TEMA: COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTION Y FODA

OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN:
Explicar a socios de cooperativas los componentes del sistema de
gestión como herramientas que les permitirá analizar su empresa
cooperativa, para llevar a cabo una gestión empresarial efectiva y
eficiente.
Componentes del Sistema de gestión. 1
El sistema de gestión de una empresa es la herramienta que nos
permite estructurar, definir objetivos y analizar la situación actual de la
organización. Este proceso permite obtener la información necesaria
para asegurar una buena toma de decisiones operativas y estratégicas,
ya que analiza tanto la información interna como externa del estado
económico y social de la empresa.

Los objetivos del sistema de gestión son:

 Eliminar riesgos, gracias a una correcta planificación,

disminuimos, e incluso eliminamos, ciertos riesgos.
Principalmente, aquellos que están relacionados con la falta de
comunicación entre las áreas.
 Asegurar que todos los miembros del equipo conozcan los
objetivos y trabajan para alcanzarlos.
 Efectuar mediciones y evaluaciones fiables, de forma que
podamos corregir desviaciones respecto a los objetivos iniciales o
de control.
 Garantizar el mejor rendimiento económico posible. La
optimización de los procesos debería dar como resultado una
disminución de los costos y un aumento de los beneficios.

El Sistema de Gestión de Calidad se compone de cuatro componentes

fundamentales, al ser trabajados estos elementos generan un alto nivel

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https://es.linkedin.com/pulse/los-20-componentes-del-sistema-de-gesti%C3%B3n-calidad-que-berta-elena
de diferenciación, sostenibilidad a la empresa y conjuntamente se logra
que la mejora continua y la calidad sean un diferenciador importante de
la empresa cooperativa, incluye los siguientes principios de calidad:

1. Planificación.
2. Control.
3. Evaluación del desempeño.
4. Mejora continua.

Hablemos de la planificación2
En la medida en que logremos hacer un mejor ejercicio de planificación,
estaremos abordando de manera proactiva las eventualidades que se
presenten.
La norma también adopta la metodología PHVA (Planificar-Hacer-
Verificar-Actuar) para la gestión de los procesos, la cual fue desarrollada
consiste en:
Planear (o Planificación de la Calidad): En esta etapa se desarrollan
objetivos y las estrategias para lograrlos. También se establece que
recursos se van a necesitar, los criterios, se diseñan los procesos,
planes operativos, etc.
Hacer: Se implementa el plan.
Verificar (o Control de Calidad): En esta etapa se realizan actividades
de análisis para la verificación, si lo que se ha ejecutado va acorde a lo
planeado y su vez detectar oportunidades de mejora.
Actuar (o Mejora de la Calidad): Se implementan acciones para mejorar
continuamente. En varias organizaciones esto se conoce como
proyectos de mejora.
Tener clara la visión, comunicarla y trabajar en equipo es un gran paso,
pero no es suficiente. Hay un elemento fundamental dentro de todo

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https://asana.com/es/resources/pdca-cycle
Sistema de Gestión: La PLANIFICACIÓN, es importante dedicar tiempo
a definir el camino.
En la planificación es fundamental entender en qué lugar nos
encontramos (punto de salida) y también entender muy bien nuestro
punto de llegada. Describiéndolos con claridad, podremos encontrar
más fácilmente el camino que luego fragmentaremos con el fin de
orientar las acciones del equipo de trabajo.
Pasos para planificar la implementación de un Sistema de Gestión3
Debe realizarse de forma totalmente estructurada, considerando que
cada paso que deba hacerse este bien definido, a continuación, se
establece la metodología para realizar efectivamente este proceso:
Paso 1. Preparación previa
Este paso inicial será el punto de partida, para realizar toda planificación
se debe capacitar a todos los colaboradores, que harán parte del equipo
de implementación considerando principalmente: El personal que
realizara la auditoría interna. Todos los conocimientos técnicos,
normativos, legales y competencias.
Paso 2. Realizar un diagnóstico de la situación actual.
A través de un análisis del contexto interno y externo de la organización,
se podrá definir el estado en el que se encuentra de acuerdo al grado
de cumplimiento de los requisitos legales, en relación a la Norma ISO
que se pretenda usar, todo ello se puede realizar por medio de una
auditoria que dará como resultado:
 Un diagnóstico de la situación actual.
 Todos los requisitos necesarios para implementar un SG.
 El grado de cumplimiento de los requisitos.
 La estructura documental actual.
 Una documentación de los procedimientos.
 Los registros o evidencia de todas las acciones.

