Anexo 03 AC

Ayuda de Memoria 03

AYUDA MEMORIA - MESA DE TRABAJO No. 3

Tipo Auditoría: Auditoria de Cumplimiento
Dependencia: Sector Vivienda y Saneamiento
Básico Asunto: AC PVG II Fondo Nacional de Vivienda
FONVIVIENDA

AT No.
Fecha: Agosto 19 de 2022
Hora de Iniciación: 2:30 pm Hora de Finalización: 3:50 pm

PARTICIPANTES
Nombre Cargo
Mayra Giselle Castellanos Supervisora
Deisy Milena Delgado Cacua Líder Auditoría
David Alejandro Ramírez Busto Auditor
Oscar Santiago Silva Auditor
Diego Alejandro Pinilla Herrera Auditor
Yenis Roció González Mancilla Auditora

AGENDA

La Supervisora Dra. Mayra Giselle Castellanos Cáqueza, instala la reunión

correspondiente a la primera Mesa de trabajo N° 03 de la AC FONVIVIENDA
2022.

1. Seguimiento a los compromisos

2. Avance de la auditoria de cumplimiento
3. Revisión y validación de los Formatos de planeación auditoría de
cumplimiento
4. Organización plan de trabajo
5. Compromisos
6. Conclusiones

DESARROLLO TEMÁTICO

1. SEGUIMIENTO DE COMPROMISOS

La Dra. Mayra Giselle Castellanos Cáqueza, procede a verificar el estado de

avance de los compromisos adquiridos por el equipo auditor al finalizar la pasada
mesa de trabajo de la AC FONVIVIENDA:

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Terminar de diligenciar formato 01 con sus últimos ajustes: indica la líder Deisy
Milena que para ello se encontraban pendientes de la ejecución de las pruebas de
recorrido llevadas a cabo el día de ayer 18 de agosto de 2022, con ello se
terminarían de diligenciar los puntos correspondientes a control interno y sistemas
de información de la entidad auditada.

Asimismo, la líder indica que adicional a lo diligenciado y socializado durante la

mesa de trabajo n° 02, la auditora Yenis incluyó lo relacionado al organigrama y
domicilio de la entidad (FONVIVIENDA), aclara también la líder que se encuentran
pendiente el punto sobre los contratos significativos, ya que están a la espera de
la respuesta por parte del tema de denuncias para que se reciba una respuesta
oficial.

Interviene la supervisora Dra. Mayra que aún no ha obtenido respuesta por parte
de la Dra. Yanet respecto a ese tema.

La líder informa que reenvió un correo enviado inicialmente por la Dra. Yanet
donde les allega una alerta emitida por la DIARI respecto al proyecto San Antonio
en el Líbano Tolima sobre una terminación anticipada, agrega la auditora Yenis, la
cual faltaría por incluir.

El punto sobre la estructura a nivel presupuestal así como el punto 1 ya se

encuentran totalmente diligenciados por lo que indica la líder que proceden a
revisar el punto 3 sobre los sistemas de información y tecnologías de la
información de la entidad y / o materia auditada.

Interviene el auditor David para aportar que según lo tratado durante las pruebas
de recorrido realizadas en las instalaciones de FONVIVIENDA agrega que la
información que se encuentra en el formato no se modificó ya que si bien
FONVIVIENDA cuenta con unas bases de datos no existe un sistema de
información sobre PVG II donde se puedan realizar consultas.

Interviene la líder para recalcar que por parte de FONVIVIENDA se informó que
cuentan con el manejo para consultas de avances por proyectos, para lo cual
interviene la auditora Yenis en apoyo al auditor David, aclarando que el
encargado de los sistemas de información de FONVIVIENDA, y anexa que en el
caso de Colpatria así como SECOP cuando realizaron los procesos de selección
fueron cargados en la página de ellos, pero no significa que se puedan realizar
consultas sobre los avances de los proyectos ni de su ejecución, solo se realizan
consultas respecto al tema contractual.

Anexa además la auditora Yenis que los encargados de lo relacionado a los

susidios manifestaron que si existe un procedimiento en el cual se puede consultar
a quien le fueron asignados dichos subsidios pero que frente al tema de ejecución

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no hay como realizar consultas. Por lo que la base de información manejada por
FONVIVIENDA es alimentada a través de información allegada por parte de la
FIDUCIA.

