Autor: Victoria García

PARAMETRIZACIÓN - FUNCIONAMIENTO FI/CO/AM

1. Crear/ copiar sociedad FI

2. Parámetros globales de sociedad

3. Plan de cuentas

4. Cuentas de mayor

5. Cuentas de terceros

5.1. Bancos
5.2. Deudores
5.3. Acreedores

6. Documentos de contabilización
6.1. Documento de anulación
6.2. Propuesta de claves contables - transacciones de contabilización

7. Operaciones contables: Rgos. De nº, Clases de documentos, Claves

contables, etc.
7.1. Períodos contables
7.2. Rgos. De nºs de documentos
7.3. Clases de documento
7.4. Claves de documento = claves de contabilización
7.5. Documento - anulación
7.6. Valores propuestos
7.7. Documentos periódicos/ Contabilizaciones periódicas
7.8. Documentos de referencia

8. Procesos
8.1. Proceso de reclamaciones
8.2. Proceso de pagos
8.2.1. Condiciones de pago

9. Cierres
9.1. Estructura de balance

10. Operaciones en cuenta de mayor especial

10.1. Anticipos

11. Contabilización en moneda extranjera

11.1. Diferencias de cambio

12. Compensaciones

13. Ayudas a la entrada de contabilizaciones/ particularidades

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13.1. Apartar un documento (Open held document):

13. 2. Aparcar un documento

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PASOS FI

1º Crear/ copiar sociedad FI:

- ORFB: (Entorno  Sociedad  Copiar)

Cuando se desee copiar una sociedad que coincide en cuanto al país, la
moneda y el idioma con la sociedad modelo, se puede iniciar el proceso de
copia. Si no existe ninguna plantilla que coincida, habrá que crear una nueva:

- Customizing: (Estructura de la empresa  Definición  Actualizar

sociedad.)
Ej.: Sociedad: ZZZ1

2º Parámetros globales de sociedad:

- ORFB: (Entorno --> Sociedad --> Parámetros globales + doble click)

 Plan de cuentas.
Variante de ejercicio (máximo 4 períodos especiales).
ORFB: (Entorno --> Ejercicio --> Variante ejercicio)
 Plan de cuentas del país.
Para las sociedades se necesitan informes elaborados a partir de otros
planes de cuentas. Puede asignar a cada sociedad un plan de cuentas
nacional. En el campo “Nº de cuenta alternativo”, se guarda el número de
cuenta para cada sociedad conforme a su plan de cuentas nacional.
Al formar balance según las normas específicas de su país debe marcar el
campo “Nº de cuenta alternativo”.
 Area de control de crédito.
Cada sociedad puede asignarse dentro del Sistema SAP a un área de
control de créditos que utiliza la misma moneda. En este nivel organizativo
puede controlarse que los créditos de un cliente que existe en varias
sociedades no excedan el límite fijado para él.
 Variante de imagen p/entrada documento. (Para España y países con
retenciones = 2).
 Variante status de campo (reúne varios grupos de estados de campo. El
grupo de estado de campo determina qué campos admiten datos al
registrar documentos. P. ej: G001. Es 1 variante de status a 1 sociedad.
Varias sociedades pueden utilizar la misma variante.
- ORFB: (Entorno ---> Status de campo ---> Variante status de campo--->
Grupos de status de campo ---> Desglosar status de campo)
 Variante de los períodos contables. (Describe las especificaciones para un
período contable (p.ej. inicio y final). Cada sociedad señala exactamente
una variante. Con ello pueden tratarse tantas sociedades como se desee
con la misma variante.
 NIF comunitario.
 Sociedad productiva?? (No marcar hasta que está productiva)
 Desviación máxima de tipo de cambio.
- ORFB: (Entorno ---> Monedas ---> Desviación tipo de cambio)

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3º Plan de cuentas:

ORFB: (Datos maestros --> Cuentas de mayor ---> Plan de cuentas --->
Sociedad --> Plan de cuentas).
ORFB: (Datos maestros ---> Cuentas de mayor ---> Plan de cuentas --->
Copiar) (si se quiere crear un nuevo plan de cuentas a partir de uno ya
existente).

El Plan de cuentas es una clave de 4 caracteres que puede definirse

libremente y que contiene también el valor para la longitud de las cuentas de
mayor. Además define el idioma de actualización y los idiomas alternativos.

4º Cuentas de mayor:

Los datos maestros de una cuenta de mayor se componen de dos partes:

- Un área correspondiente al plan de cuentas.
- Otra parte correspondiente a los datos de sociedad.

Una cuenta de mayor se puede crear en un solo paso o en dos.

Menú de usuario:

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 En un sólo paso (de esta forma se crea en el plan de cuentas y en la

sociedad):
(Finanzas ---> Gestión financiera ---> Libro mayor ---> Datos maestros --->
Crear)

 En dos pasos (se crea por un lado en el plan de cuentas y por otro en la
sociedad):
(Finanzas ---> Gestión financiera ---> Libro mayor ---> Datos maestros ---> En
el plan de cuentas) (---> En la sociedad)

Otra forma:

 (Finanzas  Gestión financiera  Libro mayor --> Datos maestros -->

copiar entre sociedades ---> emitir// --> recibir.)

