NOMBRE DEL DOCUMENTO: Instructivo para el control de guías y facturación en mostradores

NÚMERO REVISIÓN : 00
ÁREA: Gerencia de Crédito y Cobranza FECHA DE CREACIÓN:28/06/2005
CLAVE: IT-CC-17

INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE GUÍAS Y FACTURACIÓN EN

MOSTRADORES

I. PROPÓSITO.

Unificar el proceso de guías y facturación en el control de mostradores en estaciones

propias.

II. ALCANCE.

Este instructivo es aplicable a todos los mostradores y estaciones que vendan guías
y elaboren facturas de mostrador.

III. RESPONSABILIDADES.

Encargado de mostrador

 Deberá solicitar guías al departamento de facturación o encargado de estación, en

cuanto se llegue a un stock mínimo de 20 guías de mensajería, 10 de paquetería,
10 metropolitana, 10 servicio 8:30, 10 NEXTEL y 10 internacional.
 Deberá llevar el control y consecutivo de guías de las guías.
 Deberá llevar el correcto consecutivo de facturas.
 Deberá llenar los reportes solicitados por el área de facturación.
 Deberá solicitar facturas al departamento de facturación, en cuanto se llegue a un
stock mínimo de 40 facturas.
 Deberá enviar en las fechas señaladas los cortes de sus ventas, adjuntando
consecutivos de facturas utilizadas.
 Deberá llenar el cuerpo de la factura con la información completa de los clientes y
de sus envíos de acuerdo a la información que se pide en cada factura.
 En caso de robo deberá levantar una acta al área correspondiente
 Deberá facturar en base a lo establecido en el presente instructivo.

Impresor de guías

 Deberá revisar en la Intranet los pedidos que fueron solicitados por el área de
ventas, lo anterior es aplicable a las estaciones que cuentan con el Nuevo Radar.
 Aquellas estaciones que no cuenten con el Nuevo Radar deberán entregar el
pedido de forma manual.
 Deberá asignar los folios correspondientes al tipo de guía solicitado y flyers, así
como elaborar la remisión que detalle las guías a enviar.
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 Deberá entregar la remisión al jefe de Facturación, siendo este el soporte de

comprobación de salida de almacén.
 Deberá embolsar las guías solicitadas junto a la remisión para que estas sean
enviadas y entregadas al día siguiente.
 Deberá vender en el sistema Nuevo Radar las guías asignadas a cada mostrador
como cliente de consumo y tipo de servicio solicitado.
 Deberá rotular guías de mostrador de acuerdo al tipo de servicio solicitado,
Para los mostradores hay reexpediciones

Jefe de Facturación

 Deberá elaborar una prefactura semanal del mostrador la cual será emitida por el
sistema Nuevo Radar.
 Deberá elaborar una prefactura semanal de clientes, apoyos y empleados.
 Deberá enviar pedido de apoyos de estación y concesionario al rotulador de guías.
 Deberá enviar el formato de control de guías y tipo de servicio.
 Controla las facturas de los mostradores y al momento en que este las solicite las
enviara en un lapso no mayor de 24 horas a la fecha en que hayan sido solicitadas.
 Deberá revisar que el consecutivo fiscal de cada uno de los cortes enviados por
los mostradores.
 Deberá de solicitar facturas de mostrador al departamento de compras en cuanto
se tenga un mínimo de 100.
 Deberá de capturar en el sistema AdminPAQ las facturas enviadas por cada uno de
los mostradores.
 Deberá rotular sobres para cada mostrador y ser entregados al área de Crédito y
Cobranza para su utilización.
 Enviara calendario de corte semanal y cierre de mes de mostradores.
Deberá solicitar al departamento de compras papel autocópiante

Jefe de Crédito y Cobranza

 Deberá enviar guías y/o facturas para que sean entregadas en cada mostrador, así
como recabar firma de entrega por el encargado del mostrador.
 Deberá autorizar el pedido de guías solicitadas por el encargado de mostrador.
 Deberá entregar al jefe de facturación el acuse de recibido de la entrega de guías
facturas al mostrador.
 Deberá enviar a recoger los cortes y efectivo de cada mostrador.

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Supervisor señior (crédito y cobranza)

 Deberá solicitar prefactura al área de facturación por cada mostrador en las fechas
programadas del corte (semanal) del mostrador para la aplicación de pagos.
 Deberá cotejar los depósitos enviados contra la factura enviada por el mostrador.
 Deberá dar seguimiento a las diferencia en la operación de cada mostrador,
informando al jefe de facturación.