Toma la palabra el auditor David para realizar la sugerencia de que mediante una
solicitud de información que sirva como soporte para la CGR y en este caso
específico la AC llevada a cabo a PVG II FONVIVIENDA realizar la pregunta
formal ¿si Fonvivienda maneja sistemas de información que permitan evidenciar el
avance y ejecución de cada uno de los proyectos? En caso de ser afirmativa la
respuesta indicar a través de que plataforma o link se puede ingresar y el
instructivo para poder realizar dichas consultas.

En cuanto al punto 5 sobre el entendimiento del control interno manifiestan tanto la

auditora Yenis como la líder Milena que por parte de la encargada del área de
control interno la información allegada es la única con la que se cuenta y no hay
datos nuevos que agregar al formato.

Asimismo, el día de ayer 18 de agosto la entidad FONVIVIENDA allego la

respuesta al cuestionario sobre el Riesgo de fraude, procede entonces la líder
Deisy Milena a socializar con el equipo auditor las respuestas obtenidas en cada
una de las preguntas realizadas a FONVIVIENDA. A lo cual responde la Dra.
Mayra que el paso a seguir es pasar las respuestas e información obtenida al
Formato 05 AC - PT Gestión del Riesgo Auditoría.

Interviene la auditora Yenis para preguntar que durante la prueba de recorrido la

encargada del área de control interno de FONVIVIENDA hizo énfasis en que
contaba con más hallazgos adicionales a los reportados en el informe de
Actuación Especial realizado en la auditoria pasada, a lo que responde la Dra.
Mayra supervisora, que el seguimiento se le debe realizar solo a lo concerniente al
tema de PVG II ya que es la materia auditar, por lo que serían exclusivamente los
28 hallazgos reportados inicialmente.

Toma la palabra el auditor David para aclarar que respecto al plan de

mejoramiento de PVG de los casi 30 hallazgos repostados más de 20 no cuentan
con acciones ejecutadas, por lo que dentro de la solicitud de información que se
les oficiara, se les pedirá que alleguen el informe de monitoreo semestral que se
les debe realizar, ya que se encuentran contempladas pero su reporte de
ejecución en 0.

En cuanto al tema de los anexos quedaron incluidos los estados financieros del
fondo nacional de vivienda con corte 31 de diciembre de 2021, así como también
los formatos de acciones de seguimientos.

La líder finaliza el seguimiento al compromiso sobre el diligenciamiento del formato

01, con la salvedad de que se encuentra pendiente la respuesta por parte del área

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de denuncias respecto al tema de las alertas en específico la última mencionada
anteriormente, si son incluidas o no dentro del formato, ya que la próxima semana
se debe finiquitar lo concerniente al plan de trabajo y realizar la respectiva
selección de la muestra.

La Dra. Mayra toma la palabra para adicionar a lo anterior que enviara de nuevo el
correo a Luisa con copia a la Dra. Yanet con el fin de agilizar respuesta respecto al
tema.

2. AVANCE DE LA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

Etapa Planeación Ejecución Informe Ponderado

Avance 66,70% 26% 20%

3. REVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS FORMATOS DE PLANEACIÓN

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

Diligenciamiento de los formatos restantes para aprobación en próxima mesa:

inician con el Formato 06 AC - PT Materialidad e incidencia en el concepto AC, a
lo cual informa la líder Deisy Milena que se reunieron con la auditora Yenis y el
auditor Diego para su respectivo diligenciamiento, informa la supervisora Dra.
Mayra Castellanos que ya todo el equipo auditor cargó las respectivas
declaraciones de independencia.

Toma la palabra el auditor Diego dando inicio a la socialización del formato de

materialidad, a lo cual informa que el tipo de materialidad a evaluar es cualitativa.
Asimismo, procede a explicar que se tuvieron en cuenta 6 factores cualitativos de
materialidad y la forma en que cada uno de ellos según la fase de planeación
puede causar afectaciones al programa PVG II.

La Dra. Mayra aprueba la información suministrada en el formato de materialidad

por parte del equipo auditor encargado.

Interviene la líder Deisy para informarle a la supervisora que esta información ya

fue incluida en el plan de trabajo y que la auditora Yenis incluyo una justificación
para dejar soportada la materialidad cualitativa.

