Tips formas o métodos para mantener el control interno en una organización

5 Tips para lograr el control y mejora continua de los procesos de tu organización

1. Identifica adecuadamente los procesos a mejorar

El primer paso para mejorar la gestión de procesos de negocio,

es identificar qué áreas necesitan cambios. Al evaluar qué está
funcionando bien y qué áreas deben mejorar, podrás priorizar las
acciones de mejora.

Una vez que hayas seleccionado qué proceso vas a mejorar, debes
analizar el procedimiento actual. Para ello, puedes utilizar diagramas de
flujo. Considera que algunos procesos pueden contener subtareas, por
lo que, es importante describirlos a fondo.

Al comprender completamente el proceso, podrás establecer

objetivos para una mejora real. Después de ello, identifica qué pasos
son incorrectos y cuáles podrías incorporar, es importante considerar si
hay alguno que esté aumentando los costos.

Después de conocer a fondo el proceso actual, platica con las

personas directamente afectadas por este proceso. El objetivo es
conocer qué piensan, si han identificado que está mal y cómo podría
mejorarse.

No solo obtendrás buenas ideas, las estarás involucrando desde una

etapa temprana, por lo que, es más probable que estén abiertas al
cambio.

2. Forma equipos de trabajo de alto rendimiento

La mejora continua es un proyecto progresivo, es importante planificar

y administrar los recursos de forma estratégica. Para ello, contar con
profesionales de alto rendimiento será clave para lograr la efectividad
de las acciones.

Estas son las características con las que los integrantes del equipo
deben contar:
  Gestión del cambio: Las personas a menudo son resistentes al
cambio, especialmente cuando se trata de un proceso que han
estado utilizando durante mucho tiempo y con el que se sienten
cómodas. Para implementar cambios, será fundamental contar
con profesionales capaces de dirigir y administrar las acciones.

 Experiencia en el proceso a tratar: Necesitas personal con la

capacidad de supervisar de cerca cómo van las cosas para
garantizar que los cambios cumplan con las expectativas. El
monitoreo del progreso permite abordar los problemas a medida
que surgen.

 Liderazgo y empatía: Las personas al frente de la mejora de

procesos, deberán tener la capacidad de hacer participar a todos
los involucrados. Además de, estar abiertos a escuchar sus
frustraciones y quejas, para eliminar problemas mayores en el
futuro.

Para lograr el control y mejora continua de los procesos, el personal

deberá realizar pequeñas mejoras regularmente para asegurarse de
que el proceso siga siendo relevante y eficiente.

3. Utiliza las metodologías y herramientas más adecuadas

Existe una gran cantidad de técnicas y herramientas para llevar a cabo

procesos de mejora continua, cada una con características y usos
distintos. Por lo que, es importante que el negocio identifique cuál es
la que mejor se adapte a sus necesidades y objetivos.

Conoce algunas herramientas y metodologías imprescindibles para la

mejora de procesos de tu negocio:

 Diagrama causa-efecto.
 Diagrama de Pareto.
 Brainstorming.
 Diagrama SIPOC.
 Diagrama de flujo o diagrama de actividades.
 Lean Six Sigma.
Los colaboradores deben sentirse cómodos con las herramientas y
metodologías utilizadas y para ello, es determinante que se les
proporcione la formación adecuada, en función de su rol dentro de la
organización.

4. Mantén el compromiso de la alta dirección

La falta de compromiso de la alta dirección, puede conducir a una mala toma de

decisiones y reprimir las iniciativas de mejora.

Muchos proyectos de mejora fallan porque, a pesar de que existe una

gran motivación entre los responsables del proceso de mejora
continua, no ocurre lo mismo con los puestos más altos en la
estructura organizacional.

Para garantizar el éxito de un proyecto de mejora continua, la alta

dirección deberá dar seguimiento y continuidad suficiente, además
de, posibilitar que el proyecto de mejora se traslade a otros
departamentos de la organización.

Deberás contar con líderes que desarrollen y compartan un sentido

claro de la visión de la empresa: valores, objetivos estratégicos y la
delegación de responsabilidades. Además de, procurar un ambiente
en el que las ideas, y el conflicto sean bienvenidos, para obtener
mejores resultados.

5. Realiza reuniones periódicas

Para lograr el control y mejora continua de los procesos, es

fundamental realizar reuniones periódicas en las que se evalúe y
asegure el éxito de las iniciativas. Durante estas reuniones es
importante:

 Evaluar la agenda después de que el equipo haya revisado su

progreso con respecto a los objetivos planteados.
 Destinar el tiempo suficiente para la aclaración, el debate y la
resolución de problemas importantes.
  Revisar lo que está sucediendo en la industria, la empresa y el
equipo.