Mensajero y/o cobrador (crédito y cobranza)

 Deberá recoger los cortes de facturas semanales y cierre de mes de cada

mostrador, recabando firma.
 Deberá llevar las facturas y/o guías a cada mostrador, para ser entregadas.
 Deberá recoger los cortes y efectivo de cada mostrador.
 Deberá llenar el formato de recepción de corte de cobranza en mostradores.

Estaciones propias y concesionarios

 Deberán solicitar el apoyo mediante el formato enviado.

 Deberá enviar el formato de apoyo para que este sea surtido en su momento.

Ventas

 Deberá entregar el fondo mínimo de efectivo para cubrir cambios y gastos.

Deberá rembolsar el efectivo ocupado por gastos de mostrador.

IV. INSTRUCTIVO.

Impresor de guías

 Recibir el pedido por parte del área de ventas vía Intranet o directamente impreso.
 Recibir el pedido físico (impreso en papel), de aquellas estaciones que no cuentes
con el sistema Nuevo Radar.
Asignar folios de las guías que se enviaran al mostrador basándose en el manual de
Nuevo Radar.
 Elaborar la remisión con los folios asignados.
 Entregar la remisión al jefe de facturación.
 Embolsar las guías y flyers asignados junto con la remisión para ser enviados al
mostrador, siendo este el soporte de salida de almacén.

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 Controlar guías asignadas mediante el formato de control de inventarios.

Rotular guías con las iniciales s MOST, para que estas sean identificadas y sean de
uso solo de mostradores.
 Vender las guías al mostrador dependiendo al tipo de servicio solicitado.
 Rotular guías de mostrador de a cuerdo al tipo de servicio solicitado (APOYOS,
PRESTAMO, CORTESIA Y EMPLEADO) esta leyenda deberá ir el parte inferior de
la guía.

Jefe de Facturación

 Elaborar carta responsiva de asignación de guías y facturas recibidas en cada

mostrador.
 Relacionar la remisión para ser entregada al departamento de Crédito y Cobranza.
 Enviar los formatos de control de guías en mostrador y corte semanal de
mostrador.
 Elaborar una prefactura semanal de clientes, apoyos y empleados.
la cual es emitida por el sistema Nuevo Radar.
 Elaborar prefactura por semana de
Enviar el formato de corte en donde se detallara el inventario inicial, las guías
enviadas, guías operadas, guías canceladas y el saldo final al fin de mes.
 Revisa que los mostradores respeten un consecutivo al utilizar sus facturas.
 Enviar las facturas requeridas por el encargado del mostrador en un lapso no
mayor de 24 horas.
 Verificar que las guías enviadas por el mostrador coincida con la prefactura.
 Rotular sobres para la recolección de efectivo en mostradores y estos ser
entregados al área de Crédito y Cobranza para su utilización.
 Enviar calendario modificado anualmente a cada mostrador de corte semanal y
cierre de mes de mostradores.
 Llevar el control de las cartas responsivas de cada uno de los mostradores en un
expediente.
 Solicitar al departamento de compras papel autocópiante, para el manejo de
formatos, carta responsiva y circulares, ya que estos documento serán manejados
original para el departamento con copia a mostrador

Jefe de Crédito y Cobranza

 Enviar a recoger los cortes a cada mostrador los días indicados en el calendario
de corte semanal y cierre de mes.
 Entregar las guías y/ o facturas en los mostradores.

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 Recabar la firma del encargado en mostrador.

 Entregar el acuse de recibo al Jefe de facturación.
 Entregar al supervisor señior los cortes de cada mostrador para su revisión.
 Enviar por el efectivo recaudado de ventas en mostrador en cuanto se tenga el
reporte dando.
 Entregar el sobre correspondiente al mostrador para la recolección del efectivo

Supervisor señior (crédito y cobranza)

 Solicita prefactura semanal al área de facturación de cada mostrador.

 Coteja los reportes enviados por el mostrador contra factura.
 Registra y dará seguimiento a la diferencia en la operación de los mostradores,
informando al jefe de facturación.

