre
comillas al inicio de este punto, ya que no se evidencia de donde fue tomada la
información. A lo cual indica la líder que la referencia hace parte de los anexos.

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En cuanto al punto correspondiente al Entendimiento del control interno, indica la
Dra. Mayra que allí se debe diligenciar la matriz de control interno.

Toma la palabra la auditora Yenis, quien indica que de acuerdo a la información

suministrada a través del oficio de respuesta emitido por FONVIVIENDA, se
encuentra un seguimiento realizado a las tres vigencias (2019, 2020 y 2021) en el
tema relacionado al control interno de la entidad y los proyectos seleccionados
para realizar las auditorías internas correspondientes, asimismo indica que cada
uno cuenta con una serie de formatos pero que no obtuvieron hallazgos sino una
serie de recomendaciones generales y especificas por cada proyecto y que fueron
comunicadas a los representantes de FONVIVIENDA.

A lo cual sugiere la Dra. Mayra que al diligenciar el formato de evaluación al

control interno agregar el resultado que arroja la preliminar.

En cuanto a los anexos indica la líder al auditor Diego incorporar al formato los
estados financieros de FONVIVIENDA, a lo cual éste indica que la información fue
tomada del manual de políticas contables de la entidad y no de los estados
financieros de la misma. Aun así recalca la líder que si deben ser anexados como
fuente.

Interviene la Dra. Mayra para indicar que entre los puntos desarrollados a lo largo
del diligenciamiento del formato 01, no se encuentra el organigrama de la entidad,
así como tampoco se encuentra la misión y visión de la misma.

La líder Deisy Milena informa además que también hace falta incluir la información
acerca del domicilio, aclarando la auditora Yenis que la entidad no cuenta con
misión ni visión y que estas vendrían siendo las mismas que las del Ministerio de
Vivienda.

Interviene la Dra. Mayra a favor de la indicaciones de la líder Milena y además

sugiere incluir también lo pertinente a los aplicativos de información.

Interviene el auditor David sugiriendo que al momento de enviar las preguntas a

realizar durante las pruebas de recorrido, se pida a la entidad que indique como
ingresar a cada uno de los aplicativos con el fin de constatar la información que
ellos suministren para el desarrollo de la AC. Además aclara el auditor que el
hecho de que FONVIVIENDA le entregue los recursos a la fiducia no quiere decir
que estos este ejecutados, que la ejecución se da en el momento en que hay
desembolsos o pagos, a lo cual la líder insiste en que se deben preguntar los
aplicativos de información entre ellos el SIFF NACION.

Indica el auditor David que él tiene 3 puntos que desea anexar para el momento
de las pruebas de recorrido.

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No siendo más respecto al formato 01, la líder Deisy pide a la Dra. Mayra
supervisora aprobar el formato sujeto entonces a modificaciones. A lo cual indica
la supervisora que se aprobara en una mesa posterior cuando el formato ya se
encuentre diligenciado definitivamente.

Procede la líder a socializar con la supervisora y el equipo auditor, el formato 09

correspondiente al cronograma de actividades de la fase de planeación de la AC
PVG II FONVIVIENDA, a lo cual la supervisora dice que se encuentra acorde a las
fechas establecidas por la Dra. Yanet.

Seguidamente la líder presenta el formato 05 correspondiente a la gestión del

riesgo de la auditoria, y que fue diligenciado ya que la auditora Yenis contaba con
un formato de la actuación anterior.

Toma la palabra la Dra. Mayra quien pregunta que en la casilla del punto 1 en
referencia al riesgo combinado total se puede copiar cuando se tenga la matriz de
riesgos de control interno, cuando se obtenga la calificación.

Pregunta además la Dra. Mayra si el formato de materialidad ya se encuentra listo

a lo que responde el auditor Diego que debe reunirse con la auditora Yenis para
su diligenciamiento, sugiere la Dra. Mayra apoyarse en la líder Deisy quien en la
auditoria pasada tuvo a cargo el tema de la materialidad.

4. PRUEBAS DE RECORRIDO:

La líder socializa el plan de visitas programado a las instalaciones de

FONVIVIENDA el día 18 de agosto, entre lo cual indica la justificación y objetivos
del mismo, así como las actividades a desarrollar por parte del equipo auditor.

