CIRCULAR N° 001 -2012

A : Sr. Fernando López – Coordinador de Construcción

Sr. Julio Gonzales – Coordinador de Tesorería
Sra. Ana Feijoo / Sr. Javier Monzón – Estudio Contable
Externo
Srta. Liliana Medina – Asistente de Gerencia

De : Sr. Franco Zavala Cruz - Gerente de Operaciones

Asunto : PROCESOS Y REPORTES DE CONTROL EN INMOBILIARQ S.A.

Fecha : Piura, 28 de Diciembre del 2012

Señores, buenos días por la presente circular, hago de su conocimiento los procesos de
control que tendremos a partir del Primer Día Hábil del 2013, también se detallan todos
los Reportes que las distintas áreas deben de entregar.

IMPLEMENTACION DE PROCESOS:

(I) PROCESO PARA LAS COMPRAS EN EL AREA DE CONSTRUCCION:

1) El Ingeniero Residente, envía su Requerimiento de Compras (R/C) al Jefe de

la Oficina Técnica.
2) El Jefe de la Oficina Técnica y el Coordinador de Construcción, le dan su V°B° al
Requerimiento y se lo alcanzan al Coordinador de Logística para que proceda a
Cotizar.
3) Luego el Coordinador de Logística elabora la Orden de Compra (O/C) por
triplicado y se la alcanza al Gerente de Operaciones para su V°B°; posteriormente
se la alcanza a Administración para que se elaboren los cheques correspondientes.
4) Administración alcanza las 03 copias de la O/C junto con los cheques al Gerente
General para las firmas correspondientes.
5) Administración entrega los cheques al Coordinador de Logística para que realice las
compras; 
6) Si las compras fueron al contado, el Coordinador de Logística deberá entregar al
finalizar las facturas completas (copia Usuario y Sunat) correspondientes, a
Administración, y este a su vez deberá entregar una copia de la O/C a Logística
para su archivo, otra copia la archivara y la tercera junto con la factura será
entregada a Contabilidad para su registro.
7) Si la compra fuera al crédito, el Coordinador de Logística deberá entregar al
finalizar la copia Sunat de las facturas correspondientes, a Administración, y este a
su vez deberá entregar una copia de la O/C a Logística para su archivo, otra copia
 la archivara y la tercera junto con la factura será entregada a Contabilidad para su
registro.

(II) PROCESO PARA LAS COMPRAS EN LAS OTRAS AREAS:

1) Las únicas personas que pueden requerir efectivo para un pago puntual son:
 El Gerente General
 El Gerente de Operaciones
 El Jefe de Ventas
 La Asistente de Gerencia (administración)
 El responsable de Imagen Institucional
 Los dos primeros lo deben hacer a través de la Asistente de Gerencia.

2) La persona autorizada, envía su Requerimiento de Efectivo (R/E) por

triplicado, debidamente sustentado, al Gerente de Operaciones para su V°B°.
3) Posteriormente se la alcanza a Administración para que se elaboren los cheques
correspondientes.
4) Administración alcanza las 02 copias junto con los cheques al Gerente General para
las firmas correspondientes.
5) Administración entrega los cheques a la persona que solicitó el Efectivo para que
realice las compras; 
6) La persona solicitante deberá entregar al finalizar las compras las facturas
completas (copia Usuario y Sunat) correspondientes, a Administración, y éste a su
vez deberá archivar una copia y la otra junto con la factura será entregada a
Contabilidad para su registro.

(III) PROCESO PARA LAS CAJAS CHICAS:

1) Solamente se manejarán 02 Cajas Chicas en toda la empresa; una la tendrá el

Coordinador de Construcción (Fernando López) llamada Caja de Obras y la otra la
tendrá Administración (Liliana Medina) llamada Caja de Administración.
2) La Caja de Obra tendrá un monto de S/.400.00 y la Caja de Administración será de
S/.250.00
3) Todo gasto realizado deberá ser sustentado Si o Si con un Comprobante de Pago
autorizado por la SUNAT (boletas de venta, recibos por honorarios, facturas, tickets
de máquina registradora, recibos por movilidad (estos ya fueron entregados y son
los autorizados y designados por contabilidad))
4) Los Responsables deberán solicitar la reposición de sus Cajas no esperando que se
les haya acabado la totalidad del efectivo, si no previendo que todavía manejen un
saldo por un par de días (bajo su responsabilidad).
5) Deberán llenar el Formato de Rendición de Caja Correspondiente (debidamente
enumerado correlativamente) y sustentado con los comprobantes de pago; todo
 esto deberán entregárselo a Contabilidad, previo V°B° de la Gerencia de
Operaciones.
6) Contabilidad lo revisará y luego de sellarlo dando su conformidad, le entregará la
rendición al Coordinador de Tesorería, para que este proceda a emitir el cheque
para la reposición.
7) Tesorería deberá emitir los cheques correspondientes y alcanzárselos a la Gerencia
General para la firma correspondiente adjuntará copia de las rendiciones
para conocimiento de la Gerencia General. 
8) Posteriormente entregará el efectivo a los responsables y comienza nuevamente el
flujo.