Mensajero y/o cobrador (crédito y cobranza)

 Recoger los cortes de facturas semanales de cada mostrador, apegándose al

calendario de corte semanal y cierre de mes de mostradores.
 Entregar las facturas y/o guías en cada mostrador y recabar firma del encargado d
mostrador.
 Llevar consigo el sobre para el efectivo y el formato de recepción de corte de
cobranza de mostradores, llenándolo con la información solicitada (anexo 1).
 Ingresar en el sobre asignado a cada mostrador el efectivo y el corte de la semana
correspondiente.
 Hacer el conteo del efectivo en presencia del encargado de mostrador y al momento
de depositar el efectivo en el sobre este deberá ser sellado y firmado en la parte de
cierre.

Estaciones propias y concesionarios

 Solicitar el apoyo mediante el formato solicitud de apoyos a estaciones propias y

concesionarios (ver anexo 2).
 Enviar el formato de apoyo para que este sea surtido en su momento.

Ventas

 Entregar el fondo mínimo de efectivo ($150) para gastos a cada mostrador.

 Rembolsar el efectivo ocupado por gastos de mostrador, cuando este sea
solicitado.

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Encargado de mostrador

 Firmar la carta responsiva donde se detallan las remesas enviadas y cada una de
sus responsabilidades por parte del encargado del mostrador (anexo 3)
 Solicitar guías al departamento de facturación con anticipación en cuanto se
tengan un stock mínimo de 20, enviando el formato de control de guías y tipo de
servicio debidamente requisitazo y adjunto al nuevo pedido (anexo 4).
 Solicitar facturas al departamento de facturación, cuando se tenga un stock
mínimo de 40 facturas.
 Por ningún motivo deberá dar guías por concepto de préstamos o cortesías.
 Llevar el correcto consecutivo de las guías a venta, así como el llenado de estas.
 Enviar las guías canceladas con todos sus tantos (de no ser así la guía será
cobrada), adjunto al corte de la venta en la fecha señalada.
 Elaborar factura por guía y esta misma se elaborara por consecutivo, en ningún
caso deberá de existir ninguna factura que ampare guías con folios anteriores al
consecutivo.
 Llenar el cuerpo de la factura de acuerdo a lo especificado en el anexo 5A.
Si el cliente no requiere factura o no la solicita, se deberá elaborar factura donde la
venta será al público en general o a nombre de REDPACK S.A. DE C.V., en la
cual no se deberá desglosar el IVA (anexo 5B).
 Enviar los cortes de su venta, adjunto a las facturas utilizadas durante el corte y el
formato de corte semanal de mostradores, (el inicial del corte será el consecutivo
del anterior), (anexo 6).
 Enviar cortes apegándose a las fechas señaladas en el calendario de corte semanal
y cierre de mes de mostradores (ver anexo 7).
 En caso de robo debe levantar una acta ante el Ministerio Publico y dar de
conocimiento del acto cometido al Gerente de Ventas del mostrador o al área de
crédito y cobranza, facturación y ventas del la empresa REDPACK S.A. DE C.V.
Depositar de forma diaria el efectivo de la venta diaria, conservando la ficha como
soporte del depósito correspondiente.
 Notificar al departamento de crédito, si el efectivo recaudado por las ventas es
mayor a $3,000, para hacer la recolección de este, (solo en casos donde no se
tenga la facilidad para el deposito de efectivo de la venta).
 Entregar al cobrador el efectivo obtenido por las ventas del mostrador, haciendo el
conteo para ser depositado en el sobre y ser firmando en la parte del cierre para ser
sellado.
 Mantener un fondo de $150 para gastos del mostrador y para reserva de efectivo, el
cual será entregado por el área de ventas.
 No debe tomar efectivo de las ventas para gastos del mostrador.

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 Entregar los cortes semanales y de cierre de mes como se indica en el calendario

enviado por el departamento de facturación.
Mantener los precios de cada tipo de servicio en un lugar visible.
 Utilizar para envíos de mensajería nacional flyers,
 Especificaciones del flyer:
 Es una bolsa de polietileno de color blanco translucida con el logotipo de
REDPACK S.A. DE C.V. en rojo y azul que se utiliza para proteger los
documentos enviados por mensajería.
 Las medida de este embalaje es de 45cm. X 32.5cm y contenido no deberá
ser mayor a .400 Kg. en peso real y .700kg en peso volumétrico.
 Esta bolsa cuenta con un compartimiento transparente denominada canguro,
la cual es utilizada para transportar la guía.
 Sellar el flyer perfectamente y frente al cliente, de tal forma cuando este sea
cerrado se deberá señalar con un marcador los datos solicitados en el mismo.
 Comentar al cliente que los flyers cuentan con un número de folio, el cual sirve
para ser único ese envió.
 Anotar el número de folio del flyer en la guía que se va a utilizar para el
envió, para que este sea totalmente inviolable.

