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Gestin de Comunicaciones

Noviembre de 2016

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION........................................................................................... 2
HIPTESIS.................................................................................................... 3
OBJETIVOS.................................................................................................... 3
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN.......................................................3
La importancia de la comunicacin en la gestin de proyectos......3
Gestin de las comunicaciones del proyecto......................................4
Identificar a los interesados..................................................................5
Planificar las comunicaciones...............................................................5
Distribuir la informacin........................................................................6
Reuniones.............................................................................................. 6
Gestionar las expectativas de los interesados...................................7
ANLISIS CRTICO INDIVIDUAL.................................................................8
En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes
dimensiones:............................................................................................ 9
CONCLUSIONES........................................................................................... 9
BIBLIOGRAFA............................................................................................ 10

Ing. M.Sc. Jerry H. Fletcher, MBA, PMP


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INTRODUCCION.
La comunicacin tiene un papel importante desde los primeros das
de nuestra historia Para sobrevivir, los primitivos seres humanos
debieron organizarse cooperativamente, es decir. As, mientras unos
cuidaban de las cras, otros cuidaban a la banda avisando de los
posibles ataques o peligros externos y otros se dedicaban a buscar
con qu alimentarse. Pero para organizarse de esa manera debieron
darles significados (mentales) a los sonidos que emitan con la
garganta y a los movimientos y gestos que hacan con el cuerpo.
La comunicacin es un proceso de intercambio de informacin en el
que un emisor trasmite a un receptor a un receptor algo a travs de
un canal esperando que, posteriormente se produzca una respuesta
de dicho receptor, en un contexto determinado.
Emisor: El que emite el mensaje
Receptor: El que recibe el mensaje
Mensaje: Es la informacin que se requiere trasmitir
Canal: Es el medio el cual se trasmite el mensaje
Cdigo: Conjunto de signos y reglas que forman un lenguaje
Contexto: conjunto de circunstancias

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HIPTESIS
El tipo de hiptesis utilizada para esta investigacin es Hiptesis
Descriptiva.

Al indagar el rol juega la Gestin de las Comunicaciones en el xito de


un Proyecto se determina que:
Hi A mayor grado de comunicacin mayor ser el xito de un Proyecto.

OBJETIVOS
o Indagar el rol juega la Gestin de las Comunicaciones en el
xito de un Proyecto
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN
La importancia de la comunicacin en la gestin de proyectos
La comunicacin es un proceso esencial de la gestin de proyectos,
del principio hasta el final del proyecto. Hay que determinar:

a quin se comunica qu informacin.

de qu manera se le comunica la informacin.

con qu frecuencia se comunica.

con qu grado de detalle: Comunicar propsitos, dar a conocer


metas, hacer comprender cmo lograrlas, compartir
emocionalmente expectativas y desafos, comprometer logro y
comprometerse a apoyar hasta que el comprometido logre
cumplir, agradecer cumplimiento y destacar que ello permite
confiar en quien cumple, y que quien cumple reiteradamente se
hace confiable

La comunicacin supone una parte importante de nuestro da a da y deberamos prestarle la


atencin que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo
(pudiendo llegar en momentos a superar ms de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo
de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su
organizacin, compaeros de trabajo con los que interacta, etc Esta comunicacin se
realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo
al equipo, obteniendo informacin de la ejecucin del proyecto, etc

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Lo primero que tenemos que tener claro,
aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier
comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y
la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de
una
forma sncrona/simultnea (comunicaciones
presenciales,
videoconferencias,) o de forma asncrona (correos, informes, blogs,
) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto
en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que
nos estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para
entender el entorno.

Gestin de las comunicaciones del proyecto.


La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos
requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la
distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final
de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Los
directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo
comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el
proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la
organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz
crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un
proyecto, conectando diferentes entornos culturales y
organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e
intereses diversos en la ejecucin o resultado del proyecto.
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicacin son, entre
otras:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos,
medios de comunicacin, pblico)
Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos
electrnicos, conversaciones ad hoc)
Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y horizontal

