Manual de Procedimientos de Trabajo

FORMACIÓN, Código :
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COMPETENCIA
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EDICIONES
Revisión Fecha Motivo de la revisión Modificación
00 03/04/03 Implementación
01 10/03/04 Mejora procesos
02 02/07/04 Cambio de código
03 05/09/04 Mejora del desarrollo
04 09/10/04 Mejora del desarrollo
05 07/09/05 Revisión anual y adecuación 3,4.1,4.2,6,7
06 19/12/05 Mejora del desarrollo 4.3; 4.4,6
07 30/09/06 Revisión Anual 4.1
08 10/10/07 Incorporación de OHSAS 1, 4, 6
09 30/09/09 Cambio según ISO 9001:2008 2; 4

INDICE

1. OBJETIVO ....................................................................................................................2
2. ALCANCE .....................................................................................................................2
3. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.......................................................................2
4. DESARROLLO..............................................................................................................3
4.1. Flujograma ......................................................................................................................... 4
4.2. Necesidad de Entrenamiento ............................................................................................ 4
4.3. Plan de Capacitación ......................................................................................................... 5
5. DEFINICIONES.........................................................................................................11
6. REFERENCIA ............................................................................................................12
7. REGISTROS................................................................................................................13

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ELABORADO REVISADO APROBADO

Surbey Bolivar Ronald Torricos L. Jorge Rojas L.

Jefe de RRHH Gerente de QHSE Gerente General
Fecha: Fecha: Fecha:
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1. OBJETIVO

Establecer las pautas para la capacitación, entrenamiento, concientización y

calificación del personal de la empresa y subcontratado.

Este procedimiento describe la forma de llevar a cabo la sensibilización de toda la

organización respecto a los lineamientos del SGI y garantizar que todos los
empleados que desempeñen actividades de relevancia ambiental, de SYSO y de
de gestión de la calidad reciban la formación necesaria.

2. ALCANCE

Todo el personal de PETROSUR SRL o subcontratado tanto de base como de

campo que pueda afectar de forma directa o indirecta, la salud, seguridad, medio
ambiente y a la conformidad con los requisitos de los servicios de la empresa
producto de sus actividades.

3. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

a. Dirección

Autorizar recursos para realizar el entrenamiento y capacitación a todo el

personal de acuerdo con las necesidades.

b. Gerencia Administrativa

Cumplir con este procedimiento en su primera etapa a través de Recursos

Humanos con la iniciación de nuevos empleados (REG-30).

c. Recursos Humanos

Definir y actualizar criterios para la evaluación de las necesidades de

entrenamiento de acuerdo con cada función desarrollada y rendimiento de
las actividades

d. Departamento QHSE

Elaborar el Plan Anual de Capacitación (A-19) en coordinación con la Gerencia

Administrativa a través de Recursos Humanos para su posterior seguimiento
(REG-11)
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• Planear los programas de entrenamiento y asegurar su realización.

Establecer el cronograma para el entrenamiento y calificación específicos
para las temas relacionados con el SGI;
• Elaborar y distribuir el material didáctico, asegurar las mejores
condiciones físicas para la realización del entrenamiento;
• Evaluar los cursos internos y externos y contratar, instituciones de
enseñanza y de entrenamiento, profesionales para realización de cursos
y entrenamiento;
• Asegurar el cumplimiento de las actividades de capacitación
programadas;
• Registrar y mantener el archivo de las evidencias objetivas de las
actividades de entrenamiento y capacitación del personal.

e. Gerencias
• Definir el tipo de capacitación o entrenamiento necesario para el personal
de su responsabilidad.
• Encaminar en el sector de Recursos Humanos a través de documentos,
los cursos necesarios para los empleados de su responsabilidad.

