AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

REPORTE FINAL DE CONSULTORÍA

OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA LA GUÍA

DE ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR (GEES)

Karina Blanco Marín

Nicolás Salazar Ortiz
José Gabriel Mestre Rincón

Asesor: Julio Felipe Fajardo San Martin

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

ESCUELA DE GOBIERNO ALBERTO LLERAS CAMARGO

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE:

MAGISTER EN GESTIÓN PÚBLICA

BOGOTÁ, 4 DE ENERO DE 2021

 CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................... 2

2. NECESIDAD ........................................................................................................................................... 3

3. OBJETIVOS Y ALCANCE DE CONSULTORÍA .................................................................................. 5

4. METODOLOGÍA ..................................................................................................................................... 6

4.1. Recolección de información .......................................................................................................... 7

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................................. 8

6. DIAGNÓSTICO ..................................................................................................................................... 10

6.1. Análisis de la GEES ..................................................................................................................... 10

6.1.1. Objetivo del análisis del sector ................................................................................................. 12
6.1.2. Búsqueda de la información ..................................................................................................... 13
6.1.3. Análisis e interpretación de la información recolectada ........................................................... 15
6.1.4. Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................. 15
6.1.5. Estructura de la guía ................................................................................................................. 16
6.1.6. Aspectos Generales................................................................................................................... 16
6.1.7. Estudio de Oferta ...................................................................................................................... 16
6.1.8. Estudio de Demanda ................................................................................................................. 17

6.2. Análisis de los EDS ...................................................................................................................... 17

6.2.1. Debilidades frente a la estructura.............................................................................................. 18
6.2.2. Debilidades de la sección aspectos generales ........................................................................... 20
6.2.3. Debilidades de la sección estudio de la oferta .......................................................................... 20
6.2.4. Debilidades de la sección estudio de la demanda ..................................................................... 22

6.3. Entrevistas.................................................................................................................................... 22

7. DISEÑO ................................................................................................................................................. 27

7.1. Recomendaciones......................................................................................................................... 27

8. CONCLUSIONES.................................................................................................................................. 30

9. BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................................... 34

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 1. INTRODUCCIÓN

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, fue creada con
el Decreto Ley 4170 del 03 de noviembre de 2011, dada la necesidad de contar con un
organismo técnico especializado, encargado de impulsar políticas y normas, desarrollar,
implementar y difundir herramientas e instrumentos con el fin de optimizar los recursos del
Estado.

Colombia Compra Eficiente, como ente rector de la contratación estatal, propone iniciativas
encaminadas a apoyar el cumplimiento de los principios del Estatuto General de la
Contratación (Ley 80 de 1993) y demás normas y decretos que lo complementan. Dentro de
estos principios se encuentra el de planeación. Este principio hace referencia a todas las
acciones que debe realizar la entidad estatal de manera previa a adelantar un proceso de
contratación, y cuya finalidad es identificar: i) la necesidad a satisfacer; ii) el mecanismo
adecuado para satisfacerla; iii) el objeto a contratar; iv) el presupuesto y v) el mercado de
acuerdo con la oferta y la demanda y un adecuado uso de los recursos públicos de manera
eficiente y eficaz.

Entre las acciones de la planeación, se encuentra el deber de las entidades estatales de realizar
un “análisis del sector” económico y de los oferentes, reglamentado en el Artículo 2.2.1.1.1.6.
del Decreto 1082 de 2015. El análisis del sector permite conocer el bien o servicio a adquirir
en términos de oferta y demanda, identifica el precio justo a pagar por satisfacer la necesidad
de la entidad, y tiene en cuenta la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional,
técnica y de riesgo. Este documento sirve como base y soporte para los documentos previos
del proceso de contratación. (Duque B. & Vanegas V., 2019)

Por otra parte, en virtud del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, una de las funciones
que tiene Colombia Compra Eficiente es: Desarrollar, implementar y difundir las políticas
públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten las compras
y contratación pública del Estado y promuevan las mejores prácticas, la eficiencia,
transparencia y competitividad del mismo, a fin de que se cumplan los principios y procesos

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generales que deben gobernar la actividad contractual de las entidades públicas. Entre los
instrumentos y herramientas que Colombia Compra Eficiente desarrolla para facilitar y
viabilizar las buenas prácticas en la compra pública, se encuentran la Guía para la
Elaboración de Estudios de Sector - GEES.

La GEES no ha sido actualizada en los últimos años, por lo que resulta necesario revisarla
para incorporar nuevas tendencias y particularidades en el mercado y ajustar de acuerdo con
los requerimientos operativos de las entidades estatales. La GEES debe ser la herramienta
que las entidades estatales puedan consultar para identificar la mejor forma de realizar un
análisis del sector que permita encontrar la mejor forma para contratar el bien o servicio
requerido.

Colombia Compra Eficiente identificó que, a pesar de que las Entidades Estatales están en el
deber de realizar un análisis del sector como parte de sus procesos de contratación, los
Estudios del Sector -EDS, producidos por las mismas no contienen un nivel de análisis que
les permita adelantar una estrategia de compra y tomar decisiones que lleven a la entidad a
generar un mayor valor por dinero en sus procesos de contratación.

Así las cosas, Colombia Compra Eficiente solicitó a este equipo de trabajo, adelantar una
consultoría que identifique las oportunidades de mejora y suministre los insumos necesarios
para actualizar la actual GEES.

2. NECESIDAD

En virtud del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, Colombia Compra Eficiente cuenta
con los mecanismos para desarrollar la materia de compras y contratación pública, creando
instrumentos para la aplicación de normas existentes como guías y manuales.

Los manuales y guías elaborados por la entidad son instrumentos que emiten lineamientos a
las entidades estatales. Sin embargo, estos instrumentos o herramientas quedan en el ámbito
de normas de apoyo y de buenas prácticas para los participantes del Sistema de Compra

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Pública, de donde no se puede derivar obligatoriedad. (Concepto CCE 4201912000007641,
2019)

Estos manuales y guías resultan de gran ayuda para definir criterios técnicos y para que las
entidades estatales materialicen el cumplimiento de los principios del Estatuto General de la
Contratación. Por último, la naturaleza de estas guías requiere de su actualización constante,
al tener en cuenta nuevos desarrollos tecnológicos, necesidades de los usuarios, contextos
nacionales, cambios políticos y/o normativos. Según Colombia Compra Eficiente, la
actualización periódica de estos documentos permitiría ajustarlos “a los cambios en los
mercados, en tecnología y a la demanda de las entidades estatales”.

Entre los lineamientos y documentos de buenas prácticas que ha expedido el órgano rector,
se encuentra la GEES, la cual fue expedida en su primera versión el 27 de diciembre de 2013
y fue actualizada el 05 de marzo de 20171. Esta guía ha buscado apoyar a las entidades
estatales a producir estudios de sector lo suficientemente robustos que les permita adelantar
la estrategia de compra y tomar decisiones basadas en la información recolectada y analizada.

Sin embargo, a pesar de que la GEES fue actualizada por última vez en el año 2017, Colombia
Compra Eficiente no ha adelantado las acciones necesarias para elaborar una nueva versión
que se ajuste a las nuevas realidades del mercado y a las necesidades de las entidades
estatales. En este sentido, Colombia Compra Eficiente requiere contar con un insumo que
identifique las oportunidades de mejora de la actual guía, basado en un análisis de esta y la
indagación de necesidades a entidades estatales. El documento debe identificar
oportunidades de mejoras concretas y será utilizado como insumo para actualizar la GEES.

Por otra parte, La Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico

(EMAE), ha identificado que el comprador público en la actualidad no registra un análisis
robusto en el estudio del sector, mediante revisión aleatoria a la información del Sistema de
Compra Pública. En este sentido, Colombia Compra Eficiente espera que una nueva GEES
ofrezca a las entidades estatales los lineamientos necesarios para llevar a cabo análisis

1
Fechas publicadas en la sección de manuales y guías de la página web de Colombia Compra Eficiente.

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sectoriales que se ajusten a sus necesidades de acuerdo con el alcance y profundidad
requerida para el estudio y el proceso de contratación que se lleva a cabo.

Colombia Compra Eficiente espera recibir un insumo que le entregue información relevante
para actualizar la GEES con lineamentos claros y suficientes que permita a los usuarios
compradores identificar y analizar elementos clave que componen un adecuado ejercicio de
análisis en los estudios de sector, en cumplimiento con el principio de planeación y la
generación de mayor valor por dinero y un adecuado uso de los recursos públicos.

3. OBJETIVOS Y ALCANCE DE CONSULTORÍA

A partir de la necesidad de nuestro cliente2, enfocamos el ejercicio de consultoría en los

siguientes objetivos:

1. Realizar un análisis a los lineamientos de la actual GEES que nos permita

diagnosticar oportunidades de mejora.
2. Realizar una revisión a una muestra de EDS, que nos provea indicios de las
principales debilidades que tiene el comprador público frente al análisis registrado en
este documento comparado con los lineamientos que le entrega la actual GEES.
3. Indagar la percepción de los partícipes de la compra pública / usuarios de la GESS,
mediante entrevistas semi estructuradas con el fin de identificar la aplicabilidad y
utilidad de este instrumento.

El resultado debe entregar las conclusiones y recomendaciones resultantes del diagnóstico

realizado. Así mismo, el trabajo debe incluir recomendaciones útiles, para que Colombia
Compra Eficiente fortalezca y actualice la actual GEES puesta a disposición de las entidades
estatales para la elaboración de estudios de sector.

2
Para efectos de esta consultoría, se entiende que el cliente es, La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra
Eficiente.