Inicialmente la programación de las pruebas de recorrido se realizaría por área o

dependencias, es decir, a la dirección administrativa, oficina financiera, oficina
jurídica, control interno y dirección técnica.

Toma la palabra la Dra. Mayra para informar que por sugerencia del ingeniero
Santiago quien ha participado en las dos últimas actuaciones realizadas a
FONVIVIENDA, esta entidad no cuenta con dependencias individuales, por lo que
se propone realizar una mesa de trabajo con el Dr. Erles Director Ejecutivo de
FONVIVIENDA y cada una de las personas claves en la AC, en la cual se
desarrollen cada una de las preguntas necesarias durante la prueba de recorrido
respecto a cada área, llámese financiera, jurídica, entre otras.

En conjunto con el equipo auditor se define entonces las actividades a desarrollar

durante la visita de campo a las instalaciones de FONVIVIENDA:

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La Dra. Mayra hace una recomendación a todo el equipo auditor, en cuanto a que
las pruebas de recorrido según la guía de la AC y según la guía de principios y
fundamentos son el momento clave para identificar los riesgos y controles que
tenga la entidad asociados, por lo cual cuando se esté abarcando el tema de
control interno, preguntar sobre los riesgos que tienen identificados y sus
respectivos controles.

Asimismo recomienda llevar impreso a la prueba de recorrido el formato del riesgo

de fraude que constituye un cuestionario que se le realiza al jefe de la oficina de
control interno o quien haga sus veces.

Se establece reunirse todo el equipo auditor a las 8:00 am instalaciones de la

CGR, llevar carnet, impreso formato prueba recorrido, preguntas.

Procede el equipo auditor a revisar las preguntas de cada uno de los integrantes
respecto a los temas a tratar durante las pruebas de recorrido.

Da inicio el auditor Diego, basado en la información allegada propone las

siguientes preguntas:

 ¿Por qué en los proyectos que tienen como estado (terminado

anticipadamente) los mismos tiene un porcentaje de avance financiero del
100%, a que obedecen estos desembolsos?
 ¿Cómo determina la entidad el porcentaje de avance financiero para cada
proyecto?
 ¿Cómo se realiza el proceso de asignación de recursos, desde la selección
del beneficiario hasta los desembolsos del dinero?
 ¿Cómo la entidad verifica que efectivamente los recursos que se
desembolsan corresponden al avance físico de la obra?
 ¿Qué controles aplica tanto la entidad como la fiducia para hacer el
desembolso de los recursos?
 ¿Cómo se realiza la imputación presupuestal para cada proyecto?
 ¿Por qué razón se tiene proyectos con avance físico elevado y avance
financiero nulo o bajo en estado terminado?
 ¿Por qué se tienen proyectos en estado suspendido y con avances
financieros del 50%?

La Dra. Mayra pregunta en conjunto con el ingeniero Santiago al equipo auditor si

notaron que la base de datos tiene unas inconsistencias por lo cual no se ve
confiable. Un ejemplo es ¿cómo certifican menos viviendas de las que fueron
transferidas?

La Dra. Mayra aprueba entonces las preguntas a realizar por parte del auditor

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Diego en cuanto a los temas financieros.

Seguidamente el auditor David para sugerir tres temas específicos que deben
incluirse en el cuestionario de las pruebas de recorrido, dichos temas son:

 Por favor explicar a cargo de quien se encuentra la realización de cada uno

de los siguientes procesos (cargo y nombre) y en que consiste el desarrollo
de los mismos, por separado del Programa de Vivienda Gratuita II y cada
uno
de los convenios o contratos que se ejecutan en el marco del mismo:
Supervisión.
Seguimiento.
Entrega.
 ¿De qué manera gestionan el cumplimiento del plan de mejoramiento, que
funcionarios son los encargados, quien realiza el control de las acciones y
cada cuanto son monitoreadas? Esta pregunta obedece a que se logró
evidenciar que de 130 hallazgos, 30 pertenecen a PVG II y de estos, 28 no
presentan dentro de los primeros 6 meses ese plan de mejoramiento que
vienen con unas acciones que van contempladas desde el 1 de febrero al
30 de diciembre de este año, por lo cual la gran mayoría cumplieron los 6
meses y no han ejecutado ni una sola acción.
 Que sistemas de información, plataforma o aplicativo se tiene para
consultar
el estado actual del programa de vivienda PVGII, los proyectos que se
desarrollan, los beneficiarios y demás.

