MACROPROCE EVALUACION Códi MC-GPA-PR-001

SO go
PROCESO
MEJORAMIENTO CONTINUO
3
SUBPROCESO GESTION PUBLICA Y Versión
AUTOCONTROL

PROCEDIMIEN AUDITORIAS INTERNAS Pagi Página 1 de 11

TO na
1. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA FIRM
A

Actualizado por: JULIO CESAR AUDITOR DE CALIDAD 22-02-2011

REYES

ASESORA GESTION 22-02-2011

Realizado por: PUBLICA Y
LUZ MARINA DURAN
AUTOCONTROL

OSCAR POVEDA 22-02-2011

Revisado por: GESTOR DE CALIDAD
CAICEDO

CARLOS EDUARDO 22-02-2011

Aprobado por: GERENTE
PINEDA
2. PROPÒSITO
Establecer la metodología para la realización de las Auditorías Internas (Integral, MECI, Calidad y Evaluación a la Gestión), con el fin de verificar la
conformidad con los requisitos legales, del cliente y la organización así como la eficacia del sistema.

3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de un no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Auditado: Persona que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarla de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

Cliente de la Auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria.

ELABORO APROBO FECHA DE

LOGOS AUTORIZADOS VERSI
APROBACION ON
RESOLUCION 00045
Oscar Poveda Luz Marina 3
22 DE FEBRERO DE
Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los
hallazgos de la auditoria.

Criterios de la Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados

planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados disponibles.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo de expertos técnicos, si se requiere.

Evidencias de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que
son verificables.

Hallazgos de la Auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria reunida, contra los criterios de auditoria.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoria: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoria.
4. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la organización.

4.1 DESDE: La planificación de la auditoria y ejecución de las mismas.

4.2 HASTA: La finalización de la Auditoria con la entrega de resultados al auditado, alta dirección y partes interesadas, para que se establezcan
acciones para planes de mejoramiento, acciones correctivas y preventivas.
 5. CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO
FRECUENCIA/ DISPOSICIO
RESPONSABL ACCESO CONSERVACION
NOMBRE CODIGO RECOLECCION SITI AREA N
E O FINAL

Jefe Oficina En función a la serie

Programas de SG-SGC- Jefe Oficina de
Inmediata de Control Arch Gestión documental (TRD) de acuerdo T
Auditorías Internas FO- Control Interno
Interno y ivo Publica a estándares del Archivo de R
001
Equipo Bogotá D
Auditor

Equipo Auditor y Jefe Oficina En función a la serie

SG-SGC- T
Acta de Reunión Jefe Oficina de Inmediata de Control Arch Gestión documental (TRD) de acuerdo
FO- R
Control Interno Interno y ivo Publica a estándares del Archivo de
004 D
Equipo Bogotá
Auditor
Jefe Oficina
En función a la serie
Acciones SG-SGC- Líder de Control T
Inmediata Arch Gestión documental (TRD) de acuerdo
Correctivas o FO- Dependencia / Interno , R
ivo Publica a estándares del Archivo de
Preventivas 006 Proceso Auditado Equipo D
Bogotá
Auditor y
Auditado

Jefe Oficina En función a la serie

MC-GPA- Auditor Líder T
Plan de Auditoria Inmediata de Control Arch Gestión documental (TRD) de acuerdo
FO- Oficina de Control R
Interno y ivo Publica a estándares del Archivo de
002 Interno D
Equipo Bogotá
Auditor

Jefe Oficina En función a la serie

MC-GPA- T
Informe de Auditor Líder Inmediata de Control Arch Gestión documental (TRD) de acuerdo
FO- R
Auditoria Interno y ivo Publica a estándares del Archivo de
001 D
Equipo Bogotá
Auditor
Jefe Oficina
En función a la serie
Plan de Líder Dependencia / de Control T
SG-SG-FO- Inmediata Arch Gestión documental (TRD) de
Mejoramiento Proceso Auditado Interno, R
003 ivo Publica acuerdo a estándares del
Equipo D
Archivo de Bogotá
Auditor y
Auditado