Se crea un proceso de batch input que hay que procesar a través de ‘Sistema
 Servicios  Batch input.’

Los campos que se pueden visualizar en el registro maestro de cuentas de

mayor (o que se tienen que completar) los controla con el grupo de cuentas. O
lo que es lo mismo:
Las cuentas están asociadas a un ‘Grupo de cuentas’ que a su vez estará
definido por unos estatus de campo a los que se accede para modificarlos por:
ORFB: (Datos maestros ---> Cuentas de mayor ---> Control ---> Grupos
cuentas.)

* Abrir los períodos contables (es decir, actualizar la variante, en este caso la
RBES)
ORFB: (Op. contables ---> Parámetros básicos ---> Períodos contables --->
Rgs. nºs documentos)

* Crear los rgs. de nºs de documentos para los períodos de contabilización y la

sociedad.

5º Cuentas de terceros

5.1. Bancos
Bancos propios: los de mi sociedad. Los datos que se almacenan en ellos
tienen efectos sobre la gestión de pagos automática.
Los bancos no dependen de mandante, sino de sociedad.
No hay status de campo: No se puede decidir qué campos veo y cuáles no.

Datos maestros:
Banco propio ______________ País _______ Clave bancaria
cl. 6 dígitos(para pr. pagos) ES cl. 8 dígitos

ORFB: (Datos maestros ---> Bancos ---> Bancos propios --> Crear bancos
---> Cuentas bancarias).

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1º Creo el banco por medio de una clave bancaria (alfanumérica, se utilizará

para el programa de pagos) y el país.
En la clave bancaria se suele poner el código bancario.

2º Asigno las cuentas bancarias correspondientes a ese banco.

La identificación de una cuenta (código alfanumérico) es unívoca para cada
sociedad y cada banco.

Por cada cuenta bancaria se crea un registro maestro de cuentas de mayor.

Por cada banco puedo crear cuantas cuentas bancarias desee y en la moneda
que quiera. Si tengo cuentas en divisas, la clave de moneda en el registro
maestro de cuentas de mayor tiene que ser idéntica a la moneda de la cuenta
en divisas.

ISD = Clave que define datos para efectuar transferencia de datos bancarios
entre diferentes soportes. (Nmente no se utiliza).

5.2. Deudores

Al crear un registro maestro de deudores se registran:

 A nivel de mandante:
 Los datos generales (nombre, dirección, tfno.). (Conviene que sean
obligatorios).
 La cuenta bancaria
 Se asigna el nº de cuenta de terceros. Es decir, un mismo cliente tiene
en todas las sociedades un mismo nº de deudor.
Nota: Se puede fijar desde el Customizing, al crear un nuevo deudor o
acreedor, que el sistema emita un mensaje de aviso siempre que encuentre
una cuenta con la misma dirección.

 A nivel de sociedad:
 Cuenta asociada
 Condiciones de pago
 Clasificación de partidas
 Método de reclamación.

Si se tienen instalados conjuntamente los módulos de finanzas y ventas, se

dispone de campos adicionales para información y datos de control,
necesarios para gestionar las operaciones comerciales en el ámbito de ventas.

Las cuentas de terceros se llevan en la contabilidad auxiliar y se enlazan con la

contabilidad principal a través de la cuenta asociada. La cuenta asociada es la
cuenta de mayor. Todos mis clientes pueden tener la 430.

Un cliente le puedo dar de alta desde el módulo de ventas o desde el módulo

de contabilidad, también puedo hacerlo en ambos a la vez con actualización
central. Conviene que los campos para datos de dirección estén definidos
como campos de entrada obligatoria.

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Autor: Victoria García

* ! En todos los clientes y acreedores la cuenta asociada ha de ser obligatorio

ponerla (si no, no contabilizaría).
Puedo definir varios grupos de cuentas para la clase de cuentas de deudores.
Los criterios para determinar la creación de las distintas clases de cuentas son
que se desee diferentes:
- rgs. de nºs
- selección de campos para los datos maestros.

Los datos maestros contienen:

 Dirección
 Cuenta asociada
 Condiciones de pago
 Datos de correspondencia

- Marcar ‘Persona física’ si lleva IVA.

- Marcar historial de pago.

Grupo de cuentas: CPD = Cuenta pro diversos. Para clientes esporádicos. Se

diferencia porque la dirección se introduce adicionalmente a nivel de
documento.

Deudor nº: 26 ---> EL CORTE INGLES, soc. ZTOT, gr. de cuentas DEBI.

Rangos de nºs:
ORFB:
(Datos maestros  Deudores  Rangos de números  Intervalos)

(Datos maestros  Deudores  Rangos de números  Grupos de cuentas de

deudores: asignación de nºs)

5.3. Acreedores

Los datos maestros contienen:

 Dirección
 Cuenta asociada
 Condiciones de pago
 BANCOS/ CUENTAS
 Datos de correspondencia

Al crear un acreedor se registran:

- Los datos generales a nivel de mandante.
- Los datos específicos de cada sociedad.
Si creo un acreedor que ya existe en otra sociedad, el sistema se salta la
pantalla de dirección, cta. bancaria etc.

