GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES EN LOS
PROYECTOS
Maestría en Gestión de Proyectos

Por: David Fernández L., MBA, PMP, ITIL, MCT, MCSE

Libros:
1. Project Management Communications Bible
Taylor. Bruce
2. Project Management Body of Knowledge v6 (PMBOK v6)
Project Management Institute (PMI)
3. Project Management Handbook v6
American Management Association Chapter 13
Evaluación:
1. Dos exámenes: 25 puntos c/u
2. Un trabajo final (Plan de Gestión de Comunicaciones): 40
puntos
3. Asistencia: 10 Puntos
Contenido:
Introducción a la gestión de las comunicaciones

Entendiendo los procesos de la gestión de las comunicaciones

Trabajando con la gestión de comunicaciones en los proyectos

Las áreas de conocimiento en la gestión de proyectos Norma PMBOK

Definiendo herramientas de comunicación para cada área de gestión del

proyecto

Cierre/Final
 2. Entendiendo los
procesos de la Gestión
de Comunicaciones
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto
Es el proceso de creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la
información del proyecto de conformidad con el plan de gestión de las comunicaciones. La principal ventaja de
este proceso es que permite un flujo de comunicación eficiente y eficaz entre los interesados ​en el proyecto.
Va más allá de la distribución de información relevante y tiene por objeto garantizar que la información que se
comunica a los interesados ​en el proyecto se ha generado correctamente, así como recibido y comprendido.
También ofrece oportunidades para que las partes interesadas soliciten información adicional.

Actividad Forma Responsable Frecuencia Audiencia Implementar reuniones de Comité

Presencial, Gerente de Comité
Informe de Avance Mensual
correos Proyecto Directivo
Gerente de
Seguimiento
Presencial, Gerente de Proyecto ,
avances equipo del Semanal
correos Proyecto Equipo de
Proyecto
Proyecto
Seguimiento de Jefe de
Presencial, Jefe de
avance de Semanal Ingeniería/ Ing.
correos Ingeniería
Ingeniería Perforación
Gerente de
Seguimiento de
Presencial, Gerente de Proyecto ,
Riesgos y A Solicitud
correos Proyecto Equipo de
Problemas
Proyecto
Reunión de Supervisor de Equipo de
Presencial Diario
seguridad Operaciones Proyecto

Implementar
Reuniones de
Seguimiento y revisar
los informes de
desempeño del trabajo
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Actividad Forma Responsable Frecuencia Audiencia

Presencial,
Informe de Avance Gerente de Proyecto Mensual Comité Directivo
correos

Seguimiento avances Presencial, Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto Semanal
equipo del Proyecto correos , Equipo de Proyecto

Seguimiento de avance Presencial, Jefe de Ingeniería/

Jefe de Ingeniería Semanal
de Ingeniería correos Ing. Perforación

Seguimiento de Riesgos y Presencial, Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto A Solicitud
Problemas correos , Equipo de Proyecto

Supervisor de
Reunión de seguridad Presencial Diario Equipo de Proyecto
Operaciones
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto
Implementar reuniones de Comité

Por ejemplo: Si la administración

llama a una reunión para explicar
a todos los empleados del nuevo
paquete de beneficios es una
comunicación descendente.

Implementar Reuniones de
Seguimiento y revisar los
informes de desempeño del
trabajo
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Es el proceso de creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la

información del proyecto de conformidad con el plan de gestión de las comunicaciones. La principal ventaja
de este proceso es que permite un flujo de comunicación eficiente y eficaz entre los interesados ​en el
proyecto.
Va más allá de la distribución de información relevante y tiene por objeto garantizar que la información que se
comunica a los interesados ​en el proyecto se ha generado correctamente, así como recibido y comprendido.
También ofrece oportunidades para que las partes interesadas soliciten información adicional.