Jefe Oficina En función a la serie T

Auditor Líder y
Lista de Inmediata de Control Arch Gestión documental (TRD) de acuerdo R
Equipo Auditor D
Verificación Interno y ivo Publica a estándares del Archivo de
Equipo Bogotá
Auditor
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES / FLUJOGRAMA

Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsable Document
N Control
os y
o
registros
Inicio
Realizando y elaborando el Programa
Anual de Auditoria de la Oficina de Jefe Oficina de Programa de
Control Interno Control Interno Auditoria
1 Elaborar Programa Anual de
Auditoria

Presentar Programa de Auditoria Presentando ante el Comité de Programa de

2 Gestión de Calidad y Control Interno
Jefe Oficina de
Auditoria
Control Interno
el Programa de Auditoria

Analizando y revisando el programa Tenga en

Revisar el programa de de auditoria anual de la entidad en cuenta analizar
3 auditoria anual todas sus fases.
Comité de Programa de
el programa
Gestión de Auditoria
Calidad y anual de
Control Interno auditoria.
Analizando y tomando la decisión si se Comité de Tenga
¿El programa de auditoria es aprueba el programa de auditoria. Gestión de Programa de presente
4 aprobado? Calidad y Auditoria tomar la
Control Interno decisión de
aprobación
 Dando comienzo al programa de
Iniciar el programa de auditoria auditoria en todas sus faces.
5 Jefe Oficina de
Programa de
Auditoria
Control Interno

A
 Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsable Document
No Control
os y
registros

A Analizando los lineamientos por tipos Verifique que

de auditoria (integral, calidad, clase de
evaluación a la gestión por Auditor líder auditoria está
dependencias), para determinar Oficina de realizando y
6 actividades específicas adicionales a Control Interno tenga en
Ver lineamientos por tipo de auditoria
las de este procedimiento. cuenta los
formatos
establecidos.

Realizando y elaborando el plan de Auditor líder Plan de Auditoria

7 Elaborar Plan de Auditoria
auditoria por cada proceso de Oficina de
auditoria y entregar al Jefe Oficina de Control Interno
Control Interno
Analizando y revisando el Plan de Tenga en
Revisar Plan de Auditoria Auditoria establecido para la Jefe Oficina de cuenta revisar
8 institución. Control Interno
Plan de Auditoria
el Plan de
Auditoria en
todos sus
componentes.
Analizando y tomando la decisión si se Tenga
¿El Plan de Auditoria es aprobado? aprueba el plan de auditoria Jefe Oficina de Plan de Auditoria presente
9 Control Interno tomar la
decisión de
aprobación
 Comunicar Plan de Auditoria Socializando y comunicando el Plan de Auditor líder Plan de Auditoria
10 Auditoria aprobado al Auditado Oficina de
Control Interno

B
 Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsabl Document
No Control
e os y
registros
Llevando a cabo la reunión de mesa de Todo el equipo
B apertura auditor con el
auditado Acta de Reunión
11
Reunión de mesa de apertura

Diseñando, elaborando y Auditor Líder y Lista de

12 Diligenciar lista de verificación
diligenciando la lista de verificación Equipo Auditor Verificación
como papeles de trabajo para el
desarrollo de la auditoria.
Solicitándole al auditado la información
Solicitar Información requerida para la auditoria Auditor Líder
13

Haciendo revisión de la información Revise y analice

Revisión de información Auditor Líder y toda la
14 Equipo Auditor información
pertinente en
la auditoria.
Diligenciando la lista de verificación
complementando con los resultados Auditor Líder Lista de
15 Diligenciar lista de verificación del análisis de la información, y Verificación
entregar al Jefe Oficina de Control
Interno la lista de verificación a aplicar

C
 Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsabl Document
No Control
e os y
registros
Analizando y tomando la decisión si Tenga
C se aprueba la lista de verificación Jefe Oficina de presente
para el desarrollo de l auditoria. Control Interno Lista de tomar la
Verificación decisión de
16 aprobación
¿La lista de verificación es
aprobada?