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Hay que:
- 1º definir intervalos de rangos de nºs
- 2º asignar intervalos de rango de nºs a cada grupo de cuentas.

* Los acreedores que no son proveedores (ej.: Seguridad Social) pero sí son
pagados por el método de pagos automáticos, sólo requieren datos contables.

Customizing:
(Contabilidad de deudores/ acreedores ---> Cuentas de acredor --> Datos
maestros ---> preparar creación de datos maestros de acreedores ---> Definir
grupos de cuentas con estructura de imagen. [Aquí defino los grupos de
cuenta de acreedores y los status de campos).

Acreedor nº: 1054 ---> ALCATEL, soc ZTOT, gr. de cuentas KRED, rg 02

Tb. CpD (prodiversos)

En el registro maestro se indica la cuenta asociada:

Cuenta asociada en la Contabilidad Financiera:

La cuenta asociada en la contabilidad de mayor es aquella, en la que se

actualizan valores (p.ej., de facturas, pagos, etc.) paralelamente a la cuenta de
la contabilidad secundaria.

En el caso de contabilizaciones especiales (p.ej., anticipos, efectos), esta

cuenta se sustituye por otra (p.ej., 'Pagos recibidos' en lugar de 'Cuentas a
cobrar').

La sustitución se realiza en base al indicador de cuenta de mayor especial

(CME), que sólo ha de indicarse para este tipo de contabilizaciones.

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6. Documentos de contabilización

En el sistema SAP hay un documento para cada operación comercial. Este

documento contiene un nº de documento de SAP unívoco.

Contabilidad general – datos de la cabecera del documento:

- Datos de la cabecera del documento:

 Fecha del documento
 Clase del documento
 Sociedad FI
 Fecha contabilización
 Nº documento
 Texto cabecera de documento
 Clave de contabilización

Sólo se puede contabilizar un documento si el saldo es cero.

Cada documento tiene como mínimo dos apuntes contables (máximo 999)

Clave de contabilización

DEBE Deudores HABER

01 U Factura 11 U Abono de la factura

02 U Anulación abono factura 12 U Factura de anulación
05 U Salida de pago 15 N Entrada de pago
Acreedores

21 U Abono de factura 31 U Factura

22 U Factura de anulación 32 U Abono factura de anulación
25 N Salida de pago 35 N Entrada de pago
Ctas. Mayor

40 Contabilización al debe 50 Contabilización al haber

Cada cuenta de mayor tiene en el registro maestro un estatus de campo de
entrada que según lo parametrizado pone a disposición unos campos u otros
para la entrada de documentos. Se puede determinar si esos campos son
obligatorios u opcionales.

En las claves de contabilización también puede definir estos campos (yendo

por Customizing).
ORFB: (Op. Contables  Parámetros básicos  Control  Claves contab. 
Actualizar estados de campo)

Las claves de contabilización proporcionadas por SAP contienen las barras de

estatus de campo que están establecidos en “opcional”. De esta forma, el

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Autor: Victoria García

control de estatus de la cuenta de mayor es el que lleva a cabo el control

efectivo.

Si las parametrizaciones del status de campo son distintas en la cuenta de

mayor que en la clave de contabilización, el dato de la clave de contabilización
tiene preferencia frente al de la cuenta de mayor.

6.1. Documento de anulación

Para cada clave contable se almacena una clave contable de anulación. (En el
Customizing). Ésta contiene los datos de la contrapartida.

Para las clases de documentos también se definen clases de documento de

anulación. En las definiciones de las clases de documentos también se
encuentra la determinación del intervalo del rango de números del documento.
Se puede utilizar la misma clase de documento para contabilizar la anulación o
una distinta.

Menú de usuario: (Libro Mayor/ Deudores/ Acreedores  Documento 

Anular)

NOTA: Al anular un documento en Fi, lo anula y lo compensa. Si el documento

se anula en SD, lo anula pero no lo compensa.

6.2. Propuesta de claves contables - transacciones de contabilización.

Se pueden determinar valores de propuesta de claves contables y clases de

documentos para las transacciones de la contabilidad financiera. De esta
manera p. ej. para contabilizar una factura de proveedores el sistema propone
la clave 31 y la clase de documento KR.

Estos valores se pueden parametrizar en: ORFB: (Op. Contables  Valores

propuestos  Clase doc + Clave contab)

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7. Operaciones contables: Rangos de nº, Clases de documentos,

Claves contables, etc.

ORFB:
(Operaciones contables  Parámetros básicos)

7.1. Períodos contables.

ORFB:
(Operaciones contables  Parámetros básicos  Períodos contables 
Definir variante)

ORFB:
(Operaciones contables  Parámetros básicos  Períodos contables 
Especificar períodos)

Customizing: (Gestión financiera  Parametrizaciones básicas de gestión

financiera  Documento  Períodos contables  Abrir y cerrar períodos
contables)

Nota: Los períodos contables se abren y cierran en esa tabla, no hay otra.