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El alcance de este trabajo de consultoría se enfocó en desarrollar los objetivos propuestos
para entregar conclusiones relevantes y recomendaciones útiles a nuestro cliente. El insumo
será utilizado para la puesta en marcha del fortalecimiento y actualización de la GEES.

4. METODOLOGÍA

Para desarrollar los objetivos y el alcance anteriormente descrito, abordamos el trabajo de

consultoría en línea con los conceptos metodológicos Caja de Herramientas: Problem Driven
Iterative Adaptation - PDIA3 y Smart Policy Design & Implementation (SPDI).

Iniciamos el análisis del problema mediante su construcción, deconstrucción y ordenación,

como lo propone el primer paso de la caja de herramientas PDIA. Consideramos que la
correcta definición del problema sería clave, para proponer el desarrollo de la consultoría y
obtener los resultados que se alinean a la necesidad real de nuestro cliente.

Posteriormente desarrollamos la metodología Smart Policy Design & Implementation

(SPDI). Mediante acciones que nos permitan identificar las posibles causas del problema,
nos lleven al diagnóstico y posteriormente el diseño de las recomendaciones.

En cuanto a las etapas de: (i) prueba de solución mediante implementación y evaluación
rigurosa y (ii) refinar la solución basada en seguimiento y retroalimentación continua
(metodología SPDI) serán responsabilidad de Colombia Compra Eficiente, en caso de que
decida acoger y aplicar las recomendaciones que serán producto de esta consultoría. A
continuación, en la siguiente imagen, entregamos un resumen estructurado del desarrollo
metodológico de la consultoría.

3
PDIA: Problem Driven Iterative Adaptation desarrollado por la Universidad de Harvard como un enfoque para desglosar problemas.

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 Imagen 1. Diagrama de metodología para el desarrollo de la consultoría con la metodología se SPDi

Fuente: Elaboración propia.

4.1.Recolección de información

Para el desarrollo de la metodología a través del cumplimiento de los objetivos propuestos,

es necesario disponer de la información que nos provea elementos para realizar un
diagnóstico ajustado al alcance de la consultoría.

Para el primer objetivo, analizar los lineamientos de la actual GEES, obtuvimos la

información en la misma guía. Descompusimos su estructura y los conceptos de este
instrumento de Colombia Compra Eficiente con el fin de interpretar su lógica y los
lineamientos contenidos.

Para el segundo objetivo de Realizar una revisión a EDS, seleccionamos de los datos del
Sistema Electrónico de Compra Pública – SECOP II4, contratos de suministro y contratos de
compra de bienes o servicios realizados entre las vigencias 2019 a 2020. Junto con nuestro
cliente, decidimos seleccionar este tipo de contratos porque consideramos que estos obedecen

4
https://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/conjuntos-de-datos-abiertos

Página 7 de 36
a procesos de contratación comúnmente llevados a cabo por todas las entidades estatales. Así
mismo, buscamos que los objetos de los contratos tuvieran características estándares y
uniformes de manera que todas las entidades lleven a cabo procesos similares de manera
común. Por otra parte, nos abstuvimos de tener en cuenta procesos de contratación con
cuantías altas y bajas, teniendo en cuenta la media de la entidad seleccionada. Lo anterior
teniendo en cuenta que el estudio del sector de un proceso de contratación de bajo valor no
contará con la profundidad y robustes adecuada para nuestro estudio. Por otra parte,
probablemente las entidades destinan un mayor esfuerzo en sus procesos de contratación con
mayor cuantía. Por estas razones decidimos tomar procesos con cuantías promedio para la
entidad.

Para el tercer objetivo, Indagar la percepción de los partícipes de la compra pública /

usuarios de la GESS, diseñamos un formato de entrevista semi estructurada5 (documento
anexo 1), con preguntas que nos lleven a comprender la manera en (i)cómo los usuarios
interpretaban los lineamientos de la GEES, (ii) cómo se alinea con su experiencia y (iii) de
acuerdo con su percepción cuán útil la considera. El primer criterio que tuvimos en cuenta
para seleccionar las entidades fue la categoría y el orden de las entidades. Para esto, buscamos
una entidad de orden nacional, a nivel territorial buscamos una gobernación, una alcaldía
capital de departamento y una alcaldía en un municipio relativamente pequeño. Por último,
buscamos una entidad de orden nacional descentralizada. Para seleccionar la entidad,
contactamos a varias entidades con estas características y concretamos a la que primero nos
aceptó la invitación.

5. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Colombia Compra Eficiente nos manifestó que cuenta con la necesidad de actualizar la
GEES, teniendo en cuenta que esta no ha tenido cambios en los últimos 4 años. Según
Colombia Compra Eficiente, esto ha causado que las entidades estatales no produzcan
estudios del sector robustos.

5
Entrevistas semiestructuradas: entrevista con mayor flexibilidad pues empiezan con una pregunta que se puede adaptar a las respuestas
de los entrevistados. (Troncoso P. & Amaya P., 2017)

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Sin embargo, una vez aplicada la metodología SPDI, nuestro equipo de trabajo identificó que
el problema identificado por Colombia Compra Eficiente, podría no ser la causa de fondo
por la cual las entidades no producen estudios del sector robustos. Teniendo en cuenta que la
definición del problema es clave para el desarrollo de la consultoría, llevamos a cabo una
lluvia de ideas que nos permitió identificar el problema real junto con sus causas. La siguiente
imagen contiene el problema que identificamos, junto con sus causas.

Imagen 2. Resumen de lluvia de ideas, definición de causas del problema central.

El instrumento que entrega lineamientos al

comprador público para atender el cumplimiento
del deber de análisis se encuentra desactualizado

Las personas responsables de coordinar o

Las entidades estatales no están produciendo desarrollar los EDS podrían no estar
análisis robustos en sus estudios del sector interpretando de manera acertada el objetivo del
EDS

La interpretación de la GEES por parte de los

equipos de compra en las entidades estatales

Fuente: Elaboración propia.

De esta forma, el problema inicialmente expresado por Colombia Compra Eficiente se

convierte en una causa del problema en que las entidades estatales no están produciendo
análisis robustos en sus estudios del sector.

A partir de las causas identificadas, planteamos los siguientes cuestionamientos en los que
centraremos el desarrollo de la consultoría:

i. ¿Qué debe contener la GEES para asegurar que los compradores públicos realicen el
análisis necesario, que permita a las entidades contar con la información requerida
para la toma de decisiones y para establecer la estrategia de compra del proceso de
contratación que lleva a cabo?

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 ii. ¿La guía es lo suficientemente clara para que cualquier persona independiente de su
formación pueda comprender el objetivo implícito de este instrumento?
iii. ¿Los EDS contienen principalmente elementos jurídicos descuidando el enfoque de
análisis para la optimización de recursos y desarrollo del valor por dinero con el que
debe contar los documentos de EDS?

6. DIAGNÓSTICO

La etapa de diagnóstico comprende: (i) el análisis de la GEES para identificar posibles

debilidades de concepto, estructura o contenidos, (ii) el análisis a los EDS de Entidades
Estatales de orden nacional y territorial (iii) y entrevistas a los usuarios de la GEES.

Durante cada etapa del diagnóstico, el equipo consultor enfocará su análisis en la

identificación de oportunidades de mejora dirigidas a subsanar estas causas (imagen 3) e
intentar encontrar otras posibles causas que permita a nuestro cliente, comprender la razón
de por qué, ¿Las entidades estatales no están produciendo análisis robustos en sus estudios
del sector?

Sin embargo, teniendo en cuenta que la necesidad principal de Colombia Compra Eficiente
es actualizar la GEES, el diagnóstico para esta consultoría se enfocará en lograr el alcance
planteado la sección 3 de este documento, entregando conclusiones y recomendaciones
producto del análisis de la GEES, el análisis a los EDS y las entrevistas de los usuarios.

Conclusiones y recomendaciones que contribuirán a actualizar el instrumento que entrega

lineamientos al comprador público para atender el deber de análisis del que habla el artículo
de 2.2.1.1.1.6. del Decreto 1082 de 2015.

6.1. Análisis de la GEES

La GEES, contiene la estructura6 descrita en la siguiente imagen:

6
Estructura: Para efectos de este documento, entiéndase por estructura la disposición y orden de las partes, secciones o capítulos dentro
del documento.

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Imagen 3. Esquema estructural de la G-EES-2 de Colombia Compra Eficiente.

Fuente: Elaboración propia.

Para iniciar el análisis, diluimos en partes simples la estructura de la GEES, con el fin de
analizar el documento de manera desarticulada y así poder hilar el contenido que lleve a una
comprensión integral.

Indagamos sobre el conjunto de acciones secuenciales que, a consideración de Colombia

Compra Eficiente, se deben llevar a cabo para construir un detallado análisis del sector, que
resulte útil para la toma de decisiones.

Tomando el sector privado como ejemplo, la metodología más utilizada para llevar a cabo
un estudio de mercado contiene como mínimo las siguientes acciones secuenciales para llevar
a cabo un EDS: i) identificación de un objetivo de análisis; ii) consecución de información
necesaria; iii) análisis e interpretación de la información recolectada; iv) conclusiones y
recomendaciones (BBVA España 2013) que permitan tomar las decisiones necesarias para
continuar con las etapas consecuentes del proceso de adquisición que la entidad pretenda
adelantar.

A continuación, y para iniciar el diagnóstico llevamos a cabo una crítica a juicio de expertos
a la actual GEES y al cumplimiento de esta frente a las acciones secuenciales anteriormente
resaltadas. Por último, finalizamos este paso del diagnóstico analizando su estructura actual.
Las debilidades encontradas en esta parte del análisis deben ser tenidas en cuenta por

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Colombia Compra Eficiente para la estructuración de la nueva GEES y serán utilizadas por
nuestro equipo consultor como base para la definición de las recomendaciones.