Realizando visitas de campo para

17 Realización de Visitas de campo
aplicar la lista de verificación (revisar Auditor Líder y
soportes, verificar evidencias, aclarar Equipo Auditor
inquietudes, recolectar más
información), aplicar pruebas y
metodologías (estas últimas si
se requieren.

Elaborar Informe Preliminar Elaborando el informe preliminar y Auditor Líder Informe de

18 entregar al Jefe Oficina de Control Auditoria
Interno

¿El informe preliminar es aprobado? Analizando y tomando la decisión si Jefe Oficina de Informe de Tenga
19 se aprueba el informe preliminar de Control Interno Auditoria presente
auditoria. tomar la
decisión de
aprobación
 Enviar informe preliminar Enviando informe preliminar aprobado al Auditor Líder
20 auditado.
Informe de
Auditoria

D
 MACROPROCE EVALUACION Códi MC-GPA-PR-001
SO go
PROCESO
MEJORAMIENTO CONTINUO
3
SUBPROCESO GESTION PUBLICA Y Versión
AUTOCONTROL

PROCEDIMIEN AUDITORIAS INTERNAS Pagi Página 8 de 11

TO na

Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsabl Document
No Control
e os y
registros

D Todo el Equipo Acta de Reunión

Llevando a cabo reunión de cierre de la Auditor con el
auditoria Auditado
21 Reunión de cierre

Elaborando informe final de auditoria Informe de Tenga en

22 Informe Final de Auditoria
(teniendo en cuenta ajustes Auditor Líder Auditoria cuenta en el
generados en la mesa de cierre), y informe final
entregar al Jefe de la oficina de los ajustes
Control Interno presentados.
Analizando y tomando la decisión si se
¿El informe final es aprobado? aprueba el informe final de auditoria. Jefe Oficina de Informe de Tenga
23 Control Interno Auditoria presente
tomar la
decisión de
aprobación
Enviando al auditado el Informe final
Enviar Informe Final aprobado. Auditor Líder Informe de
24 Auditoria

Verificando en el informe final si se

presentaron hallazgos de no Auditor Líder Tenga en
25 ¿Se originaron en la auditoria
conformidad y/o aspectos a mejorar, a
*Acciones
cuenta los
hallazgos de no conformidad y/o Correctiv
tener en cuenta. as o hallazgo de no
aspectos a mejorar?
Preventiv conformidad y
as. aspectos a
mejorar.
E
*Plan de
Mejoramiento

ELABORO APROBO FECHA DE APROBACION LOGOS AUTORIZADOS VERSION

RESOLUCION 00045
Oscar Poveda Caicedo Luz Marina Duran 3
22 DE FEBRERO DE 2011
 MACROPROCE EVALUACION Códi MC-GPA-PR-001
SO go
PROCESO
MEJORAMIENTO CONTINUO
3
Versión
SUBPROCESO GESTION PUBLICA Y
AUTOCONTROL

PROCEDIMIEN AUDITORIAS INTERNAS Pagi Página 9 de 11

TO na

Puntos de
Actividad/Flujo grama Descripción Responsabl Document
No Control
e os y
registros
Realizando acta de cierre del proceso Equipo Auditor
E de auditoría y firmar con el Jefe y Jefe Oficina
Acta de Reunión
Oficina de Control Interno de Control
Interno
26
Acta de Cierre