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Autor: Victoria García

GrA = Grupo de autorizaciones. Se actualiza este campo si se desea limitar las

contabilizaciones a determinados grupos de empleados.

7.2. Rangos de nºs de documentos

Se pueden fijar rangos de nºs de documentos para cada ejercicio. Si se desea

que su validez abarque varios años, poner en el campo “ejercicio”: 9999.

Los rangos de nºs son para cada sociedad. Si se desea que sean iguales en
todas las sociedades se pueden copiar.

Customizing: (Gestión financiera  Parametrizaciones básicas de gestión

financiera  Documento  Rgos nº documento  Copiar a sociedad FI)

Si han sido definidos en función del ejercicio, hay que copiar previamente los
intervalos numéricos a un nuevo ejercicio antes de comenzar.

Customizing: (Gestión financiera  Parametrizaciones básicas de gestión

financiera  Documento  Rgos nº documento  Copiar a ejercicio)

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Autor: Victoria García

7.3. Clases de documento

La clase de documento sirve para:

 Diferenciar las operaciones comerciales.
 Controlar las clases de cuentas contabilizables (deudor, acreedor, cuenta de
mayor, inmovilizado)
 Controlar la asignación de los números de documentos
 Como criterio para la información de los documentos.

Se debe asignar un rango numérico a cada clase de documentos.

También se puede asignar un mismo rango a varias clases de documentos.

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Autor: Victoria García

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Autor: Victoria García

7.4 . Claves de documento = claves de contabilización.

Clave de contabilización

La clave de contabilización describe la clase de movimiento que se crea en

una posición de documento.

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Autor: Victoria García

Cada clave de contabilización es portadora de características predefinidas

que controlan la creación de la posición de documento o que simplemente se
anotan en la posición.

Las características más importantes que se derivan de la clave de

contabilización, son:
 la clase de cuenta, es decir, si es una contabilización en una cuenta de
terceros (deudor o acreedor), en una cuenta de mayor, en una cuenta de
existencias o en una cuenta de inmovilizado,
 la asignación al lado Debe o Haber
 los datos posibles o necesarios que han de entrarse para crear la posición
(estatus de campos).

Recomendación: Trabajar con los parámetros estándar suministrados.

Pinchando en “Actualizar estatus”:

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Autor: Victoria García

Documento - Anulación

A través de Customizing se almacena para cada clave contable una clave

contable de anulación. Ésta contiene los datos de la contrapartida.

También para las clases de documento se definen documentos de anulación.

(ver fotocopia)

Valores propuestos

ORFB: (op. Contables  Valores propuestos)

Se pueden poner valores propuesta de claves contables y clases de

contabilización para las transacciones de la contabilidad financiera. P.ej.: al
utilizar el menú “contabilizar factura de acreedores”, se propone la clave
contable 31 y la clase de documento KR.

Estos valores se pueden parametrizar en las clases de documento de la

correspondiente empresa.

( Proponer ejercicio)

Esta opción es muy útil para sociedades que utilizan un rango de nºs de
documentos independiente del ejercicio.

( Fecha valor)

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Autor: Victoria García

El valor por defecto de la fecha valor es la fecha actual del ordenador. Si se

usa tesorería el campo de fecha valor ha de ser marcado como campo control
obligatorio.

8. Procesos:
8.1. Proceso de reclamaciones
ORFB:
(Procesos  Reclamaciones  Proceso de reclamaciones)

Para el proceso de reclamación, hay que establecer el número de los niveles

de reclamación (1-9), los importes mínimos, los gastos de reclamación y los
textos de reclamación.

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Autor: Victoria García

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Autor: Victoria García

8.2. Proceso de pagos.

ORFB:
(Procesos  Pagos  Programas de pago)

8.2.1. Condiciones de pago

ORFB: (Op. Contables  Deudores/ Acreedores  Condiciones de pago)

 La condición de pago se indica en el Sistema con una clave alfanumérica

de 4 caracteres que puede definirse libremente.

 Junto a la sigla generada automáticamente por el sistema, podrá:

 Indicar una explicación propia (que se imprime con la correspondencia)

 Admitir una condición de pago sólo para acreedores o exclusivamente para

deudores así como para ambos,

 Definir un día fijo más los meses de recargo (p. ej. cada día 15 del mes
siguiente)

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Autor: Victoria García

 Registrar una propuesta para el bloqueo de pago (se incluirá en los

documentos como valor que podrá ser sobreescrito, p. ej.: bloqueo de pago
debido a nota de cargo en cuenta/ adeudo en caso de facturas recibidas)

 Asignar una propuesta para la forma de pago (p. ej. débito bancario con
factura emitida)

 Fijar un valor como base para el cálculo de los plazos (Propuesta fecha
base = Sin propuesta/ Fecha de factura/ Fecha contabilización / Fecha de
registro) y

 Marcar si se trata de una condición de pago para un pago a plazos.