REPORTES MENSUALES:

1) Todos los Reportes se entregarán a la Gerencia de Operaciones.

2) Las personas responsables de entregar mensualmente los reportes son:

 Construcción, Logística y Post Venta, es el Coordinador de Construcción.
 Tesorería y Finanzas, es el Coordinador de Tesorería.
 Contables, es el Estudio Contable externo.
 Administración, es la Asistente de Gerencia.

3) Lo que se quiere obtener con estos reportes es un control más estricto y

pormenorizado de los desembolsos de efectivo para los proyectos y demás
procesos u operaciones que se realicen dentro de la empresa.

4) Los Reportes serán entregados al finalizar la primera semana del siguiente mes.

5) Los Reportes Mensuales entregados por el Coordinador de Construcción son los

siguientes:

 Reporte de las Valorizaciones de los Proyectos (Mano de Obra,

Materiales y Gastos Generales), versus el Presupuesto Original.

 Reporte de Compras, del área de construcción, tanto en efectivo como al

crédito (cheques diferidos, letras, pagarés).

 Reporte de Inventarios de Materiales en Obras y Almacenes,

detallando de que proyecto se trata.

 Reporte de Proveedores, indicando nombre, línea de crédito, %

utilizado, % libre, tipo de crédito, plazo del crédito, situación del crédito y
otros datos relevantes de interés.

 Reportes de Seguridad Industrial, que muestre las incidencias del

personal en Obra por el uso o no uso de sus EPP.
  Reportes con los Trabajos de Post Venta, tanto descriptivo como
valorizado (destacando si los pagos los realizo en efectivo o con cheques,
se debe indicar el número de la Orden de Compra).
 Reporte Diario de Caja, en él se deben detallar todos los saldos iniciales,
los movimientos y los saldos finales del día del efectivo que maneja en la
Caja de Obras.

6) Los Reportes entregados por el Coordinador de Tesorería son los siguientes:

 Reporte Semanal y Mensual de los Egresos , con todos los detalles de

los pagos realizados, tanto en efectivo (Caja Chica) como con cheques,
desagregado por proyecto.

 Reporte Semanal y Mensual de los Ingresos , con todos los detalles de

los ingresos de efectivo, tanto por ventas, préstamos bancarios, préstamos
de accionistas, prestamos de empleados, prestamos de terceros;
desagregado por proyecto.

 Reporte Diario y Mensual de Cuentas Corrientes y Ahorros, en él se

deben detallar todos los saldos iniciales, los movimientos y los saldos finales
del día de todas las cuentas corrientes y de ahorros que maneja el
Coordinador de Tesorería.

 Flujo de Caja Diario, Semanal, Mensual y Anual, en donde se detallen

todos los ingresos de efectivo (distinguiendo los seguros, de los inciertos) y
todos los egresos de efectivo (distinguiendo los muy importantes de los
relativamente importantes), este Flujo debe de tener un adelanto de
mínimo 02 semanas.

7) Los Reportes Mensuales entregados por el Contabilidad son los siguientes:

 Reporte de Gastos y Costos, detallado por cada Centro de Costos;

responsable Contabilidad.

 EEFF con sus Notas y Anexos, responsable Contabilidad.

 Guías de Pagos Mensuales de Impuestos, responsable Contabilidad.

 Relación de Detracciones, responsable Contabilidad.

 Registros de Compras y Ventas, responsable Contabilidad.

 Constancias de Presentación de las Declaraciones de Impuestos

(PDT), responsable Contabilidad.
  Planillas de Trabajadores, responsable Contabilidad.

 Reporte del Arqueo de Caja, el cual lo realizará de manera sorpresiva, el

área contable

8) Los Reportes entregados por el Administración son los siguientes:

 Reporte Diario de Caja, en él se deben detallar todos los saldos iniciales,

los movimientos y los saldos finales del día del efectivo que maneja en la
Caja de Administración.

 Reporte Semanal y Mensual de Facturas y Boletas de Venta

emitidas.

 Reporte Semanal y Mensual de Cuentas por Cobrar.

 Reporte Semanal y Mensual de Cuentas por Pagar.

 Reporte Semanal de toda documentación que haya ingresado a la

Empresa.

 Reporte Semanal y Mensual de Todas las Órdenes de Compra y

Requerimientos de Efectivo, detallando cuales ya han sido atendidas y
cuáles no.

 Reporte de las Cartas Emitidas por la Empresa.

Toda esta Información es de CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO, pesando llamada de

atención formal si es que se incumpliese.

Franco Zavala Cruz

Gerente de Operaciones