4. DESARROLLO

Este procedimiento pretende hacer que tanto los empleados como miembros de
PETROSUR S.R.L., que realice trabajos que afecten a la conformidad con los
requisitos del servicio y/o puedan causar impactos ambientales y de SYSO
significativos deben ser competentes con la base en la educación, formación,
habilidades y experiencia apropiada y/ o mantener una capacitación permanente,
en este sentido Petrosur se asegurara de:
¾ Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que
afecten a la conformidad con los requisitos del servicio,
¾ Cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para
lograr, la competencia necesaria,
¾ Evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
¾ Asegurarse de que su personal tome conciencia de:
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o de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuye al

logro de los objetivos de la calidad.
o La importancia de cumplir con la política y los procedimientos
ambientales y de SYSO y con los requisitos del Sistema de Gestión
Integrado;
o Los impactos ambientales significativos y consecuencias, reales o
potenciales derivados de sus actividades laborales y los beneficios
ambientales y de SYSO surgidos de una mejora del desempeño del
personal;
o Sus funciones y responsabilidades para lograr el cumplimiento con la
política y los procedimientos ambientales y de SYSO y con los requisitos
del Sistema de Gestión Integrado, incluyendo los requisitos para la
preparación y las respuestas ante emergencias;
o las consecuencias potenciales del incumplimiento de los procedimientos
operativos especificados.

¾ Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y

experiencia.

a. Flujograma

Iniciación de Nuevos
REG-30

Elaboración del
plan A-19

Estadísticas de capacitación, Registro de

resultado, que se presenta en Entrenamiento y
el informe mensual Capacitación REG-11

Seguimiento al plan de
capacitaciones realizadas

b. Necesidad de Entrenamiento y Capacitación

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El entrenamiento será aplicado a todos aquéllos envueltos con SGI (Sistema

de Gestión Integrado) y de acuerdo al caso, se dará entrenamiento al
personal de las distintas áreas de PETROSUR S.R.L.
La demanda de formación, puede ser resultado de nuevos (as):

• Tecnologías
• Actividades
• Materiales
• Aspectos ambientales significativos
• Riesgos ocupacionales significativos
• Personal Contratado
• Normativa Legal

Este procedimiento de formación, sensibilización y competencia tomará en

cuenta la diferencia de niveles en cuanto a:

• Responsabilidad, habilidad y educación

• Riesgos

Este tipo de demandas, se toman en cuenta al elaborar el Plan Anual de

Capacitación.

La solicitud de capacitación se realizara utilizando el formulario REG-129

(Requerimiento de Necesidades de Capacitación)

c. Plan de Capacitación

Será planeado con base en los criterios surgidos de la evaluación de las

necesidades de acuerdo con cada función desarrollada.

La Gerencia de QHSE, juntamente con la Gerencia Administrativa y Financiera

deben establecer el Plan de Capacitación ( A – 19) tomando en cuenta que:

• Todo funcionario debe ser entrenado en los procedimientos aplicables a sus

actividades.

• El Supervisor y/o personal designado debe iniciar el entrenamiento en los

procedimientos de su área y del SGI.

• La emisión de un nuevo procedimiento y/o revisión significativa de uno

existente, implicará una revisión de las necesidades de entrenamiento.
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• Todo entrenamiento debe ser registrado en el formulario específico REG-11.

• El Seguimiento al cumplimiento del Plan de Capacitación es controlado en

el REG-116

• Para completar el proceso de un efectivo control de la capacitación se

utilizara el REG-117 que son datos estadísticos de todo los cursos
realizados.

• En caso de no realizarse los cursos de capacitación planificados se deberá

realizar lo siguiente:

o Comunicar su cancelación o postergación

o Documentar la razón por la que fue cancelada.

o Reprogramar los cursos cancelados en el siguiente plan de capacitación

si el caso lo amerita.

o Re-evaluar la matriz de necesidades de capacitación en caso de ser

necesario

d. CAPACITACIÓN EXTERNA

Para la capacitación externa se tomaran los siguientes aspectos:

4.4.1. Solicitud de gerencia.

A solicitud de la Gerencia de División, evaluando la necesidad de su

sector.

4.4.2. Oferta del mercado.

La Gerencia de Administración y Recursos Humanos analizaran el

contenido de los cursos vigentes en el mercado y determinan si es
apropiado a las necesidades del personal.

4.4.3. Lista de necesidades de capacitación

En función a la lista de necesidades de capacitación generada anualmente

tomando en cuenta principalmente los DPT´s (Descripción del Puesto de
Trabajo).

