ISO 22000:2018 SISTEMA DE GESTION DE INOCUIDAD

ALIMENTARIA: PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS

INTERNAS
Código: DOC-CAL-02 Revisión: 02 Fecha Emisión: 01 Agosto 2020 Paginas: 1 de 11

PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORÍAS INTERNAS.

ELABORO: Cecilia Martínez Gómez REVISO: Alberto Acosta Nuñez APROBO: Alberto Acosta Nuñez

FIRMA: _________________________ FIRMA: ________________________ FIRMA: ________________________

FECHA: 10 de septiembre de 2019 FECHA: 10 de septiembre de 2019 FECHA: 10 de septiembre de 2019

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1. Objetivo

Establecer la manera de planear e implementar las Auditorías Internas, con la finalidad de determinar
si el Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria (SGIA), muestra conformidad con las
disposiciones planificadas, esté implementado y se mantenga de manera eficaz.

2. Alcance

Se aplica este procedimiento a las Auditorías realizadas a cualquiera de los procesos y/o actividades
que afectan la inocuidad y que están formalmente incluidas en el SGIA.

3. Referencias

Norma ISO 22000:2018

Procedimiento de Control de Documentos DOC-INO-03
Procedimiento de Control de Registros DOC-INO-04

4. Definiciones

Auditoria: Proceso sistemático independiente y documentado con el fin de obtener evidencias para
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría.
Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos ó cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y son verificables.
Auditor: Persona calificada para realizar Auditorías Internas.
Auditor Líder: Auditor designado para dirigir una Auditoría Interna.
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Puede obtenerse mediante
observación, medición, ensayo / prueba u otros medios.
No Conformidad: No cumplimiento de un requisito especificado.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito
Observación: Declaración de un hecho efectuado durante una Auditoría Interna y soportada por
evidencias objetivas.
Eficacia: Se considerará, siempre y cuando en el lapso de un mes posterior a la fecha de cierre de una
acción correctiva tomada, no se vuelve a repetir la misma no conformidad.

5. Responsabilidades

El Coordinador del SGI es el responsable de hacer que se cumpla con lo establecido con este
procedimiento, pero además las siguientes personas serán responsables de:

a) Auditor Observador: Observar detalladamente el desarrollo de una Auditoria sin interactuar de

manera directa con el Auditado en la aplicación de

preguntas, tomar nota de hechos relevantes y consultar dudas con el Auditor Líder.

b) Auditor en entrenamiento: Cuando se le asigne entrevistas al auditado, deberá atender cabalmente

las instrucciones proporcionadas por el Auditor Líder, tomar nota de hechos relevantes y consultar

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dudas con éste. Además deberá iniciarse de manera gradual en las responsabilidades propias de un
Auditor.

c) Auditor A y/o B:
Cumplir con los requisitos de la auditoría.
- Comunicar y calificar los requisitos
- Llevar a cabo las actividades designadas
- Documentar las observaciones
- Reportar los resultados de la auditoría
- Manejar los documentos como le sean requeridos
- Mantener confidencialidad
- Cooperar con el Auditor Líder
- Dar seguimiento a las No Conformidades, reportadas por él u otras cuando así lo indique el
Auditor Líder.
- Notificar que las acciones ya han sido tomadas en las no conformidades para que el Auditor
Líder valide y efectúe el cierre.

d) Auditor Líder:
- Es el responsable de todas las fases de la auditoría
- Deberá tomar decisiones antes, durante y después de la Auditoría
- Designar los miembros del grupo auditor
- Representar al grupo auditor ante la dirección del auditado
- Emitir el Reporte Final de Auditoria
- Cerrar las No Conformidades, a excepción de las correspondientes a su área de
responsabilidad, las cuales serán cerradas por el Auditor A y/o B que las reportó.
- Asignar al Auditor A y/o B que dará seguimiento a no conformidades en forma
extraordinaria.
-
e) Todo el personal:

- Otorgar todas las facilidades para la realización de las Auditorías.

- Promover en el personal a su cargo el apoyo y cooperación para la realización de las
Auditorías.

