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1. OBJETO
Establecer las instrucciones para facturar los productos y servicios, de tal manera que
cumplan con los requisitos del cliente y las polticas administrativas y financieras de la
compaa
2. ALCANCE
Este procedimiento define las instrucciones para Facturacin de los productos y
servicios a los clientes, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago y el manejo
de documentos involucrados.
La aplicacin del presente procedimiento entrara en vigencia al da siguiente de su
aceptacin, aprobacin y comunicacin de la gerencia corporativa.
3. RESPONSABLES
Las personas que intervienen en el proceso de facturacin deben desarrollar las
funciones asignadas a su cargo, de forma coordinada, eficiente y supervisada, para
tener una buena productividad, que ser validado en los indicadores de gestin
Los responsables de gestin son los siguientes :
3.1 Encargado de Facturacin, funciones principales :
- Dar cumplimiento a todos las instrucciones establecidas en el manual de funciones y
procedimientos de Facturacin
- Efectuar los anlisis completos de los reportes de control y validacin de la base de
datos de facturacin del SAP y del cliente.
- Recepcin de Guas de despacho y devolucin
- Validacin de que las Guas de despacho y devolucin no tienen diferencia de
precio.
- Identificar que Guas de despacho devolucin estn pendiente de entrega por el
rea de control documentario.
- Entregar al auxiliar de facturacin, las guias de despacho y devolucin que no tienen
diferencias de precios, para que realice la emisin de la factura y nota de credito
correspondiente.
- Entregar al auxiliar de facturacin, el sustento y la autorizacin para la emisin de
documentos solicitados por Tiendas Propias, Ventas institucionales, Servicio Tcnico y
ventas al Personal.
- Elaborar los indicadores de gestin, de forma diaria y presentarlos al Jefe de
Tesorera :
Nmero de documentos emitidos
Nmero de documentos anulados
Importe de documentos emitidos
- Informar al Jefe de Tesorera, todas las incidencias problemas identificados en el
desarrollo de las actividades diarias y la gestin realizada para resolverlos de forma
inmediata.
- Solicitar su atencin al Jefe de Tesorera , para solucionar temas mas complejos,
que requieren una coordinacin con otras Jefaturas, y que involucran una
modificacin en el procedimiento de facturacin.
3.2. Auxiliar de facturacin :
- Dar cumplimiento a todos las instrucciones establecidas en el manual de funciones y
procedimientos de Facturacin
- Facturar las guas de despacho que no tienen diferencia de precios, previa
validacin del encargado de facturacin.
- Emitir Notas de Crdito por guas de devolucin que no tienen diferencia de precios,
previa validacin del encargado de facturacin.
- Generar el reporte de Facturas emitidas con diferencia de precio, para confirmar que
las facturas se emitieron con los precios correctos.
- Elaborar el reporte de cargos de entrega de documentos.
- Desglosar las copias de las facturas y entregar a las reas involucradas.
- Archivo de documentos emitidos, de forma diaria.
- Informar al encargado de facturacin, todas las incidencias problemas identificados
en el desarrollo de las actividades diarias, y la gestin realizada para resolverlos de
forma inmediata.
3.3. Control documentario :
- Entrega de guas de despacho y devolucin de forma diaria.
- El reporte de Cargo de entrega de documentos, ser presentado de forma impresa y
en hoja de clculo excell, enviado va e-mail, de forma diaria.
- No debe existir documentos pendientes de entrega, para que no se genere retrazos
en el proceso de facturacin.
d) Jefe de Tesorera
- Supervisar que el personal de facturacin cumpla con las instrucciones establecidas
en el manual de funciones y procedimientos.
- Tener conocimiento de todas las incidencias problemas identificados en el
desarrollo de las actividades diarias, y realizar acciones de gestin para solucionar
stos temas.
- Revisar los indicadores de gestin, de forma diaria.