4.4.4. Solicitud del Personal

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A solicitud del personal de forma individual evaluando su necesidad en

su puesto de trabajo.

4.4.5. Gerencia de QHSE

A solicitud de la Gerencia de QHSE, evaluando las necesidades de

capacitación en función a nuevas tecnologías, actividades, materiales,
aspectos ambientales significativos, de riesgos ocupacionales,
normativa legal y/o cambios en el SGI.

4.4.6. Aprobado por Gerente de Area

La Gerencia de Administración y Recursos Humanos analizará la

necesidad con el Gerente de División para su aprobación.

4.4.7. Aprobado por RRHH y Gerente de Administración y Finanzas

El solicitante llena parte del formulario REG-129 Necesidades de

Capacitación y lo lleva primero para que lo autorice su Gerente de División
luego a Recursos Humanos (quedándose el registro), quien se encarga de
gestionar la aprobación con la Gerencia Administrativa, con suficiente
anticipación (para efectos de presupuesto).

Si la solicitud es aceptada por el Gerente de Administración y Finanzas el

Jefe de Recursos Humanos procede a la búsqueda o a la inscripción del
curso.

Si la solicitud no es aceptada por el Gerente de Personal y Recursos

Humanos o por el Gerente General, se procede a registrar o reprogramar
actualizando la lista de necesidades de capacitación.

4.4.8. Búsqueda del curso.

El Jefe de RR-HH. en colaboración con el trabajador a capacitarse o el

Gerente de División correspondiente, se encargan de buscar la institución
más idónea para capacitar al trabajador en el tema requerido.

4.4.9. Compromiso.

Antes de participar en el curso el trabajador debe comprometerse a

participar del curso en su totalidad, a aplicar el nuevo conocimiento al
trabajo que realiza, a compartir el conocimiento adquirido con los colegas
a los cuales les pueda interesar la información, así como también a
someterse a evaluaciones para demostrar lo aprendido.

4.4.10. Asistencia y Registro.

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El trabajador debe asistir al curso en su totalidad y ser puntual al llegar al

mismo.

Al día siguiente o máximo a los 3 días de haber terminado la capacitación,

el trabajador debe entregar al Jefe de RR.HH. el certificado de asistencia
al curso, o en ausencia del mismo, una copia de la hoja o el registro de
asistencia (que tiene que pedir al instructor) quedando archivado en el file
correspondiente del personal del Departamento de RR.HH.

4.4.11. Evaluación.

Antes de los tres meses de la fecha en que termino el curso el trabajador

capacitado debe presentar un informe escrito indicando de forma general
los nuevos conocimientos adquiridos y explicar como aplicó lo aprendido a
la empresa. Este informe es entregado al evaluador (Gerente de
Area o jefe inmediato), para que este lo evalúe, en el cuál expresa cuan
provechosa fue la capacitación colocando además una calificación del 1 al
100 donde dice” Nota”. Luego este formulario junto con el informe es
entregado al Jefe de RR.HH. para su archivo.
Nota: No es necesario realizar el informe cuando el curso es de carácter
informativo.

4.5. CAPACITACIÓN INTERNA

Todo trabajador nuevo y/o contratista que ingresa a la empresa (que no posea
ningún curso de los 4 básicos de HSE): y realice actividad que genere un riesgo
alto y medio en SYSO debe ser capacitado de manera obligatoria, antes de que
cumpla el mes de trabajo en:

• Inducción de HSE.
• Primeros Auxilios.
• Control de Incendio.
• Control de Derrames.

Así mismo todo trabajador que realiza actividades en campo permanentemente,

debe recibir esta capacitación de manera obligatoria. Los encargados de
proyectos, obras, e ingenieros que trabajen en base y campo simultáneamente,
recibirán la capacitación de los 4 cursos básicos de HSE, de acuerdo a las
necesidades (establecidas por la División de HSE) y mediante requerimiento.
En campo se expondrá la charla de 5 a 10 minutos de forma diaria y en bases
Santa Cruz, Villa Montes de forma interdiaria.

