TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION........................................................................................... 2 HIPTESIS.................................................................................................... 3 OBJETIVOS.................................................................................................... 3 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN.......................................................3 La importancia de la comunicacin en la gestin de proyectos......3 Gestin de las comunicaciones del proyecto......................................4 Identificar a los interesados..................................................................5 Planificar las comunicaciones...............................................................5 Distribuir la informacin........................................................................6 Reuniones.............................................................................................. 6 Gestionar las expectativas de los interesados...................................7 ANLISIS CRTICO INDIVIDUAL.................................................................8 En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes dimensiones:............................................................................................ 9 CONCLUSIONES........................................................................................... 9 BIBLIOGRAFA............................................................................................ 10
Ing. M.Sc. Jerry H. Fletcher, MBA, PMP
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 INTRODUCCION. La comunicacin tiene un papel importante desde los primeros das de nuestra historia Para sobrevivir, los primitivos seres humanos debieron organizarse cooperativamente, es decir. As, mientras unos cuidaban de las cras, otros cuidaban a la banda avisando de los posibles ataques o peligros externos y otros se dedicaban a buscar con qu alimentarse. Pero para organizarse de esa manera debieron darles significados (mentales) a los sonidos que emitan con la garganta y a los movimientos y gestos que hacan con el cuerpo. La comunicacin es un proceso de intercambio de informacin en el que un emisor trasmite a un receptor a un receptor algo a travs de un canal esperando que, posteriormente se produzca una respuesta de dicho receptor, en un contexto determinado. Emisor: El que emite el mensaje Receptor: El que recibe el mensaje Mensaje: Es la informacin que se requiere trasmitir Canal: Es el medio el cual se trasmite el mensaje Cdigo: Conjunto de signos y reglas que forman un lenguaje Contexto: conjunto de circunstancias
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 HIPTESIS El tipo de hiptesis utilizada para esta investigacin es Hiptesis Descriptiva.
Al indagar el rol juega la Gestin de las Comunicaciones en el xito de
un Proyecto se determina que: Hi A mayor grado de comunicacin mayor ser el xito de un Proyecto.
OBJETIVOS o Indagar el rol juega la Gestin de las Comunicaciones en el xito de un Proyecto DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN La importancia de la comunicacin en la gestin de proyectos La comunicacin es un proceso esencial de la gestin de proyectos, del principio hasta el final del proyecto. Hay que determinar:
a quin se comunica qu informacin.
de qu manera se le comunica la informacin.
con qu frecuencia se comunica.
con qu grado de detalle: Comunicar propsitos, dar a conocer
metas, hacer comprender cmo lograrlas, compartir emocionalmente expectativas y desafos, comprometer logro y comprometerse a apoyar hasta que el comprometido logre cumplir, agradecer cumplimiento y destacar que ello permite confiar en quien cumple, y que quien cumple reiteradamente se hace confiable
La comunicacin supone una parte importante de nuestro da a da y deberamos prestarle la
atencin que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar ms de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su organizacin, compaeros de trabajo con los que interacta, etc Esta comunicacin se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo informacin de la ejecucin del proyecto, etc
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma sncrona/simultnea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,) o de forma asncrona (correos, informes, blogs, ) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que nos estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el entorno.
Gestin de las comunicaciones del proyecto.
La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultado del proyecto. Las dimensiones posibles de la actividad de comunicacin son, entre otras: Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicacin, pblico) Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrnicos, conversaciones ad hoc) Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y horizontal
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 (entre colegas) Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales) Escrita y oral Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal) La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la direccin en general y a la direccin de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye: escuchar de manera activa y eficaz formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea ms eficaz investigar para identificar o confirmar informacin identificar y gestionar expectativas persuadir a una persona u organizacin para llevar a cabo una accin negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables resolver conflictos para prevenir impactos negativos resumir, recapitular e identificar las prximas etapas Identificar a los interesados. Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto. Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que estn activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o terminacin del proyecto. Ellos tambin pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la organizacin y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la organizacin ejecutante del proyecto. Para el xito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de inters, expectativas, importancia e influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento de su participacin, a fin de
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales. La mayora de los proyectos tendrn gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo con el que cuenta el director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia posible, estos interesados deberan ser clasificados segn su inters, influencia y participacin en el proyecto. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones necesarias para asegurar el xito del proyecto. Planificar las comunicaciones. Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones. El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser proporcionada y por quin. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan ampliamente. Identificar las necesidades de informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituye factores importantes para el xito del proyecto. El proceso Planificar las Comunicaciones est estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organizacin tendr un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto. Distribuir la informacin. Distribuir la Informacin es el proceso que consiste en poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de direccin. La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre otras, las siguientes tcnicas: Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentacin y barreras a la comunicacin.
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 Eleccin del medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo electrnico. Estilo de redaccin. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y seleccin de palabras. Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos. Tcnicas de presentacin. Lenguaje corporal y diseo de soportes visuales. Tcnicas de facilitacin. Lograr el consenso y superar los obstculos. Reuniones El director de proyecto debe tener claro el objeto y objetivo de cada una de las reuniones (presenciales o videoconferencia) y ser capaz de comunicrselo, etc. al equipo de proyecto. Esto puede hacerse por escrito, con anterioridad a la reunin, pero debe hacerse, ya que en la falta de comunicacin es donde se generan los futuros contratiempos -por incumplimiento- por ello, se recomienda el seguimiento de algunos puntos en las reuniones como: 1. Determinar quin debe asistir; con qu informacin y para qu. 2. Comunicar objeto y objetivos de la cumplimiento de los acuerdos previos.
reunin;
3. Informar si la reunin implicaciones se derivan.
es
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especial,
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4. Fijar un "orden del da": agenda detallada de temas a tratar; no
eludir desafos, problemas ni soluciones. 5. Fijar duracin de la reunin previamente o al comenzar; negociar tiempo por tema. 6. Comentar y compartir expectativas; impulsar aparicin de ideas y alternativas sin sesgarlas a priori. 7. Definir acciones futuras, prximos cumplimiento de logros convenidos.
pasos
para
lograr
el
8. Designar a alguien para que redacte un acta: Minuta de
acuerdos: qu lograr, quin, cundo, reportando a quin...