Toma la palabra la Dra. Mayra para preguntar sobre el diligenciamiento del

formato correspondiente a las pruebas de recorrido, sobre el cual sugiere que con
base en las preguntas realizadas durante la visita a FONVIVIENDA y las

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respuestas obtenidas de las mismas ya se puede diligenciar el formato para
proceder a su validación y aprobación.

Asimismo, el equipo auditor en su conjunto intervienes para realizar aportes de los

riesgos que percibieron en el desarrollo de la prueba de recorrido, así como los
también reportados por FONVIVIENDA a través de la matriz de riesgos de la
entidad y las respuestas obtenidas del cuestionario sobre riesgo de fraude.

Interviene el auditor David para aclarar que, si bien es cierto que FONVIVIENDA
tiene identificados los tipos de riesgos, cabe la inquietud acerca de las acciones
tomadas en cuenta para evitar o mitigar la presencia de estos riesgos y al mismo
tiempo garantizar el desarrollo normal de los proyectos. A lo cual añade la auditora
Yenis, que FONVIVIENDA no cuenta con un procedimiento agotar y que ni
siquiera tienen previsto un proceso sancionatorio o por lo menos esta situación se
presenta en el caso de los entes territoriales presentándose en algunos casos
clausulas por incumplimiento.

Procede la auditora Yenis a socializar el diligenciamiento realizado durante la

actuación especial pasada realizada a FONVIVIENDA en el cual se trataron temas
generales, respecto a lo que la Dra. Mayra sugiere que mejor se realice el
diligenciamiento teniendo en cuenta las preguntas realizadas en la prueba de
recorrido, así como dejar evidenciada la ausencia de ENTERRITORIO al
desarrollo de la visita llevada a cabo en FONVIVIENDA, considerándose que se
trata de un actor de relevancia durante la ejecución del programa PVG II.

Respecto al ítem correspondiente a los controles identificados sugiere la Dra.

Mayra revisar la matriz de riesgos enviada por FONVIVIENDA, asimismo la
auditora Yenis agrega que en cuanto al seguimiento FONVIVIENDA lo realiza a
través de la información reportada tanto por la FIDUCIA como por
ENTERRITORIO, indica entonces la líder Deisy, que según lo declarado por
FONVIVIENDA estos reportes de información son allegados mediante informes
semanales los días lunes y que indican solo avances físicos en temas de
porcentajes.

Aclara la líder que en el esquema privado existe solo la supervisión llevada a cabo
por parte de FINDETER, mientras que en el esquema público se encuentra la
interventoría realizada por ENTERRITORIO, en este esquema publico FINDETER
solo realiza la selección del constructor, evaluaciones y selecciona el comité
tecnico.

Por consiguiente, concluye la Dra. Mayra Supervisora que todos los compromisos
adquiridos en la mesa de trabajo anterior, se han ido cumpliendo a cabalidad.
Quedando pendiente por diligenciamiento el Formato 02 AC - PT Prueba de
Recorrido y el Formato 04 AC- PT Evaluación Control Fiscal Interno los cuales a
más tardar deben estar diligenciados para el día jueves de la próxima semana.

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Sugiere la líder reunirse todo el equipo auditor el día lunes para realizar el
respectivo diligenciamiento. Asimismo procede la supervisora a pasar al siguiente
punto de la agenda para el día de hoy que abarca el plan de trabajo próximo a
entregarse para el día 26 de agosto.

4. ORGANIZACIÓN PLAN DE TRABAJO

Indica la líder que el equipo auditor ha realizado ajustes al formato 07

correspondiente al plan de trabajo, ingresando información pertinente por lo que
lleva cierto porcentaje de ejecución, informa que ya fueron incluidos el formato 01
así como la justificación de la materialidad cualitativa.

Toma la palabra la auditora Yenis para recalcar que los objetivos la fuente también
están incluidos, en cuanto a los criterios se encuentran verificados respecto a la
función pública quien maneja información actualizada y con Senado. Además de
esto fueron incluidos los manuales allegados por FONVIVIENDA los cuales
corresponderían al marco normativo de esta actuación, quedando pendientes
incluir las normas técnicas por pare del ingeniero Oscar dos resoluciones del
ministerio de vivienda, las cuales serán incluidas por el auditor David.

Sugiere la Dra. Mayra revisar que con que información cuenta el formato sobre el
plan de trabajo, que hace falta y designar a cada integrante del equipo auditor el
diligenciamiento de las tareas.

