VERSIÓN 01 – FECHA DE EMISIÓN: 22/04/2021

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

CONSORCIO ATENAS 121

N.I.T 901.331.698 – 9

CONTRATO DE OBRA No. 1139 DE 2021

CONSTRUCCIÓN DEL COLISEO MENOR DE VOLEIBOL DEL
MUNICIPIO DE NEIVA (DEPARTAMENTO DEL HUILA)

NEIVA – HUILA

2021

 Carrera 7 No. 4 - 34  8720825  3125233942 - Neiva (Huila)

 E-mail: consorcioatenas121@gmail.com
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1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la planificación, implementación y ejecución de las auditorías

internas, con el fin de determinar si el Sistema de Gestión Integral establecido, es conforme con
los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y NTC ISO 45001:2018,
y a su vez, si se ha implementado y mantenido de manera eficaz.

2. ALCANCE

El alcance del presente procedimiento de auditorías internas aplica para todos los procesos,
actividades, tareas, personal, contratistas y sub-contratistas que se requieran para la realización
y entrega a total satisfacción, del proyecto contemplado en el Contrato de Obra No. 1139 de 2021,
el cual consiste en la “Construcción del Coliseo Menor de Voleibol del Municipio de Neiva
(Departamento del Huila)”.

3. RESPONSABLE

Asesor HSEQ, atendiendo a los requisitos establecidos en el Contrato de Obra No. 1139 de 2021.

4. DEFINICIONES

a) Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de la auditoria.
b) Auditoria de primera parte o auditoria interna: Se realizan por o en nombre de la propia
organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de
Conformidad de una organización.
c) Auditoria de segunda parte o auditoria externa: Se llevan a cabo por partes que tienen un
interés en la organización, tal como los Clientes, o por otras personas en su nombre.
d) Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
e) Auditor líder: Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad.
f) Experto técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia específica al equipo
auditor, pero que no participa como un auditor.
g) Auditado: Organización que es auditada.
h) Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor
tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
i) Criterio de auditoria: Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que el
auditor compara la información recopilada sobre la gestión de calidad. Los requerimientos
pueden incluir estándares, normas, requerimientos organizacionales específicos y
requerimientos legislativos o regulados. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia. NTC ISO 9000:2015.
j) Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
k) Equipo auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar
una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en

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prácticas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor
líder.
l) Evidencia de auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
m) Hallazgos de la auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria
recopilada, frente a los criterios de auditoria.
n) No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
o) Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
p) Observación: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia para registrar una No
conformidad y que demandan atención por parte del auditado.
q) Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
r) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
s) Resultados de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria
recopilada comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la
auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.
t) Reunión de apertura: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de revisar
el alcance de los objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los recursos e
instalaciones necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoria.
u) Reunión de cierre: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de presentar
los resultados de la auditoria y coordinar la elaboración de las solicitudes de acción
correctiva o preventiva, es un mecanismo usado para documentar una discrepancia o un
no conforme que requiere atención.

5. ACTIVIDADES/PROCESOS

5.1 Programación de las Auditorías Internas de Sistema Integrado de Gestión

Para la programación de las auditorías internas, el Asesor HSEQ debe definir el objetivo y alcance
de las mismas teniendo en cuenta:

a) Estado de implementación y cumplimiento del Sistema de Gestión Integral a partir de los

requisitos y requerimientos exigidos en las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015
y NTC ISO 45001:2018, y la importancia y coherencia del mismo con respecto al desarrollo
de las actividades de la organización, y su crecimiento empresarial.
b) Identificar los diferentes riesgos asociados con el establecimiento, la implementación, el
seguimiento, la revisión y la mejora del programa de auditoría que pueden afectar al logro de
sus objetivos; al igual que los aspectos e impactos ambientales, riesgos y peligros asociados
al desarrollo normal de las operaciones de la organización.
c) Cambios organizacionales.
d) Establecimiento de nuevos procesos estratégicos, misionales/operativos y de apoyo.
e) Resultados no satisfactorios de auditorías anteriores.

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f) Cambios tecnológicos.
g) Importancia e impacto de los procesos identificados y establecidos para el aseguramiento de
la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión Integral.
h) Para esto, el Asesor HSEQ debe diligenciar el formato PROGRAMA DE AUDITORÍAS
INTERNAS.

5.2 Selección y evaluación del equipo auditor

El Asesor HSEQ, selecciona el equipo auditor dependiendo de la auditoria a realizar, para lo cual
debe tener en cuenta el perfil establecido para el Auditor Interno en el formato PERFIL DEL
AUDITOR INTERNO. En el caso en que no exista una persona que no cumpla con el perfil
requerido en el formato anterior mencionado, se seleccionará una persona externa que cumpla
con el mismo. Para el caso de la evaluación, el Asesor HSEQ puede aplicar el formato
EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS, la cual la desarrollarán los funcionarios auditados.