6.1.1. Objetivo del análisis del sector

Según los Estudios de la OCDE sobre Gobernanza Pública, el propósito de realizar un análisis
de mercado se centra en interpretar información sobre las características y el comportamiento
de bienes o servicios, o de sectores de la actividad económica. En materia de contratación y
adquisiciones, dicha información ayuda a identificar oportunidades rentables a desarrollar
estrategias para satisfacer las necesidades de compra bajo dos aspectos, (i) interno:
comprendiendo las necesidades de compra y (ii) externo: comprendiendo las soluciones y
capacidad de abastecimiento e identificación de las tendencias del mercado. (OCDE, 2016)

Realizar un análisis del sector sin un objetivo concreto limita el análisis a la mera
identificación de información, puesto que no existe un parámetro contra qué analizarla.

Colombia Compra Eficiente establece en la introducción de la actual GEES que, “La

importancia de realizar este análisis ha sido recalcada en las recomendaciones que la
Organización de Cooperación y de Desarrollo Económicos (OCDE) le ha formulado al
Gobierno Nacional, las cuales constituyen buenas prácticas en materia de promoción de la
competencia en la contratación pública… La presente guía busca ayudar a la Entidad estatal
a cumplir este mandato al ofrecer herramientas para entender el mercado”. Sin embargo,
para el equipo consultor, la guía no presenta claridad frente a el objetivo para el cual es puesta
a disposición, y tampoco es claro el objetivo que las entidades estatales deben perseguir, al
adelantar un análisis del sector.

A pesar de que Colombia Compra Eficiente ha buscado fortalecer el concepto del valor por
dinero dentro del sistema de compras públicas, este concepto no es integrado en la GEES a
profundidad. Consideramos relevante, que un instrumento que emite lineamientos para
cumplir el deber de análisis del que habla el Decreto 1082, incorpore un enfoque multi -
criterio. En este enfoque, además del precio, deben ser consideradas otras dimensiones tales
como: el ciclo de vida, la sostenibilidad y el desempeño social de los bienes y servicios

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(Harper et al., 2018). Con esto, se debe lograr un equilibrio que preceda la decisión de compra
para satisfacer su necesidad.

Es importante resaltar que, el mayor valor por dinero se relaciona con el correcto uso de los
recursos para obtener economía, eficiencia y efectividad (Jackson, 2012). Esto implica,
adicional al costo, tener en cuenta criterios técnicos para asegurar la mejor calidad al menor
costo del producto, obra o servicio a adquirir. Centrar el mayor valor por dinero como
objetivo del análisis, propicia la transparencia, integridad, participación en igualdad de
condiciones y promueve la competencia como efecto secundario.

6.1.2. Búsqueda de la información

Una vez la entidad compradora define el objetivo del análisis del sector, inicia la etapa de
búsqueda de la información. Colombia Compra Eficiente principalmente expone en la GEES,
cómo buscar la información requerida. No obstante, al hacer énfasis en esta sección, la guía
no es clara frente a explicarle al usuario donde podría encontrar la información para cada una
de las secciones y que información debe buscar7. Por otra parte, en los casos que la
información no pueda ser obtenida a través de fuentes oficiales, Colombia Compra Eficiente
debería dar lineamiento en cuanto a los criterios que se deben tener en cuenta para seleccionar
las fuentes de información.

Colombia Compra Eficiente como autoridad experta, y basada en sus competencias,

conocimiento y experiencia debería profundizar en explicar al comprador cómo conseguir
información útil. Por ejemplo, si bien el Sistema de Información y Reporte Empresarial
(SIREM8) anteriormente permitía a los usuarios descargar la base de datos completa, hoy en
día, su utilización es compleja y de difícil acceso. Por otra parte, la GEES no establece el
número de proveedores que debería contener la muestra a analizar, ni cómo obtener este tipo
de muestras, dando a interpretar ligeramente al comprador que más de dos proveedores
podrían ser suficientes para el desarrollo de este análisis.

7
Entiéndase sección de la GEES (i)aspectos generales, (ii) estudio de la oferta y (iii) estudio de la demanda.
8 Sistema de Información y Reporte Empresarial - SIREM de Superintendencia de Sociedades: es un sistema de información y
conocimiento contable, financiero y económico de las empresas comerciales, de los sectores económicos que componen el sector real de la
economía de Colombia y de sus respectivas regiones para la formulación de políticas.

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Información sensible para los proveedores como los costos y los procesos, generalmente no
está disponible o fácilmente accesible por considerarse como secreto comercial empresarial.
Por esta razón, la GEES debería presentar al usuario la manera de conseguir esta información
o en su defecto, que acciones tomar en caso de no encontrarla.

Con el tiempo, el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) ha almacenado

información de compra de adquisiciones desde el año 2014, por lo que para al año 2021
cuenta con la suficiente cantidad de datos que permiten hacer análisis agregados (Zuleta et.
al, 2019) A partir de estos datos, Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de sus
usuarios; diferentes herramientas de consulta de información. En este sentido, es necesario
incluir estas herramientas de consulta que le permitan al comprador realizar el análisis de la
demanda sobre el histórico registrado de manera simple y rápida.

Cada entidad e inclusive cada proceso de contratación cuenta con particularidades e

información específica que debe ser tenida en cuenta. Por ejemplo, entidades territoriales
cuentan con particularidades específicas a sus regiones. Teniendo en cuenta que este tipo de
entidades representan un gran porcentaje en el número de procesos de contratación, un
instrumento que entregue lineamientos para el análisis del sector debería facilitar al
comprador comprender su contexto y situación y adaptarse a sus necesidades. Es de anotar,
que existen variaciones significativas en las dinámicas de un mismo sector en las diferentes
regiones del país. En este sentido, no es prudente recomendar una base de datos genérica
como el SIREM, para el uso de todas las entidades. Por otra parte, los procesos de
contratación también pueden contar con particulares específicas según la categoría del gasto
a la cual pertenezcan. La profundidad de análisis que debe llevar un estudio del sector para
la contratación de una persona natural no es la misma de la que llevaría contratar una obra de
infraestructura o un servicio tecnológico. De esta forma, Colombia Compra eficiente debe
tener en cuenta estas particularidades que pueden diferenciar un estudio de sector del otro y
así mismo permitir flexibilidad en su implementación.

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Por último, a pesar de que la GEES recomienda revisar información de compras del sector
privado, esta no entrega lineamientos en cuanto a cómo, qué y dónde consultarla, y deja al
usuario recomendaciones inconclusas o sin alternativas de búsqueda.

6.1.3. Análisis e interpretación de la información recolectada

Una vez recolectada la información necesaria para desarrollar el análisis del sector, la entidad
debe analizarla en función del objetivo planteado. El análisis de la información debe incluir
técnicas cuantitativas y cualitativas. El Anexo 1 de la GEES, contiene herramientas de
análisis estadístico como el uso del promedio, mediana, media y desviación estándar. Sin
embargo, no resulta obvio para el lector identificar cuál de estas herramientas utilizar para
cada uno de los casos que puedan presentar.

El análisis y la interpretación de la información, es primordial para evitar que esta sea

plasmada de manera mecánica. A pesar de su importancia, la GEES no es clara frente a los
aspectos que se deben analizar y que conduzcan al comprador a una consiente toma de
decisiones. El usuario de la GEES podría interpretar que solo la acción de seguir las
instrucciones con referencia a la consecución de la información necesaria podría ser
suficiente. Sin embargo, la guía no entrega lineamientos concretos frente a producir un
análisis integral, que conecte los aspectos del mercado con el proceso de contratación que
está adelantando.

Así las cosas, no es ilógico pensar que, una de las razones por la cual las entidades estatales
no producen un documento de EDS robusto, obedece a la ausencia de lineamientos que
direccionen la comprensión y análisis de la información. En este sentido, la interpretación de
un documento de EDS, que sustente un proceso contractual, por parte de cualquier lector
podría ser ambigua, sin que necesariamente se configure un evento de corrupción.

6.1.4. Conclusiones y recomendaciones

Se entiende que un análisis del sector debe incluir conclusiones y decisiones con respecto a
cómo continuar con la estructuración del proceso de contratación a partir de la información
analizada. Estas conclusiones podrán tener efecto en la forma que la entidad históricamente

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ha realizado la contratación e inclusive modificar las especificaciones técnicas con las que se
contaba previo a realizar el análisis del sector. De esta forma, el EDS se convierte en el punto
de partida para estructurar un proceso de contratación y deja de ser visto como el documento
justificativo para condiciones establecidas de manera previa y sin soporte.

6.1.5. Estructura de la guía

Para concluir con esta etapa del diagnóstico, procedimos a analizar la estructura inicial de la
GEES. A continuación, describimos las debilidades detectadas en cada una de las secciones
del documento:

6.1.6. Aspectos Generales

En la sección de aspectos generales, se evidencia una confusión o delimitación difusa entre:
lo que debe comprender esta sección y lo que debería ser investigado bajo análisis de la
oferta, teniendo en cuenta el propósito de esta sección en la GEES, el análisis económico en
este apartado debería centrarse en las variables macroeconómicas que puedan influir en el
mercado y la adquisición del bien o servicio. En consecuencia, debería explicarse que los
productos y servicios ofrecidos, las ventas, y cadena de producción y distribución del sector
deberían ser investigados bajo el análisis de la oferta.

Así mismo, Colombia Compra Eficiente actualmente invita a las entidades a incluir bajo
aspectos generales, las condiciones técnicas de los productos. Sin embargo, esta información
debe ser identificada por los compradores públicos, una vez inician un análisis detallado de
la oferta. Es durante el análisis de oferta que se puede determinar quién ofrece los productos,
cuales ofrece y cómo los ofrece.