Observar:

Las claves para la condición de pago se administran separadamente en los

módulos de ventas y contabilidad. Utilice la misma clave para ambos módulos
y determine cómo podrá garantizarse el flujo informativo entre compras o
ventas y contabilidad financiera en caso de modificaciones o actualizaciones.

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Autor: Victoria García

9. Cierres.

El cierre externo trata el cierre desde el punto de vista contable.

El cierre interno se refiere a Controlling (cierre del cálculo de costes e

ingresos)

El período de cierre es el ejercicio. Es posible ejecutar las actividades de cierre

en períodos más cortos (mes, trimestre o semestre).

 El cierre de la contabilidad de inmovilizados se documenta en el cuadro de

activos fijos (RAGITT01).

Trabajos de cierre:
Documentación:
- El Diario resumido de documentos contiene una lista comprimida de todos
los documentos de un período contable seleccionado. Es apto como
registro de la propiedad y para fines de reconciliación (hoja de totales). Se
crean listas separadas para documentos normales, documentos periódicos,
etc.: RFBELJ00
- Historial de cuentas de terceros (deudores/ acreedores): RFKKBU00

 Trabajos de cierre para la contabilidad de deudores/ acreedores:

Los trabajos de cierre con referencia a los deudores y acreedores se asisten

con diversos informes. El abanico abarca desde la documentación hasta los
informes que en el marco de las valoraciones de balance pueden realizar
contabilizaciones.

En un sistema integrado, los datos de las ventas están en la contabilización de

deudores y, los de las compras, en la contabilización de acreedores.

 Trabajos de cierre para la contabilidad financiera:

 Contabilizaciones automáticas – Diferencias de cambio:

- La valoración de saldos en moneda extranjera se efectúa mediante el
report RFSBEW00
- Se utiliza el programa SAPF100 para valorar las cuentas con gestión de
partidas abiertas.
- Sólo las cuentas de mayor se pueden definir como cuentas en moneda
extranjera. En estas cuentas solamente puede contabilizarse en la moneda
definida en la cuenta. (ML = moneda local, ME = moneda extranjera).
- Las cuentas en moneda extranjera se valoran por saldos.
- Las diferencias de cambio se pueden valorar con el RFSBEW00 y
contabilizarse mediante batch-input.

Operación de cierre:

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Autor: Victoria García

1º) Crear la cuenta de arrastre de saldos de pérdidas y ganancias: ORFB

(Datos maestros  Cuentas de mayor  Cta. arrastre rtdos.)

2º) Esta cuenta se utilizará al cierre de ejercicio:

Menú de usuario: (Libro mayor  Op. Periódicas  Cierres  Arrastrar 
Arrastre de saldo)

9.1. Estructura de balance

ORFB:
(Cierres  Estructura de balance)

Una estructura de balance/PyG se compone de 10 niveles jerárquicos como

máximo.
A cada nivel se asignan posiciones. Por cada posición se genera un/a
subtotal/suma que se visualiza al ejecutar el programa.

A cada posición se asignan textos que también se visualizan.

En los niveles inferiores de las posiciones se asignan las cuentas cuyo saldo y
denominación de cuenta deben aparecer.

A través de la asignación de grupos de cuentas se especifica en qué casos el

saldo de ese grupo de cuentas debe aparecer en esa posición de balance
PyG. Ej, si pongo una cruz en el debe, ese grupo de cuentas aparecerá en la
posición sólo si la suma de los saldos de todas las cuentas asignadas a la
misma es un saldo deudor. Estas parametrizaciones sólo son adecuadas para
cuentas con saldo variable, ej. Cuentas bancarias.

p. ej. En las cuentas a cobrar: D = x, H = x. (significará que aparecerá en la

posición independientemente del saldo de las cuentas)

Textos:

Es posible realizar un comentario para cada partida de una estructura de

balance/ P y G. Para ello se dispone hasta de 4 líneas para el inicio y el fin del
grupo.

Menú de usuario: RFBILA00.

9.2. Cierre del día

9.3. Cierre del mes
9.4. Cierre de ejercicio

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Autor: Victoria García

10. Operaciones en cuenta de mayor especial

Las operaciones que pertenezcan precisamente a las cuentas de la

contabilidad auxiliar, pero que no deban contabilizarse en las cuentas
asociadas correspondientes sino en cuentas de mayor especiales, se
denominan operaciones en cuenta de mayor especial.

 Solicitud de anticipo
 Anticipo
 Solicitud de cambio
 Cambio
 Inversión del cambio
 Cambio individual
 Aval
 Intereses
 Efectos en cartera

La clave de contabilización y el indicador de operaciones en cuenta de mayor

especial están predefinidas en el Sistema y por norma general no hace falta
indicarlas.

En las operaciones en cuenta de mayor especiales se contabiliza en una

cuenta asociada desviada, es decir, en ese caso no se contabiliza en la cuenta
asociada del registro maestro.