6. Desarrollo

6.1 Planeación y programa

6.1.1 La planeación de las auditorías Internas iniciarán con un Programa de Auditorías

propuesta por el Auditor Líder al Coordinador del SGI quién lo aprobará o bien solicitará
su modificación.
6.1.2 Tal programa estará en función del estado e importancia de los procesos y las áreas a
auditar, además los resultados de auditorías
previas, lo cual quedará determinado por el Ingeniero de Proyectos con la aprobación del
Gerente de Producción.
6.1.3 El Programa aprobado será dado a conocer a las áreas y/o funciones involucradas, usando
el formato FOR-CAL-01
6.1.4 Otros factores que intervendrán para planear auditorías aún fuera de programa podrán ser:
A1) Cambios en la Organización
A2) Cambios en el Sistema de Calidad
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A3) Verificar Implementación de Acciones Correctivas
A4) Dudas en la calidad del producto

6.1.5 El Programa de Auditorías podrá ser modificado, pero cada modificación será aprobada
por el Gerente de Producción.
6.1.6 Los criterios de auditoría tendrán como punto de partida el Manual del SGIA, los
procedimientos, instrucciones de trabajo y toda documentación enlazada al SGIA.
6.1.7 Las razones principales por las cuales se programó cada auditoria y su alcance quedarán
registradas en la Notificación de Plan de Auditoría FOR-CAL-03

6.2 Fases de una Auditoría Interna

PREPARACION
6.2.1 Primeramente, se seleccionará al grupo auditor que estará formado por Auditores
Internos, los cuales serán notificados del procedimiento que se especifica en el
documento Procedimiento para calificar Auditores internos DOC-CAL-03
6.2.2 En cada Auditoría, los Auditores Internos elegidos, deberán tener independencia de
aquellos con responsabilidad directa en la actividad auditada, es decir, los auditores no
auditarán su propio trabajo.
6.2.3 Enseguida se elaborará la Notificación de Plan de Auditoría Interna FOR-CAL-03, el cual
será flexible para permitir cambios en el desarrollo. Si por causas mayores no se auditan
todos los puntos planeados, se acepta un 80% de cumplimiento.
6.2.4 Todo Plan de Auditoría deberá incluir como mínimo lo siguiente:
B1) Objetivo
B2) Alcance
B3) Documentos de referencia (Normas, Manuales, Procedimientos e Instructivos)
B4) Miembros del Grupo Auditor
B6) Fecha y lugar de la Auditoría
B7) Departamentos y/o Documentos a ser auditados
B8) Tiempos estimados de cada actividad
6.2.5 Se deberá contar además con una lista de verificación formato FOR-CAL-02 que servirá
de guía para que los auditores desarrollen sus actividades.
6.2.6 La Lista de Verificación, será elaborada, por cada Auditor A y/o B extrayendo
información de los Documentos por Auditar y/o de la Norma de Referencia.
6.2.7 Deberá de notificarse formalmente al representante del auditado el Plan de Auditoría.
6.2.8 Durante la Preparación del Plan de Auditoría, se revisará la existencia de No
Conformidades derivadas de Auditorías Externas principalmente de la Agencia
Certificadora, con la finalidad de establecer su seguimiento y confirmar que se han
resuelto. Se hará referencia a su seguimiento, en caso de que existan.

EJECUCION
6.3.1 La primera actividad será la Reunión de Apertura cuya finalidad será:
C1) Presentar los miembros de Grupo Auditor con el representante del auditado que
puede ser el responsable del proceso, actividades ó departamento.
C2) Revisar el Objetivo y Alcance de la Auditoría.
C3) Resumir en forma verbal los métodos a ser usados durante la realización de la
Auditoría.
C4) Definir canales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.
C5) Confirmar que los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor estén
disponibles por ejemplo: la oficina del auditado, los documentos de referencia y las
personas a ser auditadas.
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C6) Anotar el nombre de los asistentes en la Lista de Asistencia utilizando el formato
FOR-CAL-05
C7) Confirmar fecha y hora para la Reunión de Clausura y juntas de los auditores.
C8) Otros detalles no previstos.
6.3.2 La segunda actividad en la etapa de ejecución, será la de examen, que consistirá en
recolectar evidencias por medio de:
D1) Entrevistas
D2) Examen de documentos

D3) Observación de actividades

6.3.3 Durante esta fase es muy importante:
E1) Documentar todas las observaciones claramente y además soportarlas con evidencias
objetivas.
E2) Las no conformidades deberán ser reconocidas por el responsable del área auditada,
durante esta etapa.
E3) En el caso de que alguna no conformidad, no sea reconocida por el Auditado, el
Auditor Líder tendrá la facultad de tomar la decisión final si la no conformidad procede ó
no.
6.3.4 La tercera y última actividad dentro de la etapa de ejecución será la Reunión
de Clausura cuya finalidad será presentar los resultados de la Auditoría al auditado y a los
responsables de las funciones involucradas.
6.3.5 Esta Reunión de Clausura será conducida por el Auditor Líder, cubriendo los siguientes
aspectos:
F1) Resumen del alcance de la auditoría.
F2) Presentación de las no conformidades utilizando la forma FOR-CAL-04 y solicitando
se firmen por los auditados con responsabilidad en la No Conformidad.
F3) Anotar el nombre y firma de los asistentes en la Lista de Asistencia utilizando el
formato FOR-CAL-05
F4) Presentación de las Observaciones.
F5) Discusión de puntos específicos
F6) Retornar los Informes de las No Conformidades contestados por el personal directivo
o con responsabilidad directa en la no conformidad y en la acción correctiva por tomar, en
un lapso no mayor a tres días hábiles a partir de la Reunión de Clausura.