Entradas

• Plan de Gestión de las Comunicaciones

• Informes de desempeño del trabajo

• Factores Ambientales de la Empresa

• Activos de los procesos de la organización

t Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 10-5, Page 297.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Es el proceso de creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la

información del proyecto de conformidad con el plan de gestión de las comunicaciones. La principal ventaja
de este proceso es que permite un flujo de comunicación eficiente y eficaz entre los interesados ​en el
proyecto.
Va más allá de la distribución de información relevante y tiene por objeto garantizar que la información que se
comunica a los interesados ​en el proyecto se ha generado correctamente, así como recibido y comprendido.
También ofrece oportunidades para que las partes interesadas soliciten información adicional.

Herramientas y Técnicas

• Tecnología de la comunicación

• Modelos de comunicación

• Métodos de comunicación

• Sistema de gestión de Información

• Informar el desempeño

t Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 10-5, Page 297.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Es el proceso de creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la

información del proyecto de conformidad con el plan de gestión de las comunicaciones. La principal ventaja
de este proceso es que permite un flujo de comunicación eficiente y eficaz entre los interesados ​en el
proyecto.
Va más allá de la distribución de información relevante y tiene por objeto garantizar que la información que se
comunica a los interesados ​en el proyecto se ha generado correctamente, así como recibido y comprendido.
También ofrece oportunidades para que las partes interesadas soliciten información adicional.

Salidas
• Comunicaciones del Proyecto

• Actualizaciones al plan para la dirección de

Proyecto

• Actualizaciones a los documentos del Proyecto

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la

organización

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 10-5, Page 297.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Entradas Plan de Gestión de las Comunicaciones

Communications Management Plan

•Plan de Gestión El plan de gestión de las comunicaciones describe cómo las comunicaciones del
de las proyecto serán planificadas, estructuradas, monitoreadas y controladas.
Comunicaciones
•Informes de
desempeño del Factores Ambientales de la Empresa
Enterprise Environmental Factors
trabajo
•Factores Factores específicos ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso de
Ambientales de la administrar las comunicaciones incluyen, pero no están limitados a:
Empresa • Cultura y estructura organizacional
•Activos de los • Normas y reglamentos gubernamentales o industriales
procesos de la
• Sistema de información de gestión de proyectos
organización
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Tecnología de la comunicación
Communication Technology

Herramientas • La elección de la tecnología de comunicación es importante en el proceso de

y Técnicas administrar las comunicaciones.
• Como esto puede variar considerablemente de un proyecto a otro y también a lo
• Tecnología de la
largo de la vida de un proyecto, el objetivo es asegurarse de que la elección sea
comunicación apropiada para la información que se está comunicando.
• Modelos de
comunicación Modelos de comunicación
• Métodos de Communication Models
comunicación
• Sistema de • La elección de los modelos de comunicación es bastante importante en este proceso.
gestión de • Como todo componente en la comunicación, contribuye a un proceso de
Información comunicación eficaz y eficiente, el objetivo es asegurarse de que la elección del
• Informar el modelo de comunicación es apropiado para el proyecto que se lleva a cabo y que
desempeño cualquier barrera (ruido) sean identificada y gestionada.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Métodos de comunicación
Communication Methods

• Reuniones individuales y grupales

Herramientas • Video conferencias
y Técnicas
• Chats
• Tecnología de la
• Otros métodos de comunicación remotos
comunicación
• Modelos de Sistema de gestión de Información
comunicación Information Management Systems

• Métodos de
• La información del proyecto es manejada y distribuida utilizando una variedad de
comunicación herramientas, entre ellas:
• Sistema de
• Gestión de documentos “Hard –Copy”: cartas, memorandos, informes y comunicados de
gestión de prensa.
Información
• Gestión de Comunicación Electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono,
• Informar el
vídeo y conferencia web, sitios web y publicación en la web,
desempeño
• Herramientas de Gestión electrónicas de Proyectos: interfaces web para la
programación y el software de gestión de proyectos, software de reuniones y servicios
de oficina virtual, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Informar el desempeño
Performance Reporting