Por último, la guía sugiere estudiar aspectos como ambientales, políticos y sociales, pero no
es claro que información debería tenerse en cuenta dentro de estos análisis y con qué fin.

6.1.7. Estudio de Oferta

Es necesario que las Entidades Estatales tengan claro que toda la información del sector; las
empresas y los productos deberían ser analizados dentro de esta sección. La guía sugiere

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determinar las cadenas de producción y suministro bajo esta sección, pero no establece un
modelo para su identificación.

Por otra parte, durante el estudio de la oferta, los compradores públicos, deberían investigar
si existen productos o sustitutos que se ajusten mejor a sus necesidades. Si bien la entidad ha
tenido una forma histórica de suplir su necesidad, con una determinada especificación
técnica, el análisis del sector podría llevar al comprador, a cambiar la forma de adquirir el
bien, producto o servicio que satisfaga mejor su necesidad. Para este fin, es necesario que la
guía informe al usuario que la necesidad y la especificación técnica inicial puede variar una
vez culmine el ejercicio de análisis del sector.

El precio del mercado es uno de los aspectos más complejos y determinantes dentro del
análisis del sector. Los precios y cotizaciones recolectados son la base para establecer el valor
estimado del proceso de contratación, determinar la forma de promover la competencia,
identificar posibles sobrefacturaciones y precios artificialmente bajos. Sin embargo, la
GEES, no va más allá de recomendar la obtención de precios de referencia por medio de
cotizaciones y solicitudes de información. Por esta razón, no promueve identificar la manera
en la que se puede promover la transparencia de las cotizaciones, la información que ésta
debería incluir, el número de cotizaciones suficientes. Por otra parte, no imparte una
recomendación frente a cómo debería proceder en los casos en que no se reciban cotizaciones
o que las cotizaciones recibidas se consideren insuficientes.

6.1.8. Estudio de Demanda

Es necesario que la GEES explique al usuario la relevancia de analizar la información
histórica de compras tanto de su propia entidad como de entidades externas y cómo
interpretarla dentro del proceso de contratación.

6.2. Análisis de los EDS

Para esta etapa del diagnóstico, seleccionamos algunos EDS, de acuerdo con la metodología
descrita en la sección 4.1. de este documento, conforme a la siguiente tabla.

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Tabla 1. EDS evaluados por el equipo consultor.

ENTIDAD OBJETO FECHA

Garantizar el complemento a la canasta básica educativa establecida por
Alcaldía de Cúcuta el MEN mediante en la ejecución del proyecto de agentes educativos
Secretaría de para garantizar la vinculación de personal de apoyo administrativo y 23/03/2020
Educación servicio integral de aseo de las instituciones educativas oficiales del
municipio de San José de Cúcuta.
Alcaldía de Cúcuta Adquisición de insumos, materias primas, maquinaria, equipos para
Secretaria de Garantizar asistencia integral a las víctimas del conflicto armado
Posconflicto y Dentro del proyecto “fortalecimiento de los medios de vida Colectivos 10/2021
Cultura de para la población víctima del conflicto armado en el
Paz Municipio de Cúcuta”
Gobernación del Adquisición de cuarenta (40) motocicletas y veinte (20) cuatrimotos,
Cesar con sus respectivos accesorios y elementos de seguridad, para el
04/2021
Secretaria de fortalecimiento operacional del ejército nacional en el marco de la
Gobierno seguridad y convivencia ciudadana del departamento del Cesar”.
ICBF Regional Suministro de almuerzos para los servidores públicos que laboran en las
04/2019
Santander instalaciones de la sede regional del ICBF Santander
Ministerio de Adquisición dispositivos (hardware y software) para la actualización de
22/08/2019
Educación la seguridad perimetral del Ministerio
9
Fuente: Datos abiertos de SECOP II

Para desarrollar un análisis uniforme de los EDS seleccionados, diseñamos una lista de
chequeo10 a partir de la GEES. Esta lista de chequeo es incluida como anexo al presente
documento.

A continuación, se describen los principales resultados, con respecto a las oportunidades de

mejora encontradas para cada componente analizado. Los resultados señalan las debilidades
encontradas frente a: i) la estructura del documento, ii) el cumplimiento de los aspectos
generales, iii) el cumplimiento frente al estudio de la oferta, iv) el cumplimiento frente al
estudio de la demanda. Algunos de estos resultados refuerzan el análisis realizado a la GEES
por nuestro equipo, por lo que valida las oportunidades de mejora encontradas anterior mente.
Por otro lado, algunos otros de los resultados validan las dos últimas causas que encontramos
al realizar la identificación del problema.

6.2.1. Debilidades frente a la estructura

Una vez revisada la estructura y el contenido de los EDS, encontramos que en 3 de los 5 EDS
evaluados, relacionan información general del mercado y del producto o servicio, sin

9
https://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/conjuntos-de-datos-abiertos

10
Lista de chequeo: Formato de control, creado para registrar actividades repetitivas y controlar el cumplimiento de una serie de
requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. (Anexo 1).

Página 18 de 36
embargo, no muestran un análisis propio (correspondiente al criterio de la entidad estatal)
que se asocie con el objetivo de la necesidad. En consecuencia, los documentos analizados
nos hicieron pensar que el responsable no tenía claridad del objetivo particular de la
necesidad o no sabía cómo relacionar la información del mercado con el bien o servicio a
adquirir. Así mismo, nos llamó la atención que los documentos analizados relacionan la
autoría de estos únicamente a profesionales en derecho, sin que se evidencie la autoría de
otros profesionales o competencias en caso de que los hubiese. Teniendo en cuenta que llevar
a cabo un análisis del sector no es la especialidad de un abogado, esto nos confirma nuestra
segunda causa planteada al problema. Dado que las personas responsables de coordinar o
desarrollar los EDS pueden no interpretar de manera acertada el objetivo del EDS y en
consecuencia dan un enfoque más jurídico al documento.

Lo anterior es soportado por los Estudios de la OCDE11 sobre Gobernanza Pública realizado
en México en 2016, que reveló que son las unidades de contratación, quienes llevan a cabo
investigación de mercado con mayor frecuencia, incluso algunas de las oficinas entrevistadas
en este estudio manifestaron que no desean realizar estas investigaciones porque consideran
que no saben hacerlo.

En los países OCDE hay una tendencia creciente a encomendar la investigación de mercado
a gerentes de categoría, quienes están familiarizados con categorías específicas de productos
o servicios y ciertos sectores de la actividad económica. Los especialistas en contratación y
adquisiciones, que incluyen al personal de asuntos jurídicos, a menudo se involucran después
de la investigación del mercado, trabajando con los gerentes de categoría en el diseño de la
estrategia y supervisión del proceso. (OCDE, 2016)

El instituto evaluado en México por la OCDE indicó, que el número y la complejidad de

normas y procedimiento que rigen la investigación de mercado, junto con la falta de
conocimiento, capacitación o una responsabilidad claramente definida para efectuar dicha
investigación. Los había hecho considerarla una carga administrativa, más que una actividad
estratégica de inteligencia. Los funcionarios se centran en seguir el procedimiento y en no

11 OCDE: Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico. https://doi.org/10.1787/9789264250055-es

Página 19 de 36
infringir los reglamentos en vez de identificar las mejores soluciones de suministro. En
particular, muchas de las oficinas estudiadas por la OCDE dijeron no estar seguros de los
beneficios de la investigación de mercado y la percibían como un prerrequisito formal del
procedimiento de contratación. (OCDE, 2016)

En cuanto a la estructura de los documentos, encontramos que, aunque la guía planee un

esquema, no necesariamente las entidades se alinean a este o desarrollan una estructura lógica
que permita su comprensión. Esto debe ser revisado por Colombia Compra Eficiente, ya que
contar con una GEES actualizada no necesariamente llevará a que las Entidades Estatales
produzcan EDS útiles y aptos para la toma de decisiones.

6.2.2. Debilidades de la sección aspectos generales

Con relación a la revisión de los aspectos generales del mercado del producto, bien, obra o
servicio; encontramos que en 4 de los 5 EDS analizados, no incluyen análisis de la cadena de
producción y distribución, cambios tecnológicos, amplitud de oferta de características de los
productos y especificaciones de calidad y condiciones especiales para la entrega.

Con relación a la identificación de la regulación aplicable a proceso de contratación,

encontramos que en 3 de los 5 casos analizados; en los EDS se evidencian normas generales
del mercado y el sector. Lo anterior sin especificar o diferenciar aquella regulación que
influye en el mercado del bien, obra o servicio de la que regula la actividad de los proveedores
y/o compradores de manera particular. Esto denota un débil análisis del impacto de la
regulación sobre el objetivo de la necesidad.

En ninguno de los casos, se evidencia que el EDS establezca contextos ambientales, políticos,
sociales, económicos o culturales.

6.2.3. Debilidades de la sección estudio de la oferta

Con respecto a la información acerca de quien vende, en 3 de los 5 EDS evaluados, se
encontró que las entidades no identifican el número de oferentes indicado para estudiar el
poder de negociación de los proveedores. Este poder está relacionado con el número de

Página 20 de 36
competidores presentes en el mercado y las participaciones de cada uno en el mercado. Los
estudios se limitaron a estudiar de 3 a 5 cotizaciones sin justificación alguna de porqué
considerar únicamente este número de ofertas. Si bien se identifica una dificultad frente a la
entrega de esta información por parte de los proveedores, en los EDS no se identifica la
gestión adelantada para esta revisión.

En este sentido, en 3 de los 5 EDS analizados, encontramos que no relacionan o identifican

las cotizaciones o la información utilizadas para definir el precio de la adquisición, así como
tampoco sustentan el criterio estadístico utilizado para esta definición. Así mismo, no se
identificó en el análisis del estudio de la oferta; las medidas, estrategias o criterios que
permita conocer la actuación de la entidad frente a la identificación de precios elevados en la
información de precios de los proveedores.