*Acciones
Enviando a la Oficina de Control Líder Dependencia Correctiv
27 Enviar Plan de Mejoramiento o
Interno, dentro de los 10 días hábiles / Proceso Auditado as o
Acciones Correctivas y Preventivas
siguientes a la entrega del informe Preventiv
final, el plan de mejoramiento as.
formulado o Acciones *Plan de
correctivas o preventivas Mejoramiento
Analizando y tomando la decisión si *Acciones Tenga
¿El plan de mejoramiento o se aprueba el Plan de Mejoramiento o Auditor Líder Correctiv presente
28 acciones correctivas y preventivas las acciones correctivas y as o tomar la
es aprobado? preventivas. Preventiv decisión de
as. aprobación
*Plan de
Mejoramiento
Comunicando la desaprobación y
Comunicar Observaciones observaciones al auditado, Auditor Líder
29 devolviendo el Plan remitido

ELABORO APROBO FECHA DE

LOGOS AUTORIZADOS VERSI
APROBACION ON
RESOLUCION 00045
Oscar Poveda Luz Marina 3
22 DE FEBRERO DE
 Enviar el Plan de Mejoramiento o *Acciones
acciones correctivas o preventivas Líder Dependencia Correctiv
30 ajustadas a la Oficina de Control / Proceso Auditado as o
Plan de Mejoramiento o
Interno, dentro de los 5 días hábiles Preventiv
acciones correctivas o
siguientes a recibir la comunicación as.
preventivas, ajustadas
de desaprobación. *Plan de
Mejoramiento

ELABORO APROBO FECHA DE

LOGOS AUTORIZADOS VERSI
APROBACION ON
RESOLUCION 00045
Oscar Poveda Luz Marina 3
22 DE FEBRERO DE
 MACROPROCE EVALUACION Códi MC-GPA-PR-001
SO go
PROCESO
MEJORAMIENTO CONTINUO
3
Versión
SUBPROCESO GESTION PUBLICA Y
AUTOCONTROL

PROCEDIMIEN AUDITORIAS INTERNAS Pagi Página 10 de 11

TO na

Puntos de
Actividad/Flujograma Descripción Responsabl Document
No Control
e os y
registros
Entregando al archivo de la Oficina de
F Control Interno toda la documentación
generada en cada proceso de auditoria
contra la lista de chequeo. Entregar al Auditor Líder
31 archivo de la Oficina de Control Interno la
Entrega de documentación generada documentación que se vaya generando
en el tiempo como resultado de las
actividades de seguimiento a planes de
mejoramiento.

*Acciones
Cargando los hallazgos de no Correctivas o
32 Cargar Hallazgos
conformidad y/o aspectos a mejorar, la
Auditor Líder
Preventivas.
solución para direccionamiento de Plan *Plan de
de Mejoramiento a cada responsables. Mejoramiento
Subiendo el plan de mejoramiento o *Acciones
Subir Plan de Mejoramiento o Acciones Correctivas o Preventivas Correctivas o
33 Acciones Correctivas o Preventivas aprobado la solución.
Líder Dependencia
Preventivas.
/ Proceso Auditado
*Plan de
Mejoramiento
Haciendo seguimiento al avance y
Seguimiento y Avance ejecución de las acciones de los planes Auditor Líder
34 de mejoramiento, y cierre de las mismas
si son efectivas.
Comunicando los resultados de las Tenga en
Comunicar los resultados cuenta
auditorias y evaluaciones, y presentar *Informe de comunicar los
35 recomendaciones para la mejora al
Jefe de la
Auditoria resultados
Oficina de
Comité de Gestión de Calidad y Control Interno de la
Control auditorio y
Fin su
Interno *Acta de medio soporte.
Reunión
 MACROPROCE EVALUACION Códi MC-GPA-PR-001
SO go
PROCESO
MEJORAMIENTO CONTINUO
3
SUBPROCESO GESTION PUBLICA Y Versión
AUTOCONTROL

PROCEDIMIEN AUDITORIAS INTERNAS Pagi Página 11 de 11

TO na
7.ANEXOS
No aplica

8. CONTROL DE CAMBIOS
ACTIVIDADES QUE FECHA
CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
SUFRIERON DEL
CAMBIOS CAMBIO