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(entre colegas)
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial
(comunicaciones extraoficiales)
Escrita y oral
Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la
direccin en general y a la direccin de proyectos. Entre estas
habilidades, se incluye:
escuchar de manera activa y eficaz
formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar
una mejor comprensin
educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea
ms eficaz
investigar para identificar o confirmar informacin
identificar y gestionar expectativas
persuadir a una persona u organizacin para llevar a cabo una
accin
negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten
mutuamente aceptables
resolver conflictos para prevenir impactos negativos
resumir, recapitular e identificar las prximas etapas
Identificar a los interesados.
Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a
todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en
documentar informacin relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del proyecto. Los interesados en el
proyecto son personas y organizaciones que estn activamente
involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse
afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o
terminacin del proyecto. Ellos tambin pueden influir sobre el
proyecto y sus entregables. Los interesados pueden encontrarse en
diferentes niveles dentro de la organizacin y poseer diferentes
niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organizacin
ejecutante del proyecto.
Para el xito del proyecto, resulta fundamental identificar a los
interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de
inters, expectativas, importancia e influencia. Se puede elaborar
entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y
determinar el nivel y el momento de su participacin, a fin de

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maximizar las influencias positivas y mitigar
los impactos negativos potenciales. La mayora de
los
proyectos tendrn gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo
con el que cuenta el director del proyecto es limitado y debe usarse
con la mayor eficiencia posible, estos interesados deberan ser
clasificados segn su inters, influencia y participacin en el proyecto.
Esto permite que el director del proyecto se concentre en las
relaciones necesarias para asegurar el xito del proyecto.
Planificar las comunicaciones.
Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las
necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para
definir
cmo
abordar
las
comunicaciones.
El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades
de informacin y comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin
necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser
proporcionada y por quin. Si bien todos los proyectos comparten la
necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las
necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan
ampliamente. Identificar las necesidades de informacin de los
interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas
necesidades constituye factores importantes para el xito del
proyecto.
El proceso Planificar las Comunicaciones est estrechamente
vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la
estructura de la organizacin tendr un efecto importante sobre los
requisitos de comunicaciones del proyecto.
Distribuir la informacin.
Distribuir la Informacin es el proceso que consiste en poner la
informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto
de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de
direccin. La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre otras,
las siguientes tcnicas:
Modelos
emisor-receptor. Ciclos de retroalimentacin y barreras a la
comunicacin.

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Eleccin del medio. Descripcin precisa de
las situaciones en las que es preferible una
comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal
o un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo
electrnico.
Estilo de redaccin. Voz pasiva o voz activa, estructura de las
oraciones y seleccin de palabras.
Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y
abordar los conflictos.
Tcnicas de presentacin. Lenguaje corporal y diseo de
soportes visuales.
Tcnicas de facilitacin. Lograr el consenso y superar
los obstculos.
Reuniones
El director de proyecto debe tener claro el objeto y objetivo de cada
una de las reuniones (presenciales o videoconferencia) y ser capaz
de comunicrselo, etc. al equipo de proyecto. Esto puede hacerse por
escrito, con anterioridad a la reunin, pero debe hacerse, ya que en la
falta de comunicacin es donde se generan los futuros contratiempos
-por incumplimiento- por ello, se recomienda el seguimiento de
algunos puntos en las reuniones como:
1. Determinar quin debe asistir; con qu informacin y para qu.
2. Comunicar objeto y objetivos de la
cumplimiento de los acuerdos previos.

reunin;

3. Informar si la reunin
implicaciones se derivan.

es

peridica

revisar

especial,

el
qu

4. Fijar un "orden del da": agenda detallada de temas a tratar; no


eludir desafos, problemas ni soluciones.
5. Fijar duracin de la reunin previamente o al comenzar;
negociar tiempo por tema.
6. Comentar y compartir expectativas; impulsar aparicin de ideas
y alternativas sin sesgarlas a priori.
7. Definir acciones futuras, prximos
cumplimiento de logros convenidos.

pasos

para

lograr

el

8. Designar a alguien para que redacte un acta: Minuta de


acuerdos: qu lograr, quin, cundo, reportando a quin...

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9. Determinar, si fuera necesario, cundo
tendr
lugar
la
siguiente
reunin
esquematizar la eventual agenda.

10.
Agradecer participacin y cooperacin; reforzar la
confianza y agradecer por anticipado el cumplimiento oportuno
de los acuerdos.
Gestionar las expectativas de los interesados.
Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que
consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados
para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida
que se presentan. Gestionar las Expectativas de los Interesados
implica actividades de comunicacin dirigidas a los interesados en el
proyecto, para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y
resolver
asuntos,
tales
como:
Gestionar activamente las expectativas de los interesados para
aumentar la probabilidad de aceptacin del proyecto, negociando y
ejerciendo influencia sobre sus deseos para alcanzar y mantener los
objetivos
del
proyecto.
Abordar inquietudes que an no representan incidentes, por lo
general relacionadas con la anticipacin de problemas futuros. Es
preciso revelar y tratar estas inquietudes, as como evaluar los
riesgos.
Aclarar y resolver los incidentes identificados. La resolucin puede
generar una solicitud de cambio o puede abordarse fuera del
proyecto, por ejemplo, puede posponerse para otro proyecto o fase, o
derivarse
a
otra
entidad
de
la
organizacin.
Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la
probabilidad de xito del proyecto al asegurar que los interesados
comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Al anticipar la
reaccin de las personas frente al proyecto, pueden implementarse
acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los
impactos
negativos
potenciales.
El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas
de los interesados. La gestin activa de estas expectativas disminuye
el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por
causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados, y limita
las interrupciones durante el proyecto.