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https://www.isotools.us/2021/04/08/como-planificar-la-implementacion-de-un-sistema-de-gestion/
Paso 3. Realizar un plan de acción
Se debe establecer un plan de acción, que contenga todos los
procedimientos y recursos necesarios, definiendo donde deben
aplicarse, los colaboradores responsables y en qué momento deben
utilizarse, para ello se debe tomar en cuenta toda la estructura
organizacional y los siguientes factores:
 Identificación de los procesos.
 Las acciones a realizar.
 Los roles y responsabilidades.
 Los recursos necesarios
 Todas las medidas de la eficacia requeridas.
Paso 4. Establecer los procesos necesarios
Después de identificar todos los procesos que hacen vida en la
organización, se puede establecer toda su estructura, considerando la
secuencia de actividades que los conforman, estableciendo los
procedimientos de registro, control y mantenimiento, para ello se
requiere considerar primordialmente lo siguiente:
 Establecer un Mapa de procesos.
 Roles y responsabilidades.
 Recursos necesarios.
 Estructura organizacional
 Las políticas y los objetivos
 El registro, control y seguimiento.
Paso 5. Definir la documentación que se requiere.
Se diseña toda la metodológica necesaria, estableciendo los
procedimientos, instructivos, formatos y documentación necesaria para
especificar todo lo que la organización hace, su alcance y los
responsables de cada una de las actividades, donde se dará como
resultando entre algunos documentos los siguientes:
 Las políticas y los objetivos.
 Los manuales de control.
  Los procedimientos requeridos por la Norma que se implemente.
 Los documentos necesarios para la planificación, operación y
control de sus procesos y actividades.
Definitivamente, la excelencia debería ser el objetivo principal de
cualquier organización, llegar a ese nivel suele ser un poco complejo,
para ello se necesita contar con un Sistema de Gestión que abarque
todas las normas y procedimientos requeridos para el cumplimiento de
los objetivos, además del reconocimiento internacional a través de las
certificaciones, donde una planificación asertiva previa a su
implementación, será el factor clave que determine la dirección que
tomara el Sistema de Gestión de calidad.
Esta claridad de objetivos nos permite elaborar un cronograma e
identificar los posibles obstáculos o riesgos que pueden aparecer
en el camino.
Un análisis FODA te permite planificar el crecimiento. Si analizas las
áreas clave en función de las oportunidades y amenazas, conseguirás
obtener la información que necesitas para preparar tu equipo para el
éxito.
Para esto, hablemos ¿Qué es un FODA?4
Es una herramienta de gran ayuda al momento de analizar el contexto
de la organización. Se usa para identificar las fortalezas, las
oportunidades, las debilidades y las amenazas del negocio o, incluso,
de algún proyecto específico. Si bien, por lo general, se usa en grandes,
y pequeñas empresas y organizaciones; el análisis FODA se puede
aplicar tanto con fines profesionales como personales.
El análisis FODA utiliza las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, como pilares que dan contexto a la situación de la empresa.
A nivel interno se valoran las fortalezas y debilidades; a nivel externo,
se considera el posible impacto de las amenazas y oportunidades.

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https://asana.com/es/resources/swot-analysis
Importancia del análisis FODA5
FODA significa lo siguiente: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.
Un análisis FODA le ayudará a encontrar los aspectos positivos y
negativos que se encuentran dentro de su organización (F-O) y a la vez
aquellos que se encuentran en el ambiente que le rodea (D-A).
Desarrollar una conciencia total de su situación podría beneficiarle tanto
en la planificación estratégica como en la toma de decisiones.
Posiblemente, el análisis FODA no sea la única técnica que usted podría
utilizar, sin embargo, presenta un amplio historial de efectividad.
Compare esta con otras herramientas que puede encontrar para
determinar si este es el enfoque adecuado para su situación. Las
fortalezas de este método son su simplicidad y su aplicación a diferentes
niveles operativos, identificando las areas de tu empresa que son
susceptibles de mejora, conoce las areas de oportunidad y advierte los
riesgos que podrian poner en peligro las diferentes areas de tu
organización.
¿Para qué sirve un análisis FODA?
Un análisis FODA ofrece perspectivas útiles en cualquier etapa de una
iniciativa o esfuerzo. Usted lo podría utilizar para:
 Explorar nuevas iniciativas o solucionar problemas en las ya
existentes.
 Tomar decisiones sobre el mejor camino a seguir por parte de su
iniciativa. Identificar las oportunidades y amenazas presentes
para alcanzar el éxito podría aclarar la dirección y las decisiones
a tomar.
 Determinar dónde el cambio es posible, Ajustando y afinando los
planes a mitad del camino. Así como una amenaza puede cerrar
un camino ya existente, una nueva oportunidad puede abrir
grandes avenidas.