Así mismo, en 4 de los 5 EDS analizados, no fue posible evidenciar identificación de posibles
riesgos asociados a colusión asociados al objeto de la necesidad y tampoco se identificó por
parte de la entidad que esta situación llegase si quiera a considerarse.

Con relación a la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios,

en ninguno de los EDS analizados se pudo evidenciar que se realizara un análisis de
productos, bienes y/o servicios sustitutos o similares que también puedan suplir la necesidad.

Con relación a la logística asociada al objeto del contrato, es decir, la coordinación y

planeación de diferentes actividades para que un bien, obra o servicio llegue a un usuario
final en el tiempo y de forma adecuada, en ninguno de los casos evaluados evidenciamos este
aspecto.

En cuanto a la solicitud de información a los proveedores, en 4 de los 5 EDS analizados, no

se pudo evidenciar información suficiente para determinar que la entidad define qué
información, cuándo, por qué medio y a quién la solicitará. Lo anterior con el fin de promover
una participación uniforme del mayor número posible de interesados.

Página 21 de 36
 6.2.4. Debilidades de la sección estudio de la demanda
En cuanto al análisis de la demanda, en 4 de los 5 los EDS analizados, encontramos que la
información de la demanda se enfoca en extractos de información de datos abiertos del
SECOP, sin que sea analizado el comportamiento de las adquisiciones y tampoco demuestra
una alineación con el objetivo del EDS.

Finalmente, en la mayoría de los EDS analizados, encontramos que los profesionales que
estructuran estos documentos no comprenden la diferencia entre el análisis de la oferta y el
análisis la demanda. En esta sección, relacionan información de uno o del otro, sin que esta
contenga un análisis que le permita generar conclusiones relevantes de uno o el otro.

6.3. Entrevistas

Para finalizar la etapa de diagnóstico, procedimos a entrevistar a usuarios de la GEES para

obtener la perspectiva y experiencia de los servidores públicos y colaboradores frente a esta
guía en el momento de elaborar un análisis del sector. (La selección de los entrevistados se
describe en la sección 4.1 de este documento).

Los resultados de estas entrevistas los definiremos como “hallazgos”, los cuales serán
soportados por las citas textuales de los entrevistados. La confidencialidad de los
entrevistados se mantendrá por solicitud expresa realizada por los mismos. Estos hallazgos
serán utilizados por nuestro equipo para reforzar nuestro análisis. Así mismo, servirán como
base para dar recomendaciones a Colombia Compra Eficientes que no necesariamente sirven
como oportunidades de mejora para la actualización de la guía, pero si resuelven el problema
central identificado por nuestro equipo. En este sentido, estas recomendaciones adicionales
ayudarán a Colombia Compra Eficiente a solucionar el problema en el cual las entidades
estatales no están produciendo análisis robustos en sus estudios del sector. Las entrevistas
nos permitieron evidenciar tres hallazgos que podrían sugerir oportunidades de mejora con
respecto a: i) que la guía debe permitir flexibilidad en su aplicación; ii) la necesidad que la
guía contenga una sección de roles y responsabilidades dentro de la elaboración del análisis
del sector; y iii) oportunidades de mejora frente a la estructura del contenido de la guía.

Página 22 de 36
Hallazgo 1.
El primer hallazgo nos permitió concluir que la GEES debe permitir flexibilidad en su
aplicación y apropiación a las entidades estatales. Esta conclusión fue resultado de algunas
críticas realizadas por los entrevistados, a los documentos tipo12 (DT) elaborados por
Colombia Compra Eficiente. Los entrevistados compararon los lineamientos de la GEES con
este instrumento para licitación de obra pública. Así mismo resaltaron que, aunque la
naturaleza y propósito entre una herramienta y otra sean diferentes, en ambos casos impide
a las entidades corregir particularidades específicas a su región o sector. Evidencia de este
hallazgo se podría citar en las consideraciones de uno de los entrevistados, quien manifestó:
“los pliegos tipo te permite que una empresa de papel que no ha hecho una sola obra, pero
tiene un discapacitado, tiene una madre cabeza familia, tienes una persona indígena, tienes
una persona afro, se ganan un proceso de una vía sin tener 1 km construido, se ganan un
proceso de una vía sin nada solamente teniendo un buen equipo detrás del computador
ganándose los procesos, lo que ha llevado a que existan en el país miles de incumplimientos
y que las aseguradoras no le quieran vender pólizas ni a las entidades territoriales ni a los
contratistas”. (Entrevista confidencial, 2021)

En este sentido, concluimos que a pesar de contar con “buenas intenciones”, la inflexibilidad
de las guías y lineamientos deja expuesta a las entidades a incurrir en prácticas que vayan en
contra de los principios de la contratación pública. En este sentido, es necesario que la guía
explique la autonomía con la que cuentan las entidades en el momento de construir los EDS,
para que se ajuste con el contexto de las necesidades específicas de las entidades y la
magnitud de los procesos entre otros.

Hallazgo 2.
Como segundo hallazgo, a pesar de no estar relacionado directamente con la estructura y
contenido de la actual guía, los entrevistados resaltaron que uno de los factores que afecta la

12
Documentos Tipo: Son los documentos adoptados por el Gobierno Nacional que incluyen las condiciones habilitantes, factores técnicos,
económicos y otros factores de escogencia de carácter obligatorio para las Entidades Estatales sometidas al régimen general de contratación
pública respecto de un tipo de contrato determinado. https://www.colombiacompra.gov.co/conoce-mas-de-documento-tipo

Página 23 de 36
elaboración de los EDS es que en la GEES no se definen roles, capacidades, competencias y
responsabilidades del equipo involucrado en la construcción del análisis del sector.

La constante necesidad de los entrevistados de comprender la delimitación de las funciones

entre las personas que participan en la construcción de los EDS evidencia parte del problema.
Por otra parte, quienes participan en dicha construcción, tienen profesiones distintas entre sí
y no necesariamente tienen algún tipo de formación especializadas en la construcción del
análisis del sector. Por ejemplo, un entrevistado nos manifiesta que: “… hay muchas
entidades en las que las compras son muy específicas y si se va a comprar un tema que
requiere de un conocimiento técnico tan especial como una vacuna, son temas tan técnicos
que de verdad debes tener el apoyo de un médico o epidemiólogo y la persona que sabe hacer
los estudios previos y los estudios de sector”. (Entrevista confidencial, 2021)

En este sentido, consideramos que el análisis a partir del cual se construye el documento de
EDS, debe ser resultado de un trabajo en equipo. Delimitar las funciones podría desencadenar
una consecuencia no deseada, como que las tareas se operativicen y se pierda el propósito de
análisis integral que constituye el proceso contractual. Consideramos que la GEES debería
ser fácilmente interpretada y comprendida por cualquier persona, independiente de su
profesión o contexto.

Uno de los entrevistados manifestó que los análisis del sector son construidos por varias
personas en algunos de los casos. Como lo mencionamos anteriormente, este trabajo debe ser
el resultado de un análisis en equipo, asegurando integrar visiones y conceptos desde
competencias y capacidades diferentes. Sin embargo, consideramos necesario que sea una
persona que se responsabilice de consolidar el análisis y la interpretación de la información.
De esta manera, se garantizará producir recomendaciones útiles para la toma de decisiones y
la búsqueda del mayor valor por dinero del proceso de contratación.

Por otra parte, en repetidas entrevistas, pudimos evidenciar que los abogados son
principalmente quienes intervienen y son responsables de la construcción de los EDS. Los
entrevistados nos dieron a entender que, la aversión al riesgo administrativo o de función

Página 24 de 36
pública, de la que son conscientes los abogados, llevan a restar importancia a los demás
objetivos que persigue el análisis del sector. Para los abogados, prima la perspectiva legal a
la técnica. Aunque comprenden la importancia de los EDS, en ocasiones obvian datos
financieros o de contexto, relevante que lleva a minimizar la necesidad de analizar la
información de manera integral. Como evidencia de lo anterior, citamos la siguiente
afirmación: “muchas veces creen que los abogados son los únicos que tienen el mando y son
los que determinan qué hacer y qué no hacer, entonces como que a los hacen el análisis del
sector no lo toman muy en cuenta. Hacen muchas veces cosas que no deben, y vienen los
errores y las equivocaciones y los ayayay, como ejemplo ponen hoy indicadores financieros
de liquidez y demás como ellos creen o como ellos lo tenían en su plantilla y se les olvidó
revisar el documento que yo les hago”. (Entrevista confidencial de un administrador, 2021)

A partir de las afirmaciones realizadas en las entrevistas, concluimos que los análisis del
sector actualmente se estructuran para cumplir un requisito normativo, pero no son utilizados
para la toma de decisiones de una adquisición. Esto nos lleva a pensar que la mera
actualización de la GEES no llevará a que Colombia Compra Eficiente cumpla su objetivo
principal. Teniendo en cuenta que los resultados del análisis influyen en diferentes etapas del
proceso13 contractual, consideramos que la guía podría incluir una sección con las
capacidades y habilidades de los equipos que se encargan de estructurar el análisis de sector.
Entender el talento humano encargado de llevar a cabo estos análisis, podrá llevar a que la
nueva GEES sea acogida y utilizada por sus usuarios.