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ANLISIS CRTICO INDIVIDUAL
Uno de los aspectos ms relevantes a la hora de evitar problemas de
comunicacin es identificar todas las personas si bien es cierto que el
director de proyecto pasa el 90% de su tiempo comunicndose con
todas las reas de inters no podemos dejar la comunicacin a la
improvisacin, tenemos que tener claro quines sern todas las
personas que interacten en el proyecto identificar su procedencia
sexo si estarn de forma fsica. Debido a que no todas las personas
son iguales ni a todas se puede comunicar de la misma manera.
Tener un lenguaje claro, debido a que dentro del proyecto no todos los
miembros entiende de la misma forma debido a su formacin
profesional o tcnica.
Establecer los canales de comunicacin, si bien es cierto que la mejor
manera de comunicar las cosas es la cara a cara, hay que determinar
los canales de informacin del proyecto ya sean escritos verbales
(comunicaciones escritas, informes, redes sociales telfono), hay que
tomar en cuenta que no todo nuestro equipo estar de forma fsica
tambin tenderemos que plantear la necesidad de tener reuniones
mediante video conferencias o informes digitales.
Todos los miembros del proyecto deben conocer los objetivos y metas
a alcanzar para que dos acciones no se repitan a la vez y evitar el
doble trabajo, para ello la trasmisin de la informacin debe ser en el
momento adecuado y con la formalidad y medios correctos.
La importancia de una buena comunicacin se ha convertido en algo
indispensable para lograr el xito en los proyectos y en la gestin de
las organizaciones. (Carlos Gonzales Jardon)
Porque existe mala comunicacin dentro de los proyectos: si bien
desde que nacemos aprendemos a comunicarnos con otras personas
es muy difcil comunicarse con un equipo multicultural de gneros
diferentes e ideas diferentes.
El equipo de trabajo est compuesto por personas con caractersticas
diferentes de diferentes diferencia de edades, diferentes gneros,
diferencia sociocultural, distintas necesidades y motivaciones gustos
diferentes carcter diferente.
Algunas de las causas ms comunes por la que existe mala
comunicacin son:

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Informacin errnea, incompleta, excesiva,


inconsistente o sesgada.
Interlocutor no vlido.
Manejo de los tiempos inadecuados.
Medios de transmisin incorrectos.
Falta de claridad.

En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes


dimensiones:

Interna, con el equipo de trabajo

Externa, con el cliente

Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos


vs. correos electrnicos, conversaciones de pasillo o telefnicas.

Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura


organizativa, y Horizontal, entre los compaeros.

Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o


interna de la compaa, y comunicacin con compaeros,
colaboradores.

Escrita y. Oral.

Verbal y No Verbal. No solo existe la comunicacin verbal, la


no verbal time una importancia puede interferir a la hora de
comunicarnos la postura la mirada las manos al bolsillo el
comportamiento )
Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la
probabilidad de xito del proyecto los interesados debe conocer las
expectativas de proyecto las probabilidades de xito y de fracaso
para coordinar acciones preventivas en comn.
CONCLUSIONES
Un proyecto debe tener comunicacin desde el inicio del proyecto hasta su
culminacin con todos sus miembros conociendo los objetivos y metas
planteados para todas las etapas del mismo, la gestin de la comunicacin
es una de las ms importantes para el xito de un proyecto, una de las
categoras ms importantes en el origen de proyectos catastrficos es la
falta de informacin.

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En un proyecto se no solo se debe saber con quin


nos vamos a comunicar sino que comunicar, como
comunicar y cuando comunicar.
Con este estudio se determina que mientras ms comunicacin exista las
personas sern, eficientes y el proyecto lograra cumplir con todos sus
objetivos.

BIBLIOGRAFA
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto segn PMBOK y pablo Lled
Autor RANDALLRAMIREZS OCTUBRE 13, 2011
Gestion de los proyectos catastrficos
Autor David Nickson
Gestin de comunicaciones Carlos
Autor Gonzalez Jardon
Linkografia
http://www.recursosenprojectmanagement.com/

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