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https://asana.com/es/resources/swot-analysis
  Ser una vía simple de comunicación y una excelente forma de
organizar la información que se ha recolectado de estudios e
investigaciones previas.

Características del análisis FODA

Además de esto, existen tres características secundarias útiles para el
análisis FODA.
1. Subjetividad
El análisis FODA no es una herramienta objetiva, ya no depende
simplemente de informes financieros, cálculos o fórmulas matemáticas,
sino que es realizada por personas, las cuales determinan qué
elementos son clave para el futuro de la organización.
2. Iniciativa
Una matriz FODA no aporta resultados decisivos, sino que brinda
información para el desarrollo de estrategias. Estas deben ser
recopiladas para su posterior ejecución.
3. Temporalidad
El análisis FODA hace referencia a un momento concreto de la
organización o de un proyecto en específico. Debe hacerse con
regularidad ya que la organización y el mercado son entes que cambian
constantemente, dependiendo de la tecnología, de los clientes y de
circunstancias sociales.

¿Cuál es el objetivo de un análisis FODA?6

Recuerde que el objetivo de un análisis FODA es revelar fuerzas
positivas que están trabajando en conjunto, así como, problemas
potenciales que necesitan ser tratados o al menos reconocidos. Antes

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https://blog.hubspot.es/marketing/analisis-foda
de aplicar un análisis FODA, usted debe decidir cual formato o diseño
utilizará para comunicar claramente sus temas.
Usted puede crear una lista con los opuestos internos y externos uno al
lado del otro y preguntar a los participantes estas simples preguntas:
¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de nuestro grupo, comunidad
o iniciativa y a cuáles oportunidades y amenazas nos estamos
enfrentando?
Qué son las fortalezas en un FODA

Representan los puntos fuertes, ventajas, méritos, atributos y

diferenciadores de una empresa. Detectar los aspectos positivos sirve
para sentar las bases del futuro de la organización.

Qué son las oportunidades en un FODA

Son todas las posibilidades, aptitudes, eventualidades de las cuales la

empresa puede beneficiarse. Son todos aquellos aspectos que pueden
ayudar a una organización a alcanzar sus metas.

Qué son las debilidades en un FODA

Representan los defectos y carencias que ocurren dentro de la

organización y la colocan en un punto desfavorable en comparación con
otras empresas. La falta de capacitación, equipo o tecnología son
factores que ponen en desventaja a cualquier empresa.
Qué son las amenazas en un FODA

Las amenazas son problemas, desafíos, obstáculos o dificultades por

los que puede atravesar una empresa. Las amenazas pueden provenir
por cualquier tipo de situación; por ejemplo, cambios en el mercado o
hasta crisis globales, como la que se experimentó con la pandemia de
covid-19. Estas situaciones pueden provocar conflictos o hasta poner
en riesgo la permanencia de la organización.

Trabajo grupal
Es momento de realizar tu propio análisis FODA, sigue los pasos
que verás a continuación para identificar las cualidades de tu
empresa cooperativa.
Elabora el FODA de tu empresa cooperativa.

Cómo hacer el análisis FODA de tu empresa cooperativa:

1. Crea un equipo de colaboradores
2. Conoce los atributos de cada elemento del análisis FODA
3. Identifica las fortalezas
4. Determina las debilidades
5. Describe las oportunidades
6. Reconoce las amenazas
7. Define las estrategias de acuerdo a las debilidades y amenazas
8. Haz una revisión final
Conclusión

El sistema de Gestión te permite trabajar sobre un conjunto de procesos

que ayudan a la organización a cumplir sus objetivos y que adopten
procedimientos operativos estándar de registro para planificar y ejecutar
actividades que actúen sobre los procesos.

Con estas herramientas tu equipo puede planificar estratégicamente y

mantenerse a la vanguardia de las tendencias del mercado. Las
organizaciones están experimentando profundos cambios a todos los
niveles, estando en la búsqueda de oportunidades externas y de
fortalezas internas, poniendo en práctica el análisis de tu organización.