Herramientas
y Técnicas • Informar el desempeño es el acto de recolección y distribución de
información sobre el desempeño, incluidos:
• Tecnología de la
• Informes de avance
comunicación
• Modelos de
• Mediciones de progreso,
comunicación • Pronósticos.
• Métodos de • Informar el desempeño consiste en la recogida y análisis periódicos
comunicación de datos de referencia frente a real para entender y comunicar el
• Sistema de progreso del proyecto y el desempeño, así como para predecir los
gestión de resultados del proyecto.
Información • Los Informes de desempeño debe proporcionar información a un
• Informar el nivel apropiado para cada audiencia. El formato puede variar de un
desempeño informe de estado simple a informes más elaborados y se pueden
preparar regularmente o como una excepción.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Comunicaciones del Proyecto

Project Communications
Salidas
• Comunicaciones • El proceso de gestionar las comunicaciones abarca las actividades
del Proyecto
que se requieren para que se cree la información, se distribuya,
• Actualizaciones al
sean recibidas, reconocidas y entendidas.
Plan para la
Dirección del • Las Comunicaciones del proyecto pueden incluir:
Proyecto • Los informes de desempeño,
• Actualizaciones a
• Estado de los entregables,
los documentos del
Proyecto • Progreso de cronograma, y los costos incurridos.
• Actualizaciones a • La Comunicaciones del proyecto puede variar significativamente y
los activos de los están influenciadas por factores tales como: la urgencia y el impacto
procesos de la del mensaje, su método de entrega, y el nivel de confidencialidad.
organización
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Project Management Plan Updates

• El Plan para la Dirección del Proyecto proporciona información sobre las bases de
Salidas
los proyectos, la gestión de las comunicaciones y la gestión de grupos de interés.
• Comunicaciones • Cada una de estas áreas pueden necesitar actualizaciones basadas en el
del Proyecto desempeño actual del proyecto con respecto a la Línea Base de medición del
• Actualizaciones desempeño (performance measurement baseline - PMB).
al Plan para la
• La línea base de medición del desempeño es un plan aprobado para el trabajo del
Dirección del proyecto con el cual se compara la ejecución del proyecto, y se miden las
Proyecto desviaciones del control de la gestión.
• Actualizaciones a
• La medida del desempeño de la línea base típicamente integra el alcance,
los documentos
cronograma, y costos de un proyecto, que también puede incluir parámetros
del Proyecto
técnicos y de calidad.
• Actualizaciones a
los activos de los Actualizaciones a los documentos del Proyecto
Project Documents Updates
procesos de la
organización • Registro de Incidentes
• Cronograma del proyecto.
• Requisitos de financiación del proyecto.
 2.3 Gestionar las Comunicaciones del
Proyecto
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Organizational Process Assets Updates

• Notificación de interesados: Información acerca de incidentes resueltos,

cambios aprobados, y status general del proyecto.
Salidas • Reportes: Reportes de proyecto formales e informales que describan el
• Comunicaciones estado del proyecto e incluyan lecciones aprendidas, registro de
del Proyecto incidentes, reportes de cierre de proyecto, y salidas de otras áreas de
• Actualizaciones al conocimiento.
Plan para la • Presentaciones: Usar métodos de información y presentación que deban
Dirección del ser relevantes a las necesidades de los interesados del proyecto.
Proyecto
• Registros: Cartas, Memos, Minutas y cualquier otro documento que
• Actualizaciones a
describa al proyecto. Debe organizarse y mantenerse esta información de
los documentos del
manera adecuada pudiendo usarse medios físicos o digitales.
Proyecto
• Retroalimentación de interesados: La información recibida de los
• Actualizaciones a
interesados, respecto a las operaciones del proyecto, pueden distribuirse
los activos de los
y usarse para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto.
procesos de la
organización • Documentación de lecciones aprendidas: Incluyen las causas de
incidentes, análisis usado para la acción correctiva y otros tipos de
lecciones aprendidas, las que se documentan en una base de datos y
distribuyen hacia el proyecto, así como para el desempeño de la
organización