 Verificar que a la hora de aplicar el engomado y sellar la guía en su interior,

no obstruir visualmente el número ni código de barras.

 Tener en conocimiento y saber identificar los envíos internacionales que el

cliente va a efectuar y que se encuentra identificado en la lista de precios.
 Letter: Es un embalaje de papel o cartón exclusivo para cartas,
correspondencia de negocio y documentos. Las medidas del sobre no
deben ser mayores a 24cm X 33.5cm y el limite de peso no debe de ser
mayor a 500 gramos.
 Pack: Es un embalaje de plástico utilizado para enviar exclusivamente
documentos como planos, informes voluminosos, impresos de computadora
o reportes extensos. Las dimensiones de dicho embalaje no deben ser
mayores a 32.5cm X 40.8cm y se maneja de 0.5Kg a 5Kg.
 Box: Es un embalaje de cartón, plástico o madera en dónde puede
trasportarse una gran diversidad de artículos, considerando que el tamaño
máximo por paquete es de 330 centímetros de largo y circunferencia en
total. El largo máximo por paquete no debe ser mayor a 270 centímetros.
El peso que puede manejarse va desde 0.5Kg. hasta 70Kg. por pieza.
 Los envíos internacionales deberán ser facturados por separado, apegándose a los
puntos de la circular enviada y con la información correcta al tipo de servicio (ver
anexo 8 Y 9).
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 En servicio de envíos internacionales no se pueden ingresar invitaciones, fólder,

revistas, tarjetas musicales, acetatos, cajas o papeles plastificados.
 En caso de duda en envíos internacionales comunicarse a MTY con Áfonos Ruiz
Gomez al teléfono 01-818-387-19-19 a la extensión 2211 a GDL Y MEX. Mirilla
Avando.
 Ofrecer al cliente la información necesaria por cada tipo de servicio (ver anexos 10,
11, 12, 13, 14, 15, 16 y 17).
 En ningún caso se podrán dar guías a clientes recurrentes, amenos de que estas
sean facturadas y liquidadas al momento de solicitarlas.
 Aclarar al cliente que no hay descuentos, si se autoriza un precio menor a lo
establecido, se deberá llenar el formato de autorización de precios inferiores al
oficial para mostradores, en el cual se debe de tener a consideración el nombre y la
firma de quien autoriza, así como la información clara que pide el formato para
cualquier aclaración (ver anexo 18).
 En caso de que se autoricen precios inferiores al oficial y este sea por vía
telefónica, radio o mail, deberá de tener el formato listo para recabar la firma de
autorización.
 Si el cliente requiere un crédito, este debe ser notificado al área de ventas para
que sea visitado por un vendedor para su autorización.
 Una vez liberada la guía-factura para REDPACK el procedimiento para la
elaboración y llenado de esta será el mismo (guía por factura)

V. FORMATOS

 Lista de Precios
 Calendario Corte semanal y cierre de mes de mostradores
 Formato Corte semanal de mostradores IT-CC-17-A
 Formato Control de Guias y Tipo de Servicio IT-CC-17-B
 Formato Carta Factura IT-CC-17-C
 Formato de recepción de corte de cobranza en mostradores, por parte del
cobrador (crédito y cobranza) IT-CC-17-D
 Formato solicitud de apoyo a estaciones propias y concesionarios IT-CC-17-E
 Formato Carta responsiva IT-CC-17-F
 Formato de autorización de precios inferiores al oficial para IT-CC-17-G
mostradores
 Formato Control por Servicio IT-CC-17-H
 Formato Control de guías en mostrador IT-CC-17- I

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 Anexo 1 llenado de facturas de mostrador

 Anexo 2 llenado de corte semanal de mostradores
 Anexo 3 Circular a todos los mostradores
 Anexo 4 llenado del formato control de guias y tipo de servicio.
 Anexo 5 Venta de Mensajeria y Paqueteria en Mostradores (por zona)
 Anexo 6 Servicios (Nextel, 8:30 a.m.)

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Revisó :

__________________ __________________ __________________

Susana Barrios Mendoza Orlando Almazán Dávila Miguel Angel Muciño Zuñiga
Gerente de Compras y Gerente de Contabilidad Gerente de Recursos
Administración de Riesgos Humanos

__________________
Patricia Allende Ramos
Gerente de Tesorería

Autorizó :

__________________
Gricelda Juarez Ramos
Director de Logística

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