Los conductores de vehículos de la empresa, no podrán manejar vehículo

alguno si no cuanta con la respectiva licencia de conducir emitida por tránsito y
la de manejo defensivo. Para obtener la licencia de Manejo Defensivo se
aprueba el curso teórico práctico dictado por un ente externo o un instructor
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certificado interno y el mismo es registrado en el formulario REG-229

Conducción Defensiva para su seguimiento de renovación.

Para la capacitación en el cuatro cursos básicos de seguridad: Primeros

Auxilios, Control de Incendios Control de Derrames e Inducción de HSE, el
Responsable de HSE debe controlar la realización de acuerdo al índice de
contenido de cada tema. Además, debe tener en cuenta las siguientes
actividades:

ANTES DE LA PRESENTACION:

i.Prepararse estudiando el tema a desarrollar y preparar el material necesario.

ii.Identificar a las personas que no hayan recibido ningún curso o no hubiesen
aprendido en presentaciones anteriores.
iii.Comunicar a todo el personal las fecha, hora y lugar del curso; esta
comunicación puede ser verbal o mediante publicación en algún tablero de
comunicaciones.

DURANTE LA PRESENTACIÓN.

iv.Saludar al personal y presentarse indicando nombre y cargo, especialmente si

el personal no lo conoce.
v.Indicar el nombre del tema y objetivo del curso. Por ejemplo: Tema: Control de
Incendios. Objetivo: Preparar al personal para atender oportunamente cualquier
conato de incendio.
vi.Hacer circular el Formulario Capacitación, donde se registra la asistencia al
curso.
vii.Exponer el tema de manera clara , con palabras sencillas , haciendo participar a
los asistentes. Debe guiar siempre la reunión de manera que no se desvíen del
tema.
viii.Utilizar entonación de voz adecuada para recalcar temas de mayor importancia
(hacer énfasis).
ix.Presentar ejemplos prácticos y relacionados a la actividad que desarrolla el
personal asistente.

DESPUÉS DE LA PRESENTACIÓN.

x.Evaluar lo aprendido haciendo preguntas de manera aleatoria a cualquiera de

los asistentes.
xi.En base a la evaluación realizada, registrar en términos de porcentaje el grado
de aprovechamiento de lo aprendido.
xii.Registrar tema en el Formulario de Capacitación, nombre y firma del facilitador.

4.5.2. Divulgación del curso.

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El instructor da a conocer a los trabajadores que deben asistir a la capacitación

el día, fecha y lugar a difundirse para que los mismos puedan coordinar su
trabajo, de tal forma que puedan participar de la capacitación sin perjudicar el
desarrollo de sus funciones.

Charla Diaria Previa.

Antes de iniciar las actividades, el instructor debe dirigir la charla diaria, para lo
cual se recomienda trate de manera breve los siguientes temas:
- Objetivos de trabajo.
- Plan de procedimientos.
- Responsabilidades y supervisión.
- Mano de obra requerida.
- Equipo, materiales y herramientas a utilizar.
- Permisos de trabajos aplicables.
- Definición de los lugares de trabajo.
- Coordinación con otras actividades.
- Aplicación del procedimiento de cierre y etiquetado.
- Vías de evaluación.
- Otros requerimientos (preguntas, observaciones, lecciones aprendidas, etc.)

4.5.7. Evaluación.

Al terminar la capacitación el instructor debe evaluar a los participantes ya sea

de forma oral, práctica o escrita. Los resultados de esta evaluación se registran
en el formulario REG-230 Actualización de Capacitación en el espacio donde
dice “Evaluación, recomendaciones y/u observaciones” donde se pone un
breve informe acerca de la evaluación.

Ejemplo: El personal asimiló un 90% del tema, no considera necesario una

nueva capacitación pero si es necesario reforzar durante el trabajo los
conceptos aprendidos.

Cuando se trate de charlas diarias no es obligatorio hacer una evaluación al

terminar la misma. Muy importante: Deben conservarse los registros originales
de las evaluaciones.