Seguidamente la auditora Yenis comparte las preguntas a realizar:

 ¿Cuál es el criterio aplicado por FONVIVIENDA para determinar el número
de proyectos del programa de vivienda gratuita II que vas a hacer
desarrollados por el esquema privado o público?
 ¿En qué consiste la supervisión de los contratos interadministrativos de
cooperación suscritos entre FONVIVIENDA y las entidades territoriales?
¿Existe manuales específicos para ello?
 ¿Cuál es el procedimiento establecido para declarar la viabilidad de los
proyectos de vivienda del programa de vivienda gratuita II?
 ¿En qué consiste el estudio de viabilidad realizado por FINDETER para
conceptuar sobre los presentados en el marco del programa de vivienda
gratuita II?
 ¿Los conceptos de viabilidad de los proyectos del programa de vivienda
gratuita II emitidos por FINDETER son vinculantes o FONVIVIENDA puede
apartarse del mismo?
 ¿Qué tipo de responsabilidad recae sobre FINDETER cuando emite
concepto de viabilidad sobre proyectos que terminados de manera
anticipada por a imposibilidad jurídica, técnica y/o financiera de ejecución

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 de este?
 ¿Existe alguna instancia o procedimiento al interior de FONVIVIENDA que
revise, estudie o solicite aclaración a FINDETER sobre los conceptos de
viabilidad de los proyectos del programa de vivienda gratuita II?
 ¿Cuántos procesos administrativos sancionatorios ha iniciado
FONVIVIENDA a las entidades territoriales por el presunto incumplimiento a
las obligaciones pactadas en los convenios interadministrativos de
colaboración suscritos en el marco del programa de vivienda gratuita II?
¿Relacionar entidad, fecha del auto de apertura y estado actual del
proceso?
 ¿Cuál es el procedimiento para que se dé por terminado de manera
anticipada un contrato de diseño y construcción? ¿se requiere un concepto
previo de FONVIVIENDA?
 ¿De acuerdo con la matriz diligenciada por FONVIVIENDA en la solicitud
inicial de información, 6 proyectos de vivienda se encuentran en estado
vencido, a que hace referencia ese concepto? ¿Explicar de manera amplia
la situación de cada uno?
 ¿FONVIVIENDA cuenta con algún procedimiento y/o figura jurídica para
recuperar los recursos reconocidos y cancelados a los contratistas de los
proyectos de vivienda que terminaron en forma anticipada?
 ¿A la fecha FONVIVIENDA ha recuperado recursos cancelados a los
contratistas de los proyectos de vivienda que terminaron en forma
anticipada?
 ¿Qué suerte corren los productos, planos y/o licencias entregadas por los
contratistas de los proyectos de vivienda que terminan de forma
anticipada?

Interviene la líder Deisy Milena para informar que quedan pendientes las
preguntas del ingeniero Santiago, quien alude enviarlas lo más pronto posible vía
correo electrónico.

5. COMPROMISOS

Se indican las actividades, los responsables y las fechas entre las que se
cumplirán.

Detalle Responsable Fecha

Terminar de diligenciar formato 01 con Equipo Auditor.

últimos ajustes
Diligenciar Formato 06 AC - PT Diego, Yenis,
Materialidad e incidencia en el concepto Deisy Milena.
AC
Imprimir y llevar formato de Riesgo de David

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 fraude a la ejecución de la prueba de
recorrido
Diligenciamiento de los formatos restantes Equipo Auditor Agosto 22 /
para aprobación en próxima mesa 2022
Entrega plan de trabajo Equipo Auditor Agosto 26 /
2022

No siendo más el objeto de esta reunión se da por concluida a las 5:03 pm.

6. CONCLUSIONES

- Las mesas de trabajo se realizarán los días lunes 22 de agosto a las 2:30
pm.
- Sacar SIGEDOC y enviar oficio sobre pruebas de recorrido a

I. Firma de los Participantes

Nombre Cargo Firma

Mayra Giselle Supervisora
Castellanos
Deisy Milena Líder Auditoría
Delgado Cacua

David Alejandro Auditor

Ramírez Busto
Oscar Santiago Auditor
Silva
Diego Alejandro Auditor
Pinilla Herrera

Yenis Rocio Auditora

González
Mancilla

Comentarios del Supervisor

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