REPORTE FINAL DE LA AUDITORIA (FOR-CAL-06)

6.4.1 Esta etapa deberá contemplar aspectos como:
G1) Ser objetivo, concreto, conciso y claro.
G2) Contener solo comentarios relevantes.
G3) No deberán recomendarse Acciones Correctivas
G4) Emitido en un lapso no mayor a 7 días hábiles después de la Auditoría.
6.4.2 El reporte deberá contener cómo mínimo:
H1) Organización Auditada ó Departamento.
H2) Objetivo y Alcance
H3) Fechas de realización de la Auditoría
H4) Departamentos Auditados
H5) Miembros del Grupo Auditor
H6) Representante de la Organización Auditada
H7) Identificación de los Documentos Auditados
H8) Norma de Sistema de Inocuidad
H9) No Conformidades detectadas
H10) Observaciones
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H11) Requisito contra el que no cumple. (Norma, Manual ó Procedimiento)
H12) Distribución del Reporte.

SEGUIMIENTO
6.5.1 Esta etapa inicia con el Formato Plan de Acciones FOR-CAL-07, en el cual, el Auditado
será responsable de la determinación e iniciación de las mismas para corregir las No
Conformidades y las causas que la originaron, tan pronto como recibe el reporte. Durante
esta etapa se deberá verificar y registrar la implantación de las acciones correctivas
tomadas y su eficacia en el formato FOR-CAL-04

6.5.2 El responsable del área auditada deberá asegurarse de que se tomen las acciones sin
demora injustificada para eliminar las no conformidades y sus causas. Se tiene como
objetivo, alcanzar el 100% de no conformidades cerradas.
6.5.3 En el caso de que la fecha de realización tanto de la Acción Correctiva Inmediata como
la Acción Correctiva para Eliminar la Causa Raíz, anotada por el Auditado en el Formato
FOR-CAL-04 “Informe de la No Conformidad”, se haya vencido y las acciones no se han
cumplido, se procederá a:
I1) Enviar un comunicado por escrito, de esta situación al Gerente de Producción, por
parte del Supervisor de Calidad, solicitándole que tome acciones pertinentes para que esta
no conformidad quede cerrada, en un lapso no mayor de cinco días.
6.5.4 El Auditado deberá:
J1) Investigar causas de las no conformidades encontradas.
J2) Emitir una respuesta de acciones con fechas de terminación en el formato FOR-CAL-
07
J3) Implementar Acciones Correctivas
6.5.5 El Auditor Líder ó el Auditor que el designe deberá:
K1) Evaluar las Acciones Correctivas propuestas.

K2) Dar seguimiento a las mismas.

K3) Verificar su Eficacia.
K4) Reportar la verificación de las Acciones Correctivas.
K5) También dentro del Informe de la No Conformidad FOR-CAL-04

6.6 Medición de la Eficacia

6.6.1 La eficacia de una acción ya cerrada se medirá en un lapso de un mes, posterior a su

cierre, durante el cual no deberá ocurrir la no conformidad para que se considere que la
acción implantada fue eficaz.

6.6.2 En el caso de que los resultados no hayan sido eficaces, se generará una nueva Solicitud
de Acción Correctiva, de acuerdo a:

6.6.2.1 El Supervisor de Calidad generará un nuevo Informe de No Conformidad (NC)

directamente al Gerente de Producción, cuando la NC corresponda al área bajo la
responsabilidad de alguna de estas funciones y deberá contestarse en un lapso no
mayor a 3 días hábiles, a partir de su entrega.