Procede la auditora Yenis a proyectar el formato de plan de trabajo, indicando que

la información de la entidad ya se encuentra diligenciada, además se compromete
a diligenciar lo concerniente a los antecedentes de auditorías pasadas teniendo
como referencia la actuación especial llevada a cabo con anterioridad, así como
también los resultados obtenidos en la misma sobre el tema o materia auditar que
para este caso específico es el programa de vivienda gratuita PVG II.

En cuanto a los resultados de la evaluación al control interno, indica la líder que se

procede a incluir después de diligenciado el formato 04.

Toma la palabra la Dra. Mayra para indicar al equipo auditor que lo concerniente a
la administración del plan de trabajo se desarrollara después de realizada la
selección de la muestra, en cuanto al plan de visitas, acordar con el ingeniero
Oscar dependiendo los proyectos a visitar. Pregunta además la Dra. Mayra si han
podido mirar para tomar la selección de la muestra, es decir, si ya se tienen
proyectos seleccionados.

Interviene el ingeniero Oscar Santiago en respuesta a la pregunta realizada por la

Dra. Mayra e indica que tiene 4 proyectos seleccionados, de los cuales 2 se
encuentran en estado de ejecución y 2 están terminados para ser incluidos en la

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selección de la muestra, y queda pendiente a enviar un correo al equipo auditor
para proponer los proyectos a los cuales se les podría realizar visita técnica para
su respectiva aprobación.

En conjunto el equipo auditor designa reunirse el día martes para tratar

específicamente el tema de la selección de la muestra apoyados en el ingeniero
Oscar Santiago para la revisión de la parte de visitas técnicas y de la auditora
Yenis en cuanto a lo concerniente al tema legal y jurídico, ya que esta debe ir
incluida en el plan de trabajo próximo a entregarse.

Interviene la Dra. Mayra para preguntarle a la líder Deisy sobre el cronograma de

actividades, a lo cual responde la líder que a se encuentra en la carpeta One Drive
pero que solo esta diligenciado hasta el momento con la etapa de planeación
quedando pendiente el cronograma de actividades en etapa de ejecución,
asimismo indica la Dra. Mayra indica que la etapa de ejecución sale cuando se
tiene el plan de trabajo y que este se envía a la Dra. Yanet para su revisión y
aprobación en comité.

Retomando la selección de la muestra indica la Dra. Mayra que los proyectos que
si deben estar incluidos dentro de la muestra son las alertas enviadas por el
DIARI.

Para concluir sugiere la Dra. Mayra que se reúnan conjuntamente todo el equipo
auditor la próxima semana, de ser necesarios todos los días para que el plan de
trabajo quede listo para revisión en la mesa de trabajo del día jueves y así poder
ser enviado a la Dra. Yanet el día 30 de agosto para su aprobación.

5. COMPROMISOS

Se indican las actividades, los responsables y las fechas entre las que se
cumplirán.

Detalle Responsable Fecha

Diligenciar Formato 02 AC - PT Prueba de Equipo Auditor. Agosto 25 /

Recorrido 2022

Diligenciar Formato 04 AC- PT Evaluación Equipo Auditor. Agosto 25 /

Control Fiscal Interno 2022

Selección de la muestra (obligatorio incluir Equipo Auditor. Agosto 25 /

las alertas recibidas) pendiente respuesta 2022
sobre si se incluyen o no alguna denuncia

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Establecer el plan de visitas Ingeniero Oscar Agosto 25 /
Santiago 2022
Entrega plan de trabajo Equipo Auditor Agosto 26 /
2022

No siendo más el objeto de esta reunión se da por concluida a las 3:50 pm.

6. CONCLUSIONES

- La mesa de trabajo 04 se realizará el día jueves 25 de agosto a las 2:30

pm.
- Obligatorio incluir dentro del plan de visitas las alertas DIARI.
- El día lunes avanzar y diligenciar formato 04 y actualizar formato 07.

I. Firma de los Participantes

Nombre Cargo Firma

Mayra Giselle Supervisora
Castellanos
Deisy Milena Líder Auditoría
Delgado Cacua

David Alejandro Auditor

Ramírez Busto
Oscar Santiago Auditor
Silva
Diego Alejandro Auditor
Pinilla Herrera

Yenis Rocio Auditora

González
Mancilla

Comentarios del Supervisor

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