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 9. Determinar, si fuera necesario, cundo tendr lugar la siguiente reunin esquematizar la eventual agenda.
10. Agradecer participacin y cooperacin; reforzar la confianza y agradecer por anticipado el cumplimiento oportuno de los acuerdos. Gestionar las expectativas de los interesados. Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan. Gestionar las Expectativas de los Interesados implica actividades de comunicacin dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos, tales como: Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptacin del proyecto, negociando y ejerciendo influencia sobre sus deseos para alcanzar y mantener los objetivos del proyecto. Abordar inquietudes que an no representan incidentes, por lo general relacionadas con la anticipacin de problemas futuros. Es preciso revelar y tratar estas inquietudes, as como evaluar los riesgos. Aclarar y resolver los incidentes identificados. La resolucin puede generar una solicitud de cambio o puede abordarse fuera del proyecto, por ejemplo, puede posponerse para otro proyecto o fase, o derivarse a otra entidad de la organizacin. Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de xito del proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo. Al anticipar la reaccin de las personas frente al proyecto, pueden implementarse acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los impactos negativos potenciales. El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados. La gestin activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados, y limita las interrupciones durante el proyecto.
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Gestin de Comunicaciones Noviembre de 2016 ANLISIS CRTICO INDIVIDUAL Uno de los aspectos ms relevantes a la hora de evitar problemas de comunicacin es identificar todas las personas si bien es cierto que el director de proyecto pasa el 90% de su tiempo comunicndose con todas las reas de inters no podemos dejar la comunicacin a la improvisacin, tenemos que tener claro quines sern todas las personas que interacten en el proyecto identificar su procedencia sexo si estarn de forma fsica. Debido a que no todas las personas son iguales ni a todas se puede comunicar de la misma manera. Tener un lenguaje claro, debido a que dentro del proyecto no todos los miembros entiende de la misma forma debido a su formacin profesional o tcnica. Establecer los canales de comunicacin, si bien es cierto que la mejor manera de comunicar las cosas es la cara a cara, hay que determinar los canales de informacin del proyecto ya sean escritos verbales (comunicaciones escritas, informes, redes sociales telfono), hay que tomar en cuenta que no todo nuestro equipo estar de forma fsica tambin tenderemos que plantear la necesidad de tener reuniones mediante video conferencias o informes digitales. Todos los miembros del proyecto deben conocer los objetivos y metas a alcanzar para que dos acciones no se repitan a la vez y evitar el doble trabajo, para ello la trasmisin de la informacin debe ser en el momento adecuado y con la formalidad y medios correctos. La importancia de una buena comunicacin se ha convertido en algo indispensable para lograr el xito en los proyectos y en la gestin de las organizaciones. (Carlos Gonzales Jardon) Porque existe mala comunicacin dentro de los proyectos: si bien desde que nacemos aprendemos a comunicarnos con otras personas es muy difcil comunicarse con un equipo multicultural de gneros diferentes e ideas diferentes. El equipo de trabajo est compuesto por personas con caractersticas diferentes de diferentes diferencia de edades, diferentes gneros, diferencia sociocultural, distintas necesidades y motivaciones gustos diferentes carcter diferente. Algunas de las causas ms comunes por la que existe mala comunicacin son:
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Informacin errnea, incompleta, excesiva,
inconsistente o sesgada. Interlocutor no vlido. Manejo de los tiempos inadecuados. Medios de transmisin incorrectos. Falta de claridad.
En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes
dimensiones:
Interna, con el equipo de trabajo
Externa, con el cliente
Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos
vs. correos electrnicos, conversaciones de pasillo o telefnicas.
Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura
organizativa, y Horizontal, entre los compaeros.
Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o
interna de la compaa, y comunicacin con compaeros, colaboradores.
Escrita y. Oral.
Verbal y No Verbal. No solo existe la comunicacin verbal, la
no verbal time una importancia puede interferir a la hora de comunicarnos la postura la mirada las manos al bolsillo el comportamiento ) Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de xito del proyecto los interesados debe conocer las expectativas de proyecto las probabilidades de xito y de fracaso para coordinar acciones preventivas en comn. CONCLUSIONES Un proyecto debe tener comunicacin desde el inicio del proyecto hasta su culminacin con todos sus miembros conociendo los objetivos y metas planteados para todas las etapas del mismo, la gestin de la comunicacin es una de las ms importantes para el xito de un proyecto, una de las categoras ms importantes en el origen de proyectos catastrficos es la falta de informacin.
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En un proyecto se no solo se debe saber con quin
nos vamos a comunicar sino que comunicar, como comunicar y cuando comunicar. Con este estudio se determina que mientras ms comunicacin exista las personas sern, eficientes y el proyecto lograra cumplir con todos sus objetivos.
BIBLIOGRAFA Gestin de las Comunicaciones del Proyecto segn PMBOK y pablo Lled Autor RANDALLRAMIREZS OCTUBRE 13, 2011 Gestion de los proyectos catastrficos Autor David Nickson Gestin de comunicaciones Carlos Autor Gonzalez Jardon Linkografia http://www.recursosenprojectmanagement.com/