Nota: Las operaciones en cuentas de mayor especiales se visualizan por

separado al visualizar los saldos y las partidas individuales. (Marcando el
indicador de operaciones especiales).

Los indicadores CME se parametrizan en la tabla T074 (todos). Si accedo por

el Customizing podré definirlos individualmente para cada operación (tendré
vistas parciales de la tabla).

10.1. Anticipos.

Parametrización

Customizing:

(Gestión financiera  Contabilidad de deudores y acreedores  Operaciones

contables  Anticipo recibido (p.ej.)  Crear cuentas asociadas para anticipos
deudores)

ORFB: (Op. Contables  Deudores  Anticipos)

645797879.doc 24/43
Autor: Victoria García

Filosofía del proceso: A través de la clase de cuenta (D= Deudor) y el indicador

CME (A = anticipo), le estoy diciendo que cuando se trate de una cuenta
asociada de deudor (p.ej. la 430000) y se vaya a realizar una operación de
anticipo, en vez de llevar la contabilización a dicha cuenta 430000, la lleve a la
cuenta 437000 p.ej.)

645797879.doc 25/43
Autor: Victoria García

Anticipos de acredores:

En el caso de los anticipos, a través de la correspondiente imputación de

objeto, puede, además, p.ej., realizarse una contabilización integrada de los
inmovilizados.

 Indicadores CME:
Tabla T074
Existen de standard dos tipos de indicadores CME para la misma clase de
cuenta según se trate de anticipos normales o anticipos de inmovilizados.

Clase de cuenta Ind. CME Cta. Mayor especial

K A (antic. Circulante) 400000  407000
K I (antic. Inmov.) La misma u otra

 Cuentas de mayor:
Los anticipos con impuestos pueden contabilizarse en bruto o en neto. La
categoría del impuesto (Campo = “Categoría fiscal” de la cuenta de mayor,
controlado por el grupo de cuentas) almacenada en el registro maestro de la
cuenta de mayor de los anticipos recibidos y efectuados es decisiva.
En el caso del indicador bruto, el IVA se contabiliza automáticamente como
contrapartida en la cuenta de imputación del IVA.

Es decir, la cuenta de mayor de anticipos (407000) es una cuenta asociada,

con visualización de partidas abiertas, y en la categoría fiscal se suele poner “-
B” (para acreedores = Soportado anticipos) y “+B” (para deudores =
Repercutido anticipos).

645797879.doc 26/43
Autor: Victoria García

NOTA: Si no se quisiera contabilizar el IVA bruto, se pondría ahí el “-“ o “+” de

IVA normal.

 Compensación:

NOTA: Las cuentas especiales (CME) con IVA (p.ej. las de anticipos) no se
pueden compensar automáticamente.

Proceso de anticipos:

A) Proceso legal:

Hacienda dice que hay que tener la factura, así que lo suyo sería que primero
contabilizara el anticipo y luego la factura llegara por el importe global.

0º) Hago la solicitud de anticipo (si quiero). La solicitud de anticipo es tan solo
un asiento estadístico.

1º) Contabilizo el anticipo (p. Ej. A un proveedor.)

(Finanzas  Acreedores  Contabilización  Anticipos  Anticipos)

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Autor: Victoria García

2º) Llega la factura del acreedor por el importe total y contabilizo la factura.
(Finanzas  Acreedores  Contabilización  Factura)

645797879.doc 28/43
Autor: Victoria García

Nota: El mensaje de aviso que proporciona el sistema de que existen anticipos

se debe a que en la parametrización del indicador CME de anticipos, en
“Características” se ha marcado el flag de “Mensaje de comprometido”.

3º) Compensación del anticipo.

(Finanzas  Acreedores  Contabilización  Anticipos  Compensación)

645797879.doc 29/43
Autor: Victoria García

Al visualizar la partida en el proveedor, entrando en el documento contable,

aparece un campo donde dice contra que documento (qué número de factura)
ha compensado.

Claves contables: Tabla = TBSL

29 = Operación especial al Debe
39 = Operación especial al Haber
26 = Clave para pagos parciales (diferencia pago)

B) Caso que ocurre:

Que la factura llegue no por el importe total, sino por el importe restante una
vez descontado el anticipo. En ese caso la solución sería contabilizar dos
facturas normales, una por la cantidad del anticipo y otra por el importe
restante. (Se haría sin proceso de anticipos)

Proceso de anticipos en inmovilizados

Importante:
 Los anticipos en inmovilizados SÓLO PUEDEN REALIZARSE EN IEC,
nunca sobre inmovilizados fijos.

 La contabilización de anticipos en inmovilizados SE REALIZA DESDE FI,

como los anticipos de proveedores.

Parametrización:

 Para que controle que no se pueda realizar una liquidación de un IeC a un

inmovilizado fijo a no ser que todos los anticipos estén compensados habrá
que dejar en blanco el indicador “ Activar IEC sin anticipos” en ORFA:
(Valoración  Area de valoración  Datos de sociedad).