Lo anterior es un problema que afecta a los gobiernos de América Latina. De hecho, el

personal de una entidad internacional le mencionó a la OCDE que “el número y la
complejidad de normas y procedimientos que rigen la investigación de mercado – junto con
la falta de conocimiento, capacitación… los había hecho considerarla una carga
administrativa, más que una actividad estratégica de inteligencia. Los funcionarios se centran
en seguir el procedimiento y no infringir los reglamentos en vez de identificar las mejores
soluciones de suministro. En particular, muchas delegaciones dijeron no estar seguras de los

13 Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo

Página 25 de 36
beneficios de la investigación de mercado y la percibían sólo como un prerrequisito formal
del procedimiento de contratación. (OCDE, 2016)

Queremos destacar que las personas entrevistadas, resaltan el riesgo de ser un servidor
público. De hecho, algunas de las personas entrevistadas ya habían sido investigadas o
contaban con procesos disciplinarios en curso. Algunas de estas personas consideran que al
desempeñar el cargo y comenzar a elaborar los análisis del sector, no tenían claro el alcance
de su rol y el propósito de los EDS. Por esta razón consideran que el estricto cumplimiento
de las recomendaciones de la actual guía no resulta suficiente para cumplir con las exigencias
de los entes de control.

Por último, los entrevistados estuvieron de acuerdo en recomendar que, ya que esta guía
emite lineamientos de análisis que conducen a la ejecución de recursos públicos, debería
incluir una breve descripción de las implicaciones legales, fiscales y disciplinarias que
desencadenaría un ejercicio incompleto o no adecuado en los EDS.

Hallazgo 3.
Las entrevistas realizadas nos permitieron identificar oportunidades de mejora para la
actualización de la guía. Por ejemplo, los entrevistados nos manifestaron que no es claro a
que fuentes de información deben acudir para cumplir cada uno de los requisitos, y se
dificulta aún más cuando la contratación se realiza en territorio. Por otra parte, los usuarios
de la guía actualmente acomodan las herramientas estadísticas para justificar criterios
previamente establecidos por la entidad. Por esta razón, consideramos que la guía debería
entregar criterios mediante los cuales las entidades puedan identificar la mejor herramienta
estadística a utilizar según sus necesidades. Algunos entrevistados mencionaron que; a pesar
de tener una buena intención, algunas secciones como los aspectos generales, en la práctica
se convierten en “relleno” y no son utilizados para analizar la información recolectada.
(Entrevista confidencial, 2021)

Página 26 de 36
 7. DISEÑO

Esta etapa de la consultoría busca impartir recomendaciones basada en la evidencia

encontrada durante el análisis de la GEES, los diferentes EDS analizados, las entrevistas
llevadas a cabo y apoyándose en las prácticas comúnmente utilizadas internacionalmente.

7.1.Recomendaciones

A partir de las oportunidades de mejora y soluciones encontradas durante los análisis y

oportunidades identificada en cada etapa de diagnóstico. A continuación, consolidamos las
recomendaciones que ponemos a disposición de Colombia Compra Eficiente para mejorar el
instrumento GEES, el cual guía la construcción de los EDS.

1. Deber de análisis: uno de los propósitos de la actual GEES es ayudar a las entidades
estatales a cumplir con el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, que
establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado
relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial,
financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. En este sentido,
recomendamos que en cada sección se describa, si la perspectiva que se está
analizando corresponde a la legal, comercial, (etc.). Así mismo, recomendamos
referenciar el instrumento que ofrece lineamientos para el análisis de riesgo. Lo
anterior teniendo en cuenta que la GEES no contribuye al análisis del riesgo.

2. Marco lógico: Teniendo en cuenta que la actual guía únicamente incentiva la

búsqueda de la información, recomendamos que la GEES lleve un marco lógico con
las siguientes acciones secuenciales: i) identificación del objetivo; ii) recolección de
información; iii) análisis e interpretación de la información; y iv) conclusiones. Este
conjunto de actividades secuenciales debe permitir intuir una relación causal y
congruente en cada sección, que permita obtener conclusiones determinantes para
tomar decisiones que lleven a una adecuada planeación y estrategia en la construcción
del proceso de contratación.

Página 27 de 36
 3. Alcance de cada sección14: una de las debilidades identificadas en el análisis
estructural de la GEES se enfocó en que las secciones mezclan elementos de otras,
sin que quede claro en cuál de las secciones debe ser analizada. Por otra parte,
encontramos que algunas secciones invitan a incluir elementos que no hacían parte
de esa sección en particular. Por ejemplo, el análisis económico de la sección de
aspectos generales induce al usuario a incluir productos, servicios, ventas y cadenas
de suministro. Estos elementos deberían estar incluidos en la sección de análisis de la
oferta. Recomendamos contextualizar al usuario en cada sección, situándolo en el
alcance, de manera que éste comprenda -para qué- está construyendo esta parte del
análisis. Se sugiere usar elementos de caracterización de procesos, identificando en
cada paso / sección cuales son los insumos, que salida está generando con la
construcción y como esta salida aporta información útil para el proceso de
contratación.

4. Contexto territorial: La guía es apropiada por usuarios de entidades de orden

nacional, así como territorial. Esto implica incluir elementos que incentiven la
comprensión y análisis entre la diferencia de comprar en una ciudad capital o
municipio alejado y cómo manejar las situaciones en las que la información local no
se encuentre fácilmente disponible. Recomendamos incluir variables de contexto a
analizar, tales como, ubicación geográfica, transporte, cadenas de suministro, cultura,
e idiomas entre otros.

5. Lenguaje claro: Uno de los aspectos más señalados en las entrevistas, hace
referencia a la multidisciplinariedad de los equipos que construyen los EDS. Por esta
razón y para asegurar la utilidad de la guía, recomendamos incluir elementos y

14
Entiéndase sección de la GEES (i)aspectos generales, (ii) estudio de la oferta y (iii) estudio de la demanda.

Página 28 de 36
 técnicas de la política de lenguaje claro15 e incluir herramientas visuales que faciliten
su comprensión (design thinking16).

6. Filosofía de los EDS: A partir del incontable esfuerzo de Colombia Compra Eficiente
por incorporar prácticas de buen gobierno y optimización de los recursos del Estado,
recomendamos, hacer intrínseco y aplicable el concepto de valor por dinero en la
construcción de los EDS. La mayoría de entrevistados no pudo explicar dicho
concepto, por lo que su inclusión en la guía asegurará su compresión por parte de los
usuarios.

7. Análisis de datos e integración de herramientas de Colombia Compra Eficiente:

Una vez analizada la GEES, y de acuerdo con la información cualitativa recopilada a
través de las entrevistas, se hizo evidente que este documento no incluye las
herramientas de análisis de oferta y análisis de demanda17 que la agencia de
contratación pública a puesto a disposición para tal fin.

Por otra parte, Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición instructivos de

acceso a la información de datos abiertos de SECOP18, que permiten al usuario,
obtener información de análisis conducente de la etapa de planeación de la
contratación, por tanto, recomendamos integrar instructivos de este tipo, que le
permitan al usuario desarrollar y gestionar sus capacidades de manera integral.

8. Capacidades y responsabilidades: Uno de los aspectos más señalado por el grupo

de entrevistados, hace referencia, a los procesos de responsabilidad fiscal y
disciplinaria a los que se han sometido por no comprender el alcance de las funciones
y responsabilidades en la construcción de los análisis de sector. Por esta razón,

15
CONPES 3785 de 2013 define Lenguaje Claro como una de las prioridades de la Administración, ya que reduce el uso de intermediarios,
aumenta la eficiencia en la gestión de las solicitudes de los ciudadanos, promueve la transparencia y el acceso a la información, facilita el
control y la participación ciudadana y fomenta la inclusión social para grupos con discapacidad.
16
Design thinking método para generar ideas innovadoras que centra su eficacia en entender y dar solución a las necesidades reales de los
usuarios.
17
Herramientas de análisis de oferta y demanda:
https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiZTJhMmZkNTgtYTlkNC00NmEzLWI1NmUtYjc1ZTM4ZTE3MTVjIiwidCI6IjdiMDkwNDFl
LTI0NTEtNDlkMC04Y2IxLTc5ZDVlM2Q4YzFiZSIsImMiOjR9
18
Instructivos datos abiertos CCE: https://www.youtube.com/watch?v=Exx8xPB969E

Página 29 de 36
 recomendamos exponer en la GEES las responsabilidades de los servidores públicos
que intervienen en la construcción de los EDS, así como las capacidades con las que
deben contar los miembros del equipo.

9. Flexibilidad en la aplicación de la guía para construcción de estudios de sector

de acuerdo con las necesidades específicas de la entidad: teniendo en cuenta que
cada entidad y proceso de contratación puede tener particularidades propias, es
necesario que la guía resalte la flexibilidad que tienen sus usuarios para elaborar EDS
de acuerdo con las necesidades específicas que puedan tener. Esto asegurará que las
entidades estatales puedan ajustar sus EDS de acuerdo con su naturaleza, su ubicación
geográfica e inclusive a la categoría del gasto del proceso de contratación que esta
piensa llevar a cabo.

8. CONCLUSIONES

Imagen 4. Resumen de lluvia de ideas, definición de causas del problema central.

El instrumento que entrega lineamientos al

comprador público para atender el cumplimiento
del deber de análisis se encuentra desactualizado

Las personas responsables de coordinar o

Las entidades estatales no están produciendo desarrollar los EDS podrían no estar
análisis robustos en sus estudios del sector interpretando de manera acertada el objetivo del
EDS

La interpretación de la GEES por parte de los

equipos de compra en las entidades estatales

Fuente: Elaboración propia.