Las reuniones permiten a los involucrados realinear los principios y dar

una perspectiva panorámica sobre los avances o retrocesos, según
sea el caso, de los procesos.

Las 8 fases para implementar un sistema de

control interno
Fases para implementar el sistema de control interno

Existen una serie de fases que han de seguirse secuencialmente para garantizar una correcta implementación del
control interno. Son las siguientes:

Fase 1: Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la

capacitación
Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante preparar el terreno. Esta
preparación consiste en comunicar a las personas qué se quiere hacer y saber transmitir la importancia del control y
sus beneficios para la organización e incluso para cada persona individualmente. Una posible forma de inculcar estos
conceptos es mediante una capacitación a nivel de área o departamento. En dicha capacitación se dará a conocer la
hoja de ruta para el desarrollo de las restantes fases.

Fase 2: Recabar información

Una vez hemos introducido la cultura del control entre los miembros de la organización, llega el momento de
recolectar datos. En esta fase debe intervenir activamente todo el personal, coordinados por un responsable
designado, ya sea externo o interno, procedente del área de estrategia de la organización.

Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación, por ejemplo:

 Narración: Mediante una entrevista o documento, cada empleado hace una descripción de las labores, tareas,
procesos que lleva a cabo, independientemente de si estos están establecidos formalmente. El coordinador recopila
estos testimonios.

 Listas de chequeo: Otro método podría ser la confección de cuestionarios previos por parte del responsable del
levantamiento de la información, al cual se le presume un conocimiento previo en sistemas de control interno. Estos
checklist contienen cuestiones orientadas a conocer la dinámica interna de cada área de la organización.

 Observación: Mediante la observación también se puede extraer información útil para complementar aspectos que
deban ser documentados.

Se suelen usar flujogramas para completar la información recabada con los métodos anteriores. Se plantean de forma
visual los pasos que se siguen para realizar una operación determinada.

Fase 3: Clasificar la información obtenida

Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a través de alguna de las vías mencionadas, es el
momento de digitalizar y clasificar la misma de la forma más ordenada posible para facilitar su consulta y correcta
interpretación.
Fase 4: Diagnosticar
En este punto, ya se dispone de la información necesaria para realizar un diagnóstico del estado de múltiples aspectos
de la gestión: el cumplimiento de los objetivos, los roles y sus funciones, las políticas, etc.

Fase 5: Revisar los procedimientos

Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices administrativas, se hace
una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios,
se centralizan procesos repetidos y se abren vías de comunicación.

Fase 6: Evaluar el control interno y de gestión

Se ha de establecer una manera de evaluar el sistema de control interno entre todos los miembros de la organización.
Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse, comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol
que favorezca la mejora continua.

Fase 7: Implementar, hacer seguimiento y ajustar

En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que los responsables se
hagan cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El responsable en cuestión
deberá hacer un seguimiento continuo junto con el apoyo de la auditoría interna. También es la ocasión tomar
acciones correctivas necesarias y hacer ajustes finales.

Fase 8: Evaluar indicadores y realizar más ajustes

Se deben diseñar KPI de gestión colectivamente para analizarlos. Dichos indicadores pueden almacenarse y
sistematizarse en cuadros de mando Balanced Scorecard, preferiblemente de forma automatizada. Esto permite
obtener información en tiempo real.
Otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los sistemas de administración de riesgos, en base a los
cuales se pueden construir tableros de mando visuales, en términos numéricos y con colorimetría.