6.6.2.2 En el caso de que la NC corresponda al Área de Calidad, será el Gerente de

Producción quién emitirá la nueva NC directamente al Supervisor de Calidad para
que sea contestada en un lapso no mayor a 3 días hábiles.
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7. Registros y archivos

Los registros generados en la aplicación de este procedimiento, los conservará por el Supervisor
de Calidad por al menos un año y posteriormente pasarán al archivo muerto dónde después de un
año civil se destruirán. Se conservará un expediente ó carpeta por cada Auditoría Interna
realizada cuya documentación mínima contenida, será acorde a lo indicado por el formato de
Check-List Expediente de Auditoría Interna FOR-CAL-08, mismo que servirá de guía para evitar
omitir parte de la Documentación. En el caso de que se recurra al servicio de un Grupo Auditor
Externo para la realización de Auditorías Internas, ellos podrán usar sus propios formatos, cuyos
registros podrán ser o no solicitados para su resguardo en la empresa.

8. Anexos y Formatos.

Los formatos generados en la aplicación de este documento, quedan incluidos en el mismo.

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

FECHA
:
AÑO: SEGUNDO SEMESTRE ( )

PROCESO,
DEPARTAMENTO Y/O
No. DOCUMENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Elaboró Aprobó
FOR-CAL-01

AUDITORIAS INTERNAS
LISTA DE VERIFICACIÓN
Depto: No. Fecha

Hoja: De

PREGUNTAS DOCUMENT CUMPLE OBSERVACIONES

O SI NO
REFERENCI

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Auditores Auditor líder

FOR-CAL-02

NOTIFICACION DE PLAN DE AUDITORIA

INTERNA
No.
Para: Fecha:
De:
Comunico a Uds. Que los días _____ al _____ de ___________ del _____, se realizará la
Auditoria Interna No. ______
Objetivo

Alcance

Documentos de referencia
Razones del programa de Auditorias
Agenda
Hora De: A:
Reunion de Apertura
Ejecución de Auditoria
Comida
Continuación de auditoria
Reunión de cierre el día: _____________ a las _____________
Elementos del
Grupos sistema Responsable Día Hora
Auditor lider
Auditor
Auditor
Auditor

Atentamente

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INFORME DE NO CONFORMIDAD
Fecha: Clave de la Auditoria

Departamento o Proceso Auditado

Elemento de ISO 22000:2005 Clausula o Procedimiento
DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDAD

CAUSA

ACCION CORRECTIVA INMEDIATA ACCION CORRECTIVA PARA ELIMINAR CAUSA RAIZ

Fecha de Realización Fecha de Realización

Responsable Responsable
NO CONFORMIDAD
CERRADA FECHA:
Nombre y firma
Efectividad verificada SI NO
Fecha: Responsable:
Departamento responsable:
Nombre del Auditado Nombre del Auditor
Fecho Auditor Lider
FOR-CAL-04

LISTA DE ASISTENCIA
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CLAVE DE LA
FECHA AUTORIDAD
Proceso, Departamento o empresa auditada
Junta Inicial ( ) Junta Final ( ) Referencia
No. NOMBRE PUESTO FIRMA

GRUPO AUDITOR
No. NOMBRE ROL FIRMA

FOR-CAL-05

REPORTE FINAL DE AUDITORIA

Fecha
Auditoria
Departamento y/o documentos auditados No.
Objetivo:

Alcance:

Grupo Auditor:

Representante del auditado

PUESTO NOMBRE
No Conformidades
Se reportan en formatos anexos que se repartieron de la siguiente manera
Elemento # de No Conformidad Responsable

Aspectos Positivos

Observaciones:

Auditor Lider
FOR-CAL-06

PLAN DE ACCION CORRECTIVA

AUDITORIA
No.
No conformidad Accion Inmediata Fecha Accion Correctiva Fecha Responsable Auditor P/R

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P= Pendiente
R= Rechazada
FOR-CAL-07

CHECK LIST
EXPEDIENTE DE AUDITORIA INTERNA
NOTIFICACION DE LA AUDITORIA
1 EXTERNA
2 LISTA DE ASISTENCIA DE REUNION DE APERTURA
3 LISTA DE ASISTENCIA DE REUNION DE CIERRE
4 LISTAS DE VERIFICACION
5 INFORME DE NO CONFORMIDADES/EFECTIVIDADES
6 REPORTE FINAL DE AUDITORIA
PLAN DE ACCIONES
7 CORRECTIVAS
Elaboró
FOR-CAL-08

9. Lista de Distribución

No. de Copias Puesto

01 Dirección General
02 Coord. Sistema de Inocuidad
10. Control de Cambios
Rev. Descripción Fecha
00 Inicio 20/01/17
01 Actualización. Se incorpora en Preparación 10/09/19
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el seguimiento a No Conformidades de
Auditorías Externas.
02 Actualización a la NOM ISO 22000:2018 01/08/20

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