En conclusión, a pesar de que Colombia Compra Eficiente inicialmente planteó como

problema la desactualización de su GEES, el ejercicio llevado a cabo por nuestro equipo nos
permitió identificar que este planteamiento correspondía realmente a una de las causas del
problema. Identificamos que el problema de fondo es que las entidades estatales no están

Página 30 de 36
produciendo análisis robustos en sus estudios del sector. A pesar de que el desarrollo de
nuestro trabajo de consultoría identificó oportunidades de mejora a la GEES, tal como lo
solicitó nuestro cliente, identificamos recomendaciones no relacionadas directamente con la
actualización de la guía. Sin embargo, de ser acogidas, estas recomendaciones ayudarán a
Colombia Compra Eficiente a asegurar que las entidades estatales produzcan análisis
robustos en sus estudios del sector. El diagnóstico que realizamos nos permitió identificar
que una mera actualización de la guía no asegurará que las entidades mejoren sus estudios
del sector.

A partir del diagnóstico realizado por nuestro equipo, y las recomendaciones resultantes,
concluimos nuestra consultoría respondiendo a las preguntas planteadas por nosotros para
identificar el problema de nuestro cliente.

i. ¿Qué debe contener la GEES para asegurar que los compradores públicos realicen
el análisis necesario, que permita a las entidades contar con la información
requerida para la toma de decisiones y para establecer la estrategia de compra del
proceso de contratación que lleva a cabo?

De acuerdo con los resultados obtenidos a través de las entrevistas y el análisis realizado a la
GEES y los estudios de sector, podemos concluir que, aunque la GEES entrega elementos
conceptuales y herramientas que propician la búsqueda de información, esta cuenta con una
ausencia de acciones secuenciales que permitan al usuario procesar la información
recopilada, analizarla e interpretarla.

Evidenciamos que los usuarios de la GEES no relacionan los EDS con el deber de análisis y
con obtener un insumo que les permita tomar decisiones informadas para adelantar procesos
de contratación, y satisfacer la necesidad. Lo anterior hace que el EDS pierda su propósito.
Por el contrario, encontramos que el EDS es visto como un documento justificativo para una
adquisición, sin que este refleje una conclusión contundente e integradora de la información
que este documento recopila.

Página 31 de 36
En este sentido, nuestra segunda recomendación sugiere a Colombia Compra Eficiente
implementar un marco lógico en su GEES por medio de la cual los usuarios puedan llevar a
cabo la búsqueda, análisis e interpretación de la información. Por otra parte, mejorar el
contenido de la guía no resulta suficiente para asegurar su uso. En este sentido, nuestra octava
recomendación sugiere incluir las responsabilidades que tienen los servidores públicos al
desarrollar este documento.

ii. ¿La guía es lo suficientemente clara para que cualquier persona independiente
de su formación pueda comprender el objetivo implícito de este instrumento?

Los entrevistados resaltaron la necesidad de una multidisciplinariedad en la construcción de

un EDS, en procesos con necesidades específicas, altamente especializadas, técnicas y/o
tecnológicas. Lo anterior hace necesario que la GEES sea construida con un lenguaje sencillo
y que promueva la obtención de un EDS que integre las perspectivas del deber de análisis
(legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo) desde un
objetivo que integre el concepto del valor por dinero y permita la toma de decisiones
necesarias para llevar a cabo el proceso de contratación. En este sentido, las consideraciones
más relevantes, hicieron énfasis en la visión legalista y jurídica. En este sentido, la GEES
debe contener un lenguaje que pueda ser entendido por personas que sean ajenas a la
construcción de estudios del sector.

iii. ¿Los EDS contienen principalmente elementos jurídicos descuidando el enfoque

de análisis para la optimización de recursos y desarrollo del valor por dinero con
el que debe contar los documentos de EDS?

La conclusión antes descrita, no es diferente a lo evidenciado en la evaluación al sistema de

compra pública colombiano, bajo la Metodología MAPS (Methodology for Assessing
Procurement Systems) realizado en el año 2018. Esta evaluación determinó que las compras
públicas requieren equipos multidisciplinarios. Sin embargo, en Colombia la mayoría de los
funcionarios de compras son abogados y no todos los profesionales que hacen parte del
equipo de adquisiciones son especialistas en planeación, logística y gerencia de compras.

Página 32 de 36
Este estudio recomendó fortalecer la implementación de los programas de formación de
compradores, con el propósito de restar la preponderancia a la perspectiva jurídica y hacer
de las adquisiciones públicas un asunto más estratégico.

Si bien, esta conclusión excede las capacidades de una guía, es relevante que se considere
indispensable incluir en la misma, capacidades y responsabilidades de las personas
involucradas en la construcción de un EDS.

Así las cosas, esta consultoría puso a disposición de Colombia Compra Eficiente las
recomendaciones necesarias para tener en cuenta para actualizar la GEES. Teniendo en
cuenta que esta guía no ha sido actualizada desde el año 2017, consideramos necesario
adelantar los ejercicios necesarios que lleven a una nueva versión a partir de las
recomendaciones previamente mencionadas. Por otra parte, Colombia Compra Eficiente
debe tener en cuenta que existen factores externos a la guía, como los mencionados en este
documento, que limitan a las entidades estatales en la producción de estudios del sector que
sean útiles para plantear estrategias de compra y conlleven a garantizar el mayor valor por
dinero.

Para finalizar este documento de consultoría, es relevante considerar que la Agencia Nacional
de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, nació producto de una estrategia de
buen gobierno, cuyo propósito es transformar la cultura de la contratación pública para
obtener mayor valor por los recursos invertidos. (DNP, 2014) Por consiguiente, es
indispensable considerar el fortalecimiento del concepto del valor por dinero en las
contrataciones y adquisiciones públicas e integrar este concepto como principio orientador
en la mejora de la GEES.

Página 33 de 36
 9. BIBLIOGRAFÍA

Amaya, C. (2016). El principio de planeación en la contratación estatal, un principio no tipificado. Revista Via
Iuris, 20, pp. 105-119.

Asian Development Bank. (2018). Value For Money: Guidance Note on Procurement. Filipinas.

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ed.). Universidad Externado.

Defense Standarization Program Office. (2018). Market Research: Gathering Information about Commercial
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de 2007. D.O. No. 46.691. Gobierno de Colombia.

Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
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Gobierno de Colombia.

Decreto Ley 4170 de 2011. “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia
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Gobierno de Colombia.

Decreto 1082 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo
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Página 36 de 36
 2022

ANEXOS
TRABAJO DE CONSULTORIA OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA LA
GUÍA DE ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR (GEES)
ENERO 2022
 ANEXO 2 ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA
TRABAJO DE CONSULTORIA
DIAGNOSTICO DE ESTADO GUÍA DE ESTUDIOS DE SECTOR
SEPTIEMBRE DE 2021

Nombre:
Profesión:
Estudios adicionales:
Años de experiencia:
Entidad pública:

Agradecemos su tiempo y la oportunidad que nos da al compartir su experiencia para esta evaluación.
A continuación, haremos una serie de preguntas que nos podrá responder basado en su experiencia
de usuario y/o conocimiento. Esperamos no demorarlo mas de 40 minutos.

1. ¿Conoce la guía de Estudios de Sector (EDS) de Colombia Compra Eficiente (CCE) y la

considera útil?

2. ¿Cuáles considera son los componentes mínimos de un EDS?

3. ¿Qué información es relevante dentro del análisis económico de los aspectos generales del
EDS? y ¿sabe para que se utiliza?

4. ¿Cómo relaciona los indicadores económicos con el análisis de precios y el proceso de

contratación?

5. En el proceso de construcción de EDS ¿como garantiza que se promueve la economía del

contrato?

6. ¿Como consigue la información para construir el análisis de oferta?

7. ¿Cuál es el procedimiento para conseguir cotizaciones y precios? Y ¿cuantas son las

cotizaciones mínimas?

8. ¿Verifica que las cotizaciones recibidas se encuentren en los precios reales del mercado? Y
¿Como?

9. ¿Como actúa si identifica que los precios recibidos están por encima del precio del mercado?

10. ¿Como interpreta los precios encontrados y las cotizaciones para determinar el valor estimado
del contrato?

11. ¿Como sabe: cual es el número de proveedores mínimos que debería tener en cuenta para el
análisis de la oferta?

12. ¿A partir de este análisis como determina el riesgo de colusión1?

1
Colusión: Acuerdo entre dos o más partes para limitar la libre competencia en el mercado, como puede ser la fijación de precios y el
reparto de mercados, lo que irá en perjuicio de consumidores y competidores no participantes en el acuerdo.
ANEXO 2 ENTREVISTA SEMIESTRUCTURADA
TRABAJO DE CONSULTORIA
DIAGNOSTICO DE ESTADO GUÍA DE ESTUDIOS DE SECTOR
SEPTIEMBRE DE 2021

13. ¿Como establece los requisitos habilitantes a partir de los proveedores analizados?

14. ¿Que responsabilidad implica construir el EDS para proceso de contratación?

15. ¿Para qué le sirve conocer como se ha adquirido el bien o servicio en el pasado?

16. ¿Para qué consulta la información de compra de otras entidades?

17. ¿Que herramientas usa para esta consulta? – ¿Conoce las herramientas de análisis de oferta
y análisis de demanda de CCE?

18. ¿Como incentiva la participación de nuevos proveedores?

19. ¿Que estrategias utiliza para promover ahorros en su entidad?

20. ¿Nos podría explicar el concepto de valor por dinero?

Agradecemos mucho su tiempo y colaboración con nuestra consultoría.

 ANEXO 1. INSTRUMENTO DE CHEQUEO PARA TRABAJO DE GRADO
VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR
22 de septiembre de 2021

Principio orientador: Mayor valor por dinero

Análisis para el estudio de sector: (a) cuál es su necesidad y cómo puede satisfacerla; (b) cómo y quiénes
pueden proveer los bienes, obras y servicios que necesita; y (c) el contexto en el cual los posibles proveedores
desarrollan su actividad.
Análisis para el estudio de sector: Buenas prácticas en materia de promoción de la competencia en la
contratación pública.