Decálogo para fortalecer el control interno de las organizaciones

Fomentar la cultura del compromiso y sentido de pertenencia del
talento Humano de las organizaciones a través del diseño e
implementación del Código de ética y buen gobierno, el cual
contenga como mínimo los principios y pautas que deben regir el
actuar de la empresa, y ser parte de la cultura organizacional de la
1. FORTALECIMIENTO DEL misma.
TALENTO HUMANO.
2. PLANEACIÓN Los planes y programas como hilo conductor de las actividades y de
los resultados, comprometen las estrategias de la organización. Es
por esa razón requiere de una herramienta que al ser conjugada con
los presupuestos como financiación de las actividades, proporcionan
alta probabilidad del cumplimiento de la misión organizacional y se
constituya en instrumento de autocontrol permanente de la gestión y
actuar organizacional y de sus responsables a través de
indicadores.
Una de las herramientas efectivas que nos proporciona la constante
medición de los planes y programas de las organizaciones, sin duda
la constituye el Cuadro de Mando, el cual proporciona de manera
permanente el avance en el desarrollo de las actividades como de las
estrategias a través de indicadores, que hace oportuno: corregir,
medir, alertar y proponer acciones direccionadas al ajuste de
actividades que en algunos casos corresponden a planes de choque o
alternativos que aseguren el cumplimiento de las metas y por ende los
 objetivos propuestos.
Los procesos y procedimientos materializan las actividades, controles
y responsables y son ellos los que constituyen el modelo de operación
del sistema denominado gestión por procesos. Su articulación en la
medida que sean previamente identificados permitirá lograr con
mayor facilidad y comprensión de las metas propuestas y el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Un herramienta que facilita el entendimiento de la operatividad de la
organización, el área o de los procesos mismos son los manuales,
considerados como documentos integrales que contienen en forma
ordenada y sistemáticas las instrucciones e información sobre los
procedimientos de cada una de las actividades que se realizan para
ejecutar más adecuadamente el trabajo señalado a través de un
3. PROCESOS Y sistema de comunicación con las diferentes áreas de manera
PROCEDIMIENTOS coherente.
El desarrollo de los sistemas de información en materia de
recolección y organización, permite el fortalecimiento de la gestión
organizacional, por cuanto facilita el flujo de la información, análisis
estadístico, la atención del usuario, la ejecución de procesos, y la
optimización de los recursos a través de plataformas robustas.
Los presupuestos, las contabilidades, los informes, estadísticas y
bases de datos de usuarios, son vitales en las organizaciones, toda
vez que a través de ellos se gerencia.
4. INFORMACIÓN Y La comunicación permite mantener un diálogo permanente con el
COMUNICACIÓN cliente y áreas relacionadas.
Las organizaciones deben con políticas institucionales, tendientes a
la simplificación de trámites como los siguientes:
– Evitar las congestiones y lentitud en la prestación oportuna de
servicios a través de medios automatizados de información,
diversificación y descentralización de servicios en puntos de atención
y en relación con las áreas de influencia de la organización.
– Buscar la máxima utilización de tecnología disponible de manera
económica.
– Maximizar el número de entidades beneficiarias. Que además de
consolidar y ejercer una mayor control sobre sus ingresos, minimiza
5. REDUCCIÓN DE el desgaste del usuario al atender diferentes fuentes.
TRÁMITES. – Reducir los pasos innecesarios.
La administración del riesgo, es uno de los elementos más
innovadores a considerar en el control interno, a través del cual las
organizaciones deben propiciar actividades y controles tendientes a
la prevención y mitigación que generan los eventos de riesgo de
6. ADMINISTRACIÓN DEL Corrupción y fraude, y donde el talento Humano desempeña un papel
RIESGO. relevante en su diseño, construcción e implementación.
Propender por lograr un alto índice de satisfacción a través de la
7. ATENCIÓN AL USUARIO. atención de las quejas y reclamos y proyectando una imagen de
respaldo, seguridad y confianza a sus usuarios reales y potenciales,
como el oír la voz del cliente y conocer de sus necesidades y
expectativas en relación con el servicio, es la razón de ser de las
organizaciones y por ello ocupa el primer lugar de importancia
dentro del contexto del control interno.
Las quejas y reclamos en las organizaciones son la declaración de la
no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El reclamo
implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de
expresar que además de estar inconforme de acuerdo a sus
expectativas, la organización le adeuda algún elemento o servicios.
Una de las formas de establecer sí el sistema de control interno de
una organización es débil es observando la magnitud y criticidad de
 las quejas y reclamos de los usuarios o clientes.
El componente de autoevaluación podría decirse cambia el
paradigma del control, como una manifestación de la
responsabilidad que adquiere sus representantes frente al actuar de
la organización, al contar con mecanismos para medir no solo el
valor agregado de los servicios que presta, si no también medir las
condiciones externas e internas que pudieran afectar el cumplimiento
de metas y planes de la organización, tomando como referencia los
indicadores de gestión para su eventual direccionamiento.
Al considerar los elementos anotados anteriormente a través de
8. AUTOCONTROL, herramientas, asociados al compromiso de su talento humano, están
AUTOGESTIÓN Y dadas las condiciones que permitirán a las organizaciones actuar de
AUTORREGULACIÓN. manera natural.
Las oficinas de auditoría interna, consideradas como unidades
asesoras; son los ojos y oídos de la alta dirección que proporcionan
9. EVALUACIÓN recomendaciones en busca del mejoramiento continuo del control
INDEPENDIENTE Y interno organizacional.
AUDITORIA.
Para cerrar el ciclo, el plan de mejoramiento es el proceso de
retroalimentación y mejora, que busca corregir las que dan al traste
importantes recursos de la administración. Es en ésta punto no solo
se debe formular una relación de compromisos tendientes a corregir
los hallazgos y observaciones de las auditorias y organismos de
10. PLANES DE control, si no también propiciar espacios para lograr la mayor
MEJORAMIENTO. calidad de las organizaciones.