5.3 Elaboración y divulgación del plan de auditorias

El auditor líder debe elaborar el Plan de Auditorías Internas, el cual contiene el detalle de las
actividades a desarrollar según el formato PLAN DE AUDITORIA. Este plan debe ser concertado
con el personal a auditar y dado a conocer 8 días antes de la realización de la auditoria.

5.4 Elaboración de las herramientas de evaluación

Cada auditor deberá preparar las herramientas para la verificación de los procesos a auditar.
Para la auditoria se podrán utilizar técnicas como la observación, inspección, entrevistas etc. U
otras técnicas conocidas por el equipo auditor.

Sin embargo, se ha establecido que, para la realización de las auditorías, se implementarán las
metodologías para la realización de auditorías internas contempladas en la NTC ISO 19011:2018,
tal y como se presentan a continuación (Fuente: Numeral 7.4 Selección del método apropiado
de evaluación del auditor, pág. 41, NTC ISO 19011:2018):

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El equipo auditor debe apoyarse en el procedimiento denominado CONTROL DE DOCUMENTOS

Y REGISTROS, con el ánimo de consolidar la base de datos de todos los documentos del Sistema
de Gestión Integral asociados al proceso a auditar tales como manuales, procedimientos,
instructivos, matrices, entre otros; al igual, que la información que considere necesaria y tener en
cuenta el ciclo PHVA.

5.5 Realización de la reunión de apertura

En la reunión de apertura, el auditor deberá presentar el objetivo y alcance de la auditoria, se debe

confirmar la programación descrita en el plan de auditoria y la fecha de cierre de la auditoria. Este
hecho deberá documentarse a través del formato CONTROL DE ASISTENCIA.

En caso de presentarse algún inconveniente para la ejecución de una de las actividades

planificadas, se deberán realizar y aprobar los ajustes correspondientes.

5.6 Ejecución de la auditoría interna

Los auditores internos deben recolectar las evidencias que demuestren la conformidad del Sistema
de Gestión Integral y documentar los hallazgos en las herramientas de verificación elaboradas, a
través del diligenciamiento del formato LISTA DE VERIFICACIÓN.

5.7 Notificación de las No Conformidades para su análisis

Cada auditor deberá analizar los hallazgos de la auditoria y determinar la existencia o no de No

conformidades y/u observaciones en el registro correspondiente, diligenciando el formato LISTA
DE VERIFICACIÓN. Las No Conformidades deben ser informadas al auditado en el formato
INFORME DE AUDITORIA, con el ánimo de realizar el análisis de las causas y establecer las
acciones correctivas correspondientes a través del formato ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

5.8 Elaboración de la reunión de cierre e informe de auditoría interna

En la reunión de cierre, el auditor líder deberá informar a los auditados sobre las no conformidades
y observaciones encontradas durante las auditorías, así como las fortalezas y debilidades para el
funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión Integral y las dificultades y/o conclusiones en el
proceso de realización de las auditorías.

El auditor líder debe realizar un informe de las auditorias utilizando el formato INFORME DE
AUDITORIA, el cual deberá ser entregado 5 días hábiles después de la reunión de cierre de la
auditoria al Gerente para su análisis correspondiente y la definición de las acciones de mejora.
Esta gestión deberá documentarse a través del formato REGISTRO Y CONTROL DE
ASISTENCIA.

5.9 Verificación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

El Gestor S.I debe realizar el debido proceso de seguimiento a la implementación de acciones,

verificando la eficacia de las mismas según las fechas acordadas y asegurando la eliminación de
las causas de las No Conformidades registradas en el formato ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA, a su vez, teniendo en cuenta el estado de solución y respuesta

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de las mimas, el cual se puede evidenciar a través del diligenciamiento del formato anteriormente
mencionado.

En caso de no registrarse avance en la implementación de las acciones propuestas, se informa

por escrito al líder de proceso para que tome las medidas pertinentes.

5.10 Recopilación de los registros de auditoria interna

Se deberá recopilar toda la documentación involucrada en el proceso de Auditorías Internas, tales

como: Programación de Auditorias, Planes de Auditorias, Listados de Verificación, Informes de
Auditoría Interna y formatos de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, y disponerla de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

5.11 Periodicidad

Se realizará una (1) Auditoría Interna en el año, atendiendo todos y cada uno de los parámetros
establecidos en el formato PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS.

6. CONTROL DE CAMBIOS

VIGENCIA VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS

Emisión inicial del
22/04/2021 01
documento

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