Entidad compradora:
Categoría de la entidad:
Objeto contratado:
Modalidad de contratación:
Cuantía contratada:
Destino del gasto: Funcionamiento / inversión
Fecha de contrato:
Vigencia de contrato:

1. ANÁLISIS DE ASPECTOS GENERALES

Económico
ORIENTACIÓN SI NO N.A.
Incluye productos del sector
Incluye gremios y asociaciones que participan en el sector
Incluye cifras totales de ventas
Incluye perspectivas de crecimiento, inversión y ventas
Incluye variables económicas que afectan el sector como inflación, variación del
SMMLV y la tasa de cambio
Incluye cadena de producción y distribución
Incluye materias primas necesarias para la producción y la variación de sus precios
Incluye dinámica de importaciones, exportaciones y contrabando.

Técnico
ORIENTACIÓN SI NO N.A.
Incluye cambios tecnológicos
Incluye amplitud de la oferta de características de los productos
Incluye especificaciones de calidad
Incluye condiciones especiales para la entrega (cadenas de frío, sistemas de vigilancia,
etc.)
Incluye tiempos de entrega.

Regulatorio
ORIENTACIÓN SI NO N.A.
Incluye regulación aplicable al objeto del Proceso de Contratación
Incluye regulación que influye en el mercado del bien, obra o servicio
Incluye regulación a la actividad de los proveedores y compradores de manera particular
 ANEXO 1. INSTRUMENTO DE CHEQUEO PARA TRABAJO DE GRADO
VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR
22 de septiembre de 2021

Incluye regulaciones de mercado, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro

tipo.
Incluye regulaciones de mercado, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro
tipo.
Incluye si en el sector hay Normas Técnicas Colombianas, acuerdos o normas
internacionales aplicables y autoridades regulatorias o de vigilancia.

Otros
ORIENTACIÓN - El estudio de sector establece otros contextos como: SI NO N.A.
Ambiental
Social
Político
Económico
Cultural
Otro - Cual:

2. ANÁLISIS DE LA OFERTA

En el estudio de la oferta, la Entidad Estatal debe contestar, entre otras, las siguientes preguntas:

¿Quién vende?
ORIENTACIÓN SI NO N.A.
Se identifican los proveedores en el mercado del bien, obra o servicio
Se identifican las características como tamaño empresarial y ubicación
Se identifican esquemas de producción y comportamiento financiero
El análisis conlleva a determinar posibles Riesgos de colusión1
El análisis conlleva a establecer el poder de negociación2 de los proveedores
Se identifica la cantidad de proveedores del mercado.
Nota: Mientras menos proveedores hay, mayor es el poder de negociación de cada uno de ellos. Esto puede
traducirse en precios más altos o condiciones menos favorables para la Entidad Estatal.
Se utilizan de bases de datos e información para identificar posibles proveedores
Identifica la información financiera del sector y de algunos de sus miembros en
particular

1
Colusión: se define como la acción o efecto de coludir, es decir, el hecho o circunstancia de pactar en contra de un tercero o a una de las partes. En este
sentido, cuando se realizan acuerdos entre los proponentes para no competir, para distribuirse adjudicaciones de contratos y concursos o fijar los términos
de las propuestas, se está incurriendo en una práctica contraria a la libre competencia, tal y como lo describe el numeral 9 del artículo 47 del Decreto 2153
de 1992.
2
El poder de negociación está relacionado con el número de competidores presentes en el mercado y las participaciones de cada uno en el mercado.
 ANEXO 1. INSTRUMENTO DE CHEQUEO PARA TRABAJO DE GRADO
VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR
22 de septiembre de 2021

¿ Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios?

ORIENTACIÓN SI NO N.A.
Se identifican los partícipes en la producción, comercialización y distribución de los
bienes3
Se identifica el proceso de producción, distribución y entrega de los bienes, obras o
servicios
Se identifican los costos asociados a producción, distribución y entrega de los bienes,
obras o servicios.
Se identifican las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio
Se analiza la dinámica del mercado en lo que corresponde a la cadena de producción o
distribución o suministro del bien, obra o servicio
Se identifica cuál y cómo es el proceso del bien, obra o servicio hasta llegar al usuario
final
Se identifica el papel que juegan4 los potenciales oferentes en esa cadena
Se identifica el ciclo de vida del bien, obra o servicio.
Se identifica precios, su comportamiento histórico y las perspectivas de cambios sobre
estos.
Se identifican variables que pueden incidir en los precios son la variación del IPC5
Identifican la variación de la tasa de cambio y el cambio en los precios de materias
primas.
La entidad analiza la logística asociada6 al objeto del contrato.
IDENTIFICACIÓN DE LOS MÉTODOS DE PRODUCCIÓN SI NO N.A.
La entidad identifica o analiza los métodos de producción de los potenciales
proveedores.
La entidad identifica o analiza el costo de adquirir productos por fuera de un pedido
planeado.
La entidad analiza la oportunidad de obtener descuentos por volumen o de agregar
demanda con otras Entidades Estatales para obtener mejores condiciones.
IDENTIFICACIÓN DE LOS MÉTODOS DE DISTRIBUCIÓN SI NO N.A.
La entidad analiza la capacidad de distribución del producto en todos los lugares
requeridos
La entidad analiza la diferencia de costos entre contratar el transporte y distribución al
mismo proveedor del producto o contratar el transporte de forma independiente
La entidad analiza los tiempos de entrega a los diferentes lugares donde se debe
suministrar el producto
La entidad analiza si el producto permite ser almacenado o necesita de condiciones
especiales para conservar sus propiedades

3
Se puede mejorar la eficiencia y la economía de las adquisiciones, disminuyendo en algunos casos el número de intermediarios.
4
Por ejemplo, el proveedor que necesita la Entidad Estatal puede ser proveedor de materias primas, fabricante, importador, ensamblador,
distribuidor mayorista, distribuidor minorista, intermediario, transportador, etc.
5
IPC: Índice de Precios al Consumidor que se utiliza para medir la inflación y es proporcionado por el DANE
6
Logística asociada: coordinación y planeación de diferentes actividades para que un bien, obra o servicio llegue a un usuario final en el
tiempo y de forma adecuada.
ANEXO 1. INSTRUMENTO DE CHEQUEO PARA TRABAJO DE GRADO
VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR
22 de septiembre de 2021

La entidad identifica, si el ahorro de comprar en bloque y almacenar (en caso de que la

Entidad Estatal cuente con un centro de almacenamiento) es mayor que los costos de
distribuir a varios lugares.
ANÁLISIS DE INVENTARIO SI NO N.A.
La entidad precisa la estimación de la demanda propia del bien y la demanda de
terceros.
La entidad analiza la existencia de inventarios en las instalaciones del proveedor
La entidad analiza el tiempo para su entrega a la Entidad Estatal
La entidad analiza los efectos del Riesgo de desabastecimiento
La entidad analiza el costo y los Riesgos asociados a mantener el inventario
La entidad analiza la disponibilidad de un espacio adecuado para el inventario al servicio
de la Entidad Estatal
La entidad analiza el valor asociado al almacenamiento del inventario.

3. ANÁLISIS DE LA DEMANDA

¿Cómo ha adquirido la Entidad Estatal en el pasado este bien, obra o servicio?

ORIENTACIÓN - La entidad analiza el comportamiento de sus adquisiciones anteriores SI NO N.A.
del bien, obra o servicio, teniendo en cuenta:
La modalidad de selección del contratista.
Objeto del contrato.
Cantidad del bien, obra o servicio.
Autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución, y cuando el contrato
incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
Valor de los contratos y forma de pago.
Número de contratos suscritos para el efecto y vigencias de estos.
Presupuesto con cargo al cual han sido ejecutados los contratos (inversión o
funcionamiento) y si ha habido lugar a vigencias futuras.
Oferentes que han participado en los procesos de selección y contratistas.
Comportamiento de los contratistas e imposición de sanciones.
Condiciones de pago establecidas en los contratos.
Cronogramas.
Tiempos y lugares de entrega acordados.
Garantías exigidas y siniestros.

¿Cómo adquieren las Entidades Estatales y las empresas privadas este bien, obra o servicio?
ORIENTACIÓN SI NO N.A.
La entidad identifica y analiza los procesos de contratación de Entidades Estatales que
han adquirido en el pasado el bien, obra o servicio.
La entidad extrae las mejores prácticas e información pertinente para el Proceso de
Contratación.
La entidad analiza las especificaciones técnicas, requisitos habilitantes, método de
evaluación de ofertas y las modalidades de contratación utilizadas.
ANEXO 1. INSTRUMENTO DE CHEQUEO PARA TRABAJO DE GRADO
VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS DE SECTOR
22 de septiembre de 2021

La entidad estatal usa la información histórica de la adquisición para definir la necesidad

a contratar, el proveedor y el precio.
La entidad identifica en el estudio de sector las cantidades que requiere adquirir,
mediante aproximaciones históricas.
La entidad relaciona y analiza en el estudio de sector cómo ha escogido a los
proveedores en caso de que el bien, obra o servicio haya sido contratado anteriormente
La entidad relaciona y analiza en el estudio de sector indagaciones sobre el desempeño
de los proveedores y su comportamiento histórico.
La entidad relaciona y analiza en el estudio de sector si existen varios proveedores que
puedan satisfacer la necesidad y atender la demanda en el lugar donde es requerida.
La entidad relaciona y analiza en el estudio de sector si el precio que ha pagado por el
bien, obra o servicio en diferentes momentos ha sido constante teniendo en cuenta la
inflación, variación de la tasa de cambio o los precios de las materias primas.
En conclusión: el análisis histórico de la demanda que se refleja en el estudio del sector
orienta a la entidad a tomar mejores decisiones de compra.