Caso de Estudio

BOLSAS S.R.L.

Es una empresa ubicada en Montevideo que se dedica a la producción y comercialización

de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para supermercados, comercios y viveros
de todo el país. Su Directorio, formado por Jorge Bravo y Raúl Valiente aprobó las
recomendaciones realizadas por el Contador, por lo que la estructura organizativa actual de
la empresa es la siguiente:

Del Directorio dependen:

 El Departamento de Producción del que dependen tres Secciones: Fabricación,
Compras y Control de Calidad y un Sector: Depósito y Expedición.
 Departamento de Comercialización, del que dependen dos Secciones: Ventas
Montevideo y Ventas Interior.
 Departamento de Administración y Finanzas, del que dependen tres Secciones:
Finanzas, Contabilidad y Personal.

A pesar de los cambios en la estructura, persisten algunos problemas que preocupan a

ambos Directores. Por ejemplo, se han recibido quejas de clientes que afirman que existen
“pedidos que nunca llegan y luego los quieren cobrar” y de los vendedores que afirman
que “lo que envía la empresa no es lo que vendimos y nosotros siempre tenemos la culpa”.

Ante este tipo de problemas, se relevó el procedimiento de ventas y cobranzas, que es el

siguiente:

1. Los vendedores visitan a los clientes y reciben sus pedidos, anotando en una hoja por
cada pedido el nombre del cliente, su dirección, la descripción de la mercadería
solicitada, la cantidad y el precio que consultan en la lista de precios.
2. Una vez a la semana entregan las hojas al auxiliar del Departamento de
Comercialización, quien elabora las respectivas facturas en 3 vías. La primera la envía
al Sector Depósito y Expedición, la segunda a la Sección Contabilidad y la tercera la
archiva por orden numérico. Luego de realizadas las facturas, destruye las hojas
entregadas por los vendedores.
3. El auxiliar del Sector Depósito y Expedición, con la primer vía de la factura, actualiza
manualmente la ficha de stock de cada artículo a medida que los va incluyendo en el
pedido que está preparando.
4. Si el stock de algún artículo es insuficiente, lo solicita telefónicamente a la Sección
Fábrica, archiva la factura en el bibliorato Pedidos Pendientes de Entrega y coloca el
pedido parcialmente preparado en la estantería dispuesta a tal efecto, a la espera de lo
que falta.

Diseño
Organizacional
5. Si el pedido está completo, lo coloca, junto a la primer vía de la factura, en la
estantería de pedidos prontos para entrega, para que los choferes procedan a
cargarlo y entregarlo al cliente.
6. Los choferes cargan los pedidos en los camiones de la empresa y los
entregan junto con la primer vía de la factura en el domicilio del cliente.
7. El auxiliar de la Sección Contabilidad, con la segunda vía de la factura, que
recibe del auxiliar del Departamento de Comercialización (paso 2), la
ingresa en el sistema contable informatizado, que automáticamente actualiza
la cuenta corriente del cliente.
8. Archiva la factura por orden numérico.
9. A fin de mes el Jefe de la Sección Contabilidad imprime un listado de las
facturas del mes a cobrar y lo envía a la Sección Finanzas.
10. El auxiliar de la Sección Finanzas confecciona los recibos en original y copia
(original para el cliente y copia para la empresa) y los entrega a los
cobradores de la Sección Finanzas. Archiva el listado por fecha.
11. Una vez por semana los cobradores confeccionan la Planilla de Cobranza en
dos vías, donde detallan número de recibo cobrado, nombre del cliente,
facturas que cancela y medios de pago (efectivo o cheques).
12. Los cobradores entregan al auxiliar de la Sección Finanzas la segunda vía de
los recibos cobrados, los medios de pago – efectivo o cheques- y el original
de la Planilla de Cobranza.
13. El auxiliar de la Sección Finanzas deposita los medios de pago recibidos en
la cuenta corriente bancaria de la empresa, archiva por nombre de cobrador
la planilla y envía los recibos a la Sección Contaduría.
14. El duplicado de la planilla y los recibos no cobrados permanecen en poder
del cobrador.

SE SOLICITA:
 ANALIZAR el procedimiento de “Ventas y Cobranzas” y EXPLICAR en forma
clara cada una de las fallas que Ud. detecte en el mismo.
 FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que permitan mejorar
dicho procedimiento
 DISEÑAR manual de Procedimientos que permita a los vendedores registrar
los pedidos de los clientes.
 DISEÑAR Diagrama de procesos de la empresa, con el fin que los clientes
puedan realizar sus pedidos en forma ordenada.