PROPONENTE: ANDREA MELISSA RODRIGUEZ RIVEROS

MODULO: GERENCIA DE PROYECTOS

DOCENTE: SANDRA VERONICA REINA JIMENEZ
FECHA: MAYO 4 DE 2019
UNIVERSIDAD EAN

La comunicación como factor clave de éxito en las organizaciones

La gestión de las comunicaciones es un tema relevante para la gerencia de

proyectos en cualquier organización, ya que, sin importar el tamaño de la empresa,
si no existe unas líneas establecidas sobre los distintos tipos de comunicaciones
tanto horizontal como vertical y entre los múltiples interesados, se puede ver
comprometido el éxito de los objetivos de los proyectos en ejecución. Así pues,
establecer los mecanismos o canales de comunicación, es importante a su vez,
capacitar de manera adecuada a los distintos integrantes del equipo de trabajo,
interesados y grupos de interés, con el fin que las herramientas cumplan el objetivo
de mantener una buena gestión de la comunicación.

“La comunicación estratégica interna y el desarrollo organizacional, son

mencionadas por su gran importancia para las empresas grandes y pequeñas por
experimentar cambios constantes derivados de las nuevas tecnologías, la dinámica
de la economía global y la diversidad en el personal” (Villalobos, 2018).

De acuerdo con varios autores que han escrito literatura al respecto, se puede
afirmar que una adecuada comunicación en la organización es fundamental para
mantener una buena competitividad en la empresa. Por lo tanto, cuando esta
comunicación es incorrecta o no existen mecanismos claros dentro de la gerencia,
existe un gran riesgo que las consecuencias sean importantes y afecten de manera
directa la gestión general de los proyectos internos de las empresas.

Según el PMBOK, un área de conocimiento importante en la gestión de proyectos

“…incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades de
información del proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del desarrollo
de objetos y de la implementación de actividades diseñadas para lograr un
intercambio eficaz de información” (PMI, 2017). Por lo que, es importante encontrar
las metodologías y las herramientas necesarias para que se dé una comunicación
exitosa, en donde los encargados planifican todos los posibles recursos que
permitan un mejor desarrollo en los proyectos.
Sin embargo, a pesar de entender la importancia de la comunicación, este tema es
uno de los grandes retos sobre todo para que todos los interesados, desde los
inversionistas hasta los involucrados indirectamente estén en constante y adecuada
relación. Existen distintas maneras de abordar la gestión de la comunicación
conforme a la naturaleza del proyecto o del tipo de organización, sin embargo el
PMBOK contiene una guía sobre que debería estar presente en este tema en tres
grandes grupos: planificar, gestionar y monitorear.

En la primera fase, la planificación se relaciona a enfocar y desarrollar un plan

apropiado conforme a las actividades propias y las necesidades de la información
de cada interesado o grupo. En esta fase es importante que el responsable o
encargado sepa cuales herramientas son las apropiadas y asequibles para el equipo
de trabajo, pues de nada sirve que la herramienta sea muy buena pero que el nivel
de complejidad sea alto y obstaculice los objetivos finales.

Existen casos en algunas empresas donde encuentran distintas herramientas de

comunicación digital, por ejemplo, las cuales incluyen correos electrónicos,
calendarios, recordatorios, etc. Es aquí donde, se debe encontrar la manera de
capacitar adecuadamente y asegurar que todos los interesados puedan utilizar los
mecánicos y herramientas, independiente de su nivel de participación (Informar,
aprobar, redactar, etc.), puesto que “la comunicación interna dispone de las
herramientas imprescindibles para la sostenibilidad de la empresa y su crecimiento”
(Gomez, n.d.).

En segunda instancia, la gestión de la comunicación se enfoca en “garantizar la

recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,
monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y
adecuados” (PMI, 2017). Es decir, no solamente es generar los mecanismos y
herramientas necesarias para la comunicación multidireccional del proyecto, si no
que estos sean efectivos, llevar un registro y la trazabilidad necesaria de los
proyectos.

Este proceso es relevante cuando los líderes de los proyectos necesitan saber en
que punto del proyecto se encuentran, que se puede ir mejorando, que hace falta,
especialmente con la gestión de la comunicación se puede llevar a cabo un
repositorio sobre lecciones aprendidas y difundirlas con el equipo de trabajo para
mejorar todos los procesos de los proyectos.

El tercer proceso sobre la gestión de la comunicación que menciona el PMBOK es

sobre el monitoreo, donde se busca satisfacer las necesidades de información del
proyecto y sus interesados. Dentro de este proceso se busca entender y asegurar
la eficiencia de los mecanismos empleados para la correcta comunicación, desde el
tipo de lenguaje hablado hasta el tipo de información que se comunica.

La claridad de la comunicación se entiende a través de las distintas dimensiones

implementadas: de forma escrita, oral, formales e informales, a través de gestos, a
través de los medios, elección de palabras. Sin embargo, la comunicación no verbal
es un tema que no siempre se puede planificar, gestionar o controlar. Cuando en
las organizaciones y en la gerencia de proyectos no se tiene en cuenta la
comunicación no verbal entre los interesados, se puede llegar a crear conflictos
internos innecesarios o crear malas interpretaciones con respecto al mensaje que
se quiere dar.

A pesar que el PMBOK muestra una guía sobre la gestión de la comunicación,

existen conceptos que cada organización debe ir ajustando conforme a la ejecución
de las herramientas implementadas y teniendo en cuenta como la incorpora el
equipo de trabajo, para que así mismo se pueda capacitar adecuadamente sobre
las herramientas y los comportamientos alrededor del lenguaje corporal o no verbal,
con el fin de disminuir los posibles conflictos o discrepancias que se pueden dar.

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Villalobos Escobedo, A. (2018). INSTRUMENTO PARA EVALUAR LA

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