4.5.8. Seguimiento.

-En el campo el Supervisor de HSE o instructor debe entregar a comienzo

del mes todos los registros REG-11 copia de los CURSOS Capacitación
Interna al Jefe de RR.HH. para que los archive. El original de las charlas
diarias se quedan en campo.
-En Base y Campo mensualmente RR.HH. lleva el control de las
capacitaciones, en base al Programa Anual de Capacitación..

4.5.9. Cumplimiento del Programa.

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Una vez al año se evalúa el cumplimiento del Programa Anual de

Capacitación a la Alta Dirección donde el Gerente de QHSE informa acerca
de las capacitaciones que se realizaron tanto en base como en campo.

4.6. Concientización.

Las capacitaciones pueden ser dadas tanto en base como en campo cuando se
vea la necesidad de hacer al personal reflexionar sobre algún tema en particular.

Las capacitaciones que con temas referidos a compromiso, toma de conciencia,

trabajo en grupo, etc., deben ser dadas sobre todo por los Gerentes,
Superintendentes y Jefes cuando éstos hacen visitas a los campamentos. Debido a
que es un llamado a la reflexión no es necesario realizar evaluación, pero sí el
registro corrrespondiente.

4.7. Evaluación de la eficacia de la capacitación.

Al capacitador se evalúa mediante el REG-32

La eficacia de la capacitación es determinada por los siguientes factores:

1) Indicadores de HSE.- El 75% de la eficacia de la capacitación se medirá por la

reducción de los indicadores de HSE en un tiempo a considerar de acuerdo al
tema.

Nota: Los indicadores de HSE se encuentran identificados en el REG-36

2) Eficacia de la Capacitación.- El 25% de la eficacia de la capacitación

dependerá de lo siguiente:

o 08% Instructor
o 02% Medios de capacitación
o 02% Puntualidad
o 03% Motivación
o 10% Evaluación del personal capacitado

Utilizar el REG-32 para la realización de esta evaluación.

5. DEFINICIONES

• Entrenamiento

Entrenamiento del personal a través de divulgación de procedimientos, normas y

planes; que sea aplicable para el cumplimiento de sus funciones.

• Certificación
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Acción de documentar la calificación del personal que realizará actividades

específicas como por Ej. Soldadores, Operadores de equipo Pesado, etc.

• Capacitación

Capacitación del personal a través de charlas, cursos, cursillos sobre temas

relacionados con los trabajos a ejecutar durante el desarrollo de la obra.

• Capacitación Interna. Es la capacitación en la cual el instructor es un trabajador

de la empresa.

• Capacitación Externa. Es la capacitación dictada por personal que no trabaja

en la empresa.

• Curso. Capacitación más extensa que toca profundamente un tema que esta
determinado por su contenido e importancia.

• Charla Diaria. Capacitación breve antes de empezar cualquier trabajo

• Concientizacion. Capacitación que tiene por objetivo hacer al trabajador

reflexionar y tomar conciencia sobre un tema especifico.

• Evaluador. Es la persona con competencias comprobadas para evaluar los

temas, contenidos, metodología y resultados, con experiencia en el tema a
avaluar.

• GQHSE. Gerente Calidad, Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional.

• RRHH. Recursos Humanos

• H.S.E. ( Health , Safety and Environment) Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente

• SySO. Seguridad y Salud Ocupacional

• SGI. Sistema de Gestión Integrado ( Calidad , Seguridad, Salud Ocupacional y

Medio Ambiente)

6. REFERENCIA

• ISO 14001:2004; Elemento 4.4.2

• ISO 9001:2008; Elemento 6.2.2
• ISO 18001:2007 Elemento 4.4.2
• Manual SIG: Capítulo 6 (Punto 6.2)
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7. REGISTROS

• REG-30 Iniciación de Nuevos Empleados

• REG-36 Indicadores de HSE
• REG-32 Hoja de evaluación
• REG-10 Lista de necesidades de entrenamiento
• REG-11 Registro de Entrenamiento y Capacitación
• REG-116 Seguimiento al plan de capacitación
• REG-117 Estadísticas de capacitación
• A – 19 Plan de Capacitación