Caso práctico unidad 2

Juan Daniel Joya Cadena

Ángel Águeda Barrero

Project Management II

2023
 Solución al caso práctico

1. El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de Comunicaciones

para un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar en los proyectos en

los que esté o haya estado involucrado.

Para armar la matriz de comunicaciones debemos conocer que es y como se construye, esta es una

herramienta utilizada en la gestión de proyectos para planificar y gestionar las comunicaciones entre

los diferentes interesados involucrados en el proyecto. Su objetivo principal es asegurar que la

información relevante se comparta de manera efectiva y oportuna con las personas adecuadas.

La matriz de comunicaciones se elabora siguiendo estos pasos:

Identificación de los interesados: Haz una lista de todas las partes interesadas relevantes para el

proyecto, como miembros del equipo, patrocinadores, clientes, proveedores y otras partes

involucradas.

Determinación de las necesidades de información: Para cada interesado, analiza qué tipo de

información necesitan recibir para estar informados y comprometidos con el proyecto.

Definición de la frecuencia de la comunicación: Establece la periodicidad con la que cada

interesado necesita recibir la información. Puede variar según el nivel de involucramiento y las

necesidades específicas de cada parte interesada.

Selección de los métodos de envío: Determina los canales de comunicación más adecuados para

cada tipo de información y cada interesado.

Asignación de responsabilidades: Identifica quién será el responsable de distribuir la información

a cada interesado. Esto puede recaer en el director de proyecto, miembros del equipo o personas

designadas específicamente para esta tarea.

 Consideración de restricciones y requisitos: Verifica si existen restricciones legales, tecnológicas

o de confidencialidad que deban tenerse en cuenta al enviar la información. Esto puede incluir

acuerdos de confidencialidad, requisitos de seguridad de datos u otras restricciones relevantes.

Responsable
Información Método de
Interesado Destinatarios Frecuencia de Restricciones Comentarios
Requerida Envío
Distribución
Plan del
Todo el proyecto, hitos
Equipo de Correo Director de
equipo de clave, Semanalmente Ninguna -
proyecto electrónico Proyecto
proyecto actualizaciones
de progreso
Informe de Reuniones
avance, riesgos Informe mensuales
Equipo de Director de
Patrocinador identificados, Mensualmente formal en Ninguna adicionales
proyecto Proyecto
decisiones formato PDF según
importantes necesidad.
Entregables
Correo
finales, cambios
Equipo de Según sea electrónico, Director de Confidencialidad
Cliente en el alcance, -
proyecto necesario reuniones Proyecto contractual
problemas
presenciales
críticos
Requisitos
técnicos, Correo
Equipo de cronograma de electrónico, Director de Acuerdos de
Proveedor Quincenalmente -
proyecto entregas, reuniones Proyecto confidencialidad
solicitudes de virtuales
cambio
Especificaciones
Comunicación
del producto, Herramientas
constante para
Equipo de Equipo de cambios en los de Director de
Diariamente Ninguna resolver
desarrollo proyecto requisitos, colaboración Proyecto
problemas
problemas en línea
técnicos.
técnicos
Casos de
Actualizar la
prueba, Herramientas
lista de
Equipo de Equipo de resultados de de Director de
Semanalmente Ninguna defectos y su
pruebas proyecto pruebas, seguimiento Proyecto
estado
defectos de defectos
semanalmente.
encontrados
Reuniones
Resumen
mensuales
ejecutivo del Presentación
Gerencia de Director de Director de para informar
proyecto, KPIs, Mensualmente en Ninguna
la empresa Proyecto Proyecto sobre el
solicitudes de PowerPoint
progreso del
recursos
proyecto.
Resumen Mantener a los
Boletín
general del interesados
Otros Director de informativo Director de
proyecto, Trimestralmente Ninguna actualizados
interesados Proyecto por correo Proyecto
actualizaciones de manera
electrónico
clave regular.
 Aplicación Práctica del Conocimiento

El conocimiento sobre la elaboración y aplicación de la matriz de comunicaciones tiene una gran

relevancia en la industria. Se aplica en diversos contextos para mejorar la gestión de proyectos y

lograr una comunicación efectiva con los interesados clave. En primer lugar, la matriz de

comunicaciones permite una planificación adecuada al identificar quiénes son los interesados, qué

información necesitan y cómo se les proporcionará. Esto ayuda a establecer una base sólida para una

comunicación efectiva a lo largo del proyecto. Además, esta herramienta ayuda a gestionar las

expectativas de los interesados al comprender sus necesidades de información y adaptar la

comunicación en consecuencia. También permite coordinar la comunicación al asignar

responsabilidades claras sobre quién enviará la información y cómo se distribuirá. Al definir la

frecuencia y los métodos de envío de la información, la matriz de comunicaciones mejora la eficiencia

de la comunicación al evitar el exceso de información innecesaria y optimizar el flujo de información

relevante. Asimismo, al considerar restricciones legales, tecnológicas y de confidencialidad, se

gestionan los riesgos relacionados con la comunicación y se evitan conflictos al cumplir con las

obligaciones y restricciones aplicables.

 Referencias

➢ Duncan, W. R. (1996). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK®

Guide) . Project Management Institute.

➢ Institute, P. M. (2017). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK®

Guide) . Project Management Institute.

➢ Kerzner, H. (2017). Project management: a systems approach to planning, scheduling, and

controlling. Wiley.

➢ Verzuh, E. (2015). The fast forward MBA in project management. Wiley.