- Evaluar si los indicadores de gestin, estn comprendidos en los parmetros de
productividad definidos para el rea de facturacin.
- Informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas, la situacin actual del rea
supervisada.
4. DEFINICIONES :
4.1 FACTURACION POR CANAL DE VENTA
- La facturacin deber realizarse de forma diaria, confirmando la entrega total del
producto con la Gua de Remisin firmada por el cliente.
- La facturacin por canal de venta :
a) Canal Mayorista, se refiere a los clientes de tiendas por departamento.
b) Liquidacin de ventas Rpley
c) Tiendas Propias, se refiere a los Store de Rosen
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sus recursos humanos, sus finanzas, el control de sus costos, su logstica, sus
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Notas de Crdito
Es emitida por los sujetos del Rgimen Especial y General del
Impuesto a la Renta, y por las personas naturales generadoras de
segunda y cuarta categora, con motivo de anulaciones, descuentos o
bonificaciones, devoluciones y otros. En el caso de descuentos o
bonificaciones slo podrn modificar comprobantes de pago que
otorguen derecho a Crdito Fiscal o sustenten gasto o costo para
efecto tributario. Tratndose de operaciones con consumidores
finales, los descuentos o bonificaciones debern constar en el mismo
comprobante de pago.El adquirente o usuario, o quien reciba la nota
de crdito a nombre de stos, deber consignar en ella su nombre y
apellido, su documento de identidad, la fecha de recepcin y, de ser el
caso, el sello de la empresa.
Se excepta al vendedor, la emisin de la Nota de Crdito por la
devolucin de un producto originalmente transferido, cuanto ste
asume la obligacin del canje de productos por otros de la misma
naturaleza, en aplicacin de clusulas de garanta de calidad o de
caducidad contenidas en contratos de compraventa o en dispositivos
legales que establezcan que dicha obligacin.
Notas de Dbito
*Guas de Remisin
Definicin y Aspectos Generales
Las Guas de Remisin son documentos que sustentan el traslado de bienes
entre distintas direcciones, existen distintas modalidades y aspectos
relevantes, que se detallan en el siguiente cuadro:
TRANSPORTE PRIVADO
TRANSPORTE PBLICO
El transporte de los bienes es realizado por El servicio de transporte es prestado por
el propietario o poseedor
terceros
Se debe emitir:
Se deben emitir:
GUA DE REMISIN REMITENTE
GUA DE REMISIN TRANSPORTISTA
Y
GUA DE REMISIN REMITENTE
Las guas de remisin y documentos que sustentan el traslado DEBEN SER EMITIDOS EN
FORMA PREVIA AL TRASLADO DE BIENES.
Se considera que no existe gua de remisin, cuando:
El remitente o transportista tenga la condicin de NO HABIDO a la fecha de inicio del
traslado.
El documento no se haya impreso con las formalidades de autorizacin establecidas
REQUISITOS DE LA DIRECCIN DEL PUNTO DE PARTIDA Y LLEGADA:
La direccin debe contener en forma especfica:
Tipo de Va (Avenida, jirn, calle, etc) y nombre de la va
Nmero e interior
Zona (Urbanizacin, conjunto habitacional, asentamiento humano, asociacin, etc)
Distrito, provincia y departamento.
RECUERDE
LOS TRASLADOS DE LOS BIENES COMPRENDIDOS EN EL SISTEMA DE
DETRACCIONES, deben estar sustentados, con:
La Gua de remisin que corresponda.
El documento que acredite el depsito en el Banco de la Nacin, conforme las normas
del Sistema de Detracciones..
TRASLADO DE BIENES POR IMPORTACIN
En este caso no ser necesario consignar en la gua de remisin emitida por el remitente los
datos de los bienes transportados, en tanto se tengan los siguientes documentos:
Declaracin nica de Aduanas.
En la gua de remisin debe consignarse el nmero de la Declaracin nica de
Aduanas.
La Gua de remisin que corresponda.