 En la determinación de cuentas de la clase de IeC habrá que poner dos

cuentas:
- Alta de anticipos = 239000 (Cta. Asociada de inmovilizados (=A), con
gestión partidas abiertas).
- Cta. Compensación anticipos = 407001 (asociada de Acreedores = K ) (o
una 555xxx) (no asociada).

Proceso contable:

1º) Contabilizo el anticipo (p. Ej. A un proveedor.)

Atención!!!: Indicador CME = I ó M.

Poner el nº de inmovilizado en la segunda pantalla. (¡Debe ser un IEC!).

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Autor: Victoria García

El asiento realizado tendrá dos partes: La primera corresponderá al pago (la

operación externa), y será igual que para los anticipos normales. La segunda
parte del asiento corresponde a la inversión y por tanto no lleva IVA.

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Autor: Victoria García

2º) Llega la factura del acreedor y contabilizo la factura.

Sería un alta de inmovilizado en curso.

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Autor: Victoria García

3º) Compensación del anticipo.

11. Contabilización en moneda extranjera.

11.1. Diferencias de cambio.

IMG: (Gestión financiera  Contabilidad de deudores y acreedores 

Operaciones contables  Compensación partidas abiertas  Crear cuenta
para diferencias de cambio)

IMG: (Gestión financiera  Contabilidad de deudores y acreedores 

Operaciones contables  Cierres  Valorar  Valoración de ME)
ORFB: (Op. Contables  Libro mayor  Monedas)

En SAP las contabilizaciones de las diferencias de cambio se suelen realizar

automáticamente par evitar entradas erróneas.

Se pueden crear un nº indefinido de cuentas de mayor en que se contabilicen

partidas abiertas en monedas extranjeras a las cuentas de diferencias de
cambio.

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Autor: Victoria García

La asignación puede ser de forma global para todas las monedas en una
cuenta de mayor. También se puede determinar una cuenta de mayor
separada para cada una de las monedas extranjeras.

IMPORTANTE: SÓLO SE PUEDE CONTABILIZAR LA SALIDA DE PAGOS EN

LA MISMA MONEDA EN QUE SE ENTRÓ LA FACTURA PARA QUE
COMPENSE DIFERENCIAS, SI NO NO LO HACE.

Requisitos:

a) ORFB: (Entorno  Sociedad  Parámetros globales)

Aquí hay que poner en los campos:

“Desviación máxima del T/C” = rellenar
“Sin diferencia de cambio en compensación moneda local” = NO MARCAR

b) Actualizar desviación máxima del tipo de cambio en la moneda extranjera:

ORFB: (Entorno  Monedas  Máx. desviación tipo de cambio  por moneda
extranjera)

c) Tener actualizada la tabla TCURR o meter el cambio manualmente.

IMG: (Parametrizaciones globales  Monedas  Indicar tipos de cambio para

la conversión)

d) Cuentas de mayor de partidas abiertas (proveedores y acreedores y

cuentas de caja en moneda extranjera): Establecer para las cuentas de
mayor de partidas abiertas las cuentas automáticas a las que revierten
esas desviaciones.

(ORFB: Op. Contables  Libro mayor  Monedas)

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Autor: Victoria García

Ejemplo:
1º Contabilizo una factura en un acreedor en marcos. El asiento se realiza en
marcos (100 DEM a un cambio manual de 80 ESP/DEM).

2º Contabilizo la salida de pagos en moneda extranjera ( en DEM a un cambio

actual de 85 ESP/DEM = (100 DEM x 85 ESP/DEM = 8500 ESP en moneda
local)

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Autor: Victoria García

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Autor: Victoria García

12. Compensaciones

12.1. Compensación entre sociedades

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Autor: Victoria García

13. Ayudas a la entrada de contabilizaciones/ particularidades

13.1. Apartar un documento (Open held document):

Se puede apartar un documento con uno de los nºs de documento

provisionales que se han establecido.

Este documento se podrá seguir tratando o contabilizarlo.

Procedimiento:

1º) Entro la factura de mayor.

ANTES DE simular/ contabilizar (pero puede ser rellenos todos los datos de la
2ª pantalla), le digo si lo quiero APARTAR (Documento  Apartar).
El sistema pide un nº de documento provisional (que puede ser un número y/o
una cadena de caracteres) que tendré que darle manualmente.
Ese nº de documento provisional ESTÁ LIGADO AL USUARIO.

2º) Para tratar el documento: Entro en la contabilización de la factura

(Documento  Traer doc. Apartado). Pide el usuario. Pinchando en la posición
correspondiente, modifico/ completo lo que quiero. Se puede volver a apartar,
dándole el mismo (u otro) nº de documento provisional, también se puede
contabilizar.

3º) No se puede tratar por (Documento  Modificar); tampoco se puede tratar

por (Documento  Documentos preliminares)

4º) No actualiza las cuentas de mayor ni los movimientos contables (es decir,
no vería nada en “Visualizar partidas abiertas”).

13.2. Aparcar un documento (= Documento preliminar) (Park document).

Procedimiento:

1º) Entro la factura de mayor.

ANTES DE simular/ contabilizar (pero puede ser una vez rellenos todos los
datos de la 2ª pantalla), le digo si lo quiero APARCAR (Documento 
Aparcar).

Otra posibilidad es (Finanzas  Libro mayor  Entrada preliminar). Antes de

contabilizar puede verlo dando a (Documento  Verificar). Desde ahí mismo
(Documento  Aparcar). El sistema me da un número de documento
automáticamente (el que le correspondería según la numeración).

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Autor: Victoria García

Indicador “Transferir sólo imptes. En mon. Doc. a la factura” = Si los

documentos preliminares sólo deben pasarse en la correspondiente moneda
de documento y no en las correspondientes monedas locales en el momento
de contabilizar, deberá indicarse esta circunstancia en este campo. De esta
forma, en el momento de contabilizar, puede que se produzca una conversión
de los importes en moneda de documento a los correspondientes importes en
moneda local, según el tipo de cambio indicado para el documento o el tipo
propuesto por el sistema en el momento de la entrada.

2º) Puedo tratarlo por (Documento  Modificar), a diferencia del documento

apartado.

También puedo tratarlo por (Documento  Documentos preliminares)

3º) Para contabilizarlo tendré que entrar por (Documento  Documentos

preliminares  Contabilizar/ Borrar).

Si lo borro, me borra el apunte contable pero me hace un salto del nº de

documento.
También puedo archivarlo, lo que significa que lo desactivo (no vería sus
apuntes contables) pero puedo volverlo a activar si lo necesito (podría
recuperarlo).

Un documento preliminar no me está actualizando el maestro de cuentas (los

balances) pero si puedo visualizarlo en las cuentas (visualizar partidas
abiertas) junto con sus movimientos.

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Autor: Victoria García

13.3. Documentos periódicos/ Contabilizaciones periódicas

Un documento periódico sirve de ayuda para generar los documentos reales

de uso frecuente. No tiene ningún efecto contable.

Por cada documento periódico puede indicarse la periodicidad (plazo en

meses, días de ejecución) o el plan de ejecución.

Estos planes de ejecución se definen inicialmente desde Customizing (ORFB:

Procesos  Contab. Periódicas  Planes ejecución) y a continuación se
actualizan las fechas correspondientes. Estas no tienen que ser
obligatoriamente periódicas.

Al crear un documento inicial, podrá guardar en el campo “Fecha de 1ªs

ejecuciones” una fecha anterior a la del plan de ejecución y crear de esta
manera adicionalmente un documento real.

El programa de contabilizaciones periódicas puede usarse tanto para cuentas

de deudores y acreedores como para cuentas de mayor.

Por cada ejecución del programa y cada documento periódico se creará

siempre un único documento real, suponiendo que el siguiente día de
ejecución se encuentre dentro del período de facturación.

Ejecutando el juego de datos batch-input se genera el documento contable y

se actualiza el documento periódico para la siguiente ejecución del programa.

Nota: El programa de contabilización periódica tendrá que ejecutarse

siempre alternándose con el juego de datos batch-input.

Usuario:
(Finanzas  Gestión financiera  Libro mayor  Contabilización 
Documentos de referencia  Documento periódico)

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Autor: Victoria García

Para ejecutarlo, como es una contabilización periódica, ejecuto el programa de

ejecuciones periódicas y me efectúa todas: Programa SAPF120.

Usuario:
(Libro mayor  Operaciones periódicas  Contabilizaciones periódicas 
Ejecutar)

13.4. Documentos de referencia: Documento tipo y Modelo de

imputación

Los documentos de referencia son documentos que ya se han contabilizado y

que se pueden copiar al contabilizar un documento nuevo.

El documento modelo (= documento tipo) es un ejemplo de documento que

se puede copiar en un documento a contabilizar.

La función “Mantener/ establecer datos” permite entrar determinados datos con

la parametrización automática durante la contabilización.

Estas funciones tienen respectivamente distintas limitaciones y diferencias.

Los modelos de imputación, que también asisten en la entrada de

documentos, son una alternativa a los documentos modelo.

Contabilizar con modelo de imputación:

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Autor: Victoria García

Los modelos de imputación tienen la función de acelerar la entrada de

documentos. El modelo de imputación también puede contener un nº ilimitado
de posiciones del documento así como el importe contabilizado.

Documentos modelo y modelos de imputación:

El modelo de imputación es sin duda más flexible que el documento modelo.

Un modelo de imputación también se puede modificar y copiar con mayor

facilidad y, a un modelo de imputación se le pueden añadir datos fácilmente.

La actualización de un modelo de imputación es más sistemático y también

permite la gestión de algunos modelos de imputación de claves que se tienen
que actualizar o modificar.

Doc. Modelo Modelo de imputación

Borrar las posiciones existentes no sí
Todos los campos se pueden cambiar no sí
Copiar los doc./modelos existentes no sí
Tras la elaboración se pueden
Añadir posiciones de doc. Adicionales no sí

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Autor: Victoria García

14. Visualización de saldos/ partidas individuales.

14.1. Visualización de saldos
14.2